Notarielle Beurkundung: wann sie nötig ist, was sie kostet, wann nicht

Die Frage kommt fast immer zu spät: Muss das eigentlich zum Notar? Wer sie erst nach der Unterschrift stellt, hat im schlimmsten Fall ein Dokument ohne Wirkung in der Hand.

Die notarielle Beurkundung ist die strengste Form, die das deutsche Recht kennt. Sie ist selten vorgeschrieben, aber wo sie vorgeschrieben ist, gibt es keinen Ersatz und keine Abkürzung.

Dieser Leitfaden erklärt, wann das Gesetz Beurkundung verlangt, worin der oft verwechselte Unterschied zur Beglaubigung liegt, was das Verfahren kostet und in welchen Fällen ein elektronischer Nachweis dieselbe praktische Frage löst.

Die Beurkundung ist die stärkste Form des BGB. Sie steht über der Schriftform, und das Gesetz sagt das ausdrücklich.

§ 126 Absatz 5 BGB: "Die schriftliche Form wird durch die notarielle Beurkundung ersetzt."

Wer beurkunden lässt, erfüllt damit automatisch auch jede Schriftformanforderung. Umgekehrt gilt das nicht.

Für Verträge erleichtert § 128 BGB das Verfahren: "Ist durch Gesetz notarielle Beurkundung eines Vertrags vorgeschrieben, so genügt es, wenn zunächst der Antrag und sodann die Annahme des Antrags von einem Notar beurkundet wird."

Beide Seiten müssen also nicht gleichzeitig im selben Raum sitzen. Angebot und Annahme dürfen nacheinander beurkundet werden, was bei Beteiligten an verschiedenen Orten praktisch entscheidend ist.

Das Verfahren selbst ist im Beurkundungsgesetz geregelt und läuft immer gleich: Der Notar entwirft, verliest die Urkunde vollständig, belehrt über die rechtliche Tragweite, und erst danach wird unterschrieben. Diese Verlesung ist keine Formalie, sondern der Grund, warum die Urkunde später schwer angreifbar ist.

Die Liste ist kurz, und genau das überrascht viele. Formfreiheit ist die Regel, Beurkundung die Ausnahme.

Vorgeschrieben ist sie unter anderem bei:

• Grundstücksgeschäften, also Kauf, Übertragung und Bestellung von Rechten an Grundstücken;
• Schenkungsversprechen, solange die Schenkung noch nicht vollzogen ist;
• Erb- und Pflichtteilsverzichtsverträgen sowie Erbverträgen;
• Eheverträgen;
• Übertragung und Abtretung von GmbH-Geschäftsanteilen sowie der Gründung einer GmbH.

Nicht beurkundungsbedürftig sind dagegen die allermeisten Geschäfte des Alltags: Kaufverträge über bewegliche Sachen, Dienst- und Werkverträge, Mietverträge über Wohnraum, Darlehen zwischen Unternehmen, Geheimhaltungsvereinbarungen. Welche Form wann gilt, klärt unser Leitfaden zur Schriftform nach § 126 BGB.

Die Kosten richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz und hängen vom Geschäftswert ab, nicht vom Aufwand. Sie sind gesetzlich festgelegt: Verhandeln lässt sich hier nichts, und ein Preisvergleich zwischen Notaren führt zu identischen Beträgen.

Drei Stufen, drei Wirkungen. Die Verwechslung der ersten beiden ist der häufigste Fehler.

Der Unterschied lässt sich in einem Satz merken: Bei der Beglaubigung interessiert den Notar wer unterschrieben hat, bei der Beurkundung was unterschrieben wurde.

Fehlt die gesetzlich angeordnete Form, greift § 125 BGB: Das Rechtsgeschäft ist nichtig. Nicht anfechtbar, nicht schwebend unwirksam, sondern von Anfang an ohne Wirkung.

Die Beurkundung beantwortet eine bestimmte Frage: Hat eine Amtsperson den Inhalt verantwortet und die Beteiligten belehrt? Die meisten Beweisfragen im Geschäftsalltag sind andere.

Wenn Sie belegen müssen, dass ein Dokument zu einem Zeitpunkt existierte und seither unverändert ist, brauchen Sie keinen Notar, sondern einen Nachweis über Zeitpunkt und Integrität.

Für die gesetzliche Schriftform stellt § 126a Absatz 1 BGB die elektronische Form bereit: Der Aussteller fügt seinen Namen hinzu und versieht das elektronische Dokument mit seiner qualifizierten elektronischen Signatur. Europarechtlich stellt Artikel 25 der eIDAS-Verordnung die qualifizierte Signatur der handschriftlichen Unterschrift gleich.

Die Aufteilung ist damit klar:

Zum Notar, wenn ein Gesetz Beurkundung anordnet. Dort gibt es keine Alternative, und der Versuch, sie zu umgehen, endet bei § 125 BGB.

Elektronisch, wenn es um Zeitpunkt, Inhalt und Unversehrtheit Ihrer eigenen Unterlagen geht. Ein kryptografischer Zeitnachweis ist sofort verfügbar, kostet einen Bruchteil und lässt sich von jedem Dritten nachprüfen, ohne dass Sie mitwirken müssen.

Fünf Schritte, und der erste spart die meiste Zeit.

1. 1.
   Unterlagen vorab senden. Für formfreie Verträge finden Sie fertige Vertragsvorlagen. Der Notar entwirft die Urkunde. Je vollständiger die Angaben, desto weniger Korrekturschleifen.
2. 2.
   Entwurf lesen, bevor Sie kommen. Bei Verbraucherverträgen über Grundstücke soll der Entwurf zwei Wochen vor dem Termin vorliegen. Diese Frist ist Ihr Schutz, nicht Bürokratie.
3. 3.
   Ausweise mitbringen, alle Beteiligten oder wirksame Vollmachten.
4. 4.
   Verlesung anhören und unterbrechen. Fragen Sie im Termin. Danach ist die Urkunde da, und Nachbesserungen kosten erneut.
5. 5.
   Ausfertigung sicher ablegen. Die Urschrift bleibt beim Notar, Sie erhalten Ausfertigungen und beglaubigte Abschriften.

Praktischer Hinweis: Nach § 128 BGB müssen nicht alle gleichzeitig erscheinen. Angebot und Annahme lassen sich trennen, wenn Termine sich nicht koordinieren lassen.