Proformarechnung: was sie ist und was sie nicht darf

Die Proformarechnung ist ein Angebot im Kostüm. Sie nennt Preise, sieht aus wie das Original und rechnet über nichts ab.

Gebraucht wird sie trotzdem ständig. Der Zoll will sie sehen, bevor die Ware losfährt. Die Buchhaltung des Kunden braucht sie, um eine Bestellung anzulegen oder eine Vorauszahlung freizugeben. Nützlich ist das Dokument also durchaus, und zugleich ist es der schnellste Weg zu einer Steuerschuld, die niemand geplant hat.

Der Grund steht in einem einzigen Satz des Umsatzsteuergesetzes, und er überrascht regelmäßig: Ob ein Papier eine Rechnung ist, entscheidet nicht die Überschrift.

§ 14 Absatz 1 UStG formuliert es so deutlich, dass Missverständnisse eigentlich ausgeschlossen sein sollten. Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.

Der Test ist also funktional. Wird über eine bereits erbrachte Leistung abgerechnet? Dann liegt eine Rechnung vor, egal was oben steht. Beschreibt das Papier eine Leistung, die noch aussteht? Dann eben nicht, und es kann die Aufgaben einer Rechnung auch nicht übernehmen.

Der zweite Punkt kostet Geld. Nach § 15 Absatz 1 UStG setzt die Ausübung des Vorsteuerabzugs voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14, 14a ausgestellte Rechnung besitzt. Eine Proformarechnung ist das nicht. Ihr Kunde zieht daraus keine Vorsteuer, und versucht er es doch, fällt der Abzug in der Prüfung.

Interessant ist die Ausnahme im selben Absatz: Entfällt der gesondert ausgewiesene Steuerbetrag auf eine Zahlung vor Ausführung des Umsatzes, ist er bereits abziehbar, sobald die Rechnung vorliegt und die Zahlung geleistet wurde. Genau dafür gibt es die Anzahlungsrechnung, und genau deshalb ersetzt eine Proforma sie nicht.

Die Pflichtangaben stehen in § 14 Absatz 4 und sind neun an der Zahl: vollständiger Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Leistenden, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und handelsübliche Bezeichnung, Zeitpunkt der Leistung, nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt, anzuwendender Steuersatz mit Steuerbetrag oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Jetzt der Teil, der aus einer Bürogewohnheit eine Zahlungspflicht macht.

§ 14c Absatz 2 UStG bestimmt: Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er zum gesonderten Ausweis der Steuer nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag. Absatz 1 regelt den milderen Fall des zu hohen Ausweises, und auch dort schuldet der Unternehmer den Mehrbetrag.

Frankreich formuliert dieselbe Regel noch knapper. Nach Artikel 283-3 des Code général des impôts schuldet jede Person, die Umsatzsteuer auf einer Rechnung ausweist, die Steuer allein aufgrund dieser Fakturierung. Nicht wegen einer Leistung. Wegen einer Zahl auf Papier.

Legen Sie diese Regel neben die Definition aus § 14 Absatz 1, und das Bild wird unangenehm. Eine Proformarechnung mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer rechnet über nichts ab, verschafft dem Empfänger keinen Vorsteuerabzug und kann den Aussteller trotzdem den ausgewiesenen Betrag kosten.

Die Vermeidung ist kostenlos. Nettobetrag zeigen, die steuerliche Behandlung im Fließtext erläutern und auf den gesonderten Steuerausweis verzichten, solange nichts geleistet ist. Eine Berichtigung ist zwar möglich, macht aber Arbeit, die niemand braucht.

Ein Dokument dieser Familie ist nicht freiwillig, und ausgerechnet dieses wird mit der Proforma am häufigsten verwechselt.

Der französische Code général des impôts verlangt in Artikel 289 die Ausstellung einer Rechnung für Lieferungen und Leistungen an andere Steuerpflichtige und dehnt die Pflicht in Buchstabe c ausdrücklich auf Anzahlungen aus, die vor Ausführung des Umsatzes vereinnahmt werden. Wer in Frankreich eine Anzahlung nimmt, schuldet also eine echte Rechnung mit sämtlichen Pflichtangaben. Eine Proforma erfüllt diese Pflicht nicht.

In Deutschland gilt der Gedanke über § 14 Absatz 5 und den bereits erwähnten Vorsteuerabzug bei Vorauszahlungen. Wirtschaftlich läuft es auf dasselbe hinaus: Wer Geld vor der Leistung annimmt, stellt eine Anzahlungsrechnung, keine Proforma.

Für kleine Beträge gibt es eine echte Erleichterung. Nach § 33 UStDV muss eine Rechnung, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, nur vier Angaben enthalten: vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe nebst Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Spanien behandelt die Sache ähnlich und ergänzt eine Regel zur Nummerierung: Innerhalb jeder Serie müssen Rechnungsnummern fortlaufend vergeben werden.

Vier Gewohnheiten halten das sauber.

Benennen Sie das Dokument nach seiner Funktion. Ist nichts geleistet, heißt es Angebot oder Kostenvoranschlag und bleibt außerhalb des Rechnungsnummernkreises. Die Nummerierung ist kein Formalismus: § 14 Absatz 4 Nummer 4 verlangt eine fortlaufende Nummer, die der Aussteller einmalig vergibt, und eine Lücke lädt zu Rückfragen ein.

Halten Sie Umsatzsteuer aus allem Vorläufigen heraus. Steuersatz im Text nennen, Nettosumme zeigen, den gesonderten Ausweis der echten Rechnung vorbehalten.

Lassen Sie die Proformarechnung schriftlich annehmen. Dieser Punkt wird unterschätzt. Eine vom Käufer bestätigte Proforma ist oft der klarste Beleg dafür, was vereinbart wurde, und sie liegt meist vor jedem unterschriebenen Vertrag. Streitet der Käufer später über Umfang oder Preis, ist genau diese Bestätigung das Dokument, das Sie suchen.

Danach wird ordentlich abgerechnet, und bleibt die Zahlung aus, behandelt unser Leitfaden zum Rücktritt nach Fristsetzung den Weg von der offenen Rechnung zum durchsetzbaren Anspruch. Liegt das Problem im Vertrag statt in der Rechnung, hilft Vertrag aufsetzen weiter.