Anwaltssoftware auf dem Handy: was das Berufsrecht erlaubt und was am Schreibtisch bleibt

Anwaltssoftware begleitet das Papier eines Mandanten vom ersten Anruf bis zur geschlossenen Akte: Aufnahmebogen, Mandatsvertrag, Entwürfe samt Fassungen, unterschriebene Originale, Schriftsätze und die Aufbewahrungsfrist, nach der alles wieder verschwinden muss. Auf dem Handy schrumpft das meiste davon auf drei Handgriffe. Sie lesen, Sie geben frei, und Sie unterschreiben oder lassen unterschreiben. Der Rest verlangt weiter eine Tastatur, und das ist in Ordnung.

Fragt man Hersteller, was Kanzleisoftware ausmacht, hört man von einer Akte pro Mandat, Fristen, Zeiterfassung, Textbausteinen, E-Mail-Ablage und einer Anbindung an das beA. RA-MICRO, actaport und DATEV sind Beispiele für solche Pakete. Was die einzelnen Programme auf dem Handy können, hängt vom Produkt ab, und darum geht es hier nicht. Hier geht es um die Regeln.

Die ehrliche Antwort auf die Frage, womit Kanzleien ihre digitale Akte führen, lautet meistens: mit zwei oder drei Werkzeugen, die jeweils einen anderen Teil des Vorgangs halten, und mit dem Handy als Fenster auf alle. Unterschreiben, bei Gericht einreichen und beurkunden sind eigene Aufgaben mit eigenen Regeln.

Das Handy ändert das Risiko, nicht das Recht. Das Berufsrecht fragt nicht, auf welchem Bildschirm Sie gearbeitet haben, sondern ob Sie angemessene Vorkehrungen getroffen haben, damit Unbefugte keine Mandantendaten zu sehen bekommen. Chaindoc deckt davon ein Stück ab, die Unterschrift, und läuft im Browser des Handys, ohne dass etwas installiert werden muss.

Wer Anwaltssoftware kauft, bekommt meist ein Paket, das um Mandate und Akten herum gebaut ist: Fristen, Zeiterfassung, Abrechnung und ein Dokumentenbereich. Die Hersteller sagen auch Kanzleisoftware oder Rechtsanwaltssoftware. Kanzleien mit viel E-Mail und vielen Fassungen setzen ein eigenes Dokumentenmanagement daneben, und die digitale Kanzlei ohne Papier braucht trotzdem klare Zuständigkeiten. Keines dieser Programme ist das Gerichtspostfach, und keines ersetzt einen Nachweis darüber, wer was unterschrieben hat.

So verteilt sich der Vorgang, sobald die halbe Kanzlei vom Handy aus arbeitet.

In Deutschland lässt sich das meiste, was ein Mandant unterschreibt, elektronisch unterschreiben, und das Gerät spielt dafür keine Rolle. Die Ausnahmen sind eng, und es sind genau die Dokumente, die man abends müde noch schnell am Handy erledigen will: das Testament, manche Vollmachten und alles, was zum Gericht geht.

Die Tabelle ist eine Arbeitskarte für den Alltag mit Anwaltssoftware, keine Rechtsberatung für den Einzelfall. Ein Ja heißt: Das Gesetz steht nicht im Weg. Die Berufshaftpflichtversicherung oder die Vorgaben des Mandanten können es trotzdem tun.

Der Mandatsvertrag entsteht in der Anwaltssoftware und ist das Dokument, das am häufigsten auf dem Handy unterschrieben wird, meist von Mandanten, die gerade aus der Kanzlei gekommen oder nie dort gewesen sind. Das ist in Ordnung. Ein Vertrag, der auf einem Parkplatz unterschrieben wurde, bindet so wie einer am Schreibtisch, vorausgesetzt, der Mandant konnte ihn lesen und Sie können zeigen, wer unterschrieben hat.

Was das Gesetz vom Vertrag verlangt

Der Anwaltsvertrag selbst ist formfrei. Eine Vereinbarung über die Vergütung, im Alltag oft Honorarvereinbarung genannt, bedarf nach § 3a Abs. 1 RVG der Textform, und das Gesetz verlangt mehr als eine Unterschrift. Die Vereinbarung muss als Vergütungsvereinbarung oder in vergleichbarer Weise bezeichnet sein, sich von anderen Vereinbarungen außer dem Auftrag deutlich absetzen und darf nicht in der Vollmacht stehen. Sie muss außerdem darauf hinweisen, dass die Gegenseite im Fall der Kostenerstattung regelmäßig nicht mehr erstatten muss als die gesetzliche Vergütung.

Textform heißt nach § 126b BGB: eine lesbare Erklärung, in der der Erklärende genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger. Ein PDF mit Signaturprotokoll genügt also. Tinte braucht niemand. Beim Erfolgshonorar ist das Gesetz strenger: § 4a RVG erlaubt es nur unter den dort genannten Voraussetzungen und verlangt unter anderem die wesentlichen Gründe der Bemessung in der Vereinbarung.

Muster und der Handy-Bildschirm

Ein Muster für die Vergütungsvereinbarung eines Rechtsanwalts spart Zeit, aber der elektronische Unterschriftsschritt repariert keine Vereinbarung, in der der Hinweis fehlt oder die Vergütung in der Vollmacht versteckt ist. Prüfen Sie Ihr Muster einmal im Jahr gegen § 3a RVG. Danach denken Sie an den Bildschirm. Zwölf Seiten werden auf dem Handy gescrollt, nicht gelesen, und deutlich abgesetzt ist auf einem kleinen Display eine Layoutfrage: eigene Seite, eigener Titel, eigene Unterschrift. Ehrlich gesagt schützt Sie eine Seite mit Umfang, Vergütung und Kündigung oben und den vollständigen Bedingungen darunter besser als jede Signaturtechnik.

Das Unterschreiben selbst ist der leichte Teil, aber was die einzelnen Signaturarten am Handy beweisen, unterscheidet sich stärker, als viele Kanzleien denken. Eine mit dem Finger gemalte Unterschrift in einer PDF-App beweist wenig; ein Signaturlink mit Protokoll beweist deutlich mehr.

Ein Mandantenfragebogen wirkt wie Verwaltung. Das Berufsrecht sieht es anders: Die Verschwiegenheit nach § 43a Abs. 2 BRAO erstreckt sich auf alles, was Ihnen in Ausübung des Berufes bekannt wird, und ein Webformular, das ein Interessent auf dem Handy ausfüllt, enthält genau solche Angaben. Legen Sie fest, wo die Antworten landen, wer in der Kanzlei sie liest und wie lange Sie die Angaben von Interessenten aufbewahren, die nie Mandanten wurden. Die Datenschutzhinweise nach Art. 13 DSGVO gehören auf dasselbe Formular. Und die Konfliktprüfung nach § 3 BORA läuft vor dem Mandatsvertrag, nicht erst nach der Unterschrift.

Zwei Vorschriften rahmen alles ein. Nach § 43a Abs. 2 BRAO ist der Rechtsanwalt zur Verschwiegenheit verpflichtet, und die Pflicht umfasst alles, was ihm in Ausübung des Berufes bekannt wird. Wie sie im Alltag zu erfüllen ist, steht in der Berufsordnung. Von Handys ist in keiner der beiden Vorschriften die Rede, und das müssen sie auch nicht.

§ 2 BORA: risikoadäquat und zumutbar

§ 2 Abs. 2 BORA verlangt die organisatorischen und technischen Maßnahmen, die zum Schutz des Mandatsgeheimnisses erforderlich, risikoadäquat und für den Anwaltsberuf zumutbar sind. Technische Maßnahmen genügen, wenn sie den Anforderungen des Datenschutzrechts entsprechen, und sonstige technische Maßnahmen müssen dem Stand der Technik entsprechen. Eine feste Checkliste ist das nicht. Ein Satz davon ist in der Praxis viel wert: Ein Kommunikationsweg mit Risiken für die Vertraulichkeit ist erlaubt, wenn der Mandant zustimmt, und die Zustimmung wird angenommen, wenn er den Weg vorschlägt oder beginnt und ihn nach einem pauschalen Hinweis auf die Risiken fortsetzt.

Mobiles Arbeiten: was die Datenschutzaufsicht sagt

Eine eigene Leitlinie der Datenschutzkonferenz für Anwaltshandys gibt es nicht. Brauchbar ist die Handreichung zum datenschutzkonformen mobilen Arbeiten des Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (Stand 21.12.2023). Sie empfiehlt Firmengeräte und nennt für mobile Geräte unter anderem:

• Verschlüsselung der Speicher, Updates ohne Verzug und eine Verwaltung aus der Ferne, etwa über ein Mobile-Device-Management
• Remote-Wipe für den Verlust oder Diebstahl des Geräts
• eine strikte Trennung privater und beruflicher Dateien, Dokumente und Programme, wenn das Gerät auch privat genutzt wird (separierte Bereiche ohne Möglichkeit der Interaktion)
• Sichtschutzfolien und das manuelle Sperren des Bildschirms, auch bei kurzer Abwesenheit, weil im Zug jeder mitliest

Zum Vergleich: die ABA in den USA

Die American Bar Association hat dieselbe Frage in zwei Stellungnahmen beantwortet. Die Formal Opinion 477R (2017) verlangt angemessene Anstrengungen und bei besonders sensiblen Informationen zusätzliche Vorkehrungen. Die Formal Opinion 498 (2021) zur virtuellen Praxis liest sich wie eine Handy-Richtlinie: starke Passwörter, VPN, Updates, Fernlöschung, kein Zugriff für Familienangehörige, Archivierung. Als Muster taugt sie auch hier. Bindend für Sie ist die BORA.

Was das für Ihre Anwaltssoftware heißt

Das meiste sind Einstellungen, keine Anschaffungen. Schalten Sie die Gerätesperre mit starkem Code und die Geräteverschlüsselung ein, aktivieren Sie die Fernlöschung, halten Sie Apps mit Mandantendaten aus gemeinsamen Profilen heraus und sorgen Sie dafür, dass die Kanzlei an die Akte kommt, wenn ein Handy ausfällt. Eine Warnung zum Schluss: Die Handreichung aus Hessen ist eine Orientierung, keine Norm. Was Ihre Rechtsanwaltskammer und die für Ihre Kanzlei zuständige Datenschutzaufsicht verlangen, lesen Sie nach, bevor Sie die Richtlinie schreiben.

Die Pflicht steht in einem Satz: Der Rechtsanwalt ist zur Verschwiegenheit verpflichtet (§ 43a Abs. 2 BRAO). Wer ein fremdes Geheimnis unbefugt offenbart, macht sich nach § 203 Abs. 1 StGB strafbar, und das Gesetz droht Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr oder Geldstrafe an. Von Geräten, Clouds oder Apps ist dabei keine Rede, und das muss es auch nicht. Die Pflicht folgt den Informationen, wohin immer sie gehen.

Seit 2017 regelt das Gesetz, wann ein Dienstleister Zugang haben darf. § 43e BRAO erlaubt es, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist, verlangt aber eine sorgfältige Auswahl und einen Vertrag in Textform: Der Dienstleister wird nach einer Belehrung über die strafrechtlichen Folgen zur Verschwiegenheit verpflichtet, er verschafft sich nur so viel Kenntnis, wie die Vertragserfüllung braucht, und der Vertrag regelt, ob er weitere Personen heranziehen darf. Bei Dienstleistern im Ausland muss der Schutz der Geheimnisse dem inländischen vergleichbar sein. Auch eine Kanzleisoftware aus der Cloud ist so ein Dienstleister, und § 203 Abs. 3 und 4 StGB spiegeln diese Pflichten strafrechtlich.

Zur Unterschrift: Nach Art. 25 eIDAS darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel in Gerichtsverfahren nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist, und die qualifizierte Signatur steht der handschriftlichen Unterschrift gleich. Damit sind die gängigen Formfragen beantwortet, bis auf die Fälle, in denen das Gesetz Handschrift oder eine Beurkundung verlangt. Wo eine Form nötig ist, nimmt sie die E-Signatur nicht weg, und ein Handy macht das Beurkunden nicht leichter.

Schriftsätze laufen über das beA, und für Rechtsanwälte ist das Pflicht. § 130d ZPO verlangt, dass sie vorbereitende Schriftsätze mit Anlagen sowie schriftlich einzureichende Anträge und Erklärungen als elektronisches Dokument übermitteln. Ist das aus technischen Gründen vorübergehend nicht möglich, bleibt die Einreichung nach den allgemeinen Vorschriften zulässig, die Unmöglichkeit ist aber glaubhaft zu machen. Nach § 130a Abs. 3 ZPO muss das Dokument die qualifizierte Signatur der verantwortenden Person tragen oder von ihr signiert und auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden, und das beA ist so ein Weg (§ 130a Abs. 4 Nr. 1 ZPO). Die Zustellungen im beA zur Kenntnis zu nehmen, ist Pflicht des Postfachinhabers (§ 31a Abs. 6 BRAO). Eine Unterschrift in einer Signatur-App ist deshalb nicht die Art, wie ein Anwalt einen Schriftsatz unterzeichnet, und auch eine Anwaltssoftware mit beA-Anbindung ändert daran nichts.

Die Beurkundung ist die zweite Grenze. Eine Urkunde per Video ist nur möglich, wenn ein Gesetz es zulässt (§ 16a BeurkG), und läuft dann über das Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer. Das betrifft vor allem das Gesellschaftsrecht, etwa die Gründung einer GmbH. Ein E-Signatur-Protokoll, so genau es ist, bleibt keine Beurkundung. Beim Testament entscheidet § 2247 BGB, und dort haben Papier und Tinte weiter ihren Platz.

Kleine Kanzleien haben mit Anwaltssoftware einen Vorteil: weniger Leute, weniger Handys. Sie haben auch eine Schwäche. Der Anwalt ist oft selbst die IT-Abteilung, und die Regeln für Geräte, die § 2 BORA und die Datenschutzaufsicht nahelegen, werden nie aufgeschrieben. Schreiben Sie sie trotzdem auf. Eine Seite genügt: welche Geräte Mandantenakten halten dürfen, was eingeschaltet sein muss, wen man anruft, wenn ein Handy verschwindet.

Die Verschwiegenheit gilt auch für die Menschen um den Anwalt herum. § 203 Abs. 4 StGB macht den Berufsgeheimnisträger strafbar, der nicht dafür sorgt, dass mitwirkende Personen zur Geheimhaltung verpflichtet werden. In der Praxis heißt das: Assistenz und Fachangestellte, die Unterschriften von ihrem Handy aus hinterhertelefonieren, bekommen nur den Zugriff, den ihre Arbeit braucht, und sind schriftlich zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Eine Rechtsabteilung hat dasselbe Problem in anderer Größe. Anfragen kommen aus Vertrieb und Einkauf, Unterzeichner sitzen im ganzen Unternehmen, und das Dokumentenmanagement der Rechtsabteilung muss den unterschriebenen Vertrag mit der Anfrage verbinden, die ihn ausgelöst hat.

In Chaindoc decken Rollen und gemeinsame Workspaces diese Aufteilung ab: vier eingebaute Rollen (Owner, Admin, Member und Accounter) plus eigene Rollen sowie persönliche und gemeinsame Workspaces, damit die Dokumente eines Mandats bei den Menschen bleiben, die daran arbeiten. Teamverwaltung gibt es in den Tarifen Team und Business; eine feste Unterschriftsreihenfolge über Freigabewege ist eine Funktion des Business-Tarifs. Was der Nachweis danach zeigt, steht unter was ein Audit-Trail festhält.

So lässt sich der Zugriff aufteilen, mit welchen Programmen auch immer.

Chaindoc ist keine Anwaltssoftware, kein Dokumentenmanagement und kein Weg zum Gericht. Es ist das Stück Unterschrift: Sie laden den Mandatsvertrag, die Vertraulichkeitsvereinbarung oder den Vergleich als PDF hoch, fügen die Unterzeichner hinzu, und die unterschreiben über einen Link auf jedem Handy, das sie haben. Die nativen iOS- und Android-Apps sind in Entwicklung und noch nicht in den Stores. Heute ist das Handy-Erlebnis die responsive Web-App im Browser.

Ein paar Fakten für Ihre eigene Prüfung nach § 2 BORA und § 43e BRAO, offen genannt, weil eine solche Prüfung genau das braucht:

• Dateien laufen per TLS. Die Server von Chaindoc lesen jede Datei, um sie zu scannen, zu hashen und zu signieren; eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gibt es also nicht. Mit AES-256 verschlüsselt sind die privaten Signaturschlüssel der Nutzer.
• Beim Hochladen bildet der Server den Hash der Datei. Veröffentlichen Sie das Dokument, wird der Hash dieser Fassung in eine Blockchain geschrieben, und der Nachweis jedes Unterzeichners wird gespeichert, sobald er fertig ist. Das Dokument selbst und die Identitäten der Unterzeichner liegen nicht auf der Chain.
• Das Unternehmen hält die Zertifizierungen ISO 27001 und ISO 9001.
• Eine Identitätsprüfung vor der Unterschrift ist optional, über die KYC-Verifizierung, für Dokumente, bei denen Sie wissen müssen, wer am anderen Ende sitzt.

Dass die Server den Inhalt lesen, ist für § 43e BRAO der Punkt, an dem Sie ansetzen: Der Zugang zu den Tatsachen ist hier technisch nötig, und die Vertragspunkte aus dem Abschnitt oben prüfen Sie bei jedem Anbieter, nicht nur bei diesem. Wer schon eine Anwaltssoftware mit eigener Signaturfunktion oder einen anderen Signaturdienst nutzt, muss deshalb nichts wechseln. Keine der genannten Vorschriften nennt einen Hersteller; sie stellen an jedes Werkzeug dieselben Fragen. Zur Signatur selbst: eIDAS, ESIGN und nationales Recht im Vergleich.

Wenn Sie nur einen Satz mitnehmen: Lassen Sie die Anwaltssoftware die Akte führen, lassen Sie ein Werkzeug unterschreiben, das beweist, wer was unterschrieben hat, und schreiben Sie auf, welche Handys beides anfassen dürfen.