Team-Management

Arbeite effektiv mit deinem Team zusammen.

Lade Teammitglieder ein, weise Rollen zu und verwalte Berechtigungen, um eine reibungslose Zusammenarbeit in deinem Unternehmen sicherzustellen. Die Teamverwaltungsfunktionen von Chaindoc ermöglichen eine sichere Zusammenarbeit unter Einhaltung von Compliance-Vorgaben und mit Prüfpfaden.

Teamstruktur

Organisationshierarchie

Erstelle deine Organisationsstruktur in Chaindoc:

• Organisation – Oberste Ebene für dein Unternehmen
• Abteilungen – Organisiere Teams nach Funktionen (Rechtsabteilung, Personalabteilung, Vertrieb usw.).
• Teams – Kleinere Gruppen innerhalb von Abteilungen
• Projekte – Temporäre Gruppen für bestimmte Initiativen
• Verschachtelte Strukturen – Abteilungen können Unterabteilungen haben.
• Unterstützung für mehrere Organisationen – Verwalte mehrere Unternehmen über ein einziges Konto.

Teamtypen

• Private Teams – Nur für Mitglieder sichtbar
• Öffentliche Teams – für die ganze Organisation sichtbar
• Funktionsübergreifende Teams – Leute aus verschiedenen Abteilungen
• Kundenteams – Externe Mitarbeiter einbeziehen
• Temporäre Teams – Automatische Archivierung nach Abschluss des Projekts

Benutzerrollen und Berechtigungen

Globale Rollen

Organisationsweite Rollen mit unterschiedlichen Berechtigungsstufen:

• Eigentümer – Volle administrative Kontrolle, Abrechnung und Benutzerverwaltung
• Admin – Benutzerverwaltung, Teamerstellung und Systemeinstellungen
• Manager – Team- und Dokumentenmanagement in den zugewiesenen Bereichen
• Mitglied – Normale Nutzer mit Rechten zum Erstellen und Unterzeichnen von Dokumenten
• Gast – Eingeschränkter Zugriff für externe Mitarbeiter
• Auditor – Nur-Lesezugriff mit Einsicht in den Prüfpfad

Berechtigungsmatrix

Was jede Rolle machen kann:

• Eigentümer: Alle Berechtigungen, einschließlich der Löschung des Kontos.
• Admin: Verwalte Benutzer, Teams, Abrechnungen, Integrationen und Sicherheitseinstellungen.
• Manager: Teams erstellen, Teammitglieder verwalten, Dokumente genehmigen
• Mitglied: Dokumente erstellen/senden, unterschreiben, Teamdokumente anzeigen
• Gast: Du kannst nur zugewiesene Dokumente ansehen und unterschreiben.
• Prüfer: Alle Dokumente und Prüfpfade anzeigen, Berichte erstellen

Benutzerdefinierte Rollen

Erstell benutzerdefinierte Rollen für bestimmte Anforderungen:

• Legen Sie detaillierte Berechtigungen fest (Anzeigen, Erstellen, Bearbeiten, Löschen, Genehmigen).
• Weis das bestimmten Abteilungen oder Teams zu.
• Dokumenttypspezifische Berechtigungen (z. B. kann nur die Personalabteilung auf Mitarbeiterverträge zugreifen)
• Vorübergehende Rollenzuweisungen mit Ablaufdatum
• Rollenvorlagen für gängige Szenarien
• Compliance-Rollen mit eingeschränktem Zugriff

Benutzerverwaltung

Benutzer hinzufügen

Es gibt mehrere Möglichkeiten, Teammitglieder hinzuzufügen:

• E-Mail-Einladung mit individueller Begrüßungsnachricht
• Importiere alles auf einmal über eine CSV-Datei.
• Automatische Bereitstellung von Single Sign-On (SSO)
• Domänenbasierte automatische Beitrittsfunktion (Benutzer mit @company.com)
• API-basierte Benutzererstellung
• Selbstständige Registrierung mit Genehmigung durch den Administrator

Benutzerprofile

Jeder Nutzer hat ein umfassendes Profil:

• Name, E-Mail-Adresse und Kontaktdaten
• Profilfoto und Biografie
• Berufsbezeichnung und Abteilung
• Teammitgliedschaften
• Zugewiesene Rollen und Berechtigungen
• Aktivitätsstatistiken dokumentieren
• Letzte Anmeldung und Aktivitätsstatus
• Status der Zwei-Faktor-Authentifizierung

Verwaltung des Benutzerlebenszyklus

• Onboarding – Automatisierte Willkommens-E-Mails und Schulungsmaterialien
• Aktiv – Voller Zugriff auf zugewiesene Ressourcen
• Gesperrt – Vorübergehender Entzug des Zugriffs (Urlaub, Untersuchung)
• Deaktiviert – Dauerhafte Entfernung des Zugriffs (ausgeschiedene Mitarbeiter)
• Übertragung der Eigentumsrechte – Dokumente einem anderen Benutzer zuweisen
• Benutzerdaten archivieren – Nach dem Ausscheiden einen Prüfpfad aufbewahren.

Teamzusammenarbeit

Gemeinsame Arbeitsbereiche

Arbeite gemeinsam an Dokumenten in Team-Bereichen:

• Teamordner mit automatischem Zugriff für Mitglieder
• Gemeinsam genutzte Dokumentvorlagen
• Teamweite Tags und Metadaten
• Gemeinsames Bearbeiten und Kommentieren
• Dashboard für Teamaktivitäten
• Gemeinsame Signatur-Workflows
• Team-Analysen und Berichte

Kommunikationsfunktionen

• Dokumentiere Kommentare und Erwähnungen (@Benutzername).
• Interne Notizen (für Unterzeichner nicht sichtbar)
• Teamankündigungen und Benachrichtigungen
• Aktivitätsfeed für Teamaktionen
• E-Mail-Benachrichtigungen für Dokumentereignisse
• In-App-Nachrichten für dringende Angelegenheiten
• Integration mit Slack, Microsoft Teams

Genehmigungsworkflows

Leite Dokumente durch Genehmigungsketten:

• Mehrstufige Genehmigungsprozesse festlegen
• Nacheinander oder gleichzeitig genehmigen
• Bedingtes Routing basierend auf Dokumentwerten
• Wenn die Änderung nicht rechtzeitig genehmigt wird, wird sie automatisch weitergeleitet.
• Delegiere die Genehmigungsbefugnis.
• Genehmigungshistorie und Prüfpfad
• Vorlagenbasierte Workflows für gängige Szenarien

Externe Zusammenarbeit

Gastzugang

Arbeit sicher mit Leuten außerhalb zusammen:

• Lade Kunden, Lieferanten oder Partner als Gäste ein.
• Eingeschränkter Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner
• Kein Zugriff auf interne Teamdokumente
• Zeitlich begrenzte Gastkonten
• Gastaktivitäten werden in Audit-Protokollen nachverfolgt.
• Keine zusätzliche Benutzerlizenz nötig.
• Bei Bedarf kannst du ganz einfach Vollmitglied werden.

Kundenportale

Mach dir eigene Portale für die Zusammenarbeit mit anderen:

• Individuell gestaltete Benutzeroberfläche für Kunden
• Spezieller Bereich für Kundendokumente
• Der Kunde kann Dateien hoch- und runterladen.
• Sichere Nachrichtenübermittlung mit dem Kundenteam
• Kundenspezifische Berichte und Analysen
• White-Label-Option (Chaindoc-Branding entfernen)
• Mehrere Portale für verschiedene Kunden

Zugriffskontrolle und Sicherheit

Berechtigungen auf Teamebene

• Lass die Leute entscheiden, wer Teamdokumente sehen darf.
• Beschränk die Erstellung von Dokumenten auf bestimmte Rollen.
• Genehmigungsanforderungen für sensible Dokumente
• Verhindere das Herunterladen oder Drucken.
• IP-Adressbeschränkungen für den Teamzugang
• Geräteeinschränkungen (nur Unternehmensgeräte)
• Geografische Einschränkungen (bestimmte Länder blockieren)

Authentifizierungsoptionen

Sichere den Teamzugang mit mehreren Authentifizierungsmethoden:

• E-Mail/Passwort mit strengen Passwortrichtlinien
• Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) ist erforderlich.
• Einmalige Anmeldung (SSO) über SAML 2.0
• Google Workspace / Microsoft 365-Integration
• LDAP/Active Directory-Integration
• Biometrische Authentifizierung auf Mobilgeräten
• Hardware-Sicherheitsschlüssel (FIDO2)

Sitzungsmanagement

• Automatische Abmeldung nach Inaktivität
• Bei Passwortänderung zwangsweise abmelden
• Aktive Sitzungen auf allen Geräten anzeigen
• Beenden der Remote-Sitzung
• Richtlinien für Sitzungszeitüberschreitungen nach Rolle
• Begrenzung der parallelen Sitzungen
• Login-Warnungen bei verdächtigen Aktivitäten

Team Analytik & Berichterstattung

Team-Leistungskennzahlen

Verfolge die Produktivität des Teams und dokumentiere Aktivitäten:

• Pro Team/Benutzer erstellte Dokumente
• Durchschnittliche Zeit bis zur Fertigstellung der Unterschrift
• Aktivste Nutzer und Teams
• Engpässe bei der Dokumentgenehmigung
• Häufigkeit der Benutzeranmeldung
• Speichernutzung pro Team
• Reaktionszeit auf Signaturanfragen

Aktivitätsberichte

• Benutzeraktivitätsprotokolle (Anmeldung, Dokumentzugriff)
• Statistiken zur Zusammenarbeit im Team
• Statusberichte dokumentieren (ausstehend, abgeschlossen)
• Fehlgeschlagene Authentifizierungsversuche
• Überprüfung von Berechtigungsänderungen
• Externe Benutzerzugriffsprotokolle
• Regelmäßige Berichte per E-Mail

Compliance-Berichterstattung

• Zugriff auf Prüfprotokolle für Aufsichtsbehörden
• Benutzerzertifizierungsberichte
• Einhaltung der Aufbewahrungspflicht für Dokumente
• Sicherheitsvorfallberichte
• Verlauf der Rollenzuweisung
• Überprüfung des Datenaufbewahrungsorts
• Berichte für externe Audits exportieren

Abrechnung und Lizenzierung

Benutzerlizenzen

Flexible Lizenzoptionen:

• Lizenzierung pro Benutzer (monatlich oder jährlich)
• Unbegrenzte Anzahl von Gastnutzern ohne zusätzliche Kosten
• Du kannst jederzeit Nutzer hinzufügen oder entfernen.
• Automatische Rechnungsanpassungen
• Mengenrabatte für große Teams
• Unbegrenzte Benutzerpläne für Unternehmen
• Kostenlose Testphase für neue Nutzer

Nutzungsüberwachung

• Überwachung aktiver vs. inaktiver Nutzer
• Dokumentvolumen pro Benutzer
• Speichernutzung pro Team
• Verwendung von API-Aufrufen
• Statistiken zur Nutzung der Funktionen
• Optimier Lizenzen je nach Verwendung.
• Warnungen bei Annäherung an Grenzwerte

Integration und Automatisierung

Verzeichnisintegration

• Azure Active Directory-Synchronisierung
• Synchronisierung des Google Workspace-Verzeichnisses
• Okta-Identitätsanbieter
• OneLogin-SSO-Integration
• LDAP-Verzeichnisimport
• Automatische Benutzerbereitstellung/-entfernung
• Gruppenzuordnung aus dem Verzeichnis

Automatisierung des Team-Workflows

• Dokumente automatisch Teammitgliedern zuweisen
• Automatischer Ordnerzugriff je nach Rolle
• Geplante Berichte an Teamleiter
• Automatische Eskalation ausstehender Dokumente
• Workflow-Auslöser basierend auf Dokumentereignissen
• Integration mit Projektmanagement-Tools
• Benutzerdefinierte Webhooks für Team-Events

Bewährte Vorgehensweisen

Team-Einrichtung

• Beginne mit einer klaren Organisationsstruktur.
• Leg Rollen und Berechtigungen fest, bevor du Benutzer hinzufügst.
• Erstelle Namenskonventionen für das Team.
• Erstell Vorlagen für Genehmigungs-Workflows.
• Richte SSO ein, bevor du Benutzer einlädst.
• Schreib deine Teamstruktur und Richtlinien auf.
• Schult die Teamleiter, bevor ihr das Ganze im ganzen Team einführt.

Sicherheits-Best-Practices

• Mach MFA für alle Nutzer
• Regelmäßige Zugriffsüberprüfungen (vierteljährlich)
• Sofortige Deaktivierung von abgewanderten Benutzern
• Halt dich an das Prinzip der geringsten Privilegien.
• Behalte den Zugriff von Gastbenutzern genau im Auge.
• Regelmäßige Schulungen zum Thema Sicherheitsbewusstsein
• Test der Notfallwiederherstellungsverfahren

Effizienz bei der Zusammenarbeit

• Verwende Vorlagen für gängige Teamdokumente.
• Mach klare Genehmigungsabläufe klar.
• Lege SLAs für die Überprüfung von Dokumenten fest.
• Benutz @mentions, um bestimmte Leute zu benachrichtigen.
• Mach gemeinsame Ordner für laufende Projekte.
• Regelmäßige Bereinigung inaktiver Teams
• Nutze Analysen, um Engpässe zu erkennen.

Einführung neuer Teammitglieder

• Schick eine Willkommens-E-Mail mit einer Anleitung für die ersten Schritte.
• Mentor oder Buddy für die erste Woche zuweisen
• Mach Schulungen zu Dokumenten-Workflows.
• Gib den Zugriff schrittweise frei (fang mit einer Einschränkung an).
• Check-in nach der ersten Woche einplanen.
• Teile die Teamrichtlinien und Best Practices.
• Füge relevante Teams und Kanäle hinzu.

Fehlerbehebung

Häufige Probleme

• Benutzer kann nicht auf Teamdokumente zugreifen: Überprüfe die Teammitgliedschaft und die Rollenberechtigungen.
• Einladung nicht erhalten: Schau mal im Spam-Ordner nach, überprüfe deine E-Mail-Adresse und schick die Einladung nochmal.
• SSO-Anmeldung schlägt fehl: Überprüfe die SSO-Konfiguration und wende dich an den IT-Administrator.
• Fehler „Zugriff verweigert“: Der Benutzer braucht vielleicht eine höhere Rolle oder bestimmte Dokumentberechtigungen.
• Du kannst keine weiteren Benutzer hinzufügen: Überprüfe die Lizenzbeschränkungen und aktualisiere gegebenenfalls deinen Tarif.
• Benutzer erscheint zweimal: Duplizierte Konten über das Admin-Panel zusammenführen.

Hilfe bekommen

• Hilfezentrum für das Admin-Dashboard
• Rund um die Uhr Chat-Support für Admins
• Persönlicher Kundenbetreuer (Enterprise-Tarife)
• Video-Tutorials zum Teammanagement
• Community-Forum für bewährte Verfahren
• E-Mail: admin-support@chaindoc.com
• Notfall-Sicherheitshotline für Vorfälle