Elektronische Signatur kostenlos erstellen: wo Gratis endet
Elektronische Signatur kostenlos: was das BGB verlangt, die drei eIDAS-Stufen, die echten Grenzen der Gratis-Tarife und wann eine freie Signatur nicht reicht.
Einleitung
Eine elektronische Signatur kostenlos zu erzeugen, dauert zwei Minuten. Die interessante Frage kommt danach: Wie weit trägt sie?
Die kurze Antwort lautet: erstaunlich weit, aber nicht überall. Der Preis der Software steht in keinem Gesetz. Weder das BGB noch die eIDAS-Verordnung interessiert, ob Sie 0 oder 90 Euro im Jahr zahlen. Entscheidend ist die Stufe der Signatur, und genau dort hören Gratis-Tarife auf.
Dieser Text vergleicht keine Anbieter. Er klärt drei Dinge: was das Gesetz eine Signatur nennt, welche eIDAS-Stufe ein kostenloses Werkzeug erreicht, und an welcher Stelle die Gratis-Grenze konkret verläuft. Die Zahlen dazu stammen von den Preisseiten der Anbieter, geprüft am 1. August 2026.
Was das Gesetz eine elektronische Signatur nennt
Die eIDAS-Verordnung definiert die elektronische Signatur in Artikel 3 Nummer 10 sehr weit: Daten in elektronischer Form, die anderen elektronischen Daten beigefügt oder logisch mit ihnen verbunden sind und die der Unterzeichner zum Unterzeichnen verwendet. Ein Klick reicht dafür aus.
Artikel 25 ergänzt den Grundsatz. Einer Signatur darf die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie elektronisch vorliegt. Nur die qualifizierte Signatur bekommt in Absatz 2 die Rechtswirkung einer handschriftlichen Unterschrift.
Im deutschen Recht kommt eine zweite Unterscheidung hinzu, und sie ist die wichtigere. Verlangt ein Gesetz die Schriftform, gilt § 126 BGB: eigenhändige Namensunterschrift oder notariell beglaubigtes Handzeichen. Haben dagegen nur die Parteien selbst Schriftform vereinbart, genügt nach § 127 Absatz 2 BGB im Zweifel schon die telekommunikative Übermittlung.
Der Unterschied entscheidet über fast alles. Für vereinbarte Form reicht ein kostenloses Werkzeug fast immer. Für gesetzliche Schriftform reicht es nie.
Was keine Signatur ist
Ein eingescanntes Unterschriftsbild in einer PDF-Datei identifiziert niemanden. Es sichert keine Verbindung zum Dokument, und es lässt sich in Sekunden aus einer anderen Datei herauskopieren. Ungültig ist ein solches Dokument damit nicht automatisch. Aber die Beweislast liegt vollständig bei Ihnen.
Der Unterschied wird erst im Streit sichtbar, und dann sehr deutlich. Wer ein Bild vorlegt, legt ein Bild vor. Wer ein Protokoll vorlegt, legt eine Kette vor: Einladung, Aufruf, Bestätigung, Versiegelung, Zeitstempel. Beides heißt im Alltag „unterschrieben". Vor Gericht heißt es das nicht.
Der Preis taucht in keiner Norm auf. Weder in § 126a BGB noch in eIDAS. Geregelt ist das Verfahren, nicht die Rechnung.
Die drei eIDAS-Stufen und was Gratis liefert
eIDAS kennt drei Stufen, und nur eine davon verschiebt die Beweislast.
Die einfache Signatur entspricht der Grunddefinition aus Artikel 3 Nummer 10. Ein Klick, ein Häkchen, ein getippter Name.
Die fortgeschrittene Signatur erfüllt zusätzlich die vier Anforderungen aus Artikel 26. Sie ist dem Unterzeichner eindeutig zugeordnet, ermöglicht seine Identifizierung, wird mit Daten erstellt, die er unter seiner alleinigen Kontrolle hält, und ist so mit dem Dokument verbunden, dass jede spätere Änderung erkennbar wird.
Die qualifizierte Signatur ist eine fortgeschrittene Signatur plus qualifizierte Signaturerstellungseinheit plus qualifiziertes Zertifikat eines Vertrauensdiensteanbieters aus der EU-Vertrauensliste.
Genau hier liegt die deutsche Pointe. § 126a BGB sagt: „Soll die gesetzlich vorgeschriebene schriftliche Form durch die elektronische Form ersetzt werden, so muss der Aussteller der Erklärung dieser seinen Namen hinzufügen und das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur versehen." Nicht mit irgendeiner Signatur. Mit der qualifizierten.
Die drei Stufen und was sie ändern
| Stufe | Was sie verlangt | Kostenlos verfügbar | Wofür sie reicht |
|---|---|---|---|
Einfach | Elektronische Daten zum Unterzeichnen (Art. 3 Nr. 10) | Ja, überall | Formfreie Verträge, vereinbarte Form |
Fortgeschritten | Die vier Bedingungen aus Artikel 26 | Teilweise, je nach Anbieter | Höheres Beweisgewicht, weiterhin freie Würdigung |
Qualifiziert | Fortgeschritten plus qualifizierte Einheit und Zertifikat | Nein | Gesetzliche Schriftform nach § 126a BGB |
Kein Gratis-Tarif liefert eine qualifizierte Signatur. Der Grund ist technischer Natur: Dafür braucht es ein Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters, ausgestellt nach einer Identitätsprüfung von Angesicht zu Angesicht oder einem gleichwertigen Verfahren. Diese Prüfung kostet Geld. Mehr dazu im Leitfaden zur qualifizierten elektronischen Signatur und in unserem Text zur EU-Vertrauensliste.
Einfach, fortgeschritten, qualifiziert: Gratis-Tarife enden vor der dritten Stufe.
Wo der kostenlose Tarif endet, mit Zahlen
Hier werden Vergleichsartikel gern unscharf, deshalb konkret. Die folgenden Angaben stammen von den Preisseiten der Anbieter selbst, geprüft am 1. August 2026. Sie ändern sich häufig. Prüfen Sie nach, bevor Sie sich festlegen.
- DocuSign. Die Preisseite führt keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Das günstigste Angebot, Personal, steht mit 9 € pro Monat beziehungsweise 108 € bei jährlicher Abrechnung und 5 Umschlägen pro Monat.
- Chaindoc. Der kostenlose Tarif umfasst 5 Signaturen pro Monat, 100 MB Speicher und 10 abgelegte Dokumente, ohne Kreditkarte. Die Details stehen auf der Preisseite.
- iLovePDF. Das kostenlose Konto begrenzt die Zahl der Dateien pro Vorgang und deren Größe, je nach Werkzeug zwischen 15 MB und 400 MB. Die erweiterten Signaturfunktionen liegen im Premium-Bereich.
- Canva. Was dort „Unterschriftsgenerator" heißt, lässt Sie einen Schriftzug zeichnen oder tippen und herunterladen. Ergebnis ist eine Bilddatei. Nützlich, aber kein Signaturprozess.
Über die Anbieterzahlen hinaus ähneln sich die Gratis-Tarife stark darin, was sie geben und was sie zurückhalten. Das Muster ist gut erkennbar, sobald man mehrere Preisseiten nebeneinanderlegt. Unterschreiben ist billig, denn es kostet den Anbieter fast nichts. Teuer wird alles, was danach kommt: der Nachweis, die Aufbewahrung, die Wiederholbarkeit.
Was gratis bleibt, was umschlägt
| Fast immer kostenlos | Fast immer kostenpflichtig |
|---|---|
Ein zugesandtes Dokument unterschreiben | Versand über das Monatskontingent hinaus |
Den Schriftzug zeichnen oder tippen | Herunterladbares Prüfprotokoll |
Einfache, teils fortgeschrittene Signatur | Qualifizierte Signatur |
Ein oder zwei Unterzeichner | Signaturreihenfolge und automatische Erinnerungen |
Kleiner, kurzer Speicher | Langzeitarchiv und Massenexport |
Der Einzelplatz | Vorlagen, API und Teamverwaltung |
Eine Grenze wird fast immer übersehen: die Aufbewahrung. Gratis-Tarife speichern wenig, manchmal auch nicht lange. Ein Vertrag, den Sie in fünf Jahren nicht mehr vorlegen können, hat die Hälfte seines Werts verloren. Schauen Sie zuerst auf diese Zeile, dann auf das Versandkontingent.
Vier Fragen klären eine Preisseite schneller als jeder Vergleichstest. Erstens: Zählt das Limit den Versand oder auch den Empfang? Zweitens: Bekomme ich das Prüfprotokoll als Datei, oder sehe ich es nur in der Oberfläche? Drittens: Wie lange bleiben die Dokumente abrufbar, und was passiert nach einer Kündigung? Viertens: Auf welcher eIDAS-Stufe signiert der Dienst tatsächlich, und steht das irgendwo geschrieben?
Fehlt eine Antwort auf der Seite, steht sie meist in den Nutzungsbedingungen. Steht sie auch dort nicht, ist das selbst eine Antwort.
Elektronische Signatur kostenlos erstellen
Wer eine elektronische Signatur kostenlos erstellen will, trifft auf drei Familien von Werkzeugen. Sie liefern sehr verschiedene Ergebnisse.
- 1Ein Signaturdienst mit Gratis-Tarif. Konto anlegen, Dokument hochladen, Felder setzen, der Empfänger bekommt einen Link. Zurück kommen eine versiegelte Datei und ein Ereignisprotokoll. Nur diese Familie erzeugt brauchbare Beweismittel.
- 2Der PDF-Reader auf Ihrem Rechner. Vorschau unter macOS und Acrobat Reader unter Windows setzen eine Unterschrift ohne Zusatzkosten ins Dokument. Praktisch, wenn Sie allein unterschreiben. Die Schritte stehen in unserem Leitfaden PDF unterschreiben.
- 3Ein Bildgenerator. Zeichnen oder tippen, transparentes PNG herunterladen. Mehr nicht, und manchmal genügt genau das: siehe Unterschrift online erstellen.
Keine dieser drei Wege verlangt installierte Software. Alles läuft im Browser, am Rechner wie am Telefon. Desktop-Programme behalten nur in einem Fall ihren Sinn: wenn die Signatur auf einem Zertifikat liegt, das auf Chipkarte oder USB-Stick gespeichert ist. Das ist beim qualifizierten Niveau die Regel.
Die Entscheidung hängt an einer einzigen Frage. Müssen Sie jemand anderem etwas beweisen? Wenn ja, nehmen Sie die erste Familie. Wenn nein, reichen die beiden anderen.
Ein praktischer Hinweis zur Reihenfolge. Legen Sie den Schriftzug einmal an und speichern Sie ihn als transparentes PNG, dann steht er in jedem Werkzeug bereit. Der Schriftzug selbst ist austauschbar. Der Dienst, der ihn zu einer Signatur macht, ist es nicht.
Drei Familien kostenloser Werkzeuge, drei sehr verschiedene Rechtsfolgen.
Wann die kostenlose Signatur rechtlich nicht reicht
Nicht der Preis ist das Problem, sondern die Stufe. Und in einigen Fällen ist die elektronische Form komplett ausgeschlossen.
Gesetzliche Schriftform
Verlangt ein Gesetz Schriftform, ersetzt sie nach § 126 Absatz 3 BGB die elektronische Form nur, soweit sich aus dem Gesetz nichts anderes ergibt. Und wenn sie sie ersetzt, dann nach § 126a BGB ausschließlich mit qualifizierter Signatur. Ein kostenloses Werkzeug kommt an dieser Stelle nicht vorbei.
Formen, die elektronisch gar nicht gehen
§ 623 BGB ist unmissverständlich: Kündigung und Auflösungsvertrag im Arbeitsverhältnis bedürfen der Schriftform, „die elektronische Form ist ausgeschlossen". Keine Signatur, auf keiner Stufe, zu keinem Preis. Bei Mietverträgen über mehr als ein Jahr wirkt § 550 BGB anders, aber ähnlich unangenehm: Ohne schriftliche Form gilt der Vertrag als auf unbestimmte Zeit geschlossen.
Was die Gegenseite verlangt
Banken, Behörden und Auftraggeber setzen eigene Anforderungen. Die Frage lautet dann nicht mehr „ist das wirksam", sondern „wird das akzeptiert". Beides deckt sich nicht immer. In Ausschreibungen und bei Förderanträgen taucht die geforderte Stufe oft erst im Kleingedruckten auf, gern als Verweis auf eine fortgeschrittene Signatur mit qualifiziertem Zertifikat. Wer das übersieht, unterschreibt korrekt und reicht trotzdem etwas ein, das zurückkommt. Fragen Sie vorher, welche Stufe erwartet wird, und lassen Sie sich die Antwort schriftlich geben.
Der Streitfall
Hier steht die schärfste Zahl des deutschen Rechts, und sie steht in der Zivilprozessordnung. § 371a Absatz 1 ZPO erklärt die Vorschriften über die Beweiskraft privater Urkunden für entsprechend anwendbar auf private elektronische Dokumente mit qualifizierter elektronischer Signatur. Der Anschein der Echtheit, der sich aus der Prüfung dieser Signatur ergibt, lässt sich nur durch Tatsachen erschüttern, die ernstliche Zweifel begründen.
Unterhalb der qualifizierten Stufe greift diese Regel nicht. Das Dokument ist dann frei zu würdigendes Beweismittel, und Sie müssen rekonstruieren, wer wann von wo unterschrieben hat und dass sich seither nichts geändert hat. Ein ernstzunehmender Gratis-Dienst liefert diese Angaben: Zeitstempel, IP-Adresse, Bestätigungslink, Prüfsumme der Datei. Ein Bildgenerator liefert nichts davon. Wir vertiefen das im Beitrag zur Rechtswirkung elektronischer Signaturen.
Das Volumen
Fünf Sendungen im Monat genügen einer Einzelperson. Einer Agentur, die dreißig Angebote unterschreiben lässt, genügen sie nicht. Ab dieser Schwelle ist der Gratis-Tarif keine Rechtsfrage mehr, sondern eine Frage des Betriebs. Sie merken es meist mitten im Monat, wenn das Kontingent ausläuft und ein Vertrag liegen bleibt.
Kostenlos signieren, mit dem passenden Nachweis
Der kostenlose Chaindoc-Tarif umfasst 5 Signaturen pro Monat ohne Kreditkarte, mit Prüfprotokoll und kryptografischer Versiegelung jedes Dokuments.
Unterschriftsbild gegen Signatur als Rechtsakt
Zwei sehr verschiedene Dinge tragen denselben Namen, und die Verwechslung wird teuer.
Das erste ist grafisch. Der Schriftzug, das Kürzel, die schöne Unterschrift, an der man jahrelang feilt. Auf dem Bildschirm ist sie so viel wert wie jedes andere Bild. Sie ist in drei Sekunden kopiert.
Das zweite ist ein Rechtsakt. Er besteht aus dem, was den Schriftzug umgibt: Identifizierung des Unterzeichners, erklärter Wille, Versiegelung der Datei, Zeitstempel, Protokoll über jeden Schritt.
Ein kostenloses Werkzeug kann beides leisten. Viele leisten nur das erste.
Der Test passt in einen Satz. Können Sie in sechs Monaten zeigen, wer wann unterschrieben hat und dass das Dokument unverändert ist? Wenn das Werkzeug darauf keine Antwort hat, hat es eine Zeichnung erzeugt. Keine Signatur.
Daraus folgt eine schlichte Arbeitsteilung. Den Schriftzug dürfen Sie kostenlos und in jedem Generator erzeugen, er ist reine Optik. Den Vorgang drumherum sollten Sie danach aussuchen, was Sie im Zweifel vorlegen müssen. Für eine formfreie Vereinbarung unter Bekannten genügt wenig. Für einen Rahmenvertrag mit einem Konzern genügt wenig nicht.
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Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die wichtigsten Fragen zu Chaindoc und sicheren Dokumenten-Workflows.
Für formfreie Verträge ja. Weder das BGB noch eIDAS knüpft die Wirksamkeit an den Preis des Werkzeugs. Verlangt ein Gesetz dagegen Schriftform, ersetzt sie nur die elektronische Form nach § 126a BGB, und die setzt eine qualifizierte Signatur voraus. Die gibt es nicht kostenlos.
Selten. Der Scan ist ein Bild: Er identifiziert niemanden und sichert keine Verbindung zum Dokument. Kopieren lässt er sich in Sekunden. Vor Gericht müssen Sie belegen, wer ihn gesetzt hat und dass seither nichts geändert wurde. Ein Signaturdienst übernimmt diesen Nachweis.
Die fortgeschrittene erfüllt die vier Bedingungen aus Artikel 26 eIDAS: eindeutige Zuordnung, Identifizierung, alleinige Kontrolle über die Signaturerstellungsdaten, Erkennbarkeit späterer Änderungen. Die qualifizierte kommt mit qualifizierter Signaturerstellungseinheit und einem Zertifikat aus der EU-Vertrauensliste hinzu. Nur sie ersetzt die gesetzliche Schriftform.
Nein. Sie setzt ein Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters voraus, ausgestellt nach einer Identitätsprüfung vor Ort oder mit einem gleichwertigen Verfahren. Diese Prüfung verschenkt niemand. Kostenlose Tarife enden bei der einfachen, gelegentlich bei der fortgeschrittenen Stufe.
Das hängt vom Anbieter ab, und das Limit betrifft fast immer den Versand, nicht den Empfang. Ein zugesandtes Dokument zu unterschreiben, ist meist unbegrenzt. Bei Chaindoc umfasst der Gratis-Tarif 5 Signaturen pro Monat und 100 MB Speicher. Die Zahlen ändern sich, lesen Sie die Preisseite.
Kostenloses Konto bei einem Signaturdienst anlegen, PDF hochladen, Schriftzug zeichnen oder tippen, Signaturfeld setzen, bestätigen. Zurück kommen das versiegelte Dokument und sein Ereignisprotokoll. Für ein Dokument, das Sie allein unterschreiben, genügt der PDF-Reader Ihres Rechners.
In aller Regel nicht. Signaturdienste laufen im Browser, am Rechner wie am Telefon. Installierte Programme werden erst nötig, wenn die Signatur auf einem Zertifikat auf Chipkarte oder USB-Stick beruht. Das ist die typische Konstellation beim qualifizierten Niveau.
Bei Arbeitsverhältnissen nicht. § 623 BGB verlangt für Kündigung und Auflösungsvertrag die Schriftform und schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Das gilt unabhängig von der Signaturstufe und unabhängig davon, ob das Werkzeug kostenlos ist.
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