Cómo hacer un contrato: redactarlo, firmarlo y guardar la prueba

Para hacer un contrato necesitas dos partes que acuerden los mismos términos, un objeto sobre el que recaiga el acuerdo y capacidad para obligarse. Después hay que escribir esos términos con la claridad suficiente para que un desconocido pueda exigirlos. Ese es el núcleo legal de cómo hacer un contrato, tanto en México (Código Civil Federal, art. 1794) como en España (Código Civil, art. 1261). Lo demás es detalle, y en el detalle es donde se rompen los tratos.

Quien busca cómo redactar un contrato suele tener delante un servicio, una compraventa o un proyecto freelance. Esta guía sigue el orden en que se hace el trabajo: la prueba legal, ocho pasos de redacción, las cláusulas, la firma y lo que haces una vez firmado. ¿Prefieres no empezar con una hoja en blanco? La biblioteca de plantillas de Chaindoc tiene contratos de servicios, NDA, trabajo, proveedores, desarrollo web y arrendamiento que puedes editar en el navegador.

Un contrato es un acuerdo que la ley hace cumplir. En México, el Código Civil Federal (CCF) pide para su existencia consentimiento y un objeto que pueda ser materia del contrato (art. 1794); los códigos civiles de los estados suelen repetir sus reglas, pero conviene revisar el de tu estado. En España, el Código Civil exige consentimiento, objeto cierto y causa (art. 1261). En la práctica, los elementos de un contrato se reducen a cinco:

• Oferta. Una parte propone términos concretos: qué, cuánto, para cuándo. "Te rediseño la web por 40 000 pesos, entrega el 1 de marzo" es una oferta. "Podríamos trabajar juntos en la web" no lo es.
• Aceptación. La otra parte acepta esos términos tal como están. Si en tu respuesta cambias el precio, no has aceptado nada: en México, la respuesta que modifica la primera propuesta se considera una nueva proposición (CCF, art. 1810), y en España el consentimiento nace del concurso de la oferta y la aceptación (Código Civil, art. 1262).
• Capacidad. Son hábiles para contratar todas las personas que la ley no exceptúa (CCF, art. 1798), y la incapacidad de una parte puede invalidar el contrato (art. 1795). Quien firma por una empresa necesita estar autorizado para obligarla: sin autorización, el contrato es nulo salvo ratificación (CCF, arts. 1801 y 1802).
• Consentimiento sin vicios: el dado por error, arrancado por violencia o sorprendido por dolo no es válido (CCF, art. 1812; en España, Código Civil, art. 1265).
• Objeto lícito. Un contrato cuyo objeto, motivo o fin es ilícito puede invalidarse (CCF, art. 1795, fracción III). En España los pactos no pueden ser contrarios a las leyes, a la moral ni al orden público (art. 1255), y además hace falta causa.

Aquí hay una diferencia que conviene conocer. El Código Civil español exige causa, que en los contratos onerosos es la prestación o promesa de la otra parte (art. 1274); el CCF no la incluye entre los elementos de existencia. Si vienes de modelos anglosajones, la "consideration" no existe como figura aparte en ninguno de los dos códigos, y lo más parecido es esa causa. Cuenta también la intención de obligarse: "te vendo el coche en diez pesos", dicho en la cena, tiene precio y objeto, y no obliga a nadie.

Lo que casi ninguna guía dice: ninguno de esos elementos necesita papel. Un trato de palabra puede cumplirlos todos. Escribirlo aporta prueba y, en algunos casos, la ley lo convierte en condición.

¿No sabes si tu documento ya es un contrato? Nuestro artículo sobre cuándo un precontrato ya obliga repasa cartas de intención, memorandos y borradores "sujetos a contrato".

Casi siempre, sí. En México, en los contratos civiles cada uno se obliga en la manera y términos en que quiso obligarse, sin formalidades determinadas salvo los casos que la ley designa (CCF, art. 1832), y los contratos se perfeccionan por el mero consentimiento, excepto los que deben revestir una forma legal (art. 1796). En España, los contratos obligan cualquiera que sea la forma en que se hayan celebrado, siempre que concurran las condiciones esenciales para su validez (Código Civil, art. 1278). Un contrato verbal, o de palabra, que reúne esos elementos es un contrato.

La excepción es la forma que exige la ley. En México, si la ley exige una forma determinada, el contrato no es válido mientras no la revista, aunque cualquiera de las partes puede exigir que se le dé la forma legal si su voluntad consta de manera fehaciente (CCF, art. 1833); cuando se exige forma escrita, los documentos deben estar firmados por todas las personas obligadas (art. 1834). En España, si la ley exige escritura u otra forma especial, las partes pueden compelerse a cumplirla desde que hubo consentimiento (art. 1279), y el art. 1280 enumera lo que debe constar en documento público.

Escrito no significa papel. En España, si la ley exige que el contrato conste por escrito, basta un soporte electrónico (Ley 34/2002, art. 23.3). En México, el requisito de forma escrita se cumple con medios electrónicos cuando la información íntegra es atribuible a las personas obligadas y accesible para su consulta posterior (CCF, art. 1834 bis; Código de Comercio, art. 93).

Aun así, una forma libre no te libra del problema de la prueba. Un contrato verbal que no puedes demostrar vale casi lo mismo que uno que nunca hiciste.

Una cláusula tiene un trabajo: responder una pregunta antes de que alguien la haga. ¿De quién es el código? ¿Qué pasa si la entrega llega tarde? ¿Puede salirse una parte, y con cuánto aviso? Si el texto calla, el juez aplica reglas supletorias que rara vez coinciden con lo que se suponía. Lo claro se lee al pie de la letra (CCF, art. 1851); lo oscuro no debe favorecer a quien lo causó (Código Civil español, art. 1288).

No todo contrato necesita todas las cláusulas. Uno freelance de dos páginas prescinde de la indemnidad que pide una licencia de software. Aun así, estas diez cubren casi todo, y la tercera columna dice por dónde suele fallar cada una.

Escribir contratos es sobre todo reescribirlos. Quien contesta una oferta modificándola no la acepta: en México, la respuesta que modifica la primera propuesta se considera una nueva proposición que se rige por las mismas reglas (CCF, art. 1810), y el contrato se forma cuando el proponente recibe la aceptación (art. 1807). Lo contrario también cuenta: al firmar la versión que te devuelven, aceptas la nueva oferta con toda su letra pequeña. Y en México el consentimiento puede ser tácito, porque resulta de hechos o actos que lo presupongan (art. 1803, fracción II), así que ponerse a trabajar sobre un borrador puede pasar por aceptación. En España el contrato nace cuando el oferente conoce la aceptación (Código Civil, art. 1262). Si cada parte adjunta además sus propias condiciones generales, una oferta con las del proveedor y un pedido con las de compras, las cláusulas se contradicen y será un juez quien decida qué rige. El resultado es un contrato que nadie escribió.

La respuesta práctica es el control de versiones. Numera y fecha cada borrador. Contesta cada cambio por escrito, aceptando o contraproponiendo, y no dejes que ninguno se cuele en una llamada. Después firma un único archivo final, no "la versión del martes con las correcciones de María".

Muchas peleas por contratos no tratan de una mala cláusula. Tratan de cuál era el último borrador.

Hay tres caminos habituales, y mucha gente usa más de uno.

Hacer un contrato en Word o Google Docs con una plantilla

Es gratis y conocido. Lo que falla es lo que nadie ve: una plantilla escrita para otro país, cláusulas que no encajan con tu trato, cambios con control de cambios que quedan en el archivo y ninguna constancia de quién firmó qué versión. En España hay además una trampa legal. Si usas la misma plantilla en muchos contratos y la impones, sus cláusulas son condiciones generales de la contratación, es decir, cláusulas predispuestas redactadas para incorporarse a una pluralidad de contratos, y que una cláusula suelta se haya negociado no excluye que la ley se aplique al resto si el contrato es de adhesión (Ley 7/1998, art. 1). En México, si el modelo lo usas con consumidores, la Ley Federal de Protección al Consumidor trata como contrato de adhesión el documento que el proveedor elabora unilateralmente en formatos uniformes (art. 85). Una plantilla ahorra tecleo, no pensamiento. Quien la rellena tiene que hacer igualmente los pasos 1 a 7.

Un servicio de firma electrónica como DocuSign

Un contrato firmado con DocuSign sigue siendo el contrato que tú escribiste. Servicios como DocuSign reciben tu archivo, recogen las firmas y guardan un registro de la firma. Ese paso cambia cómo se celebra y se archiva un contrato, no lo que dice.

Chaindoc, de la plantilla a la firma

En Chaindoc empiezas desde una plantilla que editas en el navegador o subes un borrador que escribiste en otro sitio. En ambos casos creas el documento en Chaindoc y lo mandas a firma desde el mismo lugar; las versiones anteriores quedan en el historial del documento. El plan Free incluye 5 firmas al mes y no pide tarjeta. Sinceramente, la herramienta importa menos que la redacción: cualquiera de los tres caminos da un contrato válido si los pasos 1 a 8 se hicieron bien.

Un contrato vale lo que vale la firma que lleva, y la firma vale lo que vale la facultad de quien firma. Cuando firma una empresa, el bloque de firma debe mostrar el nombre de la persona, su cargo y la sociedad a la que obliga, más la fecha. Si quien firma por la otra parte no es socio ni administrador, es razonable pedirle la escritura o el poder que acredite su representación.

Firmas electrónicas

En la Unión Europea, el art. 25.1 del Reglamento eIDAS impide negar efectos jurídicos y admisibilidad como prueba a una firma electrónica solo por su forma electrónica, y el art. 25.2 da a la firma electrónica cualificada el mismo efecto que a la manuscrita. En España, los documentos electrónicos privados tienen el valor y la eficacia jurídica que corresponda a su naturaleza (Ley 6/2020, art. 3.1), y si se impugna su autenticidad o integridad, se aplica la Ley de Enjuiciamiento Civil, art. 326.

En México, el Código de Comercio define la firma electrónica como los datos en forma electrónica consignados en un mensaje de datos que identifican al firmante e indican que aprueba la información, y le reconoce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, con admisión como prueba en juicio (art. 89). Tampoco se niegan efectos jurídicos a la información solo por estar en un mensaje de datos (art. 89 bis). Eso vale para actos de comercio; para un contrato civil mira el CCF, art. 1834 bis, que acepta medios electrónicos si la información es atribuible a los obligados. La e.firma del SAT es un certificado que el Estado emite para trámites fiscales; no es un requisito para un contrato privado ordinario.

Una advertencia que sirve en los dos países: la firma electrónica no sustituye por sí sola la forma pública. Si la ley exige escritura o documento público, interviene el notario, y no basta con el programa de firma.

Orden de firma e identidad

En Chaindoc, una solicitud normal llega a todos los firmantes a la vez. Si las firmas deben seguir un orden fijo, lo resuelven las rutas de aprobación del plan Business. En una operación de alto valor puedes añadir una verificación de identidad (KYC) opcional para un firmante en los planes de pago.

Qué demuestra el registro

Chaindoc calcula el hash del archivo al subirlo, escribe el hash de la versión en una blockchain pública cuando la publicas y registra la prueba de cada firmante cuando la firma termina. Así puedes demostrar después que el archivo firmado es el que se envió y cuándo se firmó. No demuestra que las condiciones fueran justas ni que el firmante tuviera poder para obligar a su empresa, por eso los párrafos de arriba siguen contando. Nuestra guía sobre qué registra una pista de auditoría cubre el resto.

Firmar abre la vida del contrato, no cierra tu trabajo. Los cambios van por escrito y firmados por ambas partes. En México, modificar obligaciones exige un convenio, que es el acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones (CCF, art. 1792); en España, el contrato tiene fuerza de ley entre las partes (Código Civil, art. 1091). Guarda cada cambio en un documento firmado junto al original. Nuestra guía sobre cuándo basta una adenda explica cuándo sirve una adenda y cuándo hace falta un contrato nuevo.

Conserva el contrato firmado durante toda su vigencia y el tiempo en que aún puedan reclamarse derechos. En España, los empresarios conservan libros, correspondencia, documentación y justificantes de su negocio durante seis años (Código de Comercio, art. 30), y las acciones personales sin plazo especial prescriben a los cinco años (Código Civil, art. 1964.2). En México, los comerciantes conservan diez años como mínimo los originales de cartas, mensajes de datos y documentos en que consten contratos (Código de Comercio, art. 49), y para los mensajes de datos rige la NOM-151-SCFI-2016; en materia civil, salvo plazos especiales, el derecho a pedir el cumplimiento de una obligación se extingue a los diez años (CCF, art. 1159). Apunta las fechas de renovación y preaviso el día que firmas, porque el contrato no te las recordará. Y si la otra parte deja de cumplir, los pasos de nuestra guía sobre qué hacer ante un incumplimiento de contrato empiezan por los documentos de la columna de la derecha de la tabla de abajo.

Repasa esto antes de mandar nada a firma:

1. 1.
   ¿Podría un desconocido decir, solo con el texto, quién debe qué a quién y para cuándo?
2. 2.
   Partes: nombre completo y forma social, y firmantes que pueden obligar a su empresa.
3. 3.
   Prestación y precio están descritos por los dos lados, y el precio es una cifra.
4. 4.
   ¿Es de los acuerdos para los que la ley exige forma escrita o pública (arrendamiento, inmuebles, poderes)? Entonces esa forma está cumplida, aunque sea en papel o ante notario.
5. 5.
   Palabras vagas sustituidas por números o por un decisor con nombre.
6. 6.
   Terminación, responsabilidad, propiedad intelectual y ley aplicable están en el texto, no solo precio y alcance.
7. 7.
   Todas las partes terminan con el mismo archivo final firmado.

Si todas las líneas pasan, ya sabes cómo hacer un contrato que aguante un negocio corriente.