Gestion d'équipe

Travaillez efficacement avec votre équipe.

Invitez les membres de l'équipe, attribuez des rôles et gérez les autorisations pour assurer une collaboration fluide au sein de votre organisation. Les fonctionnalités de gestion d'équipe de Chaindoc permettent une collaboration sécurisée tout en garantissant la conformité et les pistes d'audit.

Structure de l'équipe

Hiérarchie organisationnelle

Créez la structure de votre organisation dans Chaindoc :

• Organisation - Entité de haut niveau pour votre entreprise
• Départements - Organise les équipes par fonction (juridique, RH, ventes, etc.).
• Équipes - Petits groupes au sein des départements
• Projets - Des groupes temporaires pour des initiatives spécifiques
• Structures imbriquées - Les départements peuvent avoir des sous-départements.
• Prise en charge multi-organisations : gérez plusieurs entités à partir d'un seul compte.

Types d'équipes

• Équipes privées - Visibles uniquement par les membres
• Équipes publiques - Visibles par toute l'organisation
• Équipes interfonctionnelles - Membres issus de plusieurs services
• Équipes client - Inclure les collaborateurs externes
• Équipes temporaires - Archivez automatiquement une fois le projet terminé.

Rôles et autorisations des utilisateurs

Rôles globaux

Rôles à l'échelle de l'organisation avec différents niveaux d'autorisation :

• Propriétaire - Contrôle administratif complet, facturation et gestion des utilisateurs
• Admin - Gestion des utilisateurs, création d'équipes et paramètres système
• Manager - Gestion de l'équipe et des documents dans les domaines assignés
• Membre - Utilisateur standard avec le droit de créer et de signer des documents.
• Invité - Accès limité pour les collaborateurs externes
• Auditeur - Accès en lecture seule avec visibilité de la piste d'audit

Matrice d'autorisation

Ce que chaque rôle peut faire :

• Propriétaire : toutes les autorisations, y compris la suppression du compte.
• Admin : gérez les utilisateurs, les équipes, la facturation, les intégrations et les paramètres de sécurité.
• Manager : Crée des équipes, gère les membres de l'équipe, valide les documents.
• Membre : Créez/envoyez des documents, signez, consultez les documents de l'équipe.
• Invité : regarde et signe juste les documents qui te sont assignés.
• Auditeur : regarde tous les documents et les pistes d'audit, génère des rapports.

Rôles personnalisés

Crée des rôles personnalisés pour des besoins spécifiques :

• Définis des autorisations détaillées (afficher, créer, modifier, supprimer, approuver).
• Attribuez les tâches à des services ou équipes spécifiques.
• Autorisations spécifiques au type de document (par exemple, seul le service des ressources humaines peut accéder aux contrats des employés).
• Attributions de rôles temporaires avec dates d'expiration
• Modèles de rôles pour les cas de figure courants
• Rôles de conformité avec accès restreint

Gestion des utilisateurs

Ajouter des utilisateurs

Il y a plusieurs façons d'ajouter des membres à l'équipe :

• Invitation par e-mail avec message de bienvenue personnalisé
• Importation en masse via un fichier CSV
• Provisionnement automatique de l'authentification unique (SSO)
• Rejoindre automatiquement par domaine (utilisateurs avec @entreprise.com)
• Création d'utilisateurs via l'API
• Inscription en libre-service avec approbation de l'administrateur

Profils utilisateur

Chaque utilisateur a un profil complet :

• Nom, e-mail et coordonnées
• Photo de profil et biographie
• Intitulé du poste et service
• Membres de l'équipe
• Rôles et autorisations assignés
• Statistiques d'activité du document
• Dernière connexion et statut d'activité
• Statut de l'authentification à deux facteurs

Gestion du cycle de vie des utilisateurs

• Intégration - E-mails de bienvenue automatiques et supports de formation
• Actif - Accès complet aux ressources assignées
• Suspendu - Suppression temporaire de l'accès (congés, enquête)
• Désactivé - Suppression définitive de l'accès (employés ayant quitté l'entreprise)
• Transférer la propriété - Réattribuer les documents à un autre utilisateur
• Archiver les données utilisateur - Garder une trace après le départ

Collaboration en équipe

Espaces de travail partagés

Collabore sur des documents dans les espaces d'équipe :

• Dossiers d'équipe avec accès automatique pour les membres
• Modèles de documents partagés
• Balises et métadonnées à l'échelle de l'équipe
• Édition collaborative et commentaires
• Tableau de bord des activités de l'équipe
• Flux de travail partagés pour les signatures
• Analyses et rapports de l'équipe

Fonctionnalités de communication

• Documentez les commentaires et les mentions (@nomdutilisateur).
• Notes internes (pas visibles par les signataires)
• Annonces et notifications de l'équipe
• Fil d'activité pour les actions de l'équipe
• Notifications par e-mail pour les événements liés aux documents
• Messagerie intégrée à l'appli pour les trucs urgents
• Intégration avec Slack, Microsoft Teams

Flux de travail d'approbation

Fais passer les documents par les chaînes d'approbation :

• Définissez des processus d'approbation en plusieurs étapes.
• Approbations séquentielles ou parallèles
• Routage conditionnel basé sur les valeurs du document
• Si ça n'est pas approuvé dans les délais, ça remonte automatiquement.
• Déléguer le pouvoir d'approbation
• Historique des approbations et piste d'audit
• Workflows basés sur des modèles pour les cas de figure courants

Collaboration externe

Accès invité

Collaborez en toute sécurité avec des parties externes :

• Invite des clients, des fournisseurs ou des partenaires en tant qu'invités.
• Accès limité à certains documents ou dossiers
• Pas d'accès aux documents internes de l'équipe.
• Comptes invités à durée limitée
• Activité des invités suivie dans les journaux d'audit
• Aucune licence utilisateur supplémentaire n'est nécessaire.
• Si besoin, tu peux facilement passer à un abonnement complet.

Portails clients

Créez des portails de marque pour la collaboration externe :

• Interface personnalisée pour les clients
• Espace dédié aux documents des clients
• Le client peut télécharger et envoyer des fichiers.
• Messagerie sécurisée avec l'équipe du client
• Rapports et analyses spécifiques au client
• Option marque blanche (enlever la marque Chaindoc)
• Plusieurs portails pour différents clients

Contrôle d'accès et sécurité

Autorisations au niveau de l'équipe

• Contrôle qui peut voir les documents de l'équipe
• Limite la création de documents à des rôles spécifiques.
• Conditions d'approbation pour les documents sensibles
• Empêchez le téléchargement ou l'impression.
• Restrictions d'adresse IP pour l'accès à l'équipe
• Restrictions relatives aux appareils (appareils d'entreprise uniquement)
• Restrictions géographiques (bloquer certains pays)

Options d'authentification

Sécurisez l'accès à l'équipe grâce à plusieurs méthodes d'authentification :

• E-mail/mot de passe avec des règles strictes pour les mots de passe
• Authentification multifactorielle (MFA) requise
• Authentification unique (SSO) via SAML 2.0
• Intégration Google Workspace / Microsoft 365
• Intégration LDAP/Active Directory
• Authentification biométrique sur mobile
• Clés de sécurité matérielles (FIDO2)

Gestion des sessions

• Déconnexion automatique après inactivité
• Déconnectez-vous automatiquement quand le mot de passe change.
• Regarde les sessions actives sur tous les appareils.
• Fin de la session à distance
• Politiques de délai d'expiration de session par rôle
• Limites des sessions simultanées
• Alerte de connexion en cas d'activité suspecte

Analyses et rapports de l'équipe

Indicateurs de performance de l'équipe

Suivez la productivité de l'équipe et documentez l'activité :

• Documents créés par équipe/utilisateur
• Temps moyen pour signer
• Utilisateurs et équipes les plus actifs
• Problèmes pour faire approuver les documents
• Fréquence de connexion des utilisateurs
• Utilisation du stockage par équipe
• Délai de réponse aux demandes de signature

Rapports d'activité

• Journaux d'activité des utilisateurs (connexion, accès aux documents)
• Statistiques de collaboration de l'équipe
• Fais des rapports sur l'état d'avancement des documents (en attente, terminé).
• Échecs d'authentification
• Audit des changements d'autorisation
• Journaux d'accès des utilisateurs externes
• Rapports programmés par e-mail

Rapports de conformité

• Accédez aux pistes d'audit pour les organismes de réglementation.
• Rapports de certification des utilisateurs
• Respect des règles de conservation des documents
• Rapports d'incidents de sécurité
• Historique des attributions de rôles
• Vérification de la résidence des données
• Exportez les rapports pour les audits externes.

Facturation et licences

Licences d'utilisation

Options de licence flexibles :

• Licence par utilisateur (mensuelle ou annuelle)
• Nombre illimité d'utilisateurs invités sans frais supplémentaires
• Ajoute ou supprime des utilisateurs quand tu veux.
• Ajustements automatiques de facturation
• Des réductions sur les gros volumes pour les grandes équipes.
• Forfaits illimités pour les entreprises
• Période d'essai gratuite pour les nouveaux utilisateurs.

Suivi de l'utilisation

• Surveillance des utilisateurs actifs vs inactifs
• Volume de documents par utilisateur
• Utilisation du stockage par équipe
• Utilisation des appels API
• Statistiques d'utilisation des fonctionnalités
• Optimise les licences en fonction de l'utilisation.
• Avertissements quand on approche des limites

Intégration et automatisation

Intégration du répertoire

• Synchronisation Azure Active Directory
• Synchronisation du répertoire Google Workspace
• Fournisseur d'identité Okta
• Intégration SSO OneLogin
• Importation du répertoire LDAP
• Provisionnement/déprovisionnement automatique des utilisateurs
• Mappage des groupes à partir du répertoire

Automatisation du flux de travail de l'équipe

• Attribuez automatiquement les documents aux membres de l'équipe.
• Accès automatique aux dossiers en fonction du rôle
• Rapports réguliers aux chefs d'équipe
• Escalade automatique des documents en attente
• Déclencheurs de workflow basés sur les événements du document
• Intégration avec les outils de gestion de projet
• Webhooks personnalisés pour les événements d'équipe

Bonnes pratiques

Configuration de l'équipe

• Commence par une structure claire.
• Définis les rôles et les autorisations avant d'ajouter des utilisateurs.
• Créez des conventions de nommage pour l'équipe.
• Mettez en place des modèles de workflow d'approbation.
• Configurez l'authentification unique (SSO) avant d'inviter des utilisateurs.
• Documente la structure et les politiques de ton équipe.
• Formez les chefs d'équipe avant de déployer la nouvelle version à l'ensemble de l'équipe.

Meilleures pratiques en matière de sécurité

• Appliquez l'authentification multifactorielle (MFA) pour tous les utilisateurs.
• Révise régulièrement les accès (tous les trimestres).
• Désactiver tout de suite les comptes des utilisateurs qui sont partis.
• Appliquez le principe du moindre privilège.
• Surveillez de près l'accès des utilisateurs invités.
• Formation régulière à la sensibilisation à la sécurité
• Teste les procédures de reprise après sinistre.

Efficacité de la collaboration

• Utilise des modèles pour les documents courants de l'équipe.
• Mets en place des chaînes d'approbation claires.
• Définis des accords de niveau de service (SLA) pour la révision des documents.
• Utilise les @mentions pour prévenir des utilisateurs en particulier.
• Crée des dossiers partagés pour les projets en cours.
• Nettoyage régulier des équipes inactives
• Utilise les analyses pour repérer les goulots d'étranglement.

Intégration des nouveaux membres de l'équipe

• Envoie un e-mail de bienvenue avec un guide de démarrage.
• Attribuez un mentor ou un binôme pour la première semaine.
• Donne une formation sur les workflows de documents.
• Donne l'accès petit à petit (commence par un accès limité).
• Prévois un contrôle après la première semaine.
• Partage les directives et les bonnes pratiques de l'équipe.
• Ajoutez-le aux équipes et canaux concernés.

Dépannage

Problèmes courants

• L'utilisateur ne peut pas accéder aux documents de l'équipe : vérifie l'appartenance à l'équipe et les autorisations liées aux rôles.
• Invitation non reçue : regarde dans ton dossier spam, vérifie ton adresse e-mail, renvoie l'invitation.
• Échec de la connexion SSO : vérifie la configuration SSO, consulte l'administrateur informatique.
• Erreur « Permission refusée » : l'utilisateur a peut-être besoin d'un rôle plus élevé ou d'autorisations spécifiques pour le document.
• Impossible d'ajouter d'autres utilisateurs : vérifie les limites de la licence, passe à un plan supérieur si besoin.
• Utilisateur apparaissant deux fois : fusionnez les comptes en double via le panneau d'administration.

Obtenir de l'aide

• Centre d'aide du tableau de bord d'administration
• Assistance par chat 24 h/24 et 7 j/7 pour les administrateurs
• Gestionnaire de compte dédié (formules Entreprise)
• Tutoriels vidéo sur la gestion d'équipe
• Forum communautaire pour les bonnes pratiques
• E-mail : admin-support@chaindoc.com
• Numéro d'urgence pour les incidents de sécurité