Eine Geheimhaltungsvereinbarung erstellen, die vor Gericht hält

So erstellen Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung in einem Atemzug: Entscheiden Sie, wer was offenlegt, schreiben Sie genau auf, welche Informationen vertraulich sind, nennen Sie, was nicht dazugehört, legen Sie fest, wie lange die Pflicht gilt, und lassen Sie unterschreiben, bevor irgendetwas den Besitzer wechselt. Die meiste Arbeit steckt im zweiten Schritt.

Wirksam wird eine NDA nicht durch Länge, sondern durch Genauigkeit. Zwei Seiten, die die Information, den Zweck und die Laufzeit benennen, tragen vor Gericht weiter als zehn Seiten, auf denen «alle Informationen» vertraulich sind. In Deutschland kommt ein zweiter Punkt hinzu: Das Geschäftsgeheimnisgesetz schützt nur, was der Inhaber mit angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen sichert. Die Vereinbarung ist eine dieser Maßnahmen, nicht der ganze Schutz.

Als Ausgangspunkt eignen sich die Geheimhaltungsvereinbarungen aus der Chaindoc-Bibliothek oder Ihr eigener Entwurf. Die Schritte sind dieselben.

Was ist eine NDA? Die Abkürzung steht für Non-Disclosure Agreement. Im deutschen Alltag heißt dasselbe Instrument Geheimhaltungsvereinbarung oder Vertraulichkeitsvereinbarung, und wenn nur eine Seite unterschreibt, oft Verschwiegenheitserklärung. Gerichte lesen die Klauseln, nicht die Überschrift. Die eigentliche Frage ist deshalb eine andere: Brauchen Sie überhaupt einen eigenen NDA-Vertrag?

Oft nicht. Unterschreiben Sie ohnehin einen Dienst- oder Arbeitsvertrag, reicht eine Vertraulichkeitsklausel darin. Ein eigenständiges Papier lohnt sich, wenn die Gespräche vor dem Hauptvertrag beginnen: bei der Investorenrunde, der Lieferantenanfrage, der Due Diligence beim Unternehmenskauf.

Eine einseitige NDA bindet nur die Seite, die Informationen empfängt. Sie ist die Regel, wenn Sie einen Freelancer beauftragen, einen Mitarbeiter einstellen oder einem Hersteller einen Prototyp zeigen: Sie legen offen, die anderen schweigen.

Eine gegenseitige NDA bindet beide Seiten, weil beide Sensibles preisgeben, etwa zwei Unternehmen, die ein Joint Venture prüfen, oder Käufer und Verkäufer, die vor einem Unternehmenskauf Zahlen tauschen. Eine mehrseitige NDA regelt dasselbe für drei oder mehr Beteiligte in einem Dokument.

Einseitig oder gegenseitig ist keine Frage der Höflichkeit. Bieten Sie eine einseitige NDA an, obwohl auch die andere Seite Unterlagen zeigen wird, kommt eine gegenseitige Fassung zurück, samt Änderungsrunde. Unterschreiben Sie «der Fairness halber» eine gegenseitige, obwohl nur Sie offenlegen, übernehmen Sie Pflichten ohne Gegenleistung.

Ein praktischer Test: Listen Sie auf, was jede Seite der anderen im ersten Monat zeigt. Bleibt eine Liste leer, nehmen Sie die einseitige Form. Auftragnehmer bringen eigene Besonderheiten mit, etwa Quellcode und Unterauftragnehmer. Sie behandelt unser Leitfaden zur Geheimhaltung bei Software-Auftragnehmern.

Wer eine Geheimhaltungsvereinbarung erstellt, muss vor allem zwei Klauseln beherrschen, auf denen das Gewicht liegt: die Definition der vertraulichen Informationen und die Ausnahmen. Die Tabelle zeigt, was eine tragfähige NDA enthalten muss und welcher Entwurfsfehler in jeder Klausel am häufigsten vorkommt.

Die Definition entscheidet die meisten Streitigkeiten

Schreiben Sie sie als Kategorien mit Beispielen, nicht als Stimmung. «Finanzielle Informationen, darunter Preise, Margen und Prognosen» lässt sich durchsetzen. «Jegliche Informationen jeder Art» lädt zu dem Einwand ein, die Klausel sei zu weit, um etwas zu bedeuten, und in Deutschland geht dieser Einwand mitunter durch, wie das BAG-Urteil weiter unten zeigt. Ehrlich gesagt: Wenn Sie nicht beschreiben können, was Sie schützen wollen, brauchen Sie wahrscheinlich noch keine NDA.

Hier steht, was Mustertexte gern weglassen. Eine Geheimhaltungsvereinbarung darf bestimmte Meldungen nicht verhindern, und eine Klausel, die es versucht, hält insoweit nicht. In Deutschland ziehen zwei Gesetze die Grenze.

Das Geschäftsgeheimnisgesetz: Schutz nur mit Maßnahmen

Ein Geschäftsgeheimnis ist nach § 2 Nr. 1 GeschGehG eine Information, die nicht allgemein bekannt ist, wirtschaftlichen Wert hat und Gegenstand von «den Umständen nach angemessenen Geheimhaltungsmaßnahmen» ist. Die NDA gehört zu diesen Maßnahmen, ersetzt aber keine Zugriffsbeschränkung. Zwei Regeln sollten im Text auftauchen:

• Reverse Engineering: Wer ein rechtmäßig erworbenes Produkt untersucht oder zerlegt, handelt erlaubt, sofern keine Pflicht zur Beschränkung besteht (§ 3 Abs. 1 Nr. 2 GeschGehG). Wollen Sie das ausschließen, schreiben Sie es hinein.
• Ausnahmen für Meldungen: § 5 GeschGehG nimmt die Offenlegung zur Aufdeckung einer rechtswidrigen Handlung oder eines Fehlverhaltens aus den Verboten aus, wenn sie das allgemeine öffentliche Interesse schützen kann. Beschäftigte dürfen sich außerdem an die Arbeitnehmervertretung wenden, soweit nötig.

Das Hinweisgeberschutzgesetz: Einschränkungen sind unwirksam

§ 39 HinSchG erklärt Vereinbarungen für unwirksam, die die Rechte hinweisgebender Personen nach dem Gesetz einschränken. Eine NDA, die Beschäftigten geschützte Meldungen untersagt, ist insoweit wertlos. Das Gesetz schützt Meldungen an interne und externe Meldestellen und unter engen Voraussetzungen auch die öffentliche Offenlegung. Die NDA muss das nicht ausbuchstabieren, darf es aber nicht verbauen.

Was Sie bei Beschäftigten hineinschreiben

Ein Absatz zu zulässigen Offenlegungen deckt alles ab. Als Gerüst taugt: «Diese Vereinbarung beschränkt nicht Meldungen, die das Hinweisgeberschutzgesetz schützt, Aussagen gegenüber Gerichten und Behörden, die Beratung durch einen Rechtsanwalt oder die Offenlegung gegenüber der Arbeitnehmervertretung, soweit das Gesetz sie erlaubt.» Weglassen spart nichts und bringt ein Gericht dazu, den Rest der Klausel misstrauisch zu lesen.

Sitzen Beschäftigte oder freie Mitarbeiter in den USA, verlangt 18 U.S.C. § 1833(b) in Verträgen über Geschäftsgeheimnisse einen Hinweis auf die Immunität für vertrauliche Meldungen an Behörden oder Anwälte.

So lange, wie sie es sagt, deshalb sollte sie zwei Dinge festlegen: den Offenlegungszeitraum (wie lange die Parteien Informationen austauschen, oft die Dauer der Gespräche) und den Vertraulichkeitszeitraum (wie lange der Empfänger danach schweigen muss).

Zwei bis fünf Jahre nach der Offenlegung sind für gewöhnliche Geschäftsinformationen üblich; eine gesetzliche Zahl gibt es nicht. Geschäftsgeheimnisse funktionieren anders. Ihr gesetzlicher Schutz dauert, solange sie geheim bleiben, also sollte die NDA sie ebenso lange schützen und nicht bis zu einem Kalenderdatum.

Schlecht funktioniert eine einzige unbegrenzte Frist für alles. Das Bundesarbeitsgericht hat eine Arbeitnehmerklausel verworfen, die Schweigen über «alle internen Vorgänge» ohne zeitliche Grenze verlangte, weil sie dem Beschäftigten den nächsten Job erschwert. Die Fristen in der Tabelle sind Marktpraxis, keine gesetzlichen Grenzen.

Grundsätzlich ja. Eine sauber formulierte NDA ist ein gewöhnlicher Vertrag, formfrei und durchsetzbar, auf Unterlassung wie auf Schadensersatz. Probleme beginnen, wenn sie alles abdecken will.

Das klarste jüngere Beispiel liefert das Bundesarbeitsgericht. Im Oktober 2024 prüfte es eine Klausel, die einen Arbeitnehmer über das Vertragsende hinaus zeitlich unbegrenzt zur Verschwiegenheit über alle internen Vorgänge verpflichtete (BAG, 8 AZR 172/23). Das Gericht hielt sie nach § 307 Abs. 1 Satz 1 BGB für unwirksam: Sie wirkte wie ein nachvertragliches Wettbewerbsverbot, nur ohne die Karenzentschädigung, die §§ 74 ff. HGB dafür verlangen. Dann ging es weiter. Auch der Unterlassungsanspruch des Arbeitgebers nach dem Geschäftsgeheimnisgesetz scheiterte, weil die Daten kein Geschäftsgeheimnis waren: Der Arbeitgeber hatte angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen nicht ausreichend dargelegt.

Dieser zweite Punkt gilt weit über Deutschland hinaus. Die EU-Richtlinie 2016/943 verlangt «angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen» (Art. 2 Nr. 1 Buchst. c), das US-Recht «reasonable measures». Die NDA ist eine dieser Maßnahmen, nicht alle. Liegen die Dateien in einem Ordner, den jeder im Unternehmen öffnen kann, trägt die Unterschrift den Fall nicht allein.

Eine Besonderheit gibt es bei der Vertragsstrafe. Unter Kaufleuten kann das Gericht eine überhöhte Strafe nicht nach § 343 BGB herabsetzen (§ 348 HGB). Steht die Klausel in vorformulierten Bedingungen, prüft es sie stattdessen nach § 307 BGB, auch gegenüber Unternehmen (§ 310 Abs. 1 BGB), und eine unangemessene Strafe kann dann insgesamt entfallen. Wählen Sie deshalb einen Betrag, den Sie begründen können, statt einer Summe, die abschrecken soll.

Ist eine NDA also wirksam? Die schmalen sind es, vor allem dann, wenn Zugriffsbeschränkungen, die Sie einem Gericht zeigen können, das Papier stützen.

Die meisten, die herausfinden wollen, wie man eine NDA aufsetzt, starten mit einer Vorlage, und das ist in Ordnung. Dateien für Word und Google Docs sind leicht zu finden, und DocuSign bietet eine kostenlose NDA-Vorlage, die Sie nach dem Anlegen eines Kontos im eigenen Dienst ausfüllen und unterschreiben. Einen vollständigen Entwurf, Zeile für Zeile erklärt, finden Sie in unserer Klausel-für-Klausel-Vorlage.

Woher der Text auch stammt, ändern Sie vor der Unterschrift:

• die Parteien und den Zweck, die keine Vorlage kennen kann
• die Definition, umgeschrieben in Ihre eigenen Kategorien
• die Laufzeit, aufgeteilt in die zwei Uhren
• das anwendbare Recht und den Gerichtsstand, die meist dort liegen, wo der Verfasser der Vorlage sitzt; viele kostenlose Texte sind englisch und kennen weder GeschGehG noch AGB-Recht
• den Absatz zu zulässigen Offenlegungen, der in vielen kostenlosen Vorlagen noch fehlt

Eine Vorlage in Google Docs oder Word reist außerdem per E-Mail als bearbeitbare Datei. Wandeln Sie den endgültigen Text vor der Unterschrift in ein PDF um, damit beide Seiten dieselbe Fassung unterschreiben.

Eine NDA braucht keine besondere Form, und eine elektronische Signatur genügt. Nach Art. 25 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung darf einer elektronischen Signatur nicht allein deshalb die Rechtswirkung abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist. Einen Notar oder Zeugen verlangt niemand.

Die Unterschrift selbst wird selten bestritten. Die Fassung wird es: Welcher Text wurde unterschrieben, und hat er sich danach geändert? Wie Sie eine NDA unterschreiben lassen, zählt deshalb mehr als jeder Klick. Bewahren Sie zusammen auf:

1. 1.
   das endgültige PDF genau so, wie es unterschrieben wurde
2. 2.
   das Signaturprotokoll (wer hat wann von welcher E-Mail-Adresse unterschrieben)
3. 3.
   einen Weg, zu belegen, dass die Datei sich seither nicht verändert hat

Wenn Sie die Vereinbarung zur E-Signatur senden, berechnet der Chaindoc-Server beim Hochladen den Hash der Datei, schreibt beim Veröffentlichen den Versions-Hash des Dokuments auf eine Blockchain und hält nach Abschluss den Nachweis jedes Unterzeichners fest. Bei einem PDF mit digitaler Signatur berechnet der Verifizierungsdienst von Chaindoc den Dokument-Hash neu und vergleicht ihn mit dem in der Signatur versiegelten. Das erledigt den Einwand «wurde nachträglich geändert» schnell.

Bei einem Unternehmenskauf oder einem Lizenzgeschäft kommt eine Identitätsprüfung des Unterzeichners hinzu. Für eine gewöhnliche Lieferanten-NDA genügt eine per E-Mail bestätigte Signatur.

Eine unterschriebene NDA hilft nur, wenn man sie im Ernstfall findet. Halten Sie je Vereinbarung vier Dinge fest, in einer Tabelle oder in einer Software für die NDA-Verwaltung:

• die Gegenpartei und den Zweck
• wann Offenlegungs- und Vertraulichkeitszeitraum enden
• wer auf Ihrer Seite was erhalten hat
• ob die Bestätigung über Rückgabe oder Vernichtung eingegangen ist

Die Vertragsverwaltung in Chaindoc speichert jede unterschriebene NDA mit ihrem Signaturprotokoll; über Titel, Beschreibung und Metadaten lässt sie sich durchsuchen. Tragen Sie beide Enddaten in die Beschreibung ein.

Lesen Sie den Entwurf noch einmal so, wie es die Gegenseite täte, und suchen Sie einen Ausweg:

• Die Definition sagt irgendwo noch «alle Informationen», oder die Liste passt nicht zu dem, was Sie zeigen werden.
• Keine Ausnahmen, oder Ausnahmen, die die Regel auffressen («Informationen, die der Empfänger für öffentlich hält»).
• Eine Frist für alles, Geschäftsgeheimnisse eingeschlossen.
• Kein Absatz zu zulässigen Offenlegungen und, bei US-Beschäftigten, kein Hinweis nach dem DTSA.
• Eine Vertragsstrafe, die niemand begründen kann.
• Kein anwendbares Recht bei einem grenzüberschreitenden Geschäft.
• Die Gespräche laufen seit Wochen, und das Wirksamkeitsdatum reicht nicht zurück.

Kommt es zum Verstoß, müssen Sie die Vereinbarung, den Verstoß und den Schaden beweisen. Unser Leitfaden zu den Voraussetzungen einer Klage wegen Vertragsbruch geht das durch. Das ist der eigentliche Test, wenn Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung erstellen: nicht, ob sie gründlich aussieht, sondern ob jede Klausel einem Gericht etwas Konkretes zum Durchsetzen gibt.