Digitale Signatur Software für kleine Teams: Tarife, Nutzer und Grenzen

Dieser Vergleich für digitale Signatur Software deckt die sieben Dienste ab, die ein Team aus drei bis zehn Personen am ehesten in die engere Wahl nimmt: Chaindoc, DocuSign, PandaDoc, Dropbox Sign, Adobe Acrobat Sign, SignNow und Youtrust (bis Juli 2026 Yousign). Jeder Preis stammt von der Preisseite des Anbieters, mit dem Datum der Prüfung und ausgeschriebenem Abrechnungszeitraum. Juristisch heißt es elektronische Signatur, im Alltag "digitale Signatur"; gemeint ist dasselbe Produkt.

Die Kurzfassung? Der Preis pro Nutzer entscheidet über die Rechnung stärker als jede Funktion. SignNow hat gar keinen Preis pro Nutzer, Adobes Team-Tarif ist bei drei Nutzern in Dollar am günstigsten, und DocuSign Standard ist der teuerste Dollar-Einstiegstarif, den wir erfasst haben.

Chaindoc veröffentlicht diesen Ratgeber und steht in jeder Tabelle unter denselben Regeln. Brauchen Sie heute nur einen Vertrag unterschrieben, dauert es bei allen sieben ein paar Minuten, ein Dokument zur Unterschrift zu senden.

Zwei Preisschilder können gleich aussehen und Verschiedenes meinen. Vier Punkte entscheiden, ob ein Vergleich für digitale Signatur Software fair ist:

• Die Einheit. DocuSign zählt Umschläge (Envelopes); ein Umschlag kann mehrere Dokumente und Unterzeichner enthalten und zählt einmal, sobald er versendet ist, ob unterschrieben oder nicht. SignNow zählt Signatureinladungen, Chaindoc Signaturen, PandaDoc Dokumente.
• Der Abrechnungszeitraum. "Jährlich abgerechnet" heißt: eine Zahlung für das Jahr. "Jahresbindung mit monatlicher Zahlung", wie DocuSigns US-Seite und Adobe sie nutzen, heißt: monatliche Raten, aber zwölf Monate Bindung.
• Wer einen Platz braucht. Preise pro Nutzer gelten für die Personen in Ihrem Konto, die Dokumente versenden. Der Kunde, der unterschreibt, ist keiner Ihrer Plätze.
• Was "nicht in unseren Unterlagen verzeichnet" heißt. Wir haben die Angabe an dem genannten Datum nicht gefunden oder nicht festgehalten. Es ist keine Aussage, dass der Anbieter sie nicht hat.

Der letzte Punkt wiegt schwerer, als er klingt. Preisseiten ändern sich leise. Steht unten in einer Zelle "nicht in unseren Unterlagen verzeichnet", öffnen Sie die Seite des Anbieters und schauen selbst nach.

Kostenlose Tarife sind eine eigene Frage, und wo die Gratis-Tarife enden haben wir auf einer eigenen Seite behandelt. Dieser Vergleich beginnt beim ersten bezahlten Tarif.

Dieser Teil des Vergleichs nennt den Tarif, den ein Team aus drei Personen zuerst kaufen würde, so wie die Preisseite des Anbieters ihn an dem Datum in der letzten Spalte zeigte. Die Preise stehen genau so da, wie sie veröffentlicht sind: Dollar auf den US-Seiten, Euro auf den EU-Seiten, ohne Umrechnung dazwischen.

Beachten Sie die vierte Spalte. Fünf der sieben Anbieter rechnen pro Person, SignNow pro Konto, und Chaindoc verlangt einen Tarif plus einen monatlichen Zusatz für jedes weitere Mitglied.

Die Methode ist schlichte Multiplikation: der veröffentlichte Preis mal Nutzerzahl mal zwölf Monate. Wo ein Anbieter jährliche Abrechnung anbietet, haben wir sie genommen, weil sie der günstigere Weg ist. Die Preise übernehmen wir so, wie die Anbieter sie zeigen, ohne Umsatzsteuer aufzuschlagen oder herauszurechnen, und Zusatzoptionen wie Identitätsprüfungen bleiben außen vor.

Bei Chaindoc rechnen wir genauso. Der Team-Tarif kostet 182 € pro Jahr bei jährlicher Abrechnung und deckt ein Mitglied ab; jedes weitere Mitglied ist ein monatlicher Zusatz von 19 €. Drei Personen ergeben 182 € plus 2 × 228 €, also 638 € im Jahr.

Der Sprung von drei auf zehn Nutzer ist die Stelle, an der Preise pro Nutzer wehtun. Auf DocuSigns eigener Preisseite kostet Standard in den USA 30 $ pro Nutzer und Monat bei Jahresbindung mit monatlicher Zahlung, ein Team geht also von 1.080 $ im Jahr bei drei Nutzern auf 3.600 $ bei zehn. SignNows Business-Tarif bleibt bei 96 € im Jahr für beliebig viele Nutzer, aber seine 100 Signatureinladungen im Jahr schrumpfen auf zehn pro Kopf, sobald sich zehn Personen sie teilen. Wollen Sie jeden DocuSign-Tarif samt Zusätzen an einem Ort, lesen Sie jeden DocuSign-Tarif durchgerechnet.

Preise pro Platz verbergen in jedem Vergleich für digitale Signatur Software einen zweiten Kostenblock: Die Funktion, die Sie wirklich brauchen, kann ein bis zwei Stufen über dem Tarif liegen, den Sie durchgerechnet haben.

PandaDoc ist der klarste Fall: Identitätsprüfung und Zahlungen beginnen bei Business, das 49 $ pro Platz und Monat bei jährlicher Abrechnung kostet, nicht bei Starter. DocuSign verkauft die Identitätsprüfung ab Standard als kostenpflichtigen Zusatz. Fünf Versuche sind einmalig gratis, danach kostet jeder ab 2,35 € in der EU oder 2,40 $ in den USA. Chaindoc enthält in jedem bezahlten Tarif ein monatliches Kontingent an Identitätsprüfungen: 1 bei Personal, 5 bei Team, 10 bei Business. Sie sind optional, Sie entscheiden pro Anfrage, ob ein Unterzeichner eine durchläuft.

Die API ist die andere Falle. Mehrere Anbieter verkaufen sie über eine eigene Preisliste, der Tarif in Ihrem Warenkorb enthält sie also womöglich gar nicht.

Jeder Dienst in diesem Vergleich ist für irgendjemanden die richtige Wahl. Hier steht, wo jeder vorn liegt, einmal gesagt und später nicht zurückgenommen.

SignNow gewinnt bei einem Team, das wächst, aber selten sendet. Business kostet 8 € im Monat bei jährlicher Abrechnung für unbegrenzt viele Nutzer, und nichts anderes in der Tabelle kommt dem bei dieser Zahl nahe. Die Grenze ist das Volumen, 100 Signatureinladungen im Jahr; der Tarif passt also zu zehn Leuten, die je eine Handvoll Verträge verschicken, nicht zu drei Leuten, die jeden Tag senden.

Adobe Acrobat Standard for teams ist bei drei Nutzern der günstigste Tarif pro Platz in Dollar, und dieselbe Lizenz bearbeitet und konvertiert PDFs. Adobe führt Acrobat Standard und Pro mit unbegrenzten Transaktionen, vorbehaltlich technischer Grenzen und Drosselung.

DocuSign weist API-Zugang in allen vier gelisteten Tarifen aus, dazu Mobile-Apps und die Microsoft-365-Anbindung. Soll ein Entwickler nächstes Jahr das Signieren in Ihre eigenen Systeme einbauen, zählt das mehr als der Platzpreis von heute.

PandaDoc ist um Vertriebsunterlagen herum gebaut. Die Business-Zusammenfassung nennt individuelle Angebote, eine Inhaltsbibliothek und Freigabe-Workflows, und der Free-Tarif deckt 60 Dokumente im Jahr.

Dropbox Sign hat einen kostenlosen Tarif, und sein Essentials-Tarif zu 10,05 $ im Monat bei jährlicher Abrechnung ist der niedrigste Dollar-Einstiegspreis, den wir erfasst haben.

Youtrust verkauft qualifizierte elektronische Signaturen als Zusatz, ab 10 € je Signatur in den Tarifen Plus und Pro, und sein Free-Tarif gibt 2 Signaturanfragen im Monat.

Chaindoc enthält Identitätsprüfungen in den bezahlten Tarifen, kann eine Rechnung an den Vertrag knüpfen und gibt jedem unterschriebenen Dokument einen öffentlichen Nachweis: Der Hash der Datei geht beim Veröffentlichen auf die Blockchain, und der Nachweis jedes Unterzeichners wird festgehalten, sobald die Unterschrift abgeschlossen ist. Der Free-Tarif ist dauerhaft, 5 Signaturen im Monat, ohne Karte.

Ehrlich gesagt ist keiner dieser Vorsprünge "die bessere Signatur". Bei einem gewöhnlichen Vertrag funktioniert die Unterschrift selbst bei allen sieben gleich. Sie bezahlen für Volumen, Plätze und die Belege, die der Dienst aufbewahrt.

Branchenseiten versprechen gern Compliance. Die brauchbare Frage ist enger: Trägt Ihre Dokumentart eine Formvorschrift, die die Software erfüllen muss? Bei den meisten Verträgen nicht.

KMU und kleine Unternehmen

Für Kaufverträge, NDAs und Dienstleistungsverträge gilt im deutschen Recht Formfreiheit, solange keine Vorschrift eine Form verlangt. Nach Artikel 25 der eIDAS-Verordnung darf einer elektronischen Signatur nicht allein deshalb die Rechtswirkung abgesprochen werden, weil sie elektronisch ist; automatisch der Handunterschrift gleichgestellt ist nur die qualifizierte Stufe. Verlangt ein Gesetz bloß Textform, genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger (§ 126b BGB). Verlangt es Schriftform, ersetzt die elektronische Form sie nur mit qualifizierter elektronischer Signatur (§ 126 Abs. 3, § 126a BGB). Für ein KMU läuft die Wahl damit auf Preis, Volumen und den Beleg hinaus, den Sie aufbewahren.

Steuerberater und Buchhaltung

Wir erfinden hier keine Signaturregel für Steuerformulare. Die Steuererklärung Ihres Mandanten geht nicht über ein Signaturtool, sondern über das Verfahren der Finanzverwaltung: Wer amtlich vorgeschriebene Datensätze elektronisch ans Finanzamt übermittelt, braucht ein sicheres Verfahren, das ihn authentifiziert (§ 87a Abs. 6 AO). Für die Mandatsvereinbarung selbst genügt meist eine einfache elektronische Signatur. Bewahren Sie sie auf: Geschäftsbriefe und sonstige steuerlich relevante Unterlagen sechs Jahre, Buchungsbelege acht, Bücher und Jahresabschlüsse zehn (§ 147 Abs. 3 AO). Chaindocs Identitätsprüfungen sind KYC-Prüfungen und ersetzen keine Authentifizierung gegenüber dem Finanzamt.

Kanzleien und Rechtsanwälte

Zwei Regeln sind konkret. Die Vergütungsvereinbarung bedarf der Textform, muss als solche bezeichnet und von anderen Vereinbarungen deutlich abgesetzt sein und darf nicht in der Vollmacht stehen (§ 3a Abs. 1 RVG). Und Schriftsätze ans Gericht brauchen die qualifizierte elektronische Signatur der verantwortenden Person oder müssen von ihr signiert auf einem sicheren Übermittlungsweg eingereicht werden, etwa dem beA (§ 130a Abs. 3 und 4 ZPO). Eine Bürgschaftserklärung kann nicht in elektronischer Form erteilt werden (§ 766 BGB). Wer qualifizierte elektronische Signatur Anbieter sucht, landet bei der EU Trusted List; ob ein bestimmter Dienst dort steht, lässt sich dort nachsehen. Lesen Sie vorher, was eine qualifizierte Signatur verlangt, und fragen Sie nach dem Format. Chaindocs qualifizierte Spur erzeugt PAdES-BES, das keinen Zeitstempel trägt.

Personalabteilungen

Ein unbefristeter Arbeitsvertrag ist formfrei und verträgt eine einfache elektronische Signatur. Drei Stellen kosten in der Praxis Geld. Kündigung und Aufhebungsvertrag brauchen die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). Die Befristung eines Arbeitsvertrags bedarf zu ihrer Wirksamkeit der Schriftform (§ 14 Abs. 4 TzBfG). Und der Nachweis der wesentlichen Vertragsbedingungen in elektronischer Form ist ausgeschlossen, Textform ist unter Bedingungen möglich (§ 2 Abs. 1 NachwG). Fragen Sie jeden Anbieter zu allen drei Punkten.

Immobiliengeschäfte haben ihre eigenen Formvorschriften, die wir in unserem Beitrag zum Unterschreiben bei Immobiliengeschäften behandeln.

Chaindoc passt, wenn Sie Identitätsprüfung, Signatur und Rechnung an einem Ort wollen, mit einem Nachweis jeder unterschriebenen Version auf einer öffentlichen Blockchain. Die Tarife, so wie unsere Tarifseite sie am 2026-09-20 listete:

• Free: 0 €, dauerhaft, ohne Karte, 5 Signaturen im Monat, 1 Nutzer.
• Personal: 9 € pro Monat bei monatlicher Abrechnung oder 86 € pro Jahr bei jährlicher Abrechnung; 15 Signaturen und 1 KYC-Prüfung im Monat.
• Team: 19 € pro Monat bei monatlicher Abrechnung oder 182 € pro Jahr bei jährlicher Abrechnung, mit Teamverwaltung und 5 KYC-Prüfungen im Monat.
• Business: 29 € pro Monat bei monatlicher Abrechnung oder 278 € pro Jahr bei jährlicher Abrechnung; 100 Signaturen und 10 KYC-Prüfungen im Monat, dazu die API.

Weitere Mitglieder kosten 19 € pro Monat und 10 zusätzliche Signaturen 9 € pro Monat, die Rechnung pro Nutzer gilt also auch bei uns.

Wo Chaindoc nicht die Wahl ist: Es gibt keinen Massenversand und kein SAML-Single-Sign-On, und eine feste Unterschriftsreihenfolge gibt es nur über Freigabewege im Business-Tarif. Native Mobile-Apps sind noch in Entwicklung, das Signieren am Handy läuft also im Browser. Brauchen Sie eines davon heute, weisen die Tabellen oben woanders hin. Für einen Tarif-für-Tarif-Blick gegen einen einzelnen Konkurrenten lesen Sie, wie Chaindoc im Vergleich zu DocuSign dasteht.

Gehen Sie diese neun Fragen bei zwei oder drei Anbietern durch. Die meisten beantwortet die Preisseite in einer Minute, bei den letzten beiden hilft eine E-Mail.

1. 1.
   Wie viele Personen senden dieses Jahr Dokumente, und wie viele nächstes Jahr?
2. 2.
   Wie viele Dokumente hatte Ihr stärkster Monat, in der Einheit des Anbieters?
3. 3.
   Jährlich abgerechnet, monatlich abgerechnet oder Jahresbindung mit monatlicher Zahlung?
4. 4.
   Welche Identitätsmethode bietet der Anbieter (SMS-Code, Ausweisdokument, wissensbasierte Fragen), und was kostet jeder Versuch?
5. 5.
   Zeigt der Prüfpfad, wer wann und von welcher IP-Adresse unterschrieben hat, und lässt er sich als PDF exportieren?
6. 6.
   Fallen Ihre Dokumente unter § 623 BGB, § 14 Abs. 4 TzBfG oder § 766 BGB?
7. 7.
   Ist die API im Tarif, den Sie kaufen, oder auf einer eigenen Preisliste?
8. 8.
   Brauchen Sie eine feste Unterschriftsreihenfolge, und welcher Tarif hat sie?
9. 9.
   Können Sie vor einem Wechsel jedes unterschriebene PDF samt Prüfpfad in einem Zug exportieren?

Beantworten Sie das, und der Vergleich für digitale Signatur Software erledigt sich meist von selbst. Die Tabellen oben ersparen Ihnen nur die erste Stunde.