Automatización de la facturación tras la firma electrónica: facturas, suscripciones y depósitos en Chaindoc.

El proceso financiero no hace más que empezar tras la firma de un documento. Las empresas se enfrentan a problemas como la lentitud en los pagos, la confusión en la presentación de informes y el seguimiento manual de los pagos recurrentes. Por eso, la facturación posterior a la firma es esencial para mantener un flujo de caja estable: al organizar los pagos que se realizarán tras la firma del contrato, se hace que la operación sea predecible y se evitan los saldos pendientes.

En nuestro artículo anterior hablamos de la función Sign-and-Pay, que combina las firmas electrónicas con el pago instantáneo. En este artículo damos un paso más hacia la automatización: aquí hablaremos de cómo gestionar las facturas, las suscripciones, los depósitos, los recordatorios de pago y la configuración de autorizaciones una vez firmado el contrato.

• Para los autónomos, será una garantía de pago puntual
• Para las agencias, es un aspecto fácil de manejar en lo que respecta a los anticipos
• A las empresas les proporciona un flujo de caja estable con un esfuerzo mínimo

Chaindoc es un sistema de facturación posterior a la firma transparente y fácil de entender que garantiza el control de las finanzas incluso después de la firma del acuerdo.

En la mayoría de las empresas, firmar un acuerdo no significa recibir el pago. Esto crea una gran brecha, ya que el desfase entre la firma y el pago real congela el capital circulante y desestabiliza el sistema financiero. Los retrasos en los pagos o los pagos manuales hacen que sea casi imposible predecir los ingresos, el presupuesto o la dotación de personal.

La facturación posterior a la firma de Chaindoc elimina esta brecha al integrar las firmas electrónicas con la lógica de pago posterior a la firma. Sabes perfectamente cuándo se espera el dinero, cuándo se debe pagar y cuándo se pagan los contratos. Esta previsibilidad mejora la disciplina financiera y minimiza las interrupciones repentinas del flujo de caja.

• Para los autónomos, esto significa que los clientes no pueden posponer los pagos «hasta después de las vacaciones»
• Para las agencias, proporciona un calendario mejor definido de los ingresos por suscripción
• Para los equipos corporativos, permite realizar previsiones precisas de ingresos y análisis del rendimiento de los contratos a largo plazo

Con la facturación manual, todas las fases del ciclo de pago son propensas al caos y a los retrasos. Incluso las discrepancias menores se acumulan y provocan importantes pérdidas de ingresos a lo largo de los años.

Problemas comunes con la facturación manual

• Errores humanos: es habitual que se produzcan errores en los importes, facturas duplicadas o depósitos cuando los pagos se realizan a través de hojas de cálculo o correos electrónicos
• Comunicación dispersa: cuando los gerentes tienen que responder a docenas de notificaciones por correo electrónico, enlaces a mensajes y versiones de documentos, esto supone una pérdida de tiempo que podría dedicarse a los clientes o a los proyectos
• Plazos incumplidos y pagos olvidados: a menos que se utilicen notificaciones automáticas, es fácil perder de vista las prioridades en cuanto a la fecha en que se espera que un cliente reciba la factura, especialmente cuando se gestionan varios contratos simultáneamente
• Caos en la presentación de informes: sin una supervisión centralizada, los equipos no tendrán una visión clara de los contratos pagados, los pagos pendientes y los pagos atrasados. Esto hace que las previsiones financieras sean inexactas
• Brechas financieras ocultas: el dinero recaudado en forma de medio pago o pago anticipado no suele asignarse a determinados documentos. Se trata de transacciones flotantes que distorsionan el efectivo en la realidad
• Falta de auditabilidad: al no existir relación entre los pagos y los contratos, los contables no tienen una buena forma de rastrear cuándo y por qué se produjo una transacción
• Pérdida de confianza y credibilidad: la falta de coherencia en el seguimiento de los pagos irrita a los clientes, genera conflictos y socava las relaciones a largo plazo.

Chaindoc tiene como objetivo garantizar que el proceso posterior a la firma sea lo más fluido posible. Cuando un cliente firma un contrato o una factura, el pago se inicia inmediatamente a través de Stripe. Te proporcionará una lista del estado de cada transacción (Pagado, Pendiente, Sin pagar o Error) en un único panel de control, sin necesidad de cambiar de correo electrónico o hoja de cálculo.

Chaindoc te permitirá implementar pagos recurrentes al firmar un documento cuando se trate de suscripciones o cualquier otro contrato a largo plazo. Esto implica que el cliente acepta previamente el calendario de pagos y el sistema inicia automáticamente los pagos posteriores según las condiciones predeterminadas.

Además, el sitio ayuda a eliminar los pagos atrasados. Tienes la posibilidad de crear recordatorios de pago en la misma interfaz sin tener que crear correos electrónicos o plantillas por separado. Cada acción queda documentada en el registro de auditoría, firma, pago, recordatorio, etc., como prueba digital.

Chaindoc no solo organiza los procesos financieros, sino que también inventa una nueva cultura de pago, en la que el proceso de firma y ejecución de compromisos financieros se convierte en un proceso unificado y fluido.

Siempre que haya términos acordados, los pagos deben seguir una ruta predecible y sin concesiones. Chaindoc ofrece a las empresas la posibilidad de seleccionar el modelo de pago que mejor se adapte a su colaboración: factura única, suscripción recurrente o sistema de depósito/retención. Esto organiza los requisitos financieros y reduce el trabajo manual.

Facturas únicas

Una factura única es adecuada cuando se requiere el pago de un hito alcanzado en un servicio o proyecto. Chaindoc, se puede adjuntar al contrato en el que el cliente firmará el contrato y confirmará los términos y el pago. La factura también puede tener una fecha de vencimiento, un aplazamiento de pago o un plan de pago a plazos si así se menciona en el acuerdo. Esto garantizará la transparencia financiera y reducirá la pérdida de tiempo.

Suscripciones recurrentes

Chaindoc permite pagos recurrentes en el caso de proyectos a largo plazo o contratos de servicios, que se configuran directamente durante la firma. El usuario puede establecer un calendario mensual, trimestral o personalizado. Tan pronto como se firma, las transacciones posteriores se realizarán automáticamente, sin necesidad de recordatorios ni facturas duplicadas.

El sistema te permitirá:

• Suspende temporalmente los pagos.
• Revisa la cantidad o el plan
• Reanudar en una fecha posterior

Es especialmente útil con agencias, plataformas educativas o equipos SaaS, cuya colaboración es cíclica.

Depósitos y anticipos

En los casos de contratos que se financien por fases, puedes establecer un depósito o anticipo.

Un depósito sirve como garantía de cumplimiento y puede depositarse al finalizar un proyecto o devolverse según los términos y condiciones contractuales.

Un anticipo es una tarifa de acceso que se paga por adelantado para continuar con los servicios, como los servicios legales o de marketing.

Chaindoc te permite introducir directamente todos estos detalles en el contrato: cuándo se retiene, libera o reembolsa el dinero. Esto ayuda a evitar conflictos y te permite controlar todo el ciclo financiero.

Por último, Chaindoc ofrece un modelo de facturación global. Ya se trate de un proyecto único, una relación a largo plazo o un contrato basado en depósitos, todos los pagos están bien marcados, bien almacenados y adjuntos a los documentos firmados.

En el caso de los negocios en los que las empresas tratan con clientes de forma recurrente, no se trata solo de cobrar, sino de simplificar las transacciones futuras. Por eso Chaindoc facilita el almacenamiento seguro de los métodos de pago. Esto implica que los clientes podrán autorizar cargos posteriores sin tener que rellenar su información de pago cada vez que firmen un nuevo documento o renueven su suscripción.

Consentimiento adicional para pagos

Cuando los usuarios firman un contrato, pueden incluir una cláusula para conceder permiso para futuros cargos, lo cual es una opción legalmente permitida para autorizar pagos recurrentes o por hitos. Esta autorización es vinculante durante la vigencia del contrato y el cliente puede retirarla en cualquier momento que lo desee. Si la autorización expira o el cliente cambia su método de pago, Chaindoc permitirá que se realice una rápida reautorización, sin confirmaciones ni solicitudes innecesarias.

El servicio es especialmente útil para empresas que trabajan con suscripciones o proyectos de varias fases. El cliente solo tiene que firmar una vez y aceptar el calendario de facturación establecido, y el sistema realizará automáticamente los pagos posteriores. Por su parte, las empresas reciben un flujo de caja fiable sin tener que enviar recordatorios ni realizar múltiples pagos.

Seguridad y control de acceso

Todos los métodos de pago almacenados están encriptados; los datos de las tarjetas nunca se guardan en el lado del usuario. Chaindoc utiliza Stripe para gestionar todas las transacciones y cumple con la norma internacional de seguridad PCI DSS.

Acceso basado en roles a los tokens de pago y al estado de las transacciones Solo los miembros autorizados del equipo pueden ver los detalles de las transacciones o reiniciar el pago. Esto se ajusta al principio del mínimo privilegio: por un lado, los gestores financieros tienen acceso completo, mientras que, por otro, los demás miembros del equipo solo pueden ver el estado general de los pagos.

Chaindoc equilibra la comodidad de los pagos recurrentes y el control total del acceso financiero, lo que permite que los procedimientos de facturación sean fáciles, transparentes y seguros para todas las partes implicadas.

En lugar de detenernos en explicaciones genéricas sobre la demora en los pagos, podemos examinar formas de configurar el procedimiento en Chaindoc: cómo recordar a los clientes los saldos pendientes y cómo volver a intentar los cobros sin causar nuevos acuerdos.

Recordatorios de pago

También puedes recordar al cliente el pago directo a través del panel de control de Chaindoc con unos pocos clics en caso de que no se reciba el pago una vez firmado el contrato con el cliente. El mensaje se reenvía al correo electrónico vinculado al contrato y contiene un enlace de pago que debe aceptarse inmediatamente.

En el sistema, tienes la opción de elegir a quién quieres enviar el recordatorio:

• El firmante principal
• El contacto financiero de la empresa

En el caso de contratos con plazos estrictos, existe la posibilidad de establecer un periodo de gracia durante el cual no se penalizará el pago hasta que expire dicho periodo. En caso de que no respondas, el estado del pago se cambiará a Pendiente de pago y el acceso al servicio o al documento podrá bloquearse temporalmente según los términos del contrato.

El historial de todos los intentos de pago y recordatorios se registra en el historial de actividad, lo que facilita el seguimiento y la comunicación.

Estrategias de reintento

En algunos casos, los pagos no se realizan por causas técnicas, como una tarjeta caducada, un cambio de banco o un fallo temporal de la red. Chaindoc te permite utilizar una estrategia de cobro de pagos de reintento en tales casos.

Tú decides cuándo quieres volver a intentarlo:

• Ahora
• Después de un día
• Cuando el cliente cambia su método de pago

Al añadir una nueva tarjeta, se actualiza automáticamente con los nuevos datos. Incluso tienes la opción de cambiar el tipo de pago, por ejemplo, de tarjeta a transferencia bancaria o moneda digital, sin ningún cambio en la estructura del contrato.

Este algoritmo de pago inteligente ayuda a minimizar los pagos pendientes y a conservar los clientes. Con estas herramientas, dispondrás de un sistema financiero sólido en el que ni siquiera los retrasos interferirán en el flujo de caja de tu empresa.

Chaindoc también proporciona un único panel interactivo que contiene todo tu historial financiero una vez que firmas un contrato, lo que te ofrece la oportunidad de ver una imagen completa de tu flujo de caja. Todos los pagos, depósitos, recordatorios y reintentos también se documentan automáticamente. Cada acción está cronometrada y tiene un estado que te ayuda a determinar tu situación financiera en tiempo real sin necesidad de realizar consultas manuales.

Funciones del panel de control

El panel de control te ayuda a:

• Realiza un seguimiento de todos los pagos y depósitos en tiempo real.
• Ver las actualizaciones automáticas de los recordatorios y los reintentos
• Evalúa al instante tu situación financiera actual

La sección Documentos te permite ver el contrato asociado a cada transacción y ver la confirmación o los recibos de pago. Esto se debe a que facilita la elaboración de informes y ofrece una total transparencia legal en las relaciones con los clientes. En el caso de equipos con varios contratos a la vez, el sistema sustituye las antiguas hojas de cálculo, y todos los pasos, la firma, el pago final, etc., se muestran en la pantalla.

En el Registro de actividad no solo se muestran los estados de los pagos, sino también todo el historial de comunicaciones: la hora en que se envió el recordatorio, la hora en que el cliente abrió el documento o la hora en que se realizó el pago. Esto significa que no requiere ningún sistema de supervisión externo y permite el control total de todas las actividades financieras de la plataforma.

En consecuencia, los equipos no solo disponen de una herramienta de contabilidad, sino también de un sistema de análisis de facturación fácil de usar, que muestra qué operaciones generan ingresos estables, dónde se pierde tiempo y cómo optimizar los flujos de caja futuros.

Chaindoc se puede utilizar fácilmente en diferentes modelos de negocio, por ejemplo, autónomos o agencias e instituciones educativas.

Agencias y empresas de TI

Chaindoc ayuda a las agencias y a los equipos de desarrollo a mantener la facturación basada en SLA o los pagos por paquetes por hora. Por ejemplo, una empresa puede planificar un pago mensual por un conjunto de horas o por una fase del proyecto. Todos los pagos se firman electrónicamente y se asocian al contrato correspondiente, lo que facilita la presentación de informes y el seguimiento del cumplimiento.

Bufetes de abogados

Los anticipos son habituales en el sector jurídico; se trata de pagos por adelantado que se realizan para continuar con los servicios. En Chaindoc, es totalmente transparente: el cliente firma el acuerdo, confirma el pago y puede ver el saldo restante en tu panel de control. Por su parte, el bufete puede establecer normas flexibles, como la renovación automática del anticipo cuando se agota o recordatorios para su reposición.

Sector inmobiliario y educación

Chaindoc también se adapta bien a sectores en los que existen plazos de pago establecidos. Por un lado, gestiona los depósitos de garantía y el alquiler mensual en nombre de los propietarios, y por otro, las tasas semestrales o de cursos en nombre de las instituciones educativas. Todas las transacciones se registran y los clientes reciben automáticamente recibos digitales, sin que nadie tenga que confirmar las transacciones manualmente.

Chaindoc ayuda a las empresas a tener un flujo constante de finanzas: pueden recibir pagos a tiempo y gestionar el flujo de caja según el contrato. El seguimiento automatizado de los pagos ayuda a aliviar la carga de los departamentos financieros y permite planificar las inversiones de forma más eficaz y evitar la escasez de efectivo. Todas las transacciones, suscripciones, depósitos o pagos únicos se realizan en un entorno bien definido, por lo que la gestión del dinero será estructurada y trazable.

En el caso de las empresas, esto se traduce en una previsión presupuestaria más precisa y un menor número de sorpresas. Los clientes pueden disponer de un sistema de pago claro y definido, sin recordatorios ni retrasos en los pagos, lo que fomenta la confianza y la relación comercial. La información recopilada en Chaindoc muestra tendencias: qué contratos pueden aportar ingresos estables, dónde se suspenden los pagos y cómo puede cambiar el comportamiento de los clientes a lo largo de un periodo. Estos análisis permiten elaborar estrategias financieras basadas en hechos, en lugar de conjeturas.

Por último, la facturación posterior a la firma se convierte en un punto de equilibrio financiero: todos los pagos se pueden predecir, todas las transacciones se ponen en contexto y todas las decisiones se toman a partir de información cuantificable.

Chaindoc no solo estabiliza las finanzas, sino que también reduce la carga de trabajo de todos los equipos. Con la facturación automatizada, los empleados no tienen que comprobar manualmente los pagos, enviar recordatorios ni duplicar facturas: el sistema lo hace todo con solo unos clics.

Ventajas clave

• Ahorro de tiempo para los equipos financieros y operativos
• Menos errores manuales y procesamiento más rápido
• Mayor atención a los clientes y al desarrollo de productos.

La reducción del número de operaciones manuales implica una reducción del número de errores y una aceleración de los procesos. Los equipos pueden concentrarse en la relación con los clientes y en el desarrollo de productos, en lugar de en el papeleo.

La flexibilidad del sistema de roles y accesos de la plataforma permite que cada persona vea solo lo que necesita: los gerentes pueden ver el estado de los pagos, mientras que los especialistas en finanzas pueden ver el historial de una transacción. Esto mejora la eficiencia de los equipos y contribuye al cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio internos.

Esto permite trabajar más rápido, lograr una mayor cohesión entre los equipos y reducir al mínimo los errores humanos. La automatización de la facturación de Chaindoc convierte los complicados procesos financieros en actividades sencillas y coherentes, lo que proporciona a los equipos brevedad y certeza a lo largo de todo el proceso de trabajo.

La comodidad de la facturación posterior al envío no es el único pilar estratégico del crecimiento financiero sostenible. Ofrece un flujo de caja estable, acorta el tiempo de cobro y proporciona a las empresas una visibilidad completa del momento y el motivo de los pagos. Esto ayuda a las empresas a reducir riesgos, imponer disciplina financiera y concentrarse en crecer en lugar de perseguir facturas pendientes.

Chaindoc simplifica este proceso: tú redactas un contrato, especificas las condiciones de pago y el sistema se encarga del resto. Las facturas, los depósitos, las suscripciones recurrentes y los recordatorios de pago se integran en un único flujo, sin necesidad de integraciones ni obstáculos técnicos.

Por lo tanto, la facturación posterior a la firma se perfila como la base de un ciclo financiero exitoso que minimiza los riesgos, estabiliza el flujo de caja y permite a las empresas no tener que preocuparse por la gestión de la cuenta, sino centrarse en crecer.

Configura la facturación posterior a la firma en Chaindoc: utiliza facturas, depósitos, suscripciones y recordatorios para que tus pagos se realicen sin problemas y a tiempo.