Deine erste Signatur mit Chaindoc

Deine erste Signatur

Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Versenden deines ersten Dokuments zur Unterschrift mit Chaindoc. Mach dich in nur 5 Minuten mit dem Unterschrifts-Workflow vertraut.

Was du lernen wirst

So lädst du Dokumente hoch und machst sie fertig Empfänger und Signaturfelder hinzufügen Einrichten der Optionen für den Signatur-Workflow Verfolgen Sie den Fortschritt der Signatur Herunterladen von signierten Dokumenten mit Blockchain-Zertifikat

Bevor du anfängst

Stell sicher, dass du Folgendes hast:

Ein Chaindoc-Konto (kostenlos registrieren unter chaindoc.io)
Ein Dokument zum Unterschreiben (PDF, Word oder Bildformat)
E-Mail-Adressen von Personen, die unterschreiben müssen
Grundlegendes Verständnis digitaler Signaturen

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Lade dein Dokument hoch

1Geh zu „Dokumente“.Klick im Seitenbereich oder im Dashboard auf das Menü „Dokumente“.

2Klick auf „Neues Dokument“.Such oben rechts die Schaltfläche „Neues Dokument“ oder „Hochladen“.

3Datei auswählenWähl dein Dokument aus (PDF empfohlen, max. 50 MB).

4Details hinzufügenGib den Dokumentnamen, eine Beschreibung und Tags ein, um die Organisation zu vereinfachen.

Profi-Tipp

Benutze beschreibende Namen wie „Arbeitsvertrag – John Doe – 2024”. Füge Hashtags wie #Vertrag, #2024 hinzu, damit man das Ganze besser finden kann. Wähle den Zugriff „Privat“, wenn das Dokument sensible Infos enthält.

Schritt 2: Dokument-Einstellungen konfigurieren

Bevor du um Unterschriften bittest, richte dein Dokument ein:

Dokumentname – Klarer, aussagekräftiger Titel
Beschreibung – Kurze Zusammenfassung dessen, was unterschrieben werden muss
Zugriffsebene – Privat (nur du), Team (mit dem Team geteilt) oder Öffentlich
Hashtags – Füge Tags wie #Vertrag, #dringend hinzu, um die Organisation zu erleichtern.
Metadaten – Füge benutzerdefinierte Felder wie Kundenname, Vertragswert usw. hinzu.

terminal

{
  "name": "Service Agreement - Acme Corp",
  "description": "Annual service contract for 2024",
  "accessType": "private",
  "hashtags": ["#contract", "#2024", "#acme"],
  "meta": [
    { "key": "client", "value": "Acme Corp" },
    { "key": "value", "value": "$50,000" },
    { "key": "duration", "value": "12 months" }
  ]
}

Schritt 3: Signaturanforderung erstellen

Nachdem du dein Dokument hochgeladen hast, kannst du eine Signaturanfrage erstellen:

1Klick auf „Unterschriften anfordern”.Such den Button auf der Seite mit den Dokumentdetails.

2Empfänger hinzufügenGib die E-Mail-Adressen der Unterzeichner ein (eine pro Zeile oder durch Kommas getrennt).

3Reihenfolge der Unterschriften festlegenWähle „Parallel“ (alle Zeichen auf einmal) oder „Sequenziell“ (nacheinander).

4Frist festlegenEntscheide, wann Unterschriften fertig sein müssen.

5Nachricht hinzufügenSchreib eine persönliche Nachricht an die Unterzeichner, in der du erklärst, was sie unterschreiben.

Optionen für die Unterschriftsreihenfolge

Parallel – Alle Empfänger können gleichzeitig unterschreiben (schneller). Sequenziell – Die Empfänger unterschreiben in einer bestimmten Reihenfolge (praktisch für Genehmigungsketten). Gemischt – Kombiniere beide Ansätze für komplexe Arbeitsabläufe.

Schritt 4: Konfigurier die erweiterten Optionen

Passe das Signaturerlebnis an:

KYC-Überprüfung – Identitätsüberprüfung für Dokumente mit hohen Sicherheitsanforderungen erforderlich
Erinnerungen – Automatische E-Mail-Erinnerungen vor Ablauf der Frist
Zugriff nach Unterzeichnung – Erlaube den Unterzeichnern, das Dokument nach Fertigstellung herunterzuladen.
Benachrichtigungen – E-Mail-/SMS-Benachrichtigungen für Signiervorgänge
Ablauf – Anfrage nach Ablauf der Frist automatisch ablaufen lassen

Schritt 5: Überprüfen und senden

Bevor du was abschickst, check alle Details:

terminal

✓ Document: Service Agreement - Acme Corp
✓ Recipients: 2 signers
  - john@acme.com (CEO)
  - jane@partner.com (Legal Counsel)
✓ Signing Order: Sequential (John → Jane)
✓ Deadline: December 31, 2024
✓ KYC Required: No
✓ Message: "Please review and sign our annual service agreement"

[Preview Document] [Cancel] [Send Request]

Wie geht es weiter?

Die Empfänger kriegen eine E-Mail mit einem sicheren Link zum Unterschreiben. Sie überprüfen das Dokument und setzen eine elektronische Unterschrift drauf. Du bekommst eine Benachrichtigung, sobald jemand unterschreibt. Das Dokument wird nach Fertigstellung per Blockchain verifiziert. Alle Beteiligten kriegen eine Kopie mit Echtheitszertifikat.

Schritt 6: Fortschritt verfolgen

Beobachte deine Signaturanfrage in Echtzeit:

Status-Dashboard – Schau nach, wer unterschrieben hat und wer noch aussteht.
Aktivitätszeitleiste – Zeig alle Ereignisse mit Zeitstempeln an.
E-Mail-Benachrichtigungen – Lass dich über jede Unterschrift informieren.
Erinnerungen – Das System schickt automatisch Erinnerungen an Leute, die noch unterschreiben müssen.
Abbrechen/Ändern – Anfrage abbrechen oder an bestimmte Empfänger erneut senden

terminal

Signature Request Status:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ John Doe (john@acme.com)
  Status: Signed
  Signed at: Dec 4, 2024, 10:30 AM
  IP: 192.168.1.1
  
⏳ Jane Smith (jane@partner.com)
  Status: Pending
  Sent: Dec 4, 2024, 10:15 AM
  Last reminded: Dec 4, 2024, 2:00 PM
  
Deadline: Dec 31, 2024, 11:59 PM
Progress: 1/2 signatures (50%)

Schritt 7: Signiertes Dokument runterladen

Sobald alle Unterschriften gesammelt sind:

1Benachrichtigung bei FertigstellungDu bekommst eine E-Mail, wenn alle Unterschriften fertig sind.

2Dokument herunterladenKlick auf „Herunterladen“, um die unterschriebene PDF-Datei mit allen Unterschriften zu bekommen.

3Blockchain-ZertifikatLade das Blockchain-Verifizierungszertifikat als Echtheitsnachweis runter.

4PrüfpfadExportiere den kompletten Signaturverlauf mit Zeitstempeln und IP-Adressen.

Herzlichen Glückwunsch!

Du hast deinen ersten Signatur-Workflow abgeschlossen! Das Dokument ist rechtsverbindlich und durch die Blockchain verifiziert. Alle Beteiligten haben Kopien mit Zertifikaten. Der komplette Prüfpfad bleibt für immer erhalten.

Was die Empfänger sehen

Wenn die Empfänger deine Signaturanfrage bekommen:

1E-Mail-BenachrichtigungSie kriegen eine E-Mail mit dem Button „Überprüfen und unterschreiben”.

2IdentitätsprüfungEinmalpasswort (OTP) wird aus Sicherheitsgründen an die E-Mail-Adresse geschickt.

3DokumentenprüfungVollständige Dokumentvorschau mit Zoom- und Navigationsfunktion

4Dokument unterschreibenFüge deine Unterschrift hinzu, indem du sie zeichnest, tippst oder ein Bild hochlädst.

5BestätigungDu bekommst eine Bestätigungs-E-Mail mit einer Kopie des unterschriebenen Dokuments.

Häufig gestellte Fragen

Was passiert, wenn ein Unterzeichner die E-Mail nicht bekommt?

Schau zuerst im Spam-Ordner nach. Wenn die Einladung nicht da ist, kannst du sie über die Statusseite für Signaturanfragen nochmal schicken. Klick dazu auf „Erneut senden“ neben dem Namen des Empfängers.

Kann ich eine Signaturanfrage stornieren?

Ja! Geh zur Signaturanforderung und klick auf „Anforderung stornieren”. Dadurch werden alle ausstehenden Unterzeichner darüber informiert, dass die Anforderung storniert wurde.

Was passiert nach Ablauf der Frist?

Die Anfrage läuft automatisch ab und es können keine weiteren Unterschriften gesammelt werden. Du bekommst eine Benachrichtigung und kannst bei Bedarf eine neue Anfrage mit einer neuen Frist erstellen.

Sind die Unterschriften rechtsverbindlich?

Ja! Chaindoc-Signaturen entsprechen den Vorschriften von eIDAS (EU), ESIGN Act (USA) und UETA. Die Blockchain-Verifizierung liefert zusätzliche rechtliche Nachweise für die Echtheit von Dokumenten.

Können Unterzeichner das Dokument vor der Unterzeichnung runterladen?

Standardmäßig können Unterzeichner Dokumente nur online anzeigen. Bei Bedarf kannst du in den erweiterten Einstellungen die Option „Vor dem Unterzeichnen herunterladen“ aktivieren.

Nächste Schritte

Team einrichten – Kollegen zur Zusammenarbeit an Dokumenten einladen
Workflows erstellen – Automatisieren Sie wiederkehrende Unterschriftsprozesse.
Vorlagen entdecken – Spar dir Zeit mit wiederverwendbaren Dokumentvorlagen.
API-Integration – Integriere Chaindoc in deine Anwendungen.
Sicherheits-Best-Practices – Informiere dich über Compliance und Datenschutz.

Profi-Tipps für den Erfolg

Benutze klare, spezifische Dokumentnamen. Füge in der Nachricht an die Unterzeichner einen Kontext hinzu. Setz dir realistische Fristen (mindestens 7 Tage). Probier den Arbeitsablauf erst mal selbst aus. Schau mal im Spam-Ordner nach, wenn die Unterzeichner keine E-Mails bekommen. Verwende sequenzielle Signaturen für Genehmigungsworkflows. Erinnere dich daran, damit du mehr erledigst.

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