Dokument mit Handy scannen, unterschreiben und verschicken: was der Scan beweist

Ein Dokument mit dem Handy zu scannen und zu unterschreiben, geht ohne zusätzliche App. Auf dem iPhone scannen Notizen oder Dateien, auf Android Google Drive und bei vielen Samsung-Modellen gleich die Kamera. Speichern Sie den Scan als PDF, lesen Sie ihn durch, setzen Sie Ihre Unterschrift mit dem Markieren- oder Stiftwerkzeug darauf und schicken Sie die Datei los.

Das ist schon alles, solange nur Sie unterschreiben. Müssen noch andere unterschreiben, laden Sie das gescannte PDF besser bei einem Signaturdienst hoch: Jeder bekommt einen Link, und Sie bekommen ein Protokoll. Chaindoc, das im Browser Ihres Handys läuft, arbeitet so.

Wer Dokumente scannen und unterschreiben will, ohne etwas zu installieren: Das iPhone hat beide Hälften an Bord. Apple hat den Scanner an zwei Stellen eingebaut, und beide erzeugen ein PDF. So scannen Sie Dokumente am iPhone, nach Apples eigener Anleitung für iOS 26.

In Notizen

1. 1.
   Öffnen Sie eine Notiz und tippen Sie auf die Anhang-Taste (die Büroklammer).
2. 2.
   Wählen Sie Dokumente scannen und halten Sie das Handy über die Seite.
3. 3.
   Im Modus Automatisch löst der Scan von selbst aus, sonst tippen Sie auf den Auslöser oder drücken eine Lautstärketaste.
4. 4.
   Ziehen Sie die Ecken zurecht, tippen Sie auf Scan behalten und fügen Sie weitere Seiten hinzu oder tippen Sie auf Fertig.

In Dateien

Tippen Sie auf die Mehr-Taste, dann auf Dokumente scannen, und erfassen Sie die Seiten wie in Notizen. Dateien fragt vor dem Sichern nach dem Speicherort. Das ist praktisch, wenn das Dokument in einen geteilten Ordner gehört und nicht in eine Notiz.

Unter iOS 26 kommen in beiden Apps ein Blitzschalter und Bildfilter dazu. Lassen Sie den Blitz bei glänzendem Papier aus.

Scannen und gleich unterschreiben in Notizen

Notizen unterschreibt an Ort und Stelle: Scan öffnen, auf Markieren tippen, dann auf Hinzufügen und Unterschrift, und die Unterschrift auf die Linie ziehen. So unterschreiben Sie ein gescanntes Dokument am iPhone ohne weitere App. Kam das PDF dagegen per E-Mail und nicht vom Schreibtisch, lesen Sie, wie Sie ein Dokument am Handy unterschreiben. Dort geht es um Markieren in Mail und Dateien.

Eine Eigenheit gibt es noch: Ein in Notizen gemachter Scan liegt in der Notiz. Wollen Sie ihn als Datei mailen, spart das Scannen in Dateien von Anfang an einen Schritt.

Android hat keinen einheitlichen eingebauten Scanner, aber fast jedes Android-Handy hat Google Drive, und das ist die einfachste Antwort auf die Frage, wie Sie unter Android Dokumente scannen.

Google Drive

Öffnen Sie die Drive-App und tippen Sie unten rechts auf Kamera. Eine blaue Linie zeigt, wo zugeschnitten wird. Aufnehmen können Sie manuell oder mit automatischer Aufnahme. Vor dem Speichern lassen sich Zuschneiden und drehen, ein Filter (für Text ist Graustufen der richtige), Bereinigen von Flecken und Fingern und weitere Seiten hinzufügen. Dann vergeben Sie einen Dateinamen, wählen .pdf statt .jpg und tippen auf Speichern. Die Schritte stehen auf der Hilfeseite von Google Drive.

Das PDF landet in Drive, nicht auf dem Handy. Praktisch, wenn Sie einen Link verschicken wollen. Weniger schön bei einem Ausweis-Scan, der lieber nicht in der Cloud liegen soll.

Samsung-Galaxy-Kamera

Auf neueren Galaxy-Modellen erledigt die Kamera den Job. Laut Samsungs Hilfeseite gilt das für den intelligenten Dokumentenscanner ab One UI 8.5, Beispiel Galaxy S26: Kamera öffnen, das Dokument in den Sucher halten, bis ein Rahmen erscheint, auf Scannen tippen, prüfen und auf Speichern tippen. Mehrere Seiten werden zu einem PDF, das Sie in Eigene Dateien unter Dokumente finden. Auf älteren Modellen steckt die Funktion, falls vorhanden, in den Kamera-Einstellungen, und ihr Name hängt vom Modell ab. Finden Sie sie nicht, bleibt Drive.

Den Scan unterschreiben

Drive erledigt das Scannen. Um in einem Zug zu scannen und zu unterschreiben, öffnen Sie das PDF in Drive, tippen auf Anmerkung hinzufügen und zeichnen mit Finger oder Stift. Speichern Sie die Anmerkung als Kopie, dann bleibt der unsignierte Scan erhalten. Alternativ nutzen Sie in Files by Google Bearbeiten und Stift und speichern eine Kopie. Später am Laptop? Hier stehen alle anderen Wege, ein PDF zu unterschreiben.

Ehrlich gesagt: Für einen einzelnen Scan brauchen Sie keine Scanner-App. Die eingebauten Werkzeuge oben liefern ein sauberes PDF. Apps lohnen sich, wenn Sie oft scannen, den Text durchsuchbar haben möchten oder der Scan gleich in einen Signaturablauf wandern soll. Wer nach einer kostenlosen Scanner-App sucht, landet meist bei diesen Namen:

• Adobe Scan macht aus Kameraaufnahmen PDFs und erkennt den Text per OCR, sodass der Scan durchsuchbar wird. Zum Unterschreiben schickt Adobes eigene Seite Sie weiter: Den Scan in Acrobat öffnen, dort ausfüllen und unterschreiben.
• Die DocuSign-App geht den umgekehrten Weg. Laut Produktseite können Sie mit der Gerätekamera Dokumente scannen und unterschreiben und Unterschriften vom Handy einholen. Der Scanner ist dort also eine Seitentür in den Signaturdienst.
• Der Scanner in Microsofts OneDrive-App (Plus-Symbol, dann Foto scannen) ist der Weg, den Microsoft jetzt empfiehlt, weil Microsoft Lens eingestellt wurde. Lens verschwand am 9. Februar 2026 aus App Store und Google Play, neue Scans gingen bis zum 9. März 2026. Viele ältere Ratgeber empfehlen es noch.
• CamScanner ist beliebt und hat eine Vorgeschichte. Im August 2019 fand Kaspersky in der Android-App, die über 100 Millionen Installationen hatte, ein schädliches Modul, und Google nahm sie aus Google Play, nachdem der Bericht erschienen war.

Der letzte Punkt betrifft nicht nur eine App. Eine Scanner-App sieht jede Seite, die Sie ihr geben: Mietverträge, Ausweise, Bankbriefe. Prüfen Sie vorher, wo sie Scans ablegt und ob sie ein Konto will. Bei allem Sensiblen ist der Scanner, der mit dem Handy kam, die sicherere Wahl.

Welche ist also die beste Scanner-App zum Scannen und Unterschreiben? Unterschreiben nur Sie, brauchen Sie nichts, was nicht schon auf dem Handy liegt. Müssen andere unterschreiben, nehmen Sie einen Signaturdienst und sehen seinen Scanner als Komfort.

Bevor Sie ein Dokument scannen und unterschreiben, auf das es ankommt, sollte die Aufnahme stimmen. Dokument mit Handy scannen ist die leichte Hälfte. Einen Scan zu bekommen, den man unterschreiben und senden kann, ohne dass jemand um eine bessere Kopie bittet, braucht ein paar Gewohnheiten.

• Licht von der Seite, nicht von oben. Der eigene Schatten ist der häufigste Fleck auf Handy-Scans.
• Eine dunkle, einfarbige Unterlage unter dem weißen Papier hilft dem Scanner, die Kanten zu finden.
• Alle vier Ecken im Bild, Handy parallel zur Seite. Ein schräges Foto schneidet den Rand ab, und im Rand stehen Seitenzahlen und Paraphen.
• Graustufen oder Schwarzweiß für Text. Farbe nur, wenn die Seite einen Stempel, eine blaue Unterschrift oder eine markierte Klausel hat, auf die Sie später zeigen wollen.
• Ein PDF, alle Seiten, in der richtigen Reihenfolge. Ein Stapel JPGs lädt dazu ein, Seite 4 zu verlieren.
• Achten Sie auf die Dateigröße. Gmail lässt bei privaten Konten Anhänge bis 25 MB zu und macht aus allem Größeren einen Drive-Link. Ein langer Farbscan sprengt das leicht, Graustufen holen ihn meist zurück.
• Benennen Sie die Datei so, wie derjenige sie nächstes Jahr suchen würde. Das sind wahrscheinlich Sie.

Alle fünf Wege unten enden mit einer unterschriebenen Seite auf Ihrem Handy. Unterschiedlich ist, was sich in einem Jahr über diese Unterschrift belegen lässt. Deshalb lohnt es sich, die letzte Spalte zuerst zu lesen.

Meistens ja, und der Scan spielt eine kleinere Rolle, als viele fürchten. Aber "ein unterschriebener Scan" kann zwei verschiedene Dinge meinen, und das Recht behandelt sie unterschiedlich.

Das erste: Sie scannen ein Dokument und unterschreiben es auf dem Handy selbst. Das ist eine einfache elektronische Signatur. Artikel 3 Nr. 10 der eIDAS-Verordnung beschreibt sie als Daten in elektronischer Form, die anderen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden werden und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Nach Artikel 25 Absatz 1 darf ihr die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist oder die Anforderungen an eine qualifizierte Signatur nicht erfüllt. Eine mit dem Finger auf ein gescanntes PDF gezeichnete Unterschrift passt in diese Beschreibung. Für die meisten Verträge reicht das, denn das BGB verlangt für sie keine bestimmte Form. Was die Signatur nicht leistet: Sie belegt nicht, wer sie gezeichnet hat, es sei denn, ein Signaturdienst hat das festgehalten.

Anders liegt es, wo das Gesetz Schriftform vorschreibt. Dann braucht es nach § 126 BGB die eigenhändige Namensunterschrift auf der Urkunde oder die elektronische Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126 Abs. 3, § 126a). Eine auf den Scan gezeichnete Unterschrift ist weder das eine noch das andere. Die Textform nach § 126b BGB kommt dagegen ohne Unterschrift aus: Ein lesbares PDF, in dem die erklärende Person genannt ist, genügt. Bei der Kündigung eines Arbeitsverhältnisses hilft auch eine qualifizierte Signatur nichts, denn § 623 BGB schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Dort muss das Papier mit Tinte zur Gegenseite.

Das zweite: Sie haben eine Seite auf Papier mit Tinte unterschrieben und dann gescannt. Der Scan ist jetzt eine Kopie. Vor Gericht ist er ein elektronisches Dokument, das durch Vorlegen oder Übermitteln der Datei als Beweis angeboten wird (§ 371 Abs. 1 Satz 2 ZPO), und wie viel er wert ist, entscheidet das Gericht nach freier Überzeugung (§ 286 ZPO). Die volle Beweiskraft einer Privaturkunde, also dass die Erklärung vom Aussteller stammt, hat nach § 416 ZPO die unterschriebene Urkunde selbst, das Papier. Streitet die Gegenseite die Unterschrift ab, suchen alle das Original. Heben Sie es auf.

Dass die Qualität des Scans ein Rechtsthema ist, zeigt das Handelsrecht. Empfangene Handelsbriefe dürfen nach § 257 Abs. 3 HGB als Wiedergabe aufbewahrt werden, wenn sie bei Lesbarmachung mit dem Original bildlich übereinstimmt und während der Aufbewahrungsfrist lesbar bleibt. § 147 Abs. 2 der Abgabenordnung stellt dieselben Anforderungen an steuerlich relevante Unterlagen. Ein Scan mit abgeschnittenem Rand oder unlesbarer Klausel erfüllt das nicht sicher.

Manche Dokumente liegen ganz außerhalb dieser Regeln. Ein eigenhändiges Testament muss nach § 2247 BGB von Hand geschrieben und unterschrieben sein. Das Vertrauensdienstegesetz (VDG) ergänzt die eIDAS-Verordnung bei Aufsicht und qualifizierten Vertrauensdiensten, sagt aber nicht, welche Form ein Vertrag braucht. Das regeln das BGB und die Spezialgesetze. Bevor Sie eines dieser Dokumente scannen und unterschreiben, lesen Sie, wann die eigenhändige Unterschrift auf Papier die sicherere Wahl bleibt.

Das geht, und viele machen es: Seite fotografieren, das Foto in einem Markierwerkzeug öffnen, unterschreiben. Rechtlich ist es dieselbe einfache elektronische Signatur wie bei einem unterschriebenen Scan. In der Praxis ist es schlechter. Ein Foto kommt schief und verschattet an, die Ränder wandern, es liegt als JPG vor, und die Gegenseite schreibt womöglich zurück und bittet um eine ordentliche Kopie. Liegt das Papier noch in Reichweite, scannen Sie es neu mit Notizen oder Drive. Beide richten die Seite gerade aus und speichern ein PDF.

Alles bisher setzt voraus, dass Sie allein ein Dokument scannen und unterschreiben. Sobald eine zweite Person unterschreiben muss, wird das Herumschicken eines markierten PDFs unübersichtlich: Jeder zeichnet auf Ihrer Kopie, schickt sie zurück, und hinterher kann niemand sagen, wer welche Fassung wann unterschrieben hat. Typische Fälle sind ein Mietvertrag mit zwei Mietern oder ein Kita-Formular, das beide Elternteile unterschreiben müssen.

Ein Signaturdienst löst das. Bei Chaindoc, das im Browser Ihres Handys läuft (die eigenen iOS- und Android-Apps sind noch in Entwicklung und nicht in den Stores), laden Sie das gescannte PDF hoch und senden das Dokument zur Unterschrift an bis zu 10 Personen. Der Server bildet den Hash der Datei, sobald Sie sie hochladen. Veröffentlichen Sie sie zur Unterschrift, geht der Hash dieser Version auf eine Blockchain, und der Nachweis jedes Unterzeichners wird festgehalten, wenn die Unterschrift abgeschlossen ist. Eine später eingeschobene Seite fällt so als Abweichung auf. Alle bekommen ihren Link gleichzeitig, eine feste Reihenfolge gibt es mit den Freigabe-Routen im Business-Plan. Identitätsprüfungen (KYC) sind in den kostenpflichtigen Plänen möglich, wenn ein Geschäft sie verlangt, aber nie Pflicht.

Hat der Letzte unterschrieben, laden Sie das fertige PDF mit seinem Protokoll herunter, und die unterschriebene Datei lässt sich später über einen Prüfdienst für signierte PDFs kontrollieren. Der Free-Plan umfasst 5 Signaturen im Monat ohne Karte, den Rest zeigen die Pläne von Chaindoc.

Jeder dieser Fehler ist in Sekunden vermieden und braucht Wochen, um entwirrt zu werden.

• Unterschreiben, bevor Sie den Scan gelesen haben. Papier und Scan sind nicht immer dasselbe Dokument, ein Zuschnitt kann eine Zeile verschlucken.
• Einen Stapel JPGs statt eines PDFs schicken.
• Das Original schreddern. Behalten Sie das Papier mindestens so lange wie den Scan, und prüfen Sie, wie lange signierte Unterlagen aufzubewahren sind.
• Ausweise oder Bankbriefe mit einer App scannen, die Sie sich nicht angesehen haben.
• Den unsignierten Scan überschreiben. Speichern Sie die unterschriebene Fassung als Kopie, damit Sie zeigen können, was man Ihnen vorgelegt hat.
• Einen Scan nehmen, wo das Gesetz Tinte oder einen Notar will. Testamente und Kündigungen von Arbeitsverhältnissen sind die üblichen Fälle.

Dafür braucht es keine Spezialsoftware, nur dreißig Sekunden Sorgfalt, wenn Sie ein Dokument mit dem Handy scannen und unterschreiben, und genau dann hat man es eilig.