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Ihre erste Unterschrift

Hier ist das Ding: Mit Chaindoc brauchen Sie gerade mal 5 Minuten, um Ihr erstes Dokument zum Unterschreiben rauszuschicken. Diese Anleitung zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie's geht.

Falls Sie lieber die API-Version bevorzugen, schauen Sie sich die Quick-Start-Anleitung an – die deckt sowohl UI als auch Code ab. Diese Seite hier ist speziell fürs Klicken in der Web-App gedacht.

Was Sie brauchen

  • Ein Chaindoc-Konto (der kostenlose Tarif reicht völlig). Hier registrieren, falls Sie noch keins haben.
  • Ein Dokument zum Signieren – PDF ist am besten, aber Word und Bilddateien funktionieren auch.
  • Die E-Mail-Adressen der Leute, die unterschreiben müssen.

Dokument hochladen

1Zu Dokumente gehenKlicken Sie in der Seitenleiste oder auf dem Dashboard auf "Dokumente".

2"Neues Dokument" klickenDer Button ist oben rechts. Sie können auch direkt per Drag-and-Drop eine Datei auf die Seite ziehen.

3Datei auswählenWählen Sie ein PDF, Word-Dokument oder Bild aus (max. 50 MB). Nicht-PDF-Dateien werden automatisch konvertiert.

4Details eintragenGeben Sie einen aussagekräftigen Namen ein ("Q4-Beratungsvertrag" statt "doc_final_v2.pdf"), fügen Sie eine Beschreibung hinzu und taggen Sie es bei Bedarf. Setzen Sie die Zugriffsebene auf Privat, wenn es sensibel ist.

Signaturanfrage erstellen

Sobald das Dokument hochgeladen ist, klicken Sie auf der Dokumentenseite auf "Signaturen anfordern". Das öffnet den Anfrage-Editor.

1Empfänger hinzufügenTippen Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Unterzeichner ein. Ein oder mehrere – völlig egal.

2Reihenfolge festlegenParallel bedeutet: Alle unterschreiben gleichzeitig. Sequentiell bedeutet: Einer nach dem anderen in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge. Für einfache Dokumente ist parallel meist schneller.

3Deadline setzenWählen Sie, bis wann die Unterschriften eingegangen sein müssen. 7-14 Tage ist bei den meisten Verträgen üblich. Chaindoc schickt automatische Erinnerungen, wenn die Deadline näher rückt.

4Nachricht schreibenFügen Sie eine kurze Notiz hinzu, die erklärt, worum es geht. Etwas wie "Bitte prüfen und unseren Q4-Beratungsvertrag unterschreiben" kommt immer gut an.

Optionale Einstellungen

Ehrlich gesagt brauchen Sie die meiste Zeit nicht, aber sie sind da falls nötig:

  • KYC-Verifizierung – Identitätsprüfung vor der Unterschrift verlangen. Nur für hochsensible Dokumente nötig.
  • Benutzerdefinierte Erinnerungen – Die Erinnerungsfrequenz ändern (Standard ist alle 3 Tage).
  • Benachrichtigungen – Wählen Sie, ob Unterzeichner E-Mail, SMS oder beides erhalten.
  • Download-Zugriff – Unterzeichner das Dokument vor der Unterschrift herunterladen lassen.

Prüfen und absenden

Vor dem Absenden sehen Sie eine Zusammenfassung aller Einstellungen. Prüfen Sie die Empfänger-E-Mails und die Reihenfolge nochmal. Tippfehler in E-Mail-Adressen sind der häufigste Grund, warum Signaturanfragen nicht ankommen.

Klicken Sie auf "Anfrage senden" – und das war's. Jeder Empfänger bekommt eine E-Mail mit einem sicheren Signatur-Link.

Was Ihre Unterzeichner sehen

In der Praxis hilft es, die Perspektive des Unterzeichners zu verstehen. So läuft ihr Ablauf ab:

1E-Mail mit Signatur-LinkSie bekommen eine E-Mail mit einem "Prüfen und unterschreiben"-Button. Kein Chaindoc-Konto nötig.

2IdentitätsprüfungEin Einmal-Code wird zur Verifizierung an ihre E-Mail geschickt. Falls KYC aktiviert ist, folgt auch noch eine Identitätsprüfung.

3Dokument prüfenDas Dokument öffnet sich in einem Viewer, wo sie alles durchlesen, reinzoomen und navigieren können.

4Unterschrift anbringenSie können ihren Namen tippen, eine Unterschrift zeichnen oder ein Bild ihrer handschriftlichen Unterschrift hochladen.

5FertigSie bekommen eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Kopie des unterschriebenen Dokuments.

Mehr zu Signaturtypen (einfach, fortgeschritten, qualifiziert) und was das für die Compliance bedeutet, finden Sie in der Signatur-Dokumentation.

Fortschritt verfolgen

Gehen Sie zurück zur Dokumentenseite, um zu sehen, wer schon unterschrieben hat und wer nicht. Dort sehen Sie eine Timeline aller Ereignisse: wann die E-Mail verschickt wurde, wann sie geöffnet wurde, wann der Unterzeichner das Dokument angesehen hat und wann er unterschrieben hat.

Falls jemand zu lange braucht, können Sie die Einladung erneut senden oder eine manuelle Erinnerung schicken. Automatische Erinnerungen gehen standardmäßig alle 3 Tage raus.

Unterschriebenes Dokument herunterladen

Sobald alle unterschrieben haben, bekommen Sie eine Benachrichtigung. Gehen Sie zur Dokumentenseite und laden Sie herunter:

  • Das unterschriebene PDF mit allen Signaturen eingebettet
  • Die Blockchain-Verifizierungsbescheinigung (beweist, dass das Dokument nicht verändert wurde)
  • Den vollständigen Audit-Trail: Zeitstempel, IP-Adressen, Authentifizierungsmethoden und Geräteinformationen

Das Dokument ist jetzt blockchain-verifiziert und rechtlich bindend. Alle Parteien haben Kopien. Der Audit-Trail wird dauerhaft aufbewahrt.

Häufige Fragen

Was tun, wenn ein Unterzeichner die E-Mail nicht bekommt?

Lassen Sie ihn zuerst Spam/Junk prüfen. Firmen-E-Mail-Filter blockieren manchmal Signatur-Links. Wenn sie nicht dort ist, prüfen Sie die E-Mail-Adresse auf Tippfehler und senden Sie erneut über die Statusseite der Anfrage. Sie können chaindoc.io auch bei deren IT-Team auf die Whitelist setzen lassen.

Kann ich nach dem Senden stornieren?

Ja. Öffnen Sie die Signaturanfrage und klicken Sie auf "Abbrechen". Alle ausstehenden Unterzeichner werden benachrichtigt, dass sie storniert wurde. Bereits eingegangene Signaturen werden ungültig.

Was passiert, wenn die Deadline vorbei ist?

Die Anfrage läuft automatisch ab. Sie können bei Bedarf eine neue mit neuer Deadline erstellen. Die alte Anfrage bleibt in Ihrem Verlauf zur Referenz erhalten.

Sind die Signaturen rechtlich bindend?

Ja. Chaindoc-Signaturen entsprechen eIDAS (EU), dem ESIGN Act und UETA (USA). Die Blockchain-Verifizierung fügt eine zusätzliche Beweisebene hinzu, die bei rechtlichen Streitigkeiten wichtig sein kann. Für regulierte Branchen sollten Sie fortgeschrittene oder qualifizierte Signaturtypen in Betracht ziehen.

Was als Nächstes?

Das Wichtigste zuerst: Sie haben Ihre erste Signatur verschickt. Je nachdem, was Sie als Nächstes brauchen, geht's hier weiter: