Einen Vertrag digital unterschreiben, den Ihnen jemand geschickt hat

Jemand hat Ihnen einen Vertrag oder ein Angebot geschickt, und in der E-Mail steht, Sie sollen online unterschreiben. So können Sie einen Vertrag digital unterschreiben: Anfrage öffnen, der elektronischen Unterschrift zustimmen, alles lesen, die markierten Felder anklicken, eine Signatur übernehmen und abschließen. Danach laden Sie Ihre Kopie herunter.

Die ehrliche Zeitangabe: Die Klicks dauern zwei Minuten. Die zwei Prüfungen drumherum dauern länger und zählen mehr. Ist die Anfrage echt? Und steht im Dokument wirklich das, womit Sie einverstanden sind?

Die meisten Ratgeber richten sich an den Absender. Dieser hier an Sie als Empfänger. Chaindoc-Anfragen öffnen sich im Browser, eine App brauchen Sie nicht.

Wie ein Dokument ankommt, entscheidet darüber, wie Sie einen Vertrag unterschreiben. Der Link eines Signaturdienstes öffnet eine Signaturseite, die Ihre Unterschrift zusammen mit Ihrer E-Mail-Adresse und der Uhrzeit festhält. Bei einem Anhang ist das anders: Sie unterschreiben selbst und schicken die Datei zurück, und einen Nachweis gibt es nur, soweit Sie und der Absender ihn aufbewahren.

Die erste Frage beim Thema "Dokument per E-Mail unterschreiben" ist also einfach. Gibt es einen Button zum Prüfen oder Signieren, oder nur eine Datei?

Sieben Fälle decken fast alles ab, was Ihnen begegnet. Brauchen Sie selbst Unterschriften von anderen, hat die Seite des Absenders einen eigenen Leitfaden.

Gefälschte Signaturanfragen sind ein Standardformat beim Phishing, denn jeder hat schon einmal eine unterschrieben, und niemand will einen Abschluss aufhalten. DocuSign führt eine laufende Liste von Kampagnen, die seinen Namen missbrauchen. Im Juli 2023 meldete das Unternehmen gefälschte Umschläge, verschickt von DocuSign-Demokonten, oft schon als abgeschlossen mit angehängtem Dokument, geschrieben, um Druck aufzubauen und Finanzdaten abzugreifen.

Bevor Sie einen Vertrag digital unterschreiben, oder ihn auch nur öffnen, gehen Sie diese Punkte durch:

• Haben Sie ihn erwartet? Ein Vertrag, über den Sie gestern gesprochen haben: ja. Eine "Rechnung zur Unterschrift" von einer Firma, mit der Sie nie zu tun hatten: nein.
• Absendername und die Adresse dahinter. Ein bekannter Firmenname auf einer kostenlosen Webmail-Adresse ist ein Warnzeichen.
• Wohin der Button wirklich führt. Fahren Sie mit der Maus darüber, am Handy halten Sie ihn gedrückt, und lesen Sie die Domain.
• Druck. "Unterschreiben Sie in zwei Stunden, sonst verfällt das Angebot" ist eine Taktik, keine Frist.
• Die Bitte um Ihr E-Mail-Passwort oder eine Kartennummer. Zum Unterschreiben braucht man weder das eine noch das andere.

Im Zweifel öffnen Sie den Dienst selbst. DocuSigns Sicherheitshinweise beschreiben den sicheren Weg für seine Mails, im Kasten unten zusammengefasst. Kommt die Anfrage von jemandem, den Sie kennen, klärt ein kurzer Anruf alles.

Ehrlich gesagt ist das die Prüfung, die die meisten überspringen, und die, die am meisten kostet, wenn man sie auslässt.

Wer einen Vertrag online unterschreiben soll, überfliegt ihn am Bildschirm schnell. Die Felder leuchten, der Button ist grell, und der Dienst führt Sie direkt zur nächsten Markierung. Bremsen Sie trotzdem.

Prüfen Sie Folgendes, bevor Sie das erste Signaturfeld anklicken:

1. 1.
   Ihr Name, Ihre Firma und Ihre Rolle, richtig geschrieben.
2. 2.
   Jede Zahl: Preis, Gebühren, Kaution, Vertragsstrafen, Kündigungsfrist.
3. 3.
   Alle Daten, auch Beginn, Ende, automatische Verlängerung und der letzte Tag zum Kündigen.
4. 4.
   Alles, worauf das Dokument verweist, ohne es mitzuschicken: Allgemeine Geschäftsbedingungen, eine Anlage, eine Preisliste oder eine Datenschutzerklärung. Auch ihnen stimmen Sie zu.
5. 5.
   Leere Stellen. Ein Feld, das "die andere Seite später ausfüllt", ist ein Blankoscheck.
6. 6.
   Seiten, die Sie abzeichnen sollen. Jede Paraphe sagt, dass Sie die Seite gelesen haben.

Erlaubt der Dienst, das Dokument vor dem Unterschreiben herunterzuladen, tun Sie das und lesen das PDF in Ihrem eigenen Programm. Es ist derselbe Text, nur ohne Antreiber.

Die drei Dienste, denen Sie am ehesten begegnen, wenn Sie digital unterschreiben, sehen verschieden aus. Sie wollen aber dasselbe von Ihnen.

So unterschreiben Sie ein DocuSign-Dokument

DocuSign schreibt, dass Sie für ein Dokument, das über DocuSign verschickt wurde, kein DocuSign-Konto brauchen. Öffnen Sie die Mail, rufen Sie das Dokument über den Button darin auf, stimmen Sie der elektronischen Unterschrift zu und folgen Sie den Markierungen durch das Dokument. An der ersten Signaturmarkierung sollen Sie eine Signatur übernehmen. Klicken Sie auf Abschließen, geht das signierte Dokument automatisch an den Absender.

Sie wollen nicht unterschreiben? Im Menü "Weitere Aktionen" steht die Option, die Unterzeichnung abzulehnen. Sie geben einen Grund an, die Runde endet für alle, die noch nicht unterschrieben haben, und bereits gesammelte Unterschriften werden ungültig.

Adobe Acrobat Sign

Der Link zum Prüfen und Signieren öffnet die Vereinbarung in Ihrem Browser. Füllen Sie die Pflichtfelder aus und klicken Sie zum Signieren. Im Optionen-Menü können Ablehnen oder Delegieren stehen, wo die Organisation des Absenders sie erlaubt. Eine Ablehnung bricht die Vereinbarung ab, und der Absender muss eine neue starten.

So unterschreiben Sie ein Google Doc

Wer in Google Docs unterschreiben soll, bekommt eine E-Mail mit einem Link zum Dokument. Laut der eSignature-Hilfe von Google klicken Sie die farbigen Felder an, die für Sie markiert sind, füllen Textfelder aus und wählen dann "Als erledigt markieren" und "Zustimmen und fortfahren". Sie können die Anfrage auch ablehnen; der Anfragende erhält dazu eine E-Mail. Haben alle unterschrieben, erzeugt Google ein fertiges PDF, dessen letzte Seite ein Audit-Trail ist.

Eine Sache bringt Leute ins Stolpern. Nur Eigentümer und Bearbeiter eines Dokuments können eine eSignature-Anfrage senden, und nur mit Workspace Individual oder bestimmten Google-Workspace-Tarifen, bei denen der Administrator die Funktion freigeschaltet hat. Hat Ihnen jemand nur ein gewöhnliches Doc freigegeben und gesagt "unterschreib das mal", gibt es darin keinen Unterschriftsschritt. Bitten Sie um eine echte eSignature-Anfrage, oder laden Sie die Datei als PDF herunter und unterschreiben Sie diese.

Kein Signaturlink, nur eine Datei? Das kennen Sie, wenn der Vermieter oder der Handwerker Ihnen den Auftrag als Word-Datei schickt. Sie können trotzdem digital unterschreiben, aber jetzt sind Sie zugleich Unterzeichner und derjenige, der den Nachweis führt.

Ein Word-Dokument digital unterschreiben

Word kennt zwei Dinge, die beide "Signatur" heißen. Eine Signaturzeile mit Ihrem getippten Namen oder einem Bild Ihrer Unterschrift ist eine sichtbare Markierung, für ein harmloses Formular in Ordnung. Eine digitale Signatur dagegen ist kryptografisch, und die Microsoft-Hilfe sagt klar, dass Sie zum Erstellen "ein Signaturzertifikat" brauchen, "das die Identität nachweist". Eine Signaturzeile unterschreiben Sie, indem Sie sie mit der rechten Maustaste anklicken und "Signieren" wählen. Ein digital signiertes Dokument wird schreibgeschützt, nehmen Sie also zuerst Ihre Änderungen vor.

Die meisten haben kein Zertifikat zur Hand. Dann speichern Sie die Datei als PDF und unterschreiben diese, oder Sie fügen die Unterschrift über einen E-Signatur-Dienst hinzu, der den Vorgang protokolliert.

Ein PDF im Anhang

Unser Leitfaden zum Signieren von PDF-Dateien führt durch die Werkzeuge für Mac, Windows und Handy. Kurz gesagt: ein Ausfüll-und-Signier-Tool nehmen, die Signatur setzen, speichern und die Datei danach nicht mehr neu exportieren.

Zurückschicken

Antworten Sie im selben Mailverlauf, hängen Sie die signierte Datei an und schreiben Sie in einer Zeile, was Sie unterschrieben haben und welche Fassung. Haben Sie etwas geändert, sagen Sie es offen. Eine signierte Datei, die sich unbemerkt von der des Absenders unterscheidet, ist der Anfang eines Streits, nicht sein Ende.

Wenn Sie ein Dokument digital unterschreiben, interessiert sich das Recht weniger für die Form der Unterschrift, als die meisten erwarten. Der Grundsatz ist die Formfreiheit: Ein Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande, auch per Klick. Eine Form gilt nur dort, wo ein Gesetz sie anordnet oder wo Sie sie vereinbart haben.

Wo es um die Form geht, kennt das Recht Stufen. Artikel 25 der eIDAS-Verordnung sagt, dass einer elektronischen Signatur Rechtswirkung und Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden dürfen, weil sie elektronisch ist. Die gleiche Rechtswirkung wie eine handschriftliche Unterschrift hat nur die qualifizierte elektronische Signatur (QES). Eine fortgeschrittene Signatur muss die vier Anforderungen aus Artikel 26 erfüllen: eindeutige Zuordnung zum Unterzeichner, Identifizierung, Kontrolle allein beim Unterzeichner und erkennbare nachträgliche Änderungen.

In Deutschland setzt § 126a BGB genau diese QES voraus, wenn die elektronische Form die gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB ersetzen soll. Ein Klick auf "Zustimmen" oder ein eingescannter Namenszug reicht dafür nicht. Genügt dem Gesetz die Textform nach § 126b BGB, reicht eine lesbare Erklärung mit Namen auf einem dauerhaften Datenträger, ganz ohne Unterschrift. Haben die Parteien nur eine "Schriftform" vereinbart, genügt nach § 127 Absatz 2 BGB im Zweifel schon die telekommunikative Übermittlung, und für eine vereinbarte elektronische Form reicht nach Absatz 3 eine einfache elektronische Signatur.

Zwei Grenzen sollten Sie als Unterzeichner kennen. Manche Erklärungen lassen die elektronische Form gar nicht zu: Eine Kündigung oder ein Aufhebungsvertrag im Arbeitsverhältnis braucht nach § 623 BGB die Schriftform, und bei einer Bürgschaft ist nach § 766 BGB die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen. Bittet man Sie, so etwas online zu unterschreiben, fragen Sie nach dem Grund. In Österreich stellt § 4 des Signatur- und Vertrauensdienstegesetzes klar, dass eine qualifizierte Signatur die Schriftlichkeit nach § 886 ABGB erfüllt, und nimmt Testamente aus.

Wird eine Signatur später bestritten, sind die Fragen praktisch. Haben Sie unterschrieben? Waren Sie es? Ist das Dokument das, das Sie unterschrieben haben? Bei einer QES gilt nach § 371a ZPO der Anschein der Echtheit der Erklärung, und nur Tatsachen, die ernstliche Zweifel begründen, können ihn erschüttern. Bei einer einfachen oder fortgeschrittenen Signatur gibt es diese Erleichterung nicht, das Gericht würdigt dann alle Beweise im Einzelfall. Ein Dienst, der Ihre E-Mail-Adresse, die Uhrzeit und einen Fingerabdruck der Datei festhält, hilft Ihnen deshalb so sehr wie dem Absender. Das Vertrauensdienstegesetz (VDG) regelt in Deutschland übrigens unter anderem die Aufsicht über die Anbieter solcher Dienste, nicht die Wirkung Ihrer Unterschrift.

Weiter geht es mit unseren Leitfäden zur Frage, was eine elektronische Signatur vor Gericht belastbar macht, und zur qualifizierten Signatur.

Ihre Kopie ist Ihr Beweis. Im Streitfall wollen Sie Ihre eigene Datei haben, nicht das Versprechen, dass die des Absenders identisch sei.

Laden Sie zwei Dinge herunter: das signierte Dokument und den Nachweis, der dazugehört. Die Dienste nennen ihn verschieden (Abschlusszertifikat, Audit-Trail, Verlaufsseite); er listet auf, wer wann und von welcher E-Mail-Adresse unterschrieben hat. In Chaindoc stehen beide bereit, sobald alle unterschrieben haben, und das Abschlusszertifikat trägt den Hash des Dokuments, sodass Sie später zeigen können, dass die Datei unverändert ist.

Bewahren Sie die Datei genau so auf, wie Sie sie heruntergeladen haben. Wer sie in ein PDF druckt oder durch einen Konverter schickt, erzeugt eine neue Datei, die gleich aussieht und keine Signaturdaten trägt. Eine Kopie, die sich nicht mehr prüfen lässt, zeigt die Unterschrift nur noch als Bild. Dazu passt der Gedanke hinter § 126b BGB: Eine Erklärung soll auf einem Datenträger liegen, der sie unverändert wiedergeben kann.

Ein signiertes PDF prüfen Sie später in einem PDF-Programm, das den Signaturstatus anzeigt, oder in unserem Prüfdienst für PDF-Signaturen, der Sie bittet, Ihre E-Mail-Adresse zu bestätigen, bevor er den Bericht zeigt.

Manchmal ist es richtig, innezuhalten, bevor Sie ein Dokument digital unterschreiben. Die üblichen Fälle:

• Der Link ist abgelaufen. Links verfallen aus Sicherheitsgründen. Bitten Sie den Absender, ihn neu zu senden.
• Name oder E-Mail-Adresse in der Anfrage sind falsch. Der Absender kann den Empfänger meist ändern; in Chaindoc geht das, bis alle unterschrieben haben.
• Sie wollen eine Änderung am Text. Lehnen Sie mit Begründung ab oder schreiben Sie dem Absender, bevor Sie die Signaturseite öffnen. Ändern Sie keinen Anhang heimlich und schicken ihn zurück, als wäre nichts gewesen.
• Jemand anderes soll unterschreiben, etwa Ihre Chefin. Adobe Acrobat Sign hat eine Delegieren-Option, wo der Absender sie erlaubt; sonst sagen Sie dem Absender, wer der richtige Unterzeichner ist.
• Es wird eine Identitätsprüfung verlangt. Das entscheidet der Absender bei Dokumenten, bei denen mehr auf dem Spiel steht. In Chaindoc ist eine Identitätsprüfung für jeden Unterzeichner optional, und für eine Standardsignatur genügt die Bestätigung der E-Mail-Adresse.
• Der Absender verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur. Sie melden sich mit einer nationalen eID oder einem Zertifikat an. Im qualifizierten Ablauf von Chaindoc ist das eine eID wie Smart-ID, Mobile-ID, ID Austria, itsme oder Chave Móvel Digital, und das Zertifikat stammt von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter, nicht von Chaindoc.
• Das Gesetz lässt die elektronische Form nicht zu. Eine Kündigung im Arbeitsverhältnis (§ 623 BGB), eine Bürgschaft (§ 766 BGB) oder ein Grundstückskaufvertrag, der notariell beurkundet werden muss (§ 311b BGB): Hier hilft kein Klick, es bleibt bei Papier oder Beurkundung.
• Sie unterschreiben lieber auf Papier. Das ist erlaubt. Sagen Sie es früh.

Fairer Hinweis: Ablehnen ist nicht folgenlos. Meist beendet es die Runde für alle, deshalb ist eine kurze Nachricht vorab oft freundlicher als der Button.

Vor dem letzten Klick müssen alle sieben Punkte stimmen:

1. 1.
   Ich habe diese Anfrage erwartet oder beim Absender bestätigt.
2. 2.
   Ich habe sie über die Seite des Dienstes oder einen vertrauten Link geöffnet.
3. 3.
   Ich weiß, wozu ich auf dem Zustimmungsbildschirm Ja gesagt habe.
4. 4.
   Ich habe jede Seite gelesen und alles, worauf das Dokument verweist.
5. 5.
   Mein Name und jede Zahl stimmen, kein Feld bleibt für später offen.
6. 6.
   Ich bin die richtige Person, und eine elektronische Unterschrift passt zu diesem Dokument.
7. 7.
   Ich lade Kopie und Nachweis herunter, sobald sie fertig sind.

Siebenmal Ja, dann abschließen. So können Sie einen Vertrag digital unterschreiben, ohne es später zu bereuen.