Albarán y factura: qué documento vale ante Hacienda
El albarán prueba la entrega, no da derecho a deducir el IVA. Qué convierte un papel en factura, qué exige el reglamento y qué línea genera una deuda fiscal.
Firma un documento y comprueba el registro tú mismo.
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El albarán acompaña la mercancía, se firma en el muelle de carga y se archiva. Parece un trámite menor. En un pleito por entrega es la prueba que decide.
Ante Hacienda, en cambio, no vale nada.
Ese es el reparto que conviene tener claro antes de que llegue una comprobación. Un documento prueba que la mercancía llegó. Otro documento, y solo ese, permite deducir el IVA soportado. Confundirlos sale caro en las dos direcciones: hay quien pierde deducciones por no pedir factura y hay quien pierde pleitos por no conservar albaranes.
Dos documentos, dos funciones distintas
El albarán acredita la entrega material de la mercancía. La factura acredita la operación a efectos fiscales y es el único documento que abre el derecho a deducir. Ninguno sustituye al otro.
Qué hace cada documento
El albarán no está regulado como documento fiscal. No aparece en el reglamento de facturación y no genera obligaciones tributarias por sí mismo. Su valor es probatorio: acredita qué se entregó, cuándo y quién lo recibió, normalmente con firma o sello del destinatario.
La factura sí está regulada, y con detalle. El Real Decreto 1619/2012 fija en su artículo 6 el contenido obligatorio: número y, en su caso, serie, con numeración correlativa dentro de cada serie; fecha de expedición; nombre y apellidos o denominación completa del expedidor y del destinatario; número de identificación fiscal; domicilio de ambos; descripción de las operaciones; tipo impositivo; cuota repercutida; y fecha de la operación cuando difiera de la de expedición.
El mismo reglamento contempla una versión reducida. El artículo 7 permite la factura simplificada con menos datos, aunque sigue exigiendo numeración correlativa dentro de cada serie.
Y el artículo 15 regula la corrección: deberá expedirse una factura rectificativa cuando la original no cumpla alguno de los requisitos de los artículos 6 o 7, y también cuando las cuotas repercutidas se hubiesen determinado incorrectamente.
Tres documentos, tres funciones. Ninguno se sustituye por otro.
Qué hace realmente cada documento
| Documento | ¿Cierra la operación? | ¿Permite deducir IVA? | Uso habitual |
|---|---|---|---|
Albarán | No | No | Prueba de que la mercancía se entregó |
Factura proforma | No | No | Anticipo, aduana, apertura de pedido |
Factura completa | Sí | Sí | Documento de referencia con todos los requisitos |
Factura simplificada | Sí | Con límites | Operaciones de importe reducido |
Factura rectificativa | Corrige una anterior | Ajusta la cuota | Errores, devoluciones, cambios de base |
Por qué solo la factura permite deducir
El punto decisivo está en la Ley del IVA, no en el reglamento.
El artículo 97 de la Ley 37/1992 establece que solo podrán ejercitar el derecho a la deducción los empresarios o profesionales que estén en posesión del documento justificativo de su derecho. Y a continuación cierra la lista: únicamente se considerarán documentos justificativos la factura original expedida por quien realice la entrega o preste el servicio, la factura original en adquisiciones intracomunitarias, y el documento acreditativo del pago en las importaciones.
El albarán no está en esa lista. Tampoco la proforma, ni el presupuesto, ni el justificante bancario de la transferencia.
Alemania llega al mismo resultado por otra vía. El parágrafo 15 de su ley del IVA condiciona el ejercicio de la deducción a que el empresario posea una factura expedida conforme a los parágrafos 14 y 14a.
Y la definición alemana de factura conviene tenerla presente porque es más amplia de lo que parece: es factura cualquier documento con el que se liquida una entrega o prestación, con independencia de cómo se denomine ese documento en el tráfico mercantil. El encabezado no decide. Decide el contenido.
Firmar la entrega y conservar la prueba
Un albarán firmado y sellado es la prueba de entrega, y suele perderse justo cuando hace falta. Chaindoc lo firma, lo sella con marca de tiempo y conserva el registro. Empezar a firmar o ver pagos.
La línea de IVA que genera deuda
Hay una regla europea que sorprende a quien la descubre en una inspección.
El artículo 283-3 del Código General de Impuestos francés dispone que toda persona que mencione el IVA en una factura resulta deudora del impuesto por el solo hecho de haberlo facturado. No por haber entregado nada. Por haber escrito la cifra.
Alemania mantiene la misma regla en el parágrafo 14c de su ley del IVA: quien consigna por separado una cuota sin estar facultado para ello adeuda el importe consignado. El apartado 1 cubre el caso más leve, cuando la cuota consignada es superior a la debida, y también entonces se adeuda el exceso.
La consecuencia práctica es incómoda. Una proforma con IVA desglosado no cierra ninguna operación, no da derecho a deducir a quien la recibe, y aun así puede convertir al emisor en deudor de esa cuota.
Evitarlo no cuesta nada. Importe sin impuestos, mención del régimen en texto, y el desglose de la cuota reservado a la factura de verdad.
El albarán prueba la entrega; la factura abre el derecho a deducir
Cómo ordenar la documentación
Cuatro hábitos y el archivo se vuelve defendible.
Conserve los albaranes firmados. En una discusión sobre entregas incompletas o retrasadas, el albarán con firma y fecha es la prueba directa, y ningún correo electrónico lo sustituye.
Emita la factura con todos los requisitos del artículo 6, o del artículo 7 si procede la simplificada. La numeración correlativa dentro de cada serie no es un formalismo: un salto en la serie es la primera pregunta de cualquier comprobación.
Mantenga fuera de la serie de facturas todo documento provisional. Un presupuesto o una proforma llevan su propia referencia.
Rectifique con factura rectificativa, no editando la original. El artículo 15 lo exige cuando la factura no cumple los requisitos o cuando la cuota se determinó incorrectamente.
Y si la factura correcta sigue sin cobrarse, nuestra guía sobre el burofax y la constitución en mora explica qué convierte una deuda vencida en un derecho exigible. Si el problema está en el contrato y no en la facturación, empiece por cómo redactar un contrato.
Preguntas frecuentes
Respuestas rápidas sobre Chaindoc y los flujos de firma segura de documentos.
El albarán acredita la entrega material de la mercancía y suele llevar firma del destinatario. La factura documenta la operación a efectos fiscales y contiene los requisitos del artículo 6 del Real Decreto 1619/2012. Solo la factura permite deducir el IVA soportado.
No. El artículo 97 de la Ley 37/1992 limita los documentos justificativos del derecho a la deducción a la factura original, a la factura original en adquisiciones intracomunitarias y al documento acreditativo del pago en importaciones. El albarán no figura en esa lista.
No existe obligación fiscal de emitirlo, a diferencia de la factura. Se emite por razones prácticas y probatorias: acredita qué se entregó y cuándo, lo que resulta decisivo en cualquier discusión sobre cumplimiento, mermas o retrasos en la entrega.
Según el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012: número y en su caso serie con numeración correlativa, fecha de expedición, identificación completa de expedidor y destinatario, número de identificación fiscal, domicilios, descripción de las operaciones, tipo impositivo, cuota repercutida y fecha de la operación si difiere de la de expedición.
El artículo 15 del reglamento la exige cuando la factura original no cumple alguno de los requisitos de los artículos 6 o 7, y también cuando las cuotas repercutidas se determinaron incorrectamente o concurren las circunstancias que modifican la base imponible. No se corrige editando la factura original.
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