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Signatures électroniques

Créez facilement des signatures électroniques qui ont une valeur légale.

Chaindoc te permet d'ajouter facilement et en toute sécurité des signatures électroniques à tes documents. Nos signatures respectent les normes internationales et sont vérifiées par la blockchain pour une validité juridique maximale et une intégrité de la piste d'audit.

Types de signature

Chaindoc prend en charge plusieurs types de signatures pour répondre à différentes exigences juridiques et commerciales :

Signature électronique simple (SES)

Signature numérique de base pour les documents à faible risque et les accords internes :

  • Fonctionnalité « cliquer pour signer »
  • Vérification de l'adresse e-mail requise
  • Convient pour les accords de confidentialité, les approbations internes et les accords informels.
  • Signature rapide sans attente pour l'authentification
  • Piste d'audit de base avec horodatage et adresse IP.

Signature électronique avancée (AES) (à venir en 2026)

Sécurité renforcée pour les documents importants pour l'entreprise :

  • Authentification à plusieurs facteurs (SMS, appli d'authentification ou e-mail)
  • Vérification d'identité avant signature
  • Convient aux contrats, aux accords d'emploi et aux accords avec les fournisseurs.
  • Piste d'audit complète avec les détails d'authentification du signataire.
  • Certificat de réussite vérifié par la blockchain

Signature électronique qualifiée (QES) (à venir en 2026)

Signature au plus haut niveau avec un statut juridique équivalent à celui des signatures manuscrites :

  • Certifié par des autorités de certification fiables
  • Vérification d'identité avec des documents officiels
  • Conforme aux normes eIDAS, ESIGN Act et UETA.
  • C'est important pour les secteurs super réglementés (juridique, financier, santé).
  • Certificats protégés par un module de sécurité matériel (HSM)
  • Preuve de signature immuable sur la blockchain

Conformité légale

Les signatures Chaindoc respectent les principales réglementations mondiales en matière de signature électronique :

Normes internationales

  • eIDAS (identification électronique et services de confiance) - Union européenne
  • Loi ESIGN (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) - États-Unis
  • UETA (Uniform Electronic Transactions Act) - États-Unis
  • LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) - Canada
  • Loi sur les transactions électroniques - Australie
  • Loi sur les technologies de l'information - Inde

Exigences de conformité

Pour garantir la validité juridique, Chaindoc met en œuvre :

  • Intention claire de signer (consentement explicite nécessaire)
  • Accepter de faire des affaires par voie électronique
  • Association de la signature avec l'enregistrement
  • Conservez les documents et stockez-les de manière sécurisée.
  • Vérification de l'identité du signataire
  • Garde une trace avec les dates, heures et adresses IP.
  • Preuve d'intégrité soutenue par la blockchain

Signature du flux de travail

Créer une demande de signature

Pour demander des signatures, fais comme ça :

  1. Télécharge ton document (formats PDF, Word ou image).
  2. Ajoute les signataires avec leurs adresses e-mail et leurs noms.
  3. Définis l'ordre de signature (signature séquentielle ou parallèle).
  4. Mets les champs de signature sur le document.
  5. Configure le type de signature et les exigences d'authentification.
  6. Ajoute un message personnalisé et une date limite (facultatif).
  7. Envoie une demande de signature.

Types de champs de signature

Personnalisez vos documents avec différents types de champs :

  • Signature - Champ de signature électronique
  • Initiales - Pour parapher des pages ou des clauses
  • Date de signature - Remplie automatiquement avec la date de signature.
  • Champ de texte - Pour les noms, titres ou infos personnalisées
  • Case à cocher - Pour le consentement ou la reconnaissance
  • Menu déroulant - Pour choisir parmi des options déjà définies
  • Boutons radio - Pour sélectionner un choix exclusif

Options d'ordre de signature

  • Séquentiel - Les signataires reçoivent le document dans l'ordre indiqué.
  • Parallèle - Tous les signataires reçoivent le document en même temps.
  • Hybride - Mélange des groupes de signature séquentiels et parallèles
  • Conditionnel - Le signataire suivant dépend de l'action du signataire précédent.

Expérience du signataire

Recevoir une demande de signature

Quand on leur demande de signer, les destinataires :

  1. Recevez une notification par e-mail avec un lien sécurisé.
  2. Clique sur le lien pour accéder au document (pas besoin de te connecter pour les signatures de base).
  3. Vérifie ton identité si besoin (MFA, code SMS, etc.).
  4. Relis le document en mettant en évidence les champs de signature.
  5. Ajoutez votre signature, vos initiales et remplissez les champs obligatoires.
  6. Vérifie les infos et confirme la signature.
  7. Recevez instantanément une copie signée par e-mail.

Options de création de signature

Les signataires peuvent créer des signatures en utilisant :

  • Signature tapée avec plusieurs styles de police
  • Dessine ta signature avec la souris ou l'écran tactile.
  • Télécharge une image de ta signature manuscrite.
  • Signature mobile avec le doigt ou un stylet
  • Signature enregistrée (pour les utilisateurs qui reviennent)

Vérification de la blockchain

Chaque signature est sécurisée grâce à la technologie blockchain :

Preuve immuable

  • Hachage du document enregistré sur la blockchain au moment de la signature.
  • ID de transaction unique pour chaque événement de signature
  • Certificat de vérification inviolable
  • Vérification indépendante accessible à toutes les parties.
  • Enregistrement permanent qui survit aux changements organisationnels.

Processus de vérification

Tout le monde peut vérifier un document signé :

  1. Accédez au portail de vérification à l'adresse verify.chaindoc.com.
  2. Télécharge le document signé ou entre le code de vérification.
  3. Le système calcule le hachage du document.
  4. Hachage comparé à l'enregistrement de la blockchain
  5. Le résultat de la vérification montre : l'intégrité du document, les dates de signature, les détails du signataire.
  6. Télécharge le certificat de vérification (facultatif)

Piste d'audit et certificat

Piste d'audit complète

Chaque signature contient des infos d'audit détaillées :

  • Indique la date d'envoi du document et les détails de l'expéditeur.
  • Envoi par e-mail et horodatage d'ouverture pour chaque destinataire.
  • Indique les dates et heures de consultation du document (quand les signataires ont accédé au document).
  • Méthode d'authentification et journaux de réussite/échec
  • Horodatez les signatures avec une précision à la milliseconde près.
  • Adresses IP et infos sur les appareils
  • Données de géolocalisation (si activées)
  • Horodatage de finalisation du document
  • ID de transaction blockchain et numéro de bloc

Certificat d'achèvement

Le certificat généré automatiquement comprend :

  • Titre du document et identifiant unique du document
  • Toutes les parties ayant un rôle (expéditeur, signataires, lecteurs)
  • Chronologie complète de tous les événements
  • Images de signature et noms tapés
  • Mesures de sécurité appliquées (méthodes d'authentification)
  • Infos de vérification de la blockchain
  • Avertissement légal et référence aux conditions d'utilisation
  • Code QR pour une vérification instantanée

Fonctionnalités avancées

Signature en personne

Recueillez les signatures en personne avec un seul appareil :

  • Mode hôte pour collecter plusieurs signatures
  • Chaque signataire signe sur le même appareil.
  • Vérification individuelle par e-mail pour chaque signataire.
  • Idéal pour les événements, les conférences ou la signature de documents administratifs.
  • Toutes les signatures sont enregistrées avec des pistes d'audit séparées.

Envoi groupé

Envoie le même document à plusieurs personnes :

  • Télécharge le fichier CSV avec les infos sur les destinataires.
  • Fusionne les champs pour personnaliser (nom, entreprise, etc.).
  • Envoie à des centaines de signataires en même temps.
  • Suivi individuel pour chaque document
  • Rapports de statut groupés et rappels

Rappels et notifications

  • Rappels automatiques tous les 3 jours (configurables)
  • Messages de rappel personnalisés
  • Avertissements d'expiration avant la date limite
  • Notifications en temps réel pour les événements liés aux documents
  • Options de notification par e-mail et dans l'appli

Refus de signature et nullité

Gérer les refus de signature et l'annulation de documents :

  • Les signataires peuvent refuser en donnant une raison.
  • L'expéditeur reçoit une notification tout de suite.
  • L'expéditeur peut annuler les documents avant qu'ils soient finis.
  • Les documents annulés sont marqués comme tels dans la piste d'audit.
  • Toutes les parties sont informées du refus ou de l'annulation de l'action.

Bonnes pratiques

Préparation du document

  • Utilise des titres de documents clairs pour faciliter l'identification.
  • Optimise les PDF (compresse les gros fichiers, enlève la sécurité).
  • Mets les champs de signature là où ça a du sens.
  • Indique clairement les champs (par exemple, « Signature du client », « Approbation du responsable »).
  • Ajoute des instructions ou des descriptions pour les champs complexes.
  • Teste le processus de signature avant d'envoyer des documents à des destinataires importants.

Recommandations de sécurité

  • Utilise des signatures avancées ou qualifiées pour les documents juridiques.
  • Active l'authentification multifactorielle (MFA) pour les accords sensibles.
  • Mets des dates d'expiration appropriées (en général entre 7 et 30 jours).
  • Demande une authentification pour les contrats de grande valeur.
  • Garde les documents signés dans un endroit sûr.
  • Fais régulièrement des sauvegardes des documents signés et des certificats.
  • Vérifie les enregistrements de la blockchain pour les documents importants.

Conseils de communication

  • Mets des objets clairs dans les demandes de signature.
  • Ajoute des messages personnalisés pour expliquer le document.
  • Donne le contexte et les infos sur les délais.
  • Mets les coordonnées pour les questions.
  • Utilise un ton pro dans toutes tes communications.
  • Appelle pour les documents urgents.

Dépannage

Problèmes courants

Solutions aux problèmes de signature fréquents :

  • Le signataire n'a pas reçu l'e-mail : vérifie le dossier spam/courrier indésirable, vérifie l'adresse e-mail, renvoie la demande.
  • Lien expiré : l'expéditeur peut prolonger le délai et renvoyer le lien.
  • Échec de l'authentification : vérifie que les infos de contact correspondent à la demande, essaie une autre authentification.
  • Impossible de dessiner une signature sur mobile : vérifie que ton appareil permet la saisie tactile, essaie une signature tapée.
  • Le document ne se charge pas : vérifie ta connexion Internet, essaie un autre navigateur, vide le cache.
  • Champ de signature manquant : contacte l'expéditeur pour ajouter les champs obligatoires.

Ressources d'assistance