Dokumentenverwaltung

Organisiere und verwalte deine Dokumente effizient.

Bewahr alle deine Dokumente an einem sicheren Ort auf. Lade Dokumente hoch, organisiere sie und teile sie mit deinem Team mithilfe detaillierter Berechtigungen, Blockchain-verifiziertem Speicher und umfassenden Prüfpfaden.

Lebenszyklus des Dokuments

Chaindoc verwaltet Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus, von der Erstellung bis zur Archivierung:

Dokumentzustände

• Entwurf – Dokument wird gerade vorbereitet, noch nicht verschickt
• Ausstehend – Zur Unterschrift versandt, wartet auf Fertigstellung
• In Bearbeitung – Teilweise unterschrieben, einige Unterschriften fehlen noch
• Fertig – Alle Unterschriften gesammelt, Dokument fertiggestellt
• Abgelehnt – Unterzeichner hat das Dokument abgelehnt
• Ungültig – Der Absender hat vor Fertigstellung storniert.
• Abgelaufen – Frist abgelaufen, ohne dass die Aufgabe erledigt wurde
• Archiviert – Fertiges Dokument in den Langzeitspeicher verschoben

Automatische Zustandsübergänge

Dokumente durchlaufen automatisch verschiedene Status, je nachdem, was du machst:

• Entwurf → Ausstehend (wenn an Unterzeichner gesendet)
• Ausstehend → In Bearbeitung (erste Unterschrift eingegangen)
• In Bearbeitung → Abgeschlossen (alle Unterschriften gesammelt)
• Any → Ungültig (Absender storniert)
• Any → Abgelehnt (Unterzeichner lehnt ab)
• Ausstehend/In Bearbeitung → Abgelaufen (Frist abgelaufen)

Dokumentorganisation

Ordnerstruktur

Organisiere Dokumente mit flexiblen Ordnerhierarchien:

• Erstell so viele Ordner und Unterordner, wie du willst.
• Ordne die Daten nach Abteilung, Projekt, Kunde oder benutzerdefinierten Kriterien.
• Verschiebe Dokumente per Drag & Drop zwischen Ordnern.
• Gemeinsame Ordner für die Zusammenarbeit im Team
• Persönliche Ordner für einzelne Benutzer
• Vorlagenordner für wiederverwendbare Dokumente
• Archivier Ordner für fertige Dokumente.

Intelligente Filter und Ansichten

Finde Dokumente schnell mit leistungsstarken Filtern:

• Filtern nach Status (ausstehend, abgeschlossen, abgelaufen)
• Filtert nach Datumsbereich (erstellt, geändert, unterzeichnet).
• Nach Unterzeichner oder Absender filtern
• Filtern nach Dokumenttyp oder Vorlage
• Filtert nach Tags und benutzerdefinierten Metadaten.
• Speichere benutzerdefinierte Filterkombinationen als Ansichten.
• Schneller Zugriff auf zuletzt angezeigte Dokumente

Suchfunktionen

Erweiterte Suche in allen Dokumenten:

• Volltextsuche innerhalb des Dokumentinhalts
• Such nach Dokumenttitel, Beschreibung oder Metadaten.
• Suche nach Unterzeichnernamen oder E-Mail-Adresse
• Suche nach benutzerdefinierten Feldern und Tags
• Suche nach Blockchain-Transaktions-IDs
• Boolesche Operatoren für komplexe Abfragen
• Suchergebnisse mit Hervorhebungen und Vorschauen

Dokumente hochladen und importieren

Unterstützte Dateiformate

• PDF (.pdf) – Empfohlenes Format
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Bilder (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• Textdateien (.txt, .rtf)
• OpenDocument-Formate (.odt, .ods, .odp)

Hochladen

• Zieh die Dateien einfach per Drag & Drop in den Browser.
• Wähle Dateien vom Computer aus
• Importiere aus dem Cloud-Speicher (Google Drive, Dropbox, OneDrive).
• Mobile Kameraaufnahme für das Scannen unterwegs
• API-Upload für die programmatische Integration
• Mehrere Dokumente auf einmal hochladen
• E-Mail-to-Chaindoc für E-Mail-Anhänge

Automatische Konvertierung

Dokumente, die automatisch in PDF umgewandelt werden, um einheitlich zu bleiben:

• Word, Excel, PowerPoint in PDF umgewandelt
• Bilder, die mit OCR (Texterkennung) in PDF umgewandelt wurden
• Formate, Schriftarten und Layouts beibehalten
• Originaldatei zum Download verfügbar
• Die Konvertierung passiert sofort beim Hochladen.

Dokumentenspeicherung und -sicherheit

Sichere Speicherung

• AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand
• TLS 1.3-Verschlüsselung während der Übertragung
• Geografisch verteilte Speicherung (mehrere Regionen)
• Automatische Backups alle 6 Stunden
• 99,99 % Verfügbarkeit SLA
• GDPR-, HIPAA- und SOC 2-konforme Speicherung
• Optionen für die Datenspeicherung (EU, USA, Asien)

Blockchain-Verankerung

Jedes Dokument wird zur manipulationssicheren Überprüfung in der Blockchain verankert:

• Dokument-Hash wird beim Hochladen in der Blockchain gespeichert.
• Füge bei jeder Statusänderung zusätzliche Hash-Zeichen hinzu.
• Unveränderlicher Nachweis der Existenz und Integrität des Dokuments
• Unabhängige Überprüfung für alle Beteiligten möglich.
• Bleibt auch dann erhalten, wenn der Chaindoc-Dienst eingestellt wird.

Versionskontrolle

Verfolge Dokumentänderungen mit automatischer Versionsverwaltung:

• Automatische Versionserstellung beim Hochladen desselben Dokuments
• Zeig die Versionshistorie mit Zeitstempeln an.
• Vergleiche die Versionen nebeneinander.
• Stell bei Bedarf frühere Versionen wieder her.
• Jede Version hat einen einzigartigen Blockchain-Hash.
• Der Prüfpfad zeigt, wer welche Version hochgeladen hat.

Zugriffskontrolle und Berechtigungen

Berechtigungsstufen

Detaillierte Berechtigungen für Dokumente und Ordner:

• Eigentümer – Hat die volle Kontrolle, kann Sachen löschen und Berechtigungen verwalten.
• Editor – Kann Dokumente bearbeiten, zur Unterschrift versenden und verwalten.
• Betrachter – Nur-Lese-Zugriff, kann anzeigen und herunterladen
• Unterzeichner – Kann zugewiesene Dokumente anzeigen und unterschreiben.
• Kommentator – Kann Kommentare anzeigen und hinzufügen (keine Bearbeitung)
• Kein Zugriff – Die Anzeige wird ausdrücklich blockiert.

Freigabeoptionen

• Teile die Infos per E-Mail mit bestimmten Leuten.
• Teile das mit dem ganzen Team oder der ganzen Abteilung.
• Teile das mit anderen Leuten (Kunden, Lieferanten).
• Zeitlich begrenzter Zugriff (läuft nach einer bestimmten Zeit ab)
• Passwortgeschützte Freigabelinks
• Nur-Anzeige-Links für die öffentliche Freigabe
• Abgelaufene Links für temporären Zugriff

Zugriffsprotokoll

Volle Transparenz beim Zugriff auf Dokumente:

• Wer hat wann auf das Dokument zugegriffen?
• Welche Aktionen wurden durchgeführt (Anzeigen, Herunterladen, Bearbeiten)?
• IP-Adresse und Geräteinfos
• Geolokalisierungsdaten (falls aktiviert)
• Änderungshistorie der Berechtigungen
• Fehlgeschlagene Zugriffsversuche
• Exportiere Prüfprotokolle zur Einhaltung von Vorschriften.

Metadaten und Tags des Dokuments

Standard-Metadaten

Automatisch erfasste Metadaten:

• Dokumenttitel und Beschreibung
• Erstellungsdatum und Ersteller
• Änderungsdatum und letzter Bearbeiter
• Dateigröße und Seitenzahl
• Dokumentstatus und -zustand
• Unterzeichner und Empfänger
• Fertigstellungsdatum (falls zutreffend)
• Blockchain-Transaktions-IDs

Benutzerdefinierte Metadaten

Füge benutzerdefinierte Felder für deine geschäftlichen Anforderungen hinzu:

• Erstell benutzerdefinierte Feldtypen (Text, Zahl, Datum, Dropdown).
• Pflichtfelder oder optionale Felder
• Abteilungs-, Projekt- oder Kundenkennungen
• Vertragswert, Ablaufdaten
• Benutzerdefinierte Kategorien und Klassifizierungen
• Integration mit externen Systemen (CRM, ERP)
• Metadaten in mehreren Dokumenten gleichzeitig bearbeiten

Tags & Labels

• Füge unbegrenzt viele Tags zu Dokumenten hinzu.
• Farbige Beschriftungen für eine übersichtliche Organisation
• Automatische Vervollständigung aus vorhandenen Tags
• Filtern und suchen nach Tags
• Massen-Tagging für mehrere Dokumente
• Vorschläge für Tags basierend auf dem Dokumentinhalt
• Teamweite Tag-Bibliotheken

Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten

Aufbewahrungsrichtlinien

Automatisiere den Dokumentlebenszyklus mit Aufbewahrungsregeln:

• Lege Aufbewahrungsfristen nach Dokumenttyp fest (z. B. 7 Jahre für Steuerdokumente).
• Automatische Archivierung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist
• Rechtliche Aufbewahrungspflicht, um Löschungen während eines Rechtsstreits zu verhindern.
• Halt dich an die Branchenvorschriften (DSGVO, HIPAA, SOX).
• Automatisches Löschen nach Ablauf der Archivierungsfrist (optional)
• Vorlagen für Aufbewahrungsrichtlinien für gängige Szenarien
• Überschreibe Richtlinien für bestimmte Dokumente.

Archivierung

• Langfristige Speicherung fertiger Dokumente
• Reduzierte Zugriffshäufigkeit (Cold Storage)
• Günstiger als aktiver Speicher
• Sofortiger Abruf bei Bedarf
• Blockchain-Verifizierung beibehalten
• Exportiere Archive für externe Backups.
• Compliance-Berichterstattung aus archivierten Dokumenten

Dokument exportieren und herunterladen

Exportoptionen

• Lade einzelne Dokumente als PDF runter.
• Als ZIP-Archiv runterladen
• Exportiere mit Prüfpfad und Zertifikat.
• Exportiere Metadaten als CSV- oder JSON-Datei.
• In Cloud-Speicher exportieren (Google Drive, Dropbox)
• Geplante Exporte für Backups
• API-Export für die Systemintegration

Download-Steuerung

Lass die Leute entscheiden, wer Dokumente runterladen darf:

• Deaktivier das Herunterladen für sensible Dokumente.
• Versieh Downloads mit einem Wasserzeichen mit Nutzerinfos.
• Verfolge alle Download-Vorgänge im Prüfprotokoll.
• Begrenze die Anzahl der Downloads pro Nutzer.
• Lass Download-Links nach der Nutzung ablaufen.
• Verlang eine zusätzliche Authentifizierung für Downloads.

Dokumentenanalyse

Nutzungsstatistik

Verfolge die Nutzung von Dokumenten und Systemen:

• Gesamtzahl der Dokumente nach Status
• Durchschnittliche Zeit bis zur Fertigstellung
• Aktivste Nutzer und Teams
• Dokumentiere Volumentrends im Zeitverlauf.
• Beliebte Dokumenttypen und Vorlagen
• Speichernutzung und -wachstum
• API-Nutzungsstatistiken

Compliance-Berichte

• Dokumente, die auf ihre Unterschrift warten
• Abgelaufene oder abgelehnte Dokumente
• Zugriff auf Auditberichte
• Berichte über Nutzeraktivitäten
• Einhaltung der Aufbewahrungsrichtlinien
• Blockchain-Verifizierungsberichte
• Benutzerdefinierter Berichtsgenerator

Integration und Automatisierung

Cloud-Speicher-Integration

• Zwei-Wege-Synchronisierung mit Google Drive
• Dropbox-Integration für den Dateizugriff
• OneDrive- und SharePoint-Verbindung
• Box Enterprise Storage
• Automatischer Upload in die Cloud nach der Unterzeichnung
• Ordnerzuordnung zwischen Systemen

Integration von Geschäftssystemen

• Salesforce – An Opportunities und Accounts anhängen
• HubSpot – Link zu Deals und Kontakten
• Microsoft Dynamics – CRM-Integration
• SAP – ERP-Dokumentenmanagement
• NetSuite – Workflow für Finanzdokumente
• Zapier – Verbinde dich mit über 5000 Apps
• Benutzerdefinierte API-Integrationen

Bewährte Vorgehensweisen

Dokumentorganisation

• Mach dir vor dem Massen-Upload eine klare Ordnerstruktur klar.
• Benutze einheitliche Namenskonventionen.
• Füge Tags und Metadaten sofort hinzu.
• Erstell Vorlagen für häufig vorkommende Dokumenttypen.
• Archivier alte Dokumente regelmäßig.
• Leg frühzeitig Aufbewahrungsrichtlinien fest.
• Überprüfe und bereinige die Ordner vierteljährlich.

Sicherheit und Compliance

• Überprüfe die Zugriffsberechtigungen jeden Monat.
• Entziehe ehemaligen Mitarbeitern sofort den Zugriff.
• Nutze zeitlich begrenzte Freigaben für externe Parteien.
• Aktiviere Wasserzeichen für den Download sensibler Dokumente.
• Überwache die Prüfprotokolle auf ungewöhnliche Aktivitäten.
• Mach regelmäßig Backups von wichtigen Dokumenten.
• Überprüfe die Blockchain-Hashes für wichtige Dokumente.

Leistungsoptimierung

• Pack große Dateien vor dem Hochladen klein.
• Nutze Massenoperationen für mehrere Dokumente.
• Archivier fertige Dokumente, um Unordnung zu vermeiden.
• Benutz gespeicherte Filter, anstatt immer wieder neu zu suchen.
• Plan den Export außerhalb der Stoßzeiten.
• Entwürfe und verworfene Dokumente bereinigen

Fehlerbehebung

Häufige Probleme

• Fehler beim Hochladen: Überprüfe die Dateigröße (max. 100 MB), schau nach, ob die Internetverbindung klappt, und probier einen anderen Browser aus.
• Dokument nicht gefunden: Such lieber, statt zu stöbern, und check die Filter und den Ordnerzugriff.
• Zugriff verweigert: Frag den Besitzer oder Admin des Dokuments, ob du Zugriff kriegen kannst.
• Langsame Leistung: Browser-Cache leeren, Anzahl der angezeigten Dokumente reduzieren, alte Dateien archivieren
• Download funktioniert nicht: Check mal die Popup-Blocker, überprüfe die Download-Berechtigungen und probier einen anderen Browser aus.
• Versionskonflikt: Mehrere Benutzer bearbeiten gleichzeitig – sprich dich mit deinem Team ab.