Vertrag unterschreiben: welche Form das Gesetz verlangt

Wer einen Vertrag unterschreiben will, sucht meist nach der richtigen Form. Dabei gilt im deutschen Recht der Grundsatz der Formfreiheit: Ein Vertrag kommt durch Angebot und Annahme zustande, und für die große Mehrheit der Fälle reicht das.

Interessant wird es dort, wo das Gesetz doch eine Form vorschreibt. Dann ist die Unterschrift keine Formsache mehr, sondern Wirksamkeitsvoraussetzung. Und die Regeln dafür stehen sehr konkret im BGB.

Dieser Leitfaden ordnet das Feld. Er zeigt, welche Form wann gilt, wie die elektronische Variante funktioniert, wann Sie eine Unterschrift beglaubigen lassen müssen und was zu tun ist, wenn eine Stelle Ihren unterschriebenen Vertrag nicht akzeptiert. Alles mit Blick in den Gesetzestext, nicht in Ratgeberweisheiten.

Das BGB kennt mehrere Stufen. Drei davon begegnen Ihnen im Alltag.

Schriftform, § 126 BGB

Ist durch Gesetz schriftliche Form vorgeschrieben, muss die Urkunde vom Aussteller eigenhändig durch Namensunterschrift oder mittels notariell beglaubigten Handzeichens unterzeichnet werden. Bei einem Vertrag muss die Unterzeichnung der Parteien auf derselben Urkunde erfolgen.

Es gibt eine praktische Erleichterung. Werden über den Vertrag mehrere gleichlautende Urkunden aufgenommen, genügt es, wenn jede Partei die für die andere Partei bestimmte Urkunde unterzeichnet. Das ist der klassische Austausch zweier Ausfertigungen.

Elektronische Form, § 126a BGB

Soll die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, muss der Aussteller der Erklärung seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen. Bei einem Vertrag müssen die Parteien jeweils ein gleichlautendes Dokument auf diese Weise signieren.

Ein Satz, der viel Ärger erspart: Nichts unterhalb der QES ersetzt die gesetzliche Schriftform. Ein eingescannter Namenszug tut es nicht, ein Klick auf „Zustimmen" auch nicht.

Textform, § 126b BGB

Die unterste Stufe. Ist Textform vorgeschrieben, muss eine lesbare Erklärung, in der die Person des Erklärenden genannt ist, auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben werden. Eine Unterschrift ist hier gar nicht verlangt.

Die Ausnahmen von der Formfreiheit sind zahlreicher, als viele vermuten. Vier Beispiele decken das ganze Spektrum ab, und sie unterscheiden sich nicht nur in der verlangten Form, sondern vor allem in der Folge eines Fehlers.

Kündigung eines Arbeitsverhältnisses. § 623 BGB ist unmissverständlich: Die Beendigung von Arbeitsverhältnissen durch Kündigung oder Auflösungsvertrag bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Hier hilft nicht einmal eine qualifizierte Signatur weiter. Es bleibt beim Papier.

Bürgschaft. Zur Gültigkeit des Bürgschaftsvertrags ist schriftliche Erteilung der Bürgschaftserklärung erforderlich, und die Erteilung in elektronischer Form ist ausgeschlossen. Der dritte Satz des § 766 BGB kennt allerdings eine Heilung: Soweit der Bürge die Hauptverbindlichkeit erfüllt, wird der Mangel der Form geheilt.

Grundstückskauf. § 311b Abs. 1 BGB verlangt notarielle Beurkundung für den Vertrag, durch den sich ein Teil verpflichtet, das Eigentum an einem Grundstück zu übertragen oder zu erwerben. Auch hier gibt es einen Rettungsanker: Ein ohne Beachtung dieser Form geschlossener Vertrag wird seinem ganzen Inhalt nach gültig, wenn die Auflassung und die Eintragung in das Grundbuch erfolgen.

Mietvertrag über Wohnraum. § 550 BGB arbeitet mit einer ganz anderen Technik. Wird der Mietvertrag für längere Zeit als ein Jahr nicht in schriftlicher Form geschlossen, gilt er für unbestimmte Zeit, und die Kündigung ist frühestens zum Ablauf eines Jahres nach Überlassung des Wohnraums zulässig. Der Vertrag ist also nicht unwirksam, er verliert nur seine feste Laufzeit.

Drei verschiedene Rechtsfolgen also: glatte Unwirksamkeit, heilbare Unwirksamkeit und bloße Umdeutung der Laufzeit. Wer nur fragt, ob Schriftform nötig ist, verpasst genau den Teil, der im Streitfall zählt.

Hier liegt der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse entstehen.

Wenn in Ihrem Vertrag steht, Änderungen bedürften der Schriftform, dann ist das eine rechtsgeschäftlich bestimmte Form, keine gesetzliche. Und dafür gilt § 127 BGB mit deutlich milderen Anforderungen.

Zur Wahrung der durch Rechtsgeschäft bestimmten schriftlichen Form genügt, soweit nicht ein anderer Wille anzunehmen ist, die telekommunikative Übermittlung, bei einem Vertrag der Briefwechsel. Für die vereinbarte elektronische Form genügt auch eine andere als die in § 126a bestimmte elektronische Signatur, und beim Vertrag der Austausch von Angebots- und Annahmeerklärung, die jeweils signiert sind.

Das heißt in der Praxis: Eine vertraglich vereinbarte Schriftform lässt sich in aller Regel per E-Mail wahren. Eine gesetzliche nicht.

Ein Nachspiel bleibt allerdings möglich. Wird eine solche erleichterte Form gewählt, kann nachträglich eine Beurkundung nach § 126 verlangt werden, bei der elektronischen Variante eine Signierung nach § 126a. Wer also formlos abschließt, sollte damit rechnen, dass die Gegenseite später die strenge Form nachfordert.

Beglaubigen heißt nicht, dass jemand den Inhalt prüft. Es heißt, dass eine befugte Stelle bestätigt, dass diese Unterschrift von dieser Person stammt. Zwei Wege führen dorthin, und sie sind nicht austauschbar.

Öffentliche Beglaubigung durch den Notar, § 129 BGB

Ist für eine Erklärung durch Gesetz öffentliche Beglaubigung vorgeschrieben, muss die Erklärung schriftlich abgefasst und die Unterschrift des Erklärenden von einem Notar beglaubigt werden, oder in elektronischer Form abgefasst und die qualifizierte elektronische Signatur des Erklärenden von einem Notar beglaubigt werden.

Das Gesetz kann vorsehen, dass nur einer dieser beiden Wege offensteht. Und die öffentliche Beglaubigung wird durch die notarielle Beurkundung ersetzt, die also stets die stärkere Variante bleibt.

Amtliche Beglaubigung durch eine Behörde, § 34 VwVfG

Daneben können von Bund und Ländern bestimmte Behörden Unterschriften beglaubigen. Der Anwendungsbereich ist eng gefasst: Das unterschriebene Dokument muss bei einer Behörde oder einer anderen Stelle eingereicht werden, bei der die Vorlage erforderlich ist.

Zwei Grenzen stehen ausdrücklich im Gesetz. Unterschriften ohne zugehörigen Text dürfen nicht beglaubigt werden. Und Unterschriften, für die öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB vorgeschrieben ist, ebenfalls nicht. Dafür bleibt nur der Notar zuständig.

Eine praktische Regel steht im selben Paragrafen: Eine Unterschrift soll nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten vollzogen oder anerkannt wird. Bringen Sie das Dokument also ununterschrieben mit.

Was Sie mitbringen sollten

Wer den Termin ohne Vorbereitung wahrnimmt, kommt in aller Regel ein zweites Mal wieder, weil eine der drei Voraussetzungen fehlt: das vollständige Dokument samt dem Text, auf den sich die Unterschrift bezieht, ein gültiges Ausweisdokument zur Feststellung der Identität, und die Klarheit darüber, welche der beiden Beglaubigungsarten für Ihren Fall überhaupt in Betracht kommt.

Der letzte Punkt entscheidet über die Zuständigkeit, und er lässt sich vorab klären. Steht in dem Gesetz, das Ihr Geschäft regelt, das Wort öffentlich beglaubigt, führt kein Weg am Notar vorbei. Fehlt dieser Zusatz und geht es lediglich um die Vorlage bei einer Behörde, ist die amtliche Beglaubigung der günstigere und meist schnellere Weg.

Sechs Ursachen decken fast alle Fälle ab, und sie verlangen jeweils eine andere Reaktion.

1. Elektronisch unterschrieben, aber ohne QES

Der häufigste Fehler bei gesetzlicher Schriftform. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur ersetzt sie nicht: § 126a verlangt ausdrücklich die qualifizierte elektronische Signatur.

2. Getrennte Urkunden ohne Bezug

Jede Seite hat ihr eigenes Blatt unterschrieben, und niemand hat Ausfertigungen getauscht. Die Schriftform verlangt dieselbe Urkunde oder den Austausch gleichlautender Exemplare.

3. Die Datei wurde nach dem Signieren erneut erzeugt

Ausdrucken, neu scannen, erneut als PDF speichern: In allen drei Fällen entsteht eine neue Datei ohne Signatur. Das Dokument sieht identisch aus und ist es nicht.

4. Beglaubigung an der falschen Stelle geholt

War öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB vorgeschrieben, hilft die amtliche Beglaubigung durch eine Behörde nicht weiter. § 34 VwVfG schließt diesen Fall ausdrücklich aus.

5. Die Gegenseite akzeptiert das Verfahren nicht

Unter Privaten muss niemand ein bestimmtes Signaturverfahren hinnehmen, das nicht vereinbart wurde. Eine Bank oder ein Großkunde darf auf QES bestehen. Das ist keine Schikane, sondern zulässige Vertragsfreiheit.

6. Das Zertifikat war am Tag der Signatur abgelaufen

Entscheidend ist nicht, ob das Zertifikat heute gültig ist, sondern ob es im Moment der Signatur gültig war, weshalb der Prüfbericht das Signaturdatum ausweist und Sie genau dieses Datum mit der Laufzeit des Zertifikats abgleichen sollten, bevor Sie den Vorgang wiederholen.

Prüfen Sie die Datei, bevor Sie diskutieren. Unser PDF-Prüfer zeigt, welche Prüfung fehlschlägt, und der Leitfaden zu nicht verifizierten Signaturen erklärt jede Meldung. Das Ergebnis trennt zwei sehr verschiedene Lagen: kaputte Signatur, oder intakte Signatur, die der Empfänger nicht anerkennen möchte.

Drei Konstellationen verlangen mehr als eine ordentliche Unterschrift.

Notarielle Beurkundung. Manche Geschäfte kommen ohne Notar nicht wirksam zustande. Die Beurkundung ist die stärkste Stufe und ersetzt nach § 129 Abs. 4 BGB die öffentliche Beglaubigung.

Verlangtes Signaturniveau. Fordert eine Norm oder Ihr Vertragspartner eine qualifizierte Signatur, genügt eine fortgeschrittene nicht. Die Verordnung (EU) 910/2014 zieht die Linie in Artikel 25 sehr klar: Einer elektronischen Signatur dürfen Rechtswirkung und Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist; die Rechtswirkung einer handschriftlichen Unterschrift hat jedoch nur die qualifizierte elektronische Signatur. Details im Leitfaden zur qualifizierten elektronischen Signatur.

Vorherige Einigung auf das Verfahren. Im Geschäftsverkehr lohnt es sich, das akzeptierte Signaturverfahren in den Vertrag selbst zu schreiben. Unsere Vertragsvorlagen enthalten diese Klausel bereits.

1. 1.
   Formfreiheit ist der Normalfall; eine Form gilt nur, wo ein Gesetz sie anordnet.
2. 2.
   Gesetzliche Schriftform nach § 126 BGB verlangt die eigenhändige Namensunterschrift auf derselben Urkunde oder den Austausch gleichlautender Ausfertigungen.
3. 3.
   Elektronisch ersetzt nur die qualifizierte elektronische Signatur nach § 126a BGB diese Schriftform.
4. 4.
   Eine vertraglich vereinbarte Schriftform ist milder und lässt sich nach § 127 BGB regelmäßig telekommunikativ wahren.
5. 5.
   Öffentliche Beglaubigung nach § 129 BGB ist Notarsache; die behördliche Beglaubigung nach § 34 VwVfG deckt diesen Fall ausdrücklich nicht ab.