Pago a 30 días: el cálculo, la ley y cuándo decir que no

Un plazo de pago a 30 días significa que el importe total de la factura vence 30 días naturales después de la fecha de la factura. No 30 días después de entregar, no 30 días después de que el cliente abra el correo, y no 30 días hábiles. En inglés se escribe "net 30": "net" por el importe íntegro, sin descuento, y "30" por los días. Esa es toda la definición, y casi toda la confusión viene de leer en dos palabras más de lo que dicen.

Lo que de verdad es un plazo de pago: un préstamo a corto. Has entregado, el cliente tiene el trabajo y aceptas esperar un mes por el dinero. Las grandes empresas tratan ese mes como capital circulante gratis, y por eso sus departamentos de compras piden 45, 60 o 90 días siempre que pueden. Los autónomos y los proveedores pequeños aceptan 30 días porque "es lo habitual", sin darse cuenta de que habitual no significa barato.

Cómo contar los 30 días

El día cero es la fecha de factura impresa en el documento. Una factura del 3 de octubre vence el 2 de noviembre. Si la enviaste el 3 pero la fechaste el 1, el plazo corre desde el 1. En España conviven dos cuentas: la de tu factura, desde su fecha, y la de la ley, que sin pacto cuenta 30 días desde que el cliente recibe la mercancía o el servicio. Algunas condiciones mueven el arranque: "30 días fin de mes" parte del último día del mes de la factura. Di cuál quieres. Nuestra guía de la plantilla de factura para contratistas muestra dónde van la fecha y el plazo en el documento; aquí lo importante es que la fecha es la condición.

Días naturales, no hábiles

Un plazo de pago cuenta fines de semana y festivos. Ninguna norma lo convierte en 30 días hábiles. Lo que se saltan: qué pasa cuando el día 30 cae en sábado. Nada lo mueve; la factura sigue venciendo ese día salvo pacto en contra, y en la práctica el cliente paga el lunes y nadie discute. Si la diferencia te importa, escribe la regla: "Si el vencimiento cae en fin de semana o festivo, el pago vence el día hábil anterior." Anterior, no posterior. Es una elección que solo puedes hacer si la escribes.

Todos los plazos son el mismo instrumento con un número distinto encima, así que la comparación va de quién soporta el crédito y durante cuánto tiempo. Así quedan los plazos habituales vistos desde el proveedor.

Dos cosas. Primero, el número que pide un cliente te dice cómo ve el trato: el que abre con 60 días te ve como proveedor, no como socio, y conviene saberlo antes de fijar el precio. Segundo, los plazos se deslizan. El "30 días" del contrato se convierte en 45 en el banco en cuanto la factura se queda esperando una validación, y la pregunta nunca es solo qué plazo escribes, sino qué haces cuando se pasa.

30 días fin de mes y otras variantes

"30 días fin de mes" significa 30 días después del último día del mes de la factura: cualquier factura de octubre vence el 30 de noviembre, se emitiera el 1 o el 31. "30 días desde recepción" arranca con la entrega, no con la factura. Los mayoristas usan estas variantes porque facturan por lotes. Si vendes servicios casi nunca las quieres: regalan días al cliente y te dejan la ambigüedad a ti.

"2% por pronto pago a 10 días, neto a 30" significa que el cliente puede descontarse un 2% si paga en 10 días; si no, el importe íntegro vence a los 30. Parece una pequeña cortesía. No lo es. Pagas el 2% de la factura por cobrar 20 días antes, y anualizado es una de las financiaciones más caras que puede ofrecer una empresa pequeña.

La fórmula cabe en una línea: descuento ÷ (1 menos descuento) × 365 ÷ días ganados. Para 2% a 10 días, neto a 30, sale 0,02 ÷ 0,98 × 365 ÷ 20 = 37,2% anual. Dicho de otro modo, un cliente que deja pasar el descuento y paga el día 30 te está pidiendo prestado al 37% anual, y un cliente que lo aprovecha te cobra un 37% por un préstamo de 20 días. El número es el mismo desde las dos sillas, y por eso la mayoría de los directores financieros con tesorería se lo quedan, y por eso un 2% de "gesto comercial" en una factura de 50.000 € son 1.000 € entregados por menos de tres semanas de rapidez.

Cuándo el 37% sigue siendo el precio correcto

Puede serlo. Si la alternativa es el factoring o una línea de crédito que no tienes, pagar un 2% por la certeza gana a todo lo demás. Lo que no está bien es ofrecer el descuento por costumbre, a todos los clientes, en todas las facturas. Ofrécelo donde la fecha de cobro te importa y donde el cliente de verdad paga pronto. Quítalo en todo lo demás, y nunca lo imprimas en una factura cuyo contrato no lo recoge: un descuento que el cliente no ha firmado es una rebaja que no puedes recuperar.

El coste evidente es el tiempo. El trabajo está hecho y el dinero llega un mes después, así que cada cliente a 30 días añade un mes de tus costes a la tesorería que necesitas tener. Un estudio que factura 30.000 € al mes a 30 días financia de forma permanente 30.000 € de la actividad de sus clientes. Esa es la aritmética incluso cuando todos pagan el día que toca.

Nadie paga el día que toca. Los 30 días del papel se parecen a 40 o 45 en el banco, y una factura que se pasa de los 60 tiene una posibilidad real de no llegar nunca. En ese punto ya no gestionas cobros: decides si el incumplimiento de contrato merece reclamación.

Luego los costes silenciosos. Reclamar: cada factura vencida es un correo, una llamada y un "te escribo por la factura" que preferirías no mandar. La concentración: una sola gran cuenta a 60 días saca más caja de una empresa pequeña de la que meten cinco clientes a 15. Y la trampa del pronto pago de la sección anterior, donde la herramienta para cobrar antes está tarifada como un préstamo que jamás firmarías.

¿30 o 45 días? ¿Alguna vez es mejor lo más largo?

No. Para el proveedor, un plazo más largo siempre es una concesión, y la pregunta es qué obtienes a cambio. Los 45 días suelen ser la contraoferta de un comprador a tus 30, y el error es tratar los días como el objeto de la negociación. Negocia el precio: 45 días a una tarifa mayor, o 30 días con pronto pago para el cliente que prefiere pagar antes. Los días son la variable del cliente. El dinero es la tuya.

En España el plazo no lo decide el cliente, y esa es la gran diferencia con Estados Unidos, donde nada regula los pagos entre empresas privadas. Cuatro reglas que todo proveedor debería conocer, todas en la Ley 3/2004:

• El plazo por defecto. Si el contrato no fija fecha, la factura entre empresas se paga a los 30 días naturales de recibir la mercancía o el servicio (artículo 4).
• El tope. Por pacto, el plazo puede ampliarse, pero "en ningún caso" más allá de 60 días naturales. Un cliente que impone 90 días te está pidiendo algo que la ley declara nulo.
• Los intereses de demora. Se devengan automáticamente desde el día siguiente al vencimiento, sin necesidad de reclamarlos, al tipo del Banco Central Europeo en su última operación principal de financiación más ocho puntos (artículo 7), salvo que hayáis pactado otro tipo.
• Los costes de cobro. A la deuda se suma una cantidad fija de 40 euros por factura, también sin petición expresa, más los costes de cobro que superen esa cifra si los acreditas (artículo 8).

La ley cubre las operaciones entre empresas y con la Administración; con un particular no aplica, y ahí manda lo que ponga tu factura. Las cuatro reglas transponen la directiva europea 2011/7, que impone lo mismo en cada Estado miembro: 30 días por defecto, 60 de tope, intereses al tipo de referencia más al menos ocho puntos y 40 € por factura.

Lo que significa que una gran cuenta te pida 90 días

Que el pacto es nulo. Una gran empresa puede escribir 90 días en sus condiciones de compra; entre empresas españolas esa cláusula supera el tope del artículo 4 y no te vincula. Un cliente estadounidense no tiene ese límite: allí, entre empresas, solo cuenta el contrato. Lo que nos devuelve a escribirlo.

Las condiciones de pago viven en dos sitios, y el orden importa: primero el contrato, después la factura. La factura repite lo que el contrato ya dice, de modo que un cliente que discute un vencimiento discute algo que firmó, no algo que tú tecleaste después. Si tu contrato calla sobre el pago, la factura es una propuesta, y en un litigio una propuesta vale más o menos lo que costó imprimirla.

Redacciones que aguantan

Usa las cinco partes, en este orden:

• El plazo y desde cuándo cuenta. "Condiciones de pago: 30 días desde la fecha de factura." No solo "30 días". Lo que se discute es el arranque, no el número.
• La fecha. "Vencimiento: 2 de noviembre de 2026." Una fecha de calendario en la factura cierra la discusión sobre la cuenta antes de que empiece.
• La consecuencia. "Desde el día siguiente al vencimiento se devengan intereses de demora conforme a la Ley 3/2004 y una indemnización de 40 € por costes de cobro." El tipo y el arranque. "Podrán aplicarse recargos" no es una condición.
• El descuento, si lo ofreces. "2% de descuento por pago en los 10 días siguientes a la fecha de factura." Solo donde la cuenta de arriba dice que compensa.
• La vía de pago. IBAN, tarjeta o domiciliación, y a quién escribir si hay dudas. Un cliente que tiene que pedirte el IBAN paga una semana más tarde.

El contrato necesita la misma cláusula y dos cosas que la factura no puede llevar: qué cuenta como entrega o aceptación (el arranque en trabajos por hitos) y qué pasa el día 31, sean intereses, suspensión del trabajo o ambas. Las condiciones nacen en el contrato; la factura solo las repite. Y guarda la prueba de las dos fechas que arrancan el plazo: envía la factura por un canal que registre la recepción, y deja que el contrato firmado lleve el sello de tiempo de la aceptación. Nuestra guía sobre automatizar la facturación tras la firma electrónica explica cómo montarlo.

Mejor aún, une las dos cosas. Cuando la factura se genera desde el contrato firmado, las condiciones no pueden desviarse: los pagos vinculados al contrato emiten la factura con el mismo plazo, el mismo tipo y el mismo vencimiento que el cliente ya firmó, y a cuentas por pagar no le queda nada que "aclarar".

Visto desde el cliente, un plazo de pago es crédito de proveedor: compra contra factura y paga a 30 días, sin banco y sin intereses mientras cumpla. Material de oficina, embalaje e imprenta funcionan casi siempre así, y para una empresa joven el proveedor que primero acepta servir "contra factura" suele ser el primer crédito que consigue.

Es el mismo instrumento desde la otra silla. Para el proveedor, abrir cuenta a un cliente es una herramienta comercial: quien tiene cuenta abierta repite donde ya confían en él. Para el comprador es crédito corto que no cuesta nada si paga a tiempo y cuesta mucho en silencio si no, porque los retrasos acaban en los ficheros de morosidad y en la reputación de pagador que los proveedores se pasan entre ellos.

Dos cosas que comprobar antes de abrir una cuenta: si el proveedor ofrece pronto pago, porque entonces pagar antes es dinero, y si hay pedido mínimo o cuota de cuenta, porque un "crédito gratis" detrás de una cuota anual es un crédito con interés. Si eres el proveedor que abre cuentas, las comprobaciones son el espejo: solicitud de crédito, un límite y un contrato marco firmado que fije el plazo, el interés y qué pasa el día 31.

El pago a 30 días es un buen estándar con un cliente que ya te ha pagado. Es un mal estándar con todos los demás, y la forma de rechazarlo sin pelea es ofrecer algo concreto.

• Cliente nuevo, del tamaño que sea: 50% de anticipo a la firma, el resto a 15 días de la entrega. El anticipo es el análisis de riesgo. Una factura proforma lo pide sin crear un documento fiscal antes de que exista el trabajo.
• Facturas pequeñas, por debajo de mil euros más o menos: al contado, con tarjeta o transferencia. Treinta días de crédito sobre 400 € no le cuestan nada al cliente y a ti te cuestan un asiento.
• Proyectos a precio cerrado: hitos, cada uno a 15 días desde la aceptación, con la aceptación definida en el contrato.
• Grandes cuentas que exigen 60 días: acepta y ponle precio. Un plazo es un préstamo, y un préstamo tiene un tipo. Súmalo al presupuesto en vez de tragártelo, u ofrece pronto pago a 60 si prefieres la caja al margen. Por encima de 60, di que no citando el artículo 4 de la Ley 3/2004.
• Quien quiera "30 días desde la aprobación de la factura": no. La aprobación no es una fecha que controles, y un plazo que empieza con la decisión del cliente no es un plazo.

El patrón detrás de los cinco: acorta el tiempo entre el trabajo y el dinero con quien aún no conoces, y véndele el tiempo a quien puede pagarlo. Los 30 días quedan para el medio, los clientes que se han ganado un mes. Eso no es una regla contra el pago a 30 días. Es la razón por la que se inventó.