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Votre première signature

Voici le truc : envoyer un document pour signature, c'est plus simple qu'il n'y paraît. Ce guide vous montre comment faire dans l'interface web de Chaindoc — tout prend environ 5 minutes.

Vous cherchez plutôt la version API ? Direction le guide de démarrage rapide — il couvre aussi bien l'interface que le code. Cette page, elle, s'adresse à ceux qui veulent cliquer dans l'appli web.

Ce qu'il vous faut

  • Un compte Chaindoc (l'offre gratuite suffit). Inscrivez-vous ici si c'est pas encore fait.
  • Un document à signer — PDF c'est l'idéal, mais Word ou une image fonctionnent aussi.
  • Les adresses email de ceux qui doivent signer.

Uploader votre document

1Allez dans DocumentsCliquez sur << Documents >> dans la barre latérale ou sur le tableau de bord.

2Cliquez << Nouveau Document >>C'est en haut à droite. Vous pouvez aussi glisser-déposer un fichier directement sur la page.

3Choisissez votre fichierSélectionnez un PDF, un doc Word ou une image (max 50 Mo). Les fichiers non-PDF sont convertis automatiquement.

4Remplissez les détailsDonnez-lui un nom clair (<< Contrat Consulting Q4 >> plutôt que << doc_final_v2.pdf >>), ajoutez une description, et mettez un tag si vous voulez. Mettez l'accès en Privé si c'est sensible.

Créer la demande de signature

Une fois le document uploadé, cliquez sur << Demander des Signatures >> sur la page du document. Ça ouvre le constructeur de demande.

1Ajoutez les destinatairesSaisissez les adresses email de vos signataires. Vous pouvez en ajouter un ou plusieurs.

2Choisissez l'ordre de signatureParallèle signifie que tout le monde signe en même temps. Séquentiel veut dire qu'ils passent un par un dans l'ordre que vous définissez. Pour les documents simples, le parallèle est plus rapide.

3Fixez une deadlineChoisissez quand les signatures doivent arriver. 7 à 14 jours, c'est l'habitude pour la plupart des contrats. Chaindoc envoie des rappels automatiques à l'approche de la date.

4Rédigez un messageAjoutez une note qui explique ce que le signataire regarde. Un truc du genre << Merci de relire et signer notre contrat de consulting Q4 >>, ça fait toute la différence.

Paramètres optionnels

Honnnêtement, vous n'en aurez pas besoin la plupart du temps, mais ils sont là :

  • Vérification KYC — exige une vérification d'identité avant signature. Nécessaire uniquement pour les documents haute sécurité.
  • Rappels personnalisés — changez la fréquence des rappels (par défaut tous les 3 jours).
  • Notifications — choisissez si les signataires reçoivent email, SMS, ou les deux.
  • Accès au téléchargement — laissez les signataires télécharger le document avant de signer.

Vérifier et envoyer

Vous verrez un résumé de tout avant d'envoyer. Vérifiez bien les emails des destinataires et l'ordre de signature. Les fautes de frappe dans les adresses email, c'est la raison numéro un pour laquelle les demandes n'arrivent pas.

Cliquez sur << Envoyer la Demande >> et c'est bon. Chaque destinataire reçoit un email avec un lien de signature sécurisé.

Ce que vos signataires voient

Comprendre le parcours du signataire, ça aide à configurer de meilleures demandes. Voici leur flow :

1Email avec lien de signatureIls reçoivent un email avec un bouton << Relire et Signer >>. Pas besoin de compte Chaindoc.

2Vérification d'identitéUn code à usage unique est envoyé à leur email pour vérification. Si KYC est activé, ils feront aussi une vérification d'identité.

3Revue du documentLe document s'ouvre dans un visionneuse où ils peuvent tout lire, zoomer, et naviguer.

4Appliquer la signatureIls peuvent taper leur nom, dessiner une signature, ou uploader une image de leur signature manuscrite.

5TerminéIls reçoivent un email de confirmation avec une copie du document signé.

Pour en savoir plus sur les types de signatures (simple, avancée, qualifiée) et ce que chacun implique pour la conformité, consultez la doc sur les signatures.

Suivre l'avancement

Retournez sur la page du document pour voir qui a signé et qui n'a pas encore signé. Vous verrez une timeline de chaque événement : quand l'email a été envoyé, quand il a été ouvert, quand le signataire a vu le document, et quand il a signé.

Si quelqu'un prend trop de temps, vous pouvez renvoyer l'invitation ou envoyer un rappel manuel. Les rappels automatiques partent tous les 3 jours par défaut.

Télécharger le document signé

Une fois que tout le monde a signé, vous recevez une notification. Allez sur la page du document et téléchargez :

  • Le PDF signé avec toutes les signatures intégrées
  • Le certificat de vérification blockchain (prouve que le document n'a pas été modifié)
  • Le trail d'audit complet : horodatages, adresses IP, méthodes d'authentification, et infos appareil

Le document est maintenant vérifié par blockchain et juridiquement contraignant. Toutes les parties ont des copies. Le trail d'audit est préservé définitivement.

Questions fréquentes

Et si un signataire ne reçoit pas l'email ?

Faites-leur vérifier spam/indésirables d'abord. Les filtres email d'entreprise bloquent parfois les liens de signature. Si c'est pas là, vérifiez que l'adresse email est correcte et renvoyez depuis la page de statut de la demande. Vous pouvez aussi demander à leur équipe IT d'ajouter chaindoc.io à la liste blanche.

Je peux annuler après avoir envoyé ?

Oui. Ouvrez la demande de signature et cliquez << Annuler >>. Tous les signataires en attente sont notifiés que c'est annulé. Les signatures déjà collectées deviennent invalides.

Qu'est-ce qui se passe quand la deadline passe ?

La demande expire automatiquement. Vous pouvez créer une nouvelle demande avec une nouvelle deadline si vous avez toujours besoin des signatures. L'ancienne demande reste dans votre historique pour référence.

Les signatures sont juridiquement contraignantes ?

Oui. Les signatures Chaindoc sont conformes à eIDAS (UE), au ESIGN Act, et à UETA (US). La vérification blockchain ajoute une couche de preuve qui peut compter dans des litiges. Pour les secteurs réglementés, envisagez d'utiliser les types de signature avancée ou qualifiée.

Que faire ensuite

Maintenant que vous avez envoyé votre première signature, voici où aller selon vos besoins :