Dokumentenmanagement

Chaindoc speichert Ihre Dokumente mit Blockchain-Verifikation, Versionskontrolle und einem vollständigen Audit-Trail. Diese Seite behandelt Hochladen, Organisieren, Berechtigungen, Aufbewahrung und wie Dokumente durch ihren Lebenszyklus fließen.

Wenn Sie von einem gemeinsamen Laufwerk oder einem einfachen Dateispeicher kommen, ist der größte Unterschied, dass jede Aktion protokolliert und jedes veröffentlichte Dokument einen Blockchain-Hash erhält. Sie können nicht versehentlich den Überblick verlieren, wer was und wann geändert hat.

Dokumentenlebenszyklus

Dokumente durchlaufen verschiedene Zustände, während sie erstellt, für Signaturen gesendet und abgeschlossen werden. Sie müssen Übergänge nicht manuell verwalten; sie erfolgen automatisch basierend auf dem Verhalten der Unterzeichner.

Dokumentenzustände

• Draft — wird noch vorbereitet, noch nicht gesendet
• Pending — zur Signatur gesendet, wartet auf den Ersten
• In progress — mindestens eine Signatur erhalten, weitere folgen
• Completed — alle Signaturen eingegangen, Dokument finalisiert
• Declined — ein Unterzeichner hat das Dokument abgelehnt
• Voided — Sie haben es vor Abschluss storniert
• Expired — Frist abgelaufen ohne alle Signaturen
• Archived — in Langzeitspeicher verschoben

Wie Übergänge funktionieren

Übergänge sind automatisch. Wenn Sie einen Draft senden, wird er zu "pending". Wenn der erste Unterzeichner signiert, wechselt er zu "in progress". Wenn der letzte signiert, ist er "completed". Sie können ein Dokument jederzeit annullieren, und Unterzeichner können jederzeit ablehnen. Wenn die Frist verstreicht, läuft es ab.

Dokumente hochladen

Unterstützte Formate

Chaindoc akzeptiert die gängigsten Dateitypen. Nicht-PDF-Dateien werden beim Hochladen automatisch in PDF konvertiert (das Original bleibt zum Download verfügbar).

• PDF (empfohlen)
• Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Bilder: JPG, PNG, GIF, TIFF — mit OCR-Texterkennung in PDF konvertiert
• Textdateien: .txt, .rtf
• OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Upload-Methoden

Drag-and-drop im Browser ist der schnellste Weg. Sie können auch die Dateiauswahl nutzen, aus Google Drive / Dropbox / OneDrive importieren oder programmatisch über die API hochladen. Für Massenuploads unterstützt die API mehrere Dateien in einer einzigen Anfrage.

Maximale Dateigröße ist 50MB. Wenn Sie regelmäßig an diese Grenze stoßen, komprimieren Sie Ihre PDFs vor dem Upload.

Ihre Dokumente organisieren

Ordner

Sie können unbegrenzt Ordner und Unterordner erstellen. Die meisten Teams organisieren nach Abteilung, Kunde oder Projekt. Ordner können mit Ihrem Team geteilt oder persönlich gehalten werden.

Drag-and-drop funktioniert auch zum Verschieben von Dokumenten zwischen Ordnern. Es lohnt sich, eine klare Struktur vor Massenuploads einzurichten, da die Neugestaltung später mühsam ist.

Filter und Suche

Filter ermöglichen die Eingrenzung nach Status, Datumsbereich, Unterzeichner, Dokumententyp oder benutzerdefinierten Tags. Sie können Filterkombinationen als Ansichten speichern, damit Sie sie nicht jedes Mal neu erstellen müssen.

Die Suche umfasst Dokumenttitel, Beschreibungen, Metadaten, Namen von Unterzeichnern, E-Mails und sogar Blockchain-Transaktions-IDs. Sie unterstützt auch die Volltextsuche innerhalb des Dokumenteninhalts, obwohl dies bei großen Bibliotheken langsamer ist.

Tags und Metadaten

Jedes Dokument erhält automatisch Standardmetadaten: Titel, Ersteller, Daten, Dateigröße, Seitenzahl, Status und Blockchain-Transaktions-IDs. Sie können auch benutzerdefinierte Felder (Text, Zahl, Datum, Dropdown) für Dinge wie Vertragswert, Kundenname oder Projektcode hinzufügen.

Tags sind Hashtag-basiert. Fügen Sie so viele hinzu wie Sie möchten, und sie werden aus Ihren bestehenden Tags automatisch vervollständigt. Massen-Tagging funktioniert, wenn Sie einen Stapel von Dokumenten auf einmal kennzeichnen müssen.

Speicher und Sicherheit

Dokumente sind mit AES-256 im Ruhezustand und TLS 1.3 während der Übertragung verschlüsselt. Die Speicherung ist über mehrere Regionen verteilt mit automatischen Backups alle 6 Stunden. Mehr zu Verschlüsselung und Zugriffskontrollen finden Sie im Sicherheitsleitfaden.

Blockchain-Verankerung

Wenn Sie ein Dokument veröffentlichen, wird sein Hash in die Blockchain geschrieben. Zusätzliche Hashes werden bei jeder Zustandsänderung (signiert, annuliert usw.) aufgezeichnet. Dies schafft einen unabhängigen Beweis für die Existenz und Integrität des Dokuments, der selbst dann bestehen bleibt, wenn Chaindoc selbst nicht mehr existiert.

Versionskontrolle

Laden Sie eine neue Version desselben Dokuments hoch, und Chaindoc verfolgt den Verlauf automatisch. Sie können vorherige Versionen anzeigen, vergleichen und wiederherstellen. Jede Version erhält ihren eigenen Blockchain-Hash, und der Audit-Trail zeigt, wer was und wann hochgeladen hat.

Zugriffskontrolle

Berechtigungen steuern, was jede Person mit einem Dokument tun kann. Sie setzen diese auf Dokumenten- oder Ordnerebene.

Berechtigungsstufen

• Owner — volle Kontrolle, kann löschen und verwalten, wer sonst Zugriff hat
• Editor — kann bearbeiten, zur Signatur senden und das Dokument verwalten
• Viewer — schreibgeschützt, kann ansehen und herunterladen
• Signer — kann zugewiesene Dokumente ansehen und signieren
• Commenter — kann ansehen und kommentieren, aber nicht bearbeiten
• No access — explizit blockiert

Freigabe für externe Parteien

Sie können Dokumente mit Personen außerhalb Ihres Teams per E-Mail teilen. Für temporären Zugriff nutzen Sie zeitlich begrenzte oder passwortgeschützte Links. Sie sehen jeden Zugriff im Audit-Trail, einschließlich fehlgeschlagener Versuche.

Aufbewahrung und Archivierung

Richten Sie Aufbewahrungsrichtlinien ein, um zu automatisieren, was mit Dokumenten nach einer bestimmten Zeit passiert. Das ist wichtig für Compliance: Steuerunterlagen brauchen vielleicht 7 Jahre, Personalakten vielleicht länger.

• Aufbewahrungsfristen nach Dokumententyp festlegen
• Automatische Archivierung, wenn die Frist endet
• Legal Hold, um Löschung während eines Rechtsstreits zu verhindern
• Konform mit GDPR, HIPAA und SOX-Aufbewahrungsanforderungen
• Optionale automatische Löschung nach der Archivierungsfrist
• Richtlinien für bestimmte Dokumente bei Bedarf überschreiben

Archivierte Dokumente werden in Cold Storage verschoben (niedrigere Kosten, gleiche Abrufgeschwindigkeit). Die Blockchain-Verifikation bleibt intakt.

Export und Download

Laden Sie einzelne Dokumente als PDF herunter, oder laden Sie Massendownloads als ZIP. Sie können den Audit-Trail und das Abschlusszertifikat in den Export einbeziehen. Metadaten werden als CSV oder JSON exportiert, falls Sie sie in ein anderes System importieren müssen.

Für automatisierte Exporte nutzen Sie die API. Sie können auch Webhooks einrichten, um Exporte auszulösen, wenn ein Dokument einen bestimmten Zustand erreicht.

Download-Kontrollen

Für vertrauliche Dokumente können Sie Downloads komplett deaktivieren, Wasserzeichen mit dem Namen des Betrachters hinzufügen oder die Anzahl der Downloads pro Person begrenzen. Alle Download-Ereignisse erscheinen im Audit-Trail.

Analytics und Reporting

Das Dashboard zeigt Dokumentenvolumen nach Status, durchschnittliche Zeit bis zur Fertigstellung, aktivste Benutzer, Speichernutzung und Trends über Zeit. Für Compliance können Sie Berichte zu ausstehenden Signaturen, abgelaufenen Dokumenten, Zugriffsprotokollen und Einhaltung von Aufbewahrungsrichtlinien erstellen.

Wenn Sie benutzerdefinierte Berichte benötigen, gibt Ihnen die API Zugriff auf alle zugrunde liegenden Daten.

Integrationen

Chaindoc verbindet sich mit Cloud-Speicheranbietern (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) für Zwei-Wege-Synchronisation. Es integriert sich auch mit CRM- und ERP-Systemen wie Salesforce, HubSpot und Microsoft Dynamics. Für alles andere nutzen Sie die API oder Zapier, um sich mit über 5000 Apps zu verbinden.

Best Practices

Ein paar Dinge, die Zeit sparen, wenn Ihre Dokumentenbibliothek wächst:

• Richten Sie Ihre Ordnerstruktur vor Massenuploads ein. Hunderte Dokumente später neu zu organisieren, macht keinen Spaß.
• Nutzen Sie konsistente Benennung: "Q4 2025 Beratungsvertrag" schlägt "Contract_v3_FINAL.pdf".
• Wenden Sie Tags zum Upload-Zeitpunkt an, nicht später. Es ist leicht, den Anschluss zu verlieren.
• Überprüfen Sie Zugriffsberechtigungen monatlich und entziehen Sie Personen, die das Team verlassen haben, den Zugriff.
• Archivieren Sie fertige Dokumente regelmäßig, um Ihre aktive Ansicht übersichtlich zu halten.
• Richten Sie Aufbewahrungsrichtlinien früh ein, damit Sie nicht nachträglich alles klassifizieren müssen.

Fehlerbehebung

Upload schlägt fehl

Prüfen Sie die Dateigröße (max. 50MB) und Ihre Internetverbindung. Bei Word- oder PowerPoint-Dateien kann die PDF-Konvertierung bei stark formatierten Dokumenten fehlschlagen. Versuchen Sie, selbst in PDF zu konvertieren und das hochzuladen.

Dokument nicht gefunden

Nutzen Sie die Suche statt zu browsen. Prüfen Sie, ob Ihre Filter es nicht ausblenden (ein häufiger Fall: Der Statusfilter ist auf "aktiv" gesetzt, aber das Dokument ist archiviert). Prüfen Sie auch, ob Sie Berechtigung haben, es zu sehen.

Zugriff verweigert

Kontaktieren Sie den Dokumentenbesitzer oder Ihren Team-Admin. Sie können Zugriff über die Freigabeeinstellungen des Dokuments gewähren. Wenn Sie der Admin sind, prüfen Sie die Team-Management-Dokumentation dazu, wie Berechtigungen von Ordnern auf Dokumente vererbt werden.

Was als Nächstes zu tun ist

• Signaturen — erfahren Sie mehr über Signaturtypen und Signatur-Workflows
• Team-Management — richten Sie Rollen, Berechtigungen und Team-Arbeitsbereiche ein
• API-Dokumentation — programmatisches Dokumentenmanagement
• Webhooks — werden benachrichtigt, wenn Dokumente den Zustand ändern
• Sicherheit — Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Compliance-Einstellungen