Vertrag aufsetzen: schreiben, unterschreiben, Beweis sichern

Einen Vertrag aufsetzen heißt, schriftlich festzuhalten, wer wem was wofür bis wann schuldet, und zwar so klar, dass ein Fremder es durchsetzen könnte. Rechtlich braucht es dafür zwei übereinstimmende Willenserklärungen (Antrag und Annahme), Geschäftsfähigkeit auf beiden Seiten und einen erlaubten Inhalt. Das ist der juristische Kern, wenn Sie in Deutschland einen Vertrag aufsetzen. Der Rest ist Handwerk, und am Handwerk scheitern die meisten Deals.

Wer wissen will, wie man einen Vertrag schreibt, hat meist einen Dienstleistungs-, Kauf- oder Freelancer-Auftrag vor sich. Dieser Ratgeber folgt der Reihenfolge der Arbeit: die rechtliche Prüfung, acht Schritte zum Entwurf, die Klauseln, die Unterschrift und das, was danach kommt. Kein Interesse an einem leeren Blatt? Die Vorlagenbibliothek von Chaindoc enthält Dienstleistungs-, NDA-, Arbeits-, Lieferanten-, Webentwicklungs- und Mietverträge, die Sie im Browser bearbeiten.

Ein Vertrag ist ein Versprechen, das das Recht durchsetzt. Das BGB kennt dafür kein Schema wie "die fünf Elemente", aber fünf Dinge müssen zusammenkommen:

• Antrag (§ 145 BGB). Eine Seite bietet bestimmte Bedingungen an: was, wie viel, bis wann. "Ich gestalte Ihre Website für 4.000 €, Lieferung bis 1. März" ist ein Antrag. "Lassen Sie uns mal zusammenarbeiten" ist keiner.
• Annahme. Die andere Seite stimmt den Bedingungen so zu, wie sie dastehen. Wer in der Antwort den Preis ändert, nimmt nicht an: Nach § 150 Abs. 2 BGB gilt das als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag, und der erste ist erledigt.
• Geschäftsfähigkeit. Kinder unter sieben Jahren und Menschen in einem Zustand, der die freie Willensbestimmung ausschließt, können keine wirksame Erklärung abgeben (§§ 104, 105 BGB). Ein Vertrag mit einem Minderjährigen ohne Einwilligung der gesetzlichen Vertreter hängt von deren Genehmigung ab (§ 108 BGB). Wer für eine Firma unterschreibt, braucht außerdem Vertretungsmacht.
• Erlaubter Inhalt: Ein Vertrag gegen ein gesetzliches Verbot (§ 134 BGB) oder gegen die guten Sitten (§ 138 BGB) ist nichtig, wie sauber er auch formuliert ist.
• Einigung über alles Wesentliche. Solange die Parteien nicht alle Punkte geklärt haben, über die auch nur eine Seite eine Regelung will, ist der Vertrag im Zweifel nicht geschlossen (§ 154 Abs. 1 BGB).

Wer US-Ratgeber kennt, vermisst vielleicht die "consideration". Das deutsche Recht verlangt keine Gegenleistung als Wirksamkeitsvoraussetzung. Auch ein Vertrag, in dem nur eine Seite etwas verspricht, kann gelten; beim Schenkungsversprechen übernimmt die Form die Schutzfunktion, denn § 518 BGB verlangt die notarielle Beurkundung. Dazu kommt der Bindungswille. "Ich würde dir mein Auto für zehn Euro verkaufen", beim Abendessen gesagt, hat Preis und Gegenstand und scheitert doch daran, dass niemand sich binden wollte.

Der Satz, den die meisten Ratgeber auslassen: Keiner dieser fünf Punkte braucht Papier. Ein Handschlag kann alles erfüllen. Schrift schafft Beweis, und in einigen Fällen macht das Gesetz sie zur Bedingung.

Unsicher, ob Ihr Papier schon ein Vertrag ist oder erst eine Vorstufe? Unser Text darüber, wann aus einer Absichtserklärung ein Vertrag wird, geht Letter of Intent und Entwürfe "unter Vorbehalt" durch.

Meistens nicht. Wer einen Vertrag aufsetzen will, muss im deutschen Recht in den meisten Fällen keine Form wahren: Es gilt Formfreiheit, und ein mündlicher Vertrag ist wirksam, wenn die Einigung steht. Nur wo das Gesetz eine Form vorschreibt, ist ein Vertrag ohne diese Form nichtig (§ 125 BGB). Das ist die harte Folge. Es geht nicht darum, dass Sie einen Anspruch nur schwer beweisen können, sondern darum, dass es ihn rechtlich nicht gibt.

Das Gesetz kennt vier Formen. Für die Textform (§ 126b BGB) genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, etwa eine E-Mail. Die Schriftform nach § 126 BGB verlangt die eigenhändige Namensunterschrift auf der Urkunde, bei einem Vertrag von beiden Parteien auf derselben Urkunde oder auf je einer gleichlautenden. Die elektronische Form (§ 126a BGB) kann die Schriftform ersetzen, wenn sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt (§ 126 Abs. 3 BGB), verlangt dafür aber eine qualifizierte elektronische Signatur. Die notarielle Beurkundung ersetzt die Schriftform (§ 126 Abs. 5 BGB). Eine eingescannte Unterschrift unter einer PDF erfüllt weder Schriftform noch elektronische Form.

Haben die Parteien selbst eine Form vereinbart, etwa "Änderungen nur schriftlich", gelten im Zweifel dieselben Regeln (§ 127 Abs. 1 BGB). Hier ist das Gesetz großzügiger: Meist genügt die telekommunikative Übermittlung, bei einem Vertrag der Briefwechsel (§ 127 Abs. 2 BGB).

Ehrlicherweise: Die Liste der formpflichtigen Verträge ist kürzer, als viele denken. Das Beweisproblem ist dafür genauso groß, wie Sie es befürchten. Ein mündlicher Vertrag, den Sie nicht belegen können, ist so viel wert wie einer, den es nie gab.

Eine Klausel hat eine Aufgabe: eine Frage beantworten, bevor sie jemand stellen muss. Wem gehört der Code? Was passiert bei verspäteter Lieferung? Kann jede Seite aussteigen, und mit welcher Frist? Schweigt der Text, greift das Gesetz, und das passt selten zu dem, was beide Seiten angenommen haben.

Nicht jeder Vertrag braucht jede Klausel. Ein zweiseitiger Freelancer-Vertrag kommt ohne die Freistellung aus, die ein Softwarelizenzvertrag braucht. Diese zehn decken trotzdem die meisten Geschäftsverträge ab, und die dritte Spalte nennt, woran jede Klausel meistens scheitert.

Einen Vertrag aufsetzen heißt zum größten Teil, ihn umzuschreiben. Wer auf einen Antrag mit Änderungen antwortet, nimmt ihn nicht an: Eine Annahme unter Erweiterungen, Einschränkungen oder sonstigen Änderungen gilt als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag (§ 150 Abs. 2 BGB), und der erste Antrag ist erledigt. Umgekehrt heißt das, dass Sie mit der Unterschrift unter die zurückgeschickte Fassung den neuen Antrag annehmen, samt dem Kleingedruckten, das Sie überlesen haben. Zwischen Kaufleuten kommt das kaufmännische Bestätigungsschreiben dazu. Wer nach einer mündlichen Verhandlung ein Schreiben mit dem vermeintlichen Ergebnis erhält und nicht unverzüglich widerspricht, muss sich nach dem Handelsbrauch (§ 346 HGB) im Zweifel daran festhalten lassen. Und schickt jede Seite ihre eigenen AGB mit, ein Angebot mit den Bedingungen des Lieferanten und eine Bestellung mit den Einkaufsbedingungen, widersprechen sich die Klauseln. Nach gefestigter Rechtsprechung gilt dann an ihrer Stelle das Gesetz. Das Ergebnis ist ein Vertrag, den keine Seite so geschrieben hat.

Die praktische Antwort heißt Versionskontrolle. Nummerieren und datieren Sie jeden Entwurf. Beantworten Sie jede Änderung schriftlich, mit Annahme oder Gegenvorschlag, und lassen Sie nichts im Telefonat durchrutschen. Unterschreiben Sie dann eine Endfassung, nicht "die Version von Dienstag mit Marias Korrekturen".

Erstaunlich viele Vertragsstreitigkeiten drehen sich nicht um eine schlechte Klausel. Es geht darum, welcher Entwurf der letzte war.

Es gibt drei gängige Wege, und viele nutzen mehr als einen.

Vertrag aus einer Word- oder Google-Docs-Vorlage aufsetzen

Kostenlos und vertraut. Schief geht, was niemand sieht: eine Vorlage für ein anderes Land, Klauseln, die nicht zu Ihrem Deal passen, Änderungsmarkierungen, die im Dokument stehen bleiben, und kein Nachweis, wer welche Fassung unterschrieben hat. Dazu kommt eine deutsche Besonderheit. Nutzen Sie dieselbe Vorlage für mehrere Verträge, sind ihre Bedingungen allgemeine Geschäftsbedingungen (§ 305 Abs. 1 BGB), also alle für eine Vielzahl von Verträgen vorformulierten Bedingungen, die eine Seite der anderen stellt. Ausgehandelt ist nur, was die Gegenseite wirklich beeinflussen konnte. Für AGB gilt die Inhaltskontrolle nach § 307 BGB: Unangemessen benachteiligende oder unklare Klauseln sind unwirksam, auch gegenüber Unternehmen (§ 310 Abs. 1 BGB). Eine Vorlage spart Tipparbeit, keine Denkarbeit. Wer sie ausfüllt, muss die Schritte 1 bis 7 trotzdem gehen.

Ein E-Signatur-Dienst wie DocuSign

Ein Vertrag, den Sie über DocuSign abschließen, ist weiterhin der Vertrag, den Sie geschrieben haben. Dienste wie DocuSign nehmen Ihre Datei entgegen, sammeln die Unterschriften und führen ein Protokoll der Unterzeichnung. Der Signaturschritt verändert, wie ein Vertrag abgeschlossen und abgelegt wird, nicht, was in ihm steht.

Chaindoc, von der Vorlage bis zur Unterschrift

In Chaindoc starten Sie entweder mit einer Vorlage, die Sie im Browser bearbeiten, oder Sie laden einen Entwurf hoch, den Sie anderswo geschrieben haben. In beiden Fällen legen Sie das Dokument in Chaindoc an und schicken es von dort zur Unterschrift; frühere Fassungen bleiben im Verlauf des Dokuments. Der Free-Tarif umfasst 5 Signaturen im Monat und verlangt keine Karte. Ehrlich gesagt zählt das Werkzeug weniger als der Entwurf: Jeder der drei Wege führt zu einem gültigen Vertrag, wenn die Schritte 1 bis 8 sauber gemacht wurden.

Ein Vertrag ist so gut wie die Unterschrift darunter, und die Unterschrift ist so gut wie die Vertretungsmacht des Unterzeichners. Unterschreibt eine Firma, sollte der Unterschriftsblock Name, Funktion und Gesellschaft nennen, dazu das Datum. Wer eine GmbH vertritt, steht im Handelsregister. Ist die Person auf der anderen Seite weder Inhaber noch Geschäftsführer noch Prokurist, dürfen Sie fragen, woraus sich ihre Vollmacht ergibt.

Elektronische Signaturen

Nach Art. 25 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung und die Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt. Wo das Gesetz keine Form verlangt, ist ein Vertrag, der mit einer einfachen oder fortgeschrittenen elektronischen Signatur zustande kommt, also wirksam und als Beweis zugelassen. Wie viel Gewicht die Signatur vor Gericht hat, ist eine andere Frage.

Verlangt das Gesetz die Schriftform, sieht es anders aus. Dann ersetzt nur die elektronische Form nach § 126a BGB die handschriftliche Unterschrift, und die verlangt eine qualifizierte elektronische Signatur beider Parteien auf jeweils einem gleichlautenden Dokument. Art. 25 Abs. 2 eIDAS gibt dieser Signatur dieselbe Rechtswirkung wie der handschriftlichen. Eine einfache oder fortgeschrittene Signatur reicht an dieser Stelle nicht, und bei der Bürgschaft (§ 766 BGB) und der Kündigung im Arbeitsverhältnis (§ 623 BGB) schließt das Gesetz die elektronische Form ganz aus. Chaindoc bietet einen Weg mit qualifizierter Signatur an (PAdES-BES, ohne Zeitstempel). Das ersetzt aber nicht die Frage, ob das Gesetz für Ihr Geschäft die elektronische Form überhaupt zulässt.

Reihenfolge und Identität

In Chaindoc geht eine normale Anfrage an alle Unterzeichner gleichzeitig. Müssen die Unterschriften in fester Reihenfolge folgen, übernehmen das Freigabewege im Business-Tarif. Bei einem Geschäft mit hohem Wert können Sie in den bezahlten Tarifen für einen Unterzeichner eine optionale Identitätsprüfung (KYC) hinzufügen.

Was der Nachweis belegt

Chaindoc bildet beim Hochladen einen Hashwert der Datei, schreibt den Hashwert der Version bei der Veröffentlichung in eine öffentliche Blockchain und hält den Nachweis jedes Unterzeichners fest, sobald die Unterschrift abgeschlossen ist. So können Sie später zeigen, dass die unterschriebene Datei die gesendete ist und wann unterschrieben wurde. Dass die Bedingungen fair waren oder der Unterzeichner vertretungsberechtigt war, beweist das nicht, deshalb zählen die Absätze oben weiter. Was ein Prüfpfad darüber hinaus festhält, erklärt unser Ratgeber zum Thema Audit Trail und Beweiskraft.

Einen Vertrag aufsetzen ist nur der Anfang: Mit der Unterschrift beginnt sein Leben, und Ihre Arbeit daran endet nicht. Änderungen brauchen wieder einen Vertrag (§ 311 Abs. 1 BGB), am sichersten schriftlich und von beiden Seiten unterschrieben. Eine Klausel "Änderungen nur schriftlich" schützt weniger, als sie verspricht: Eine mündliche Abrede kann sie im Einzelfall außer Kraft setzen, und gegenüber Allgemeinen Geschäftsbedingungen hat die individuelle Abrede ohnehin Vorrang (§ 305b BGB). Halten Sie deshalb jede Änderung in einem unterschriebenen Dokument fest. Unser Text über das Ergänzen eines Vertrags per Nachtrag erklärt, wann ein Nachtrag genügt und wann ein neuer Vertrag nötig ist.

Bewahren Sie den unterschriebenen Vertrag für seine gesamte Laufzeit auf und dazu so lange, wie Ansprüche daraus verjähren können. Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie davon wussten (§ 199 Abs. 1 BGB). Kaufleute müssen empfangene und abgesandte Handelsbriefe, also Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, sechs Jahre aufbewahren (§ 257 HGB); Verträge gehören in der Regel dazu. Verlängerungs- und Kündigungstermine tragen Sie am Tag der Unterschrift in einen Kalender ein, denn der Vertrag erinnert Sie nicht daran. Und stellt die Gegenseite die Leistung ein, beginnt der Weg im Ratgeber zu Verzug und Mahnung mit den Unterlagen aus der rechten Spalte der Tabelle unten.

Gehen Sie das hier durch, bevor Sie etwas zur Unterschrift schicken:

1. 1.
   Könnte ein Fremder allein aus dem Text sagen, wer wem was bis wann schuldet?
2. 2.
   Parteien: vollständige Firma mit Rechtsform, und Unterzeichner, die das Unternehmen vertreten dürfen.
3. 3.
   Leistung und Gegenleistung sind beschrieben, und der Preis ist eine Zahl.
4. 4.
   Gehört der Vertrag zu den Geschäften, für die das Gesetz eine Form verlangt (§§ 311b, 550, 623, 766 BGB)? Dann ist diese Form eingehalten, notfalls auf Papier oder beim Notar.
5. 5.
   Unscharfe Wörter sind durch Zahlen oder einen benannten Entscheider ersetzt.
6. 6.
   Kündigung, Haftung, Rechte an den Arbeitsergebnissen und anwendbares Recht stehen drin, nicht nur Preis und Leistung.
7. 7.
   Jede Partei erhält am Ende dieselbe unterschriebene Endfassung.

Stimmt jede Zeile, wissen Sie, wie man einen Vertrag aufsetzt, der bei einem gewöhnlichen Geschäft hält.