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Elektronische Signaturen

Erstell ganz einfach rechtsgültige elektronische Signaturen.

Chaindoc bietet eine einfache und sichere Möglichkeit, deine Dokumente mit elektronischen Signaturen zu versehen. Unsere Signaturen entsprechen internationalen Standards und werden durch Blockchain-Verifizierung abgesichert, um maximale Rechtsgültigkeit und Integrität der Prüfpfade zu gewährleisten.

Signaturtypen

Chaindoc unterstützt mehrere Signaturtypen, um unterschiedlichen rechtlichen und geschäftlichen Anforderungen gerecht zu werden:

Einfache elektronische Signatur (SES)

Einfache digitale Signatur für Dokumente mit geringem Risiko und interne Vereinbarungen:

  • Click-to-Sign-Funktion
  • E-Mail-Bestätigung erforderlich
  • Geeignet für NDAs, interne Genehmigungen und informelle Vereinbarungen.
  • Schneller Unterzeichnungsprozess ohne Verzögerungen durch Authentifizierung
  • Einfacher Prüfpfad mit Zeitstempel und IP-Adresse.

Erweiterte elektronische Signatur (AES) (kommt 2026)

Mehr Sicherheit für wichtige Geschäftsdokumente:

  • Mehrstufige Authentifizierung (SMS, Authentifizierungs-App oder E-Mail)
  • Identitätsprüfung vor der Unterzeichnung
  • Geeignet für Verträge, Arbeitsverträge und Lieferantenvereinbarungen.
  • Umfassender Prüfpfad mit Details zur Authentifizierung der Unterzeichner
  • Blockchain-verifiziertes Abschlusszertifikat

Qualifizierte elektronische Signatur (QES) (kommt 2026)

Höchste Signaturstufe mit gleichwertiger Rechtsgültigkeit wie handschriftliche Unterschriften:

  • Von vertrauenswürdigen Zertifizierungsstellen zertifiziert
  • Identitätsprüfung mit amtlichen Dokumenten
  • Entspricht eIDAS, ESIGN Act und UETA
  • Das ist für stark regulierte Branchen (Recht, Finanzen, Gesundheitswesen) wichtig.
  • Durch Hardware-Sicherheitsmodule (HSM) geschützte Zertifikate
  • Unveränderlicher Blockchain-Signaturnachweis

Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Chaindoc-Signaturen halten sich an die wichtigsten Vorschriften für elektronische Signaturen weltweit:

Internationale Standards

  • eIDAS (Elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) – Europäische Union
  • ESIGN Act (Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel) – Vereinigte Staaten
  • UETA (Uniform Electronic Transactions Act) – Vereinigte Staaten
  • PIPEDA (Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten und elektronischer Dokumente) – Kanada
  • Gesetz über elektronische Transaktionen – Australien
  • Information Technology Act – Indien

Compliance-Anforderungen

Um die Rechtsgültigkeit sicherzustellen, macht Chaindoc Folgendes:

  • Klare Absicht zur Unterzeichnung (ausdrückliche Zustimmung erforderlich)
  • Einverständnis zur elektronischen Geschäftsabwicklung
  • Zuordnung der Signatur zum Datensatz
  • Aufbewahrung von Unterlagen und manipulationssichere Speicherung
  • Identitätsprüfung des Unterzeichners
  • Prüfpfad mit Zeitstempeln und IP-Adressen
  • Blockchain-gestützter Integritätsnachweis

Signatur-Workflow

Erstellen einer Signaturanforderung

Mach Folgendes, um Unterschriften zu beantragen:

  1. Lade dein Dokument hoch (PDF-, Word- oder Bildformate).
  2. Füge Unterzeichner mit ihren E-Mail-Adressen und Namen hinzu.
  3. Lege die Reihenfolge der Unterzeichnung fest (sequenzielle oder parallele Unterzeichnung).
  4. Füge Unterschriftsfelder in das Dokument ein.
  5. Signaturtyp und Authentifizierungsanforderungen einstellen
  6. Füge eine eigene Nachricht und eine Frist hinzu (optional).
  7. Unterschriftsanfrage senden

Arten von Signaturfeldern

Passe deine Dokumente mit verschiedenen Feldtypen an:

  • Signatur – Feld für elektronische Signatur
  • Initialen – Zum Paraphiieren von Seiten oder Klauseln
  • Datum der Unterzeichnung – Wird automatisch mit dem Datum der Unterzeichnung ausgefüllt.
  • Textfeld – Für Namen, Titel oder benutzerdefinierte Infos
  • Kontrollkästchen – Für Zustimmung oder Bestätigung
  • Dropdown – Zum Auswählen aus vordefinierten Optionen
  • Optionsfelder – Für die exklusive Auswahl

Optionen für die Unterschriftsreihenfolge

  • Sequenziell – Die Unterzeichner kriegen das Dokument in der angegebenen Reihenfolge.
  • Parallel – Alle Unterzeichner kriegen das Dokument gleichzeitig.
  • Hybrid – Kombiniere sequenzielle und parallele Signaturgruppen.
  • Bedingt – Der nächste Unterzeichner hängt von der Aktion des vorherigen Unterzeichners ab.

Erfahrung der Unterzeichner

Eine Signaturanfrage bekommen

Wenn du zum Unterschreiben aufgefordert wirst, mach bitte Folgendes:

  1. Erhalte eine E-Mail-Benachrichtigung mit einem sicheren Link.
  2. Klick auf den Link, um das Dokument aufzurufen (für einfache Signaturen ist keine Anmeldung nötig).
  3. Bestätige deine Identität, wenn das nötig ist (MFA, SMS-Code usw.).
  4. Überprüfe das Dokument mit den markierten Unterschriftsfeldern.
  5. Füge deine Unterschrift und Initialen hinzu und fülle die Pflichtfelder aus.
  6. Überprüfe die Infos und bestätige die Unterschrift.
  7. Du bekommst die unterschriebene Kopie sofort per E-Mail.

Optionen zur Erstellung von Signaturen

Unterzeichner können Signaturen erstellen mit:

  • Eingegebene Signatur mit mehreren Schriftarten
  • Unterschrift mit der Maus oder dem Touchscreen zeichnen
  • Lade ein Bild deiner handschriftlichen Unterschrift hoch.
  • Mobile Unterschrift mit Finger oder Stylus
  • Gespeicherte Signatur (für wiederkehrende Benutzer)

Blockchain-Verifizierung

Jede Signatur wird mit Blockchain-Technologie gesichert:

Unveränderlicher Nachweis

  • Dokument-Hash wird zum Zeitpunkt der Signatur in der Blockchain gespeichert.
  • Eindeutige Transaktions-ID für jedes Signaturereignis
  • Manipulationssicheres Verifizierungszertifikat
  • Unabhängige Überprüfung für alle Beteiligten möglich.
  • Dauerhafte Aufzeichnung, die organisatorische Änderungen überdauert

Überprüfungsprozess

Jeder kann ein signiertes Dokument überprüfen:

  1. Geh zum Verifizierungsportal unter verify.chaindoc.com.
  2. Lade das unterschriebene Dokument hoch oder gib den Bestätigungscode ein.
  3. Das System berechnet den Dokument-Hash.
  4. Hash wird mit Blockchain-Datensatz verglichen
  5. Das Verifizierungsergebnis zeigt: Dokumentintegrität, Unterschriftsdaten, Angaben zum Unterzeichner.
  6. Lade das Verifizierungszertifikat runter (optional).

Prüfpfad und Zertifikat

Umfassender Prüfpfad

Jede Signatur enthält detaillierte Audit-Infos:

  • Zeitstempel und Absenderangaben des gesendeten Dokuments
  • E-Mail-Zustellung und Zeitstempel für das Öffnen für jeden Empfänger
  • Zeiteinstellungen für die Dokumentenansicht (wann die Unterzeichner auf das Dokument zugegriffen haben)
  • Authentifizierungsmethode und Protokolle zu Erfolg/Misserfolg
  • Signatur-Zeitstempel mit Millisekunden-Genauigkeit
  • IP-Adressen und Geräteinfos
  • Geolokalisierungsdaten (falls aktiviert)
  • Zeitstempel für die Fertigstellung des Dokuments
  • Blockchain-Transaktions-ID und Blocknummer

Abschlusszertifikat

Das automatisch erstellte Zertifikat enthält:

  • Dokumenttitel und eindeutige Dokument-ID
  • Alle Beteiligten mit bestimmten Rollen (Absender, Unterzeichner, Betrachter)
  • Vollständige Zeitleiste aller Ereignisse
  • Signaturbilder und eingetippte Namen
  • Angewandte Sicherheitsmaßnahmen (Authentifizierungsmethoden)
  • Blockchain-Verifizierungsinfos
  • Rechtlicher Hinweis und Verweis auf die Nutzungsbedingungen
  • QR-Code für sofortige Überprüfung

Erweiterte Funktionen

Persönliche Unterschrift

Sammle Unterschriften persönlich mit einem einzigen Gerät:

  • Host-Modus zum Sammeln mehrerer Unterschriften
  • Jeder Unterzeichner unterschreibt auf demselben Gerät.
  • Individuelle E-Mail-Verifizierung pro Unterzeichner
  • Perfekt für Events, Konferenzen oder die Beschilderung im Büro.
  • Alle Unterschriften werden mit separaten Prüfpfaden aufgezeichnet.

Massenversand

Schick dasselbe Dokument an mehrere Leute:

  • Lade die CSV-Datei mit den Empfängerinfos hoch.
  • Füge Felder für die Personalisierung ein (Name, Firma usw.).
  • Schick das Dokument gleichzeitig an Hunderte von Unterzeichnern.
  • Individuelle Nachverfolgung für jedes Dokument
  • Massenstatusberichte und Erinnerungen

Erinnerungen und Benachrichtigungen

  • Automatische Erinnerungen alle 3 Tage (konfigurierbar)
  • Benutzerdefinierte Erinnerungsnachrichten
  • Ablaufwarnungen vor Ablauf der Frist
  • Echtzeit-Benachrichtigungen für Dokumentereignisse
  • Optionen für E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen

Unterschrift Ablehnung & Ungültigkeit

Umgang mit Unterschriftsverweigerungen und Dokumentstornierungen:

  • Unterzeichner können mit Begründung ablehnen.
  • Der Absender kriegt sofort eine Benachrichtigung.
  • Der Absender kann Dokumente vor der Fertigstellung für ungültig erklären.
  • Ungültige Dokumente werden im Prüfprotokoll als storniert markiert.
  • Alle Beteiligten werden über Ablehnung oder Ungültigkeit informiert.

Bewährte Vorgehensweisen

Dokumentvorbereitung

  • Benutze klare Dokumenttitel, damit man sie leicht erkennen kann.
  • PDFs optimieren (große Dateien komprimieren, Sicherheitsfunktionen entfernen)
  • Signaturfelder an logischen Stellen platzieren.
  • Beschrifte Felder klar (z. B. „Unterschrift des Kunden“, „Genehmigung des Managers“).
  • Füge Anweisungen oder Beschreibungen für komplizierte Felder hinzu.
  • Probier den Signatur-Prozess aus, bevor du wichtige Sachen verschickst.

Sicherheitsempfehlungen

  • Benutz erweiterte oder qualifizierte Signaturen für rechtliche Dokumente.
  • Aktiviere MFA für vertrauliche Vereinbarungen.
  • Lege passende Ablaufdaten fest (normalerweise 7–30 Tage).
  • Für Verträge mit hohem Wert ist eine Authentifizierung nötig.
  • Bewahr unterschriebene Dokumente sicher auf.
  • Mach regelmäßig Backups von unterschriebenen Dokumenten und Zertifikaten.
  • Überprüfe die Blockchain-Einträge für wichtige Dokumente.

Kommunikationstipps

  • Gib bei Signaturanfragen klare Betreffzeilen an.
  • Füge persönliche Nachrichten hinzu, die das Dokument erklären.
  • Gib Infos zum Kontext und zur Deadline.
  • Gib Kontaktinfos für Fragen an.
  • Benutze in allen Mitteilungen einen professionellen Ton.
  • Bei dringenden Dokumenten ruf bitte noch mal an.

Fehlerbehebung

Häufige Probleme

Lösungen für häufige Probleme beim Signieren:

  • Unterzeichner hat keine E-Mail bekommen: Schau mal im Spam-/Junk-Ordner nach, überprüfe die E-Mail-Adresse und schick die Anfrage nochmal.
  • Link abgelaufen: Der Absender kann die Frist verlängern und den Link erneut senden.
  • Authentifizierung fehlgeschlagen: Überprüfe, ob die Kontaktdaten mit der Anfrage übereinstimmen, und versuche es mit einer anderen Authentifizierung.
  • Signatur kann nicht auf Mobilgeräten erstellt werden: Stell sicher, dass dein Gerät Touch-Eingaben unterstützt, versuch es mit einer getippten Signatur.
  • Dokument wird nicht geladen: Überprüfe die Internetverbindung, probier einen anderen Browser aus, leere den Cache.
  • Signaturfeld fehlt: Frag den Absender, ob er die fehlenden Felder hinzufügt.

Support-Ressourcen