Aufbewahrungsfristen für Unternehmen: Tabelle, Paragrafen und Vernichtungstermine

Vierzig Ordner im Keller, und niemand weiß sicher, welche davon weg dürfen. So sieht die Frage nach Aufbewahrungsfristen in den meisten Betrieben aus: nicht als juristisches Problem, sondern als Regalmeter, die keiner anfassen will.

Der Gesetzgeber verlangt die Aufbewahrung, damit sich jeder Geschäftsvorfall Jahre später noch nachvollziehen lässt. Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen stehen in § 147 der Abgabenordnung, handelsrechtlich spiegelt § 257 HGB dieselben Kategorien. Dazu kommen Sonderregeln: § 14b UStG für Rechnungen, § 41 EStG für Lohnkonten, § 28f SGB IV für die Sozialversicherung, § 16 ArbZG für Arbeitszeiten.

Zwei Begriffe werden dabei ständig verwechselt. Die Aufbewahrungspflicht beantwortet das Ob, die Aufbewahrungsfrist das Wie lange. Ein Dokument kann aufbewahrungspflichtig sein, ohne dass irgendwo steht, ab welchem Tag die Uhr läuft. Genau daran scheitern die meisten Ablagen.

Kontrolliert wird an mehreren Stellen: vom Finanzamt bei der Betriebsprüfung, von der Deutschen Rentenversicherung nach § 28p SGB IV, vom Zoll in den Branchen des § 2a SchwarzArbG. Wer seine Verträge ohnehin geordnet ablegt, hat den halben Weg hinter sich; die Ablage beschreibt der Leitfaden zum Vertragsmanagement.

Die Tabellen beantworten das Wie lange. Sie beantworten nicht, wie Sie ein Dokument der richtigen Zeile zuordnen, und genau dort entstehen die Fehler. Sortieren Sie nach Funktion, nicht nach Ordnerrücken: Das Gesetz kennt keine Kategorie Vertrag und keine Kategorie Personalakte, es kennt Bücher, Belege, Briefe und ein paar Sondertöpfe.

Aufbewahrungsfrist für Verträge

Hier liegt der häufigste Denkfehler. Eine eigene gesetzliche Aufbewahrungsfrist für Verträge gibt es nicht, ein Vertrag erbt seine Frist von seiner Funktion. Ein Mietvertrag, aus dem Sie monatlich Aufwand buchen, ist ein Buchungsbeleg und bleibt acht Jahre. Ein Rahmenvertrag ohne Buchungsbezug fällt zurück auf die Verjährung: drei Jahre nach § 195 BGB, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist. Bei Gewährleistungen und Bauleistungen kann das deutlich länger dauern, weil die Ansprüche länger leben. Welche Vertragsarten es gibt und woran Sie sie erkennen, steht in der Übersicht der Vertragsarten.

Drei weitere Fallen stehen so nicht in den Tabellen. Die sechs Jahre für Geschäftsbriefe gelten auch für E-Mails, sofern diese ein Geschäft vorbereiten, abschließen oder rückgängig machen; ein Terminvorschlag zählt nicht. Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute bleiben bei ihren Buchungsbelegen nach § 257 Abs. 4 HGB weiterhin bei zehn Jahren. Und für die Personalakte als Ganzes gibt es keine gesetzliche Frist, wohl aber für einzelne Dokumente darin: Lohnkonten sechs Jahre nach § 41 EStG, Reisekostenabrechnungen als Buchungsbelege acht.

Die Frist beginnt fast nie an dem Tag, an dem das Dokument entsteht. § 257 Abs. 5 HGB formuliert es so: Sie läuft ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht, das Inventar aufgestellt, der Beleg entstanden oder der Brief empfangen wurde. Die Abgabenordnung rechnet genauso, und damit laufen fast alle Aufbewahrungsfristen ab demselben Stichtag.

Praktisch heißt das Folgendes. Eine Eingangsrechnung vom 3. Februar 2018 hat ihren Fristbeginn am 31. Dezember 2018. Acht Jahre später, am 31. Dezember 2026, ist die Frist abgelaufen, vernichten dürfen Sie den Beleg ab dem 1. Januar 2027. Wer im Kopf vom Rechnungsdatum aus rechnet, liegt regelmäßig ein Jahr daneben, und zwar zu früh.

Eine eigene Formulierung steht in § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG. Lohnkonten sind bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres aufzubewahren, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt. Rechnerisch landen Sie damit auf demselben Stichtag wie im Handelsrecht: letzte Lohnzahlung 2019, Frist bis zum 31. Dezember 2025. Der Unterschied steckt im Anknüpfungspunkt. Gezählt wird ab der zuletzt eingetragenen Lohnzahlung, nicht ab dem Jahr, für das abgerechnet wurde. Landet nach dem Austritt noch eine Abfindung, eine Bonusnachzahlung oder eine Urlaubsabgeltung im Lohnkonto, läuft die Frist erst ab diesem späteren Jahr. Genau diese Zeile bügeln die meisten Fristentabellen im Netz glatt.

Dann gibt es Fälle, in denen die Aufbewahrungsfrist nominell abgelaufen ist und Sie trotzdem nichts vernichten dürfen. Läuft eine Betriebsprüfung, ist ein Einspruch offen oder ein Verfahren vor dem Finanzgericht anhängig, bleiben die betroffenen Unterlagen im Regal, bis die Sache erledigt ist. Dasselbe gilt für laufende Zivilprozesse. Ein praktischer Rat: Bevor Sie im Januar den Container bestellen, fragen Sie Ihren Steuerberater, ob eine Prüfung angemeldet ist.

Eine Klarstellung liefert § 147 Abs. 3 AO gleich mit. Kürzere Fristen aus außersteuerlichen Gesetzen verkürzen die steuerlichen Aufbewahrungsfristen nicht. Sagt eine andere Norm sechs Jahre und das Steuerrecht acht, gelten für Sie acht.

Papier ist nicht vorgeschrieben. § 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung auf Bild- und Datenträgern, solange die Unterlagen bildlich oder inhaltlich mit dem Original übereinstimmen und während der gesamten Frist lesbar und auswertbar bleiben. Die Bedingungen dazu stehen in den GoBD, dem BMF-Schreiben vom 28. November 2019. An den Aufbewahrungsfristen ändert eine digitale Ablage nichts, sie ändert nur, worauf die Unterlagen liegen.

Fünf Anforderungen entscheiden darüber, ob eine digitale Ablage im Ernstfall anerkannt wird: Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit, Verfügbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Dazu kommt die Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Dokumente in Ihr System gelangen, wo sie liegen und wer sie ändern darf. Der Begriff revisionssichere Archivierung, den Anbieter gern auf ihre Seiten schreiben, ist keine Legaldefinition. Er meint genau diese Anforderungen.

Ersetzendes Scannen ist erlaubt. Sie dürfen Papierbelege digitalisieren und die Originale danach vernichten, wenn der Scanprozess in der Verfahrensdokumentation beschrieben ist und farbliche Merkmale erhalten bleiben, sofern sie eine Bedeutung tragen. Ausgenommen sind Dokumente, bei denen es auf die Urkunde selbst ankommt, etwa notarielle Urkunden.

Eine Änderung geben viele Übersichten falsch wieder. Das BMF-Schreiben vom 11. März 2024, gültig ab dem 1. April 2024, betrifft in erster Linie den Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO. Die Finanzbehörde kann die Überlassung von Daten auch über eine Cloud oder ein Portal verlangen und ist im Gegenzug nicht berechtigt, selbst Daten aus Ihrem System herunterzuladen oder vorhandene Sicherungen zu kopieren. An den Aufbewahrungsfristen und an den Anforderungen an die Ablage hat sich dadurch nichts geändert.

Entstehen Dokumente ohnehin elektronisch, sinkt der Aufwand deutlich. Ein Vertrag, der per elektronischer Signatur geschlossen und samt Signaturnachweis abgelegt wird, ist von Anfang an vollständig und muss nicht nachträglich digitalisiert werden.

Wie so ein Nachweis technisch aussehen muss, damit er einer Prüfung standhält, beschreibt der Leitfaden zum Audit Trail.

Die wichtigste Änderung an den Aufbewahrungsfristen liegt schon hinter uns und wirkt genau jetzt. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist für Buchungsbelege zum 1. Januar 2025 von zehn auf acht Jahre verkürzt, in § 147 Abs. 3 AO und in § 257 Abs. 4 HGB gleichzeitig. Für die Rechnungskopien zog § 14b Abs. 1 UStG nach.

Die Übergangsregel steht in Art. 97 § 19a EGAO. Die neue Frist gilt für alle Belege, deren zehnjährige Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war. Wer regulierte Finanzgeschäfte betreibt, bleibt bei zehn Jahren; für die umsatzsteuerlichen Rechnungskopien der Finanzinstitute greift die Umstellung nach § 27 Abs. 40 UStG erst zum 1. Januar 2026.

Damit zur Frage, die im Januar in jeder Buchhaltung gestellt wird. Frei geworden sind zum 1. Januar 2026:

• Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und Eröffnungsbilanzen aus 2015 und früher, also zehn Jahre ab Ende 2015
• Buchungsbelege und Kopien der Ausgangsrechnungen aus 2017 und früher, acht Jahre ab Ende 2017
• Handels- und Geschäftsbriefe aus 2019 und früher, gerechnet ab Ende 2019
• Lohnkonten, deren zuletzt eingetragene Lohnzahlung aus 2019 stammt, mit ihren sechs Jahren nach § 41 Abs. 1 Satz 9 EStG

Der Vergleich mit der alten Rechtslage ist der Punkt, den es sich zu merken lohnt. Nach der alten Zehnjahresfrist wären am 1. Januar 2026 auch bei den Belegen nur die Jahrgänge 2015 und früher frei geworden. Durch die Verkürzung sind es 2017 und früher, also zwei zusätzliche Jahrgänge auf einen Schlag. Die Jahrgänge 2016 und früher waren übrigens schon zum 1. Januar 2025 frei, in dem Moment, in dem die neue Frist in Kraft trat. Wer das damals nicht ausgenutzt hat, räumt jetzt drei Jahrgänge gleichzeitig aus dem Regal.

Ein Vorbehalt bleibt bestehen: Alles, was zu einer angemeldeten Prüfung oder einem offenen Verfahren gehört, bleibt liegen, auch wenn die Aufbewahrungsfristen rechnerisch abgelaufen sind.

Die DSGVO nennt keine einzige Aufbewahrungsfrist. Sie sagt das Gegenteil: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange in identifizierbarer Form gespeichert werden, wie es für den Zweck erforderlich ist (Art. 5 Abs. 1 lit. e). Und Art. 17 gibt betroffenen Personen ein Recht auf Löschung.

Der Widerspruch löst sich über Art. 17 Abs. 3 lit. b. Besteht eine rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung, geht sie dem Löschanspruch vor. Die Aufbewahrungsfristen aus Steuer- und Handelsrecht sind genau diese Verpflichtung. Ein ehemaliger Mitarbeiter kann die Löschung seines Lohnkontos verlangen, bekommt sie aber erst, wenn die sechs Jahre aus § 41 EStG abgelaufen sind. Bis dahin wird das Konto nicht gelöscht, sondern in der Verarbeitung eingeschränkt und nur noch für den steuerlichen Zweck genutzt.

Praktisch brauchen Sie zwei Dinge. Ein Löschkonzept, das für jede Datenkategorie festhält, welche Frist gilt, worauf sie sich stützt und wann gelöscht wird. Und ein Protokoll, das die tatsächliche Löschung belegt. Eine Aufsichtsbehörde fragt am Ende nach dem Plan, nicht nach dem einzelnen Löschvorgang.

Zwei Stellen fallen dabei regelmäßig durchs Raster. Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten unterliegen keiner steuerlichen Aufbewahrungspflicht; hier zählt allein, wie lange noch Ansprüche drohen können. Und Backups: Wer im Live-System löscht und die Sicherung anschließend jahrelang behält, hat nicht gelöscht. Ein Löschkonzept, das die Backup-Zyklen ausspart, fällt bei der ersten Nachfrage auseinander.

Was jetzt zu tun ist, hängt weniger an der Branche als an der Zahl der Menschen, die Dokumente anfassen.

Solo und bis fünf Mitarbeiter. Eine Tabelle reicht: eine Spalte für die Dokumentart, eine für die Frist, eine für das Jahr des Fristbeginns, eine für den Vernichtungstermin. Dazu eine Ablage nach Jahren statt nach Themen, weil die Aufbewahrungsfristen für Dokumente am Jahr hängen und nicht am Thema. Fangen Sie bei den Belegen an, sie machen den größten Teil des Volumens aus. Wer Verträge selbst aufsetzt, klärt die Ablage am besten schon beim Erstellen, etwa über Vertragsvorlagen mit einem festen Feld dafür.

Fünf bis fünfzig Mitarbeiter. Hier lohnt sich die Trennung von aktiver Ablage und Archiv. Belege gehen elektronisch in die Buchhaltung, Verträge in eine gemeinsame Ablage mit Zugriffsrechten, Personalunterlagen getrennt davon. Legen Sie die jährliche Aussortierung als festen Termin an und benennen Sie eine Person, die sie durchführt. Ohne Namen im Kalender passiert nichts. Wie Sie Dokumente insgesamt strukturieren, steht im Leitfaden zur Dokumentenverwaltung.

Ab fünfzig Mitarbeitern. Jetzt brauchen Sie ein geschriebenes Löschkonzept, eine Verfahrensdokumentation nach GoBD und ein System, das die Aufbewahrungsfristen selbst überwacht. Die laufenden Kosten dafür sind überschaubar, die Rechnung für eine dokumentenbasierte Abrechnung steht auf der Preisseite. Teurer ist die Alternative: zwei Wochen Suchen bei jeder Prüfung.

Ein Startpunkt für alle Größen: Nehmen Sie sich die Jahrgänge 2015, 2017 und 2019 vor. Das sind die drei Grenzen, die zum 1. Januar 2026 gefallen sind.