Acta notarial: qué es, qué puede probar y cuándo no la necesita

Una publicación que el autor borra a los tres días. Una web que cambia de precio cada semana. Una conversación que la otra parte niega haber tenido. Son hechos, y un hecho que nadie deja por escrito desaparece en cuanto cambia.

El acta notarial existe justamente para eso: el notario acude, observa y deja constancia. No opina ni califica. Simplemente afirma, con fe pública, que ese día aquello se presentaba así.

Esta guía explica qué es un acta notarial, qué puede y qué no puede acreditar, en qué se diferencia de una escritura, cuánto suele costar y en qué casos una prueba criptográfica resuelve lo mismo sin pedir cita.

El acta notarial es el instrumento en el que el notario deja constancia de hechos. La Ley del Notariado lo dice con precisión en su artículo 17.

Artículo 17 de la Ley del Notariado: las "actas notariales tienen como contenido la constatación de hechos o la percepción que de los mismos tenga el Notario, siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos, así como sus juicios o calificaciones".

Fíjese en la condición final: siempre que por su índole no puedan calificarse de actos y contratos. Ahí está la línea que separa el acta de la escritura. Si lo que se documenta es una declaración de voluntad, un negocio, un consentimiento, el instrumento es la escritura. Si es un hecho, es el acta.

El mismo artículo describe el contenido propio de la escritura: "las declaraciones de voluntad, los actos jurídicos que impliquen prestación de consentimiento, los contratos y los negocios jurídicos de todas clases".

Dos instrumentos, dos objetos. Uno recoge lo que las partes quieren; el otro, lo que el notario ve.

No hay un acta única, sino una familia. Las más frecuentes:

• Acta de presencia. El notario acude y describe lo que percibe: el estado de un local, una entrega, una reunión, el contenido de una pantalla.
• Acta de notoriedad. Acredita hechos notorios sobre los que se funda un derecho, previa comprobación.
• Acta de remisión de documentos, para dejar constancia del envío y su contenido.
• Acta de requerimiento, cuando se intima formalmente a alguien a hacer o dejar de hacer algo.
• Acta de depósito, para custodiar un documento o un soporte.

El uso que más ha crecido es el digital. Contenido de una web antes de que cambie, publicación en redes, reseña difamatoria, uso indebido de una marca, conversación de mensajería, correo con sus cabeceras. Cuando la discusión es sobre lo pactado, lo decisivo es cómo se redactó el contrato. El notario navega, describe el recorrido y anexa las capturas.

Fuera de su alcance quedan tres cosas, y conviene tenerlas claras. El acta no valora: si hubo daño o quién tiene razón lo decide un juez. El acta no constituye derechos. Y el acta no retrocede en el tiempo: refleja lo que existe cuando el notario mira.

Tres actuaciones distintas de la misma notaría, confundidas a diario.

La confusión más cara es pedir un acta cuando hace falta una escritura. Si la ley exige documento público para el negocio, un acta no lo sustituye, por muy detallada que sea.

En cuanto al coste, los aranceles notariales están regulados y dependen de la extensión, los folios, las copias y el desplazamiento. Un acta sencilla se mueve en cifras modestas; un acta de presencia con desplazamiento y muchos anexos sube. Pida presupuesto orientativo antes de encargarla.

El acta resuelve un problema concreto: que alguien con fe pública haya visto el hecho. No todos los problemas de prueba son ese.

Cuando lo que necesita demostrar es que un documento existía en una fecha y no se ha alterado desde entonces, el planteamiento cambia. No hay nada que ir a mirar fuera: el archivo ya está en su poder.

Aquí rige el marco europeo. El artículo 25 del Reglamento eIDAS establece que a una firma electrónica no se le pueden negar efectos jurídicos por ser electrónica, y que la firma electrónica cualificada tiene el efecto jurídico equivalente a una firma manuscrita.

La regla de reparto cabe en una línea. Si el hecho está en manos de otro, acta. Si el hecho es su propio documento, sello de tiempo.

Un anclaje criptográfico aporta tres cosas que el acta no da: es inmediato, cuesta una fracción y cualquiera puede repetir la comprobación sin contar con usted. A cambio, no dice nada del mundo exterior, y jamás sustituirá al notario que se desplaza a ver una grieta.

El procedimiento es sencillo, y el orden importa.

1. 1.
   Actúe pronto. Para lo que redacte usted mismo, parta de una plantilla de contrato. El acta refleja el presente. Un contenido borrado, una obra ya terminada o una conversación eliminada no se recuperan.
2. 2.
   Elija notaría. Rige la libre elección de notario, con el matiz práctico de que, si hay desplazamiento, conviene una notaría próxima al lugar del hecho.
3. 3.
   Concrete el requerimiento. «Hacer constar el contenido de la URL completa X el día Y» funciona mejor que «acreditar la competencia desleal», que además el notario no puede calificar.
4. 4.
   Aporte el soporte original. El dispositivo, el acceso, la cuenta. El notario debe percibir el hecho en la fuente, no en una copia que usted traiga.
5. 5.
   Revise el acta antes de firmarla y compruebe que describe el método seguido, no solo el resultado.

Un consejo que ahorra disgustos: mientras gestiona la cita, guarde y selle por su cuenta lo que pueda desaparecer. No sustituye al acta, pero evita quedarse sin nada.