Votre première signature avec Chaindoc

Votre première signature

Guide complet pour envoyer ton premier document à signer avec Chaindoc. Familiarise-toi avec le processus de signature en seulement 5 minutes.

Ce que tu vas apprendre

Comment télécharger et préparer les documents Ajouter des destinataires et des champs de signature Configurer les options du workflow de signature Suivi de la progression des signatures Télécharger des documents signés avec un certificat blockchain

Avant de commencer

Assure-toi d'avoir :

Un compte Chaindoc (inscrivez-vous gratuitement sur chaindoc.io)
Un document à signer (format PDF, Word ou image)
Adresses e-mail des personnes qui doivent signer
Compréhension de base des signatures numériques

Guide étape par étape

Étape 1 : Télécharge ton document

1Va dans Documents.Clique sur le menu « Documents » dans la barre latérale ou le tableau de bord.

2Clique sur « Nouveau document ».Cherche le bouton « Nouveau document » ou « Télécharger » en haut à droite.

3Sélectionner le fichierChoisis ton document (PDF recommandé, max. 50 Mo)

4Ajouter des détailsMets le nom du document, une description et des balises pour que ce soit plus facile à organiser.

Conseil de pro

Utilise des noms descriptifs comme « Contrat de travail - John Doe - 2024 ». Ajoute des hashtags comme #contrat, #2024 pour faciliter la recherche. Choisis l'accès « Privé » si le document contient des infos sensibles.

Étape 2 : Configurer les paramètres du document

Avant de demander des signatures, configure ton document :

Nom du document - Un titre clair et descriptif
Description - Petit résumé de ce qu'il faut signer
Niveau d'accès : privé (juste toi), équipe (partagé avec l'équipe) ou public.
Hashtags - Ajoute des balises comme #contrat, #urgent pour que tout soit bien organisé.
Métadonnées : ajoute des champs personnalisés comme le nom du client, la valeur du contrat, etc.

terminal

{
  "name": "Service Agreement - Acme Corp",
  "description": "Annual service contract for 2024",
  "accessType": "private",
  "hashtags": ["#contract", "#2024", "#acme"],
  "meta": [
    { "key": "client", "value": "Acme Corp" },
    { "key": "value", "value": "$50,000" },
    { "key": "duration", "value": "12 months" }
  ]
}

Étape 3 : Créer une demande de signature

Maintenant que ton document est téléchargé, crée une demande de signature :

1Clique sur « Demander des signatures ».Trouve le bouton sur la page des détails du document.

2Ajouter des destinatairesMets les adresses e-mail des signataires (une par ligne ou séparées par des virgules).

3Définir l'ordre de signatureChoisissez « Parallèle » (tout signer en même temps) ou « Séquentiel » (l'un après l'autre).

4Fixer une date limiteChoisis quand les signatures doivent être complétées par

5Ajouter un messageÉcris un message personnalisé aux signataires pour leur expliquer ce qu'ils signent.

Options d'ordre de signature

Parallèle - Tous les destinataires peuvent signer en même temps (plus rapide) Séquentiel - Les destinataires signent dans un ordre précis (pratique pour les chaînes d'approbation). Mixte - Combinez les deux approches pour les workflows complexes.

Étape 4 : Configurer les options avancées

Personnalise l'expérience de signature :

Vérification KYC - Demande une vérification d'identité pour les documents hautement sécurisés.
Rappels - Des rappels automatiques par e-mail avant la date limite
Accès après signature - Laissez les signataires télécharger le document une fois qu'ils ont fini.
Notifications - Notifications par e-mail/SMS pour les événements de signature
Expiration - Demande d'expiration automatique après la date limite

Étape 5 : Relire et envoyer

Avant d'envoyer, vérifie tous les détails :

terminal

✓ Document: Service Agreement - Acme Corp
✓ Recipients: 2 signers
  - john@acme.com (CEO)
  - jane@partner.com (Legal Counsel)
✓ Signing Order: Sequential (John → Jane)
✓ Deadline: December 31, 2024
✓ KYC Required: No
✓ Message: "Please review and sign our annual service agreement"

[Preview Document] [Cancel] [Send Request]

Et après ?

Les destinataires reçoivent un e-mail avec un lien de signature sécurisé. Ils relisent le document et mettent une signature électronique. Tu reçois des notifications à chaque fois qu'une personne signe. Le document est vérifié par la blockchain une fois terminé. Toutes les parties reçoivent une copie avec un certificat d'authenticité.

Étape 6 : Suivre la progression

Suivez votre demande de signature en temps réel :

Tableau de bord d'état - Vois qui a signé et qui est en attente.
Chronologie des activités - Voir tous les événements avec leurs horodatages
Notifications par e-mail - Sois averti à chaque signature.
Rappels - Le système envoie des rappels automatiques aux signataires en attente.
Annuler/Modifier - Annulez la demande ou renvoyez-la à des destinataires spécifiques.

terminal

Signature Request Status:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ John Doe (john@acme.com)
  Status: Signed
  Signed at: Dec 4, 2024, 10:30 AM
  IP: 192.168.1.1
  
⏳ Jane Smith (jane@partner.com)
  Status: Pending
  Sent: Dec 4, 2024, 10:15 AM
  Last reminded: Dec 4, 2024, 2:00 PM
  
Deadline: Dec 31, 2024, 11:59 PM
Progress: 1/2 signatures (50%)

Étape 7 : Télécharge le document signé

Une fois toutes les signatures recueillies :

1Notification d'achèvementTu recevras un e-mail quand toutes les signatures seront faites.

2Télécharger le documentClique sur « Télécharger » pour obtenir le PDF signé avec toutes les signatures.

3Certificat BlockchainTélécharge le certificat de vérification de la blockchain comme preuve d'authenticité.

4Piste d'auditExportez l'historique complet des signatures avec les horodatages et les adresses IP.

Félicitations !

Tu viens de finir ton premier workflow de signature ! Le document est légalement contraignant et vérifié par la blockchain. Toutes les parties ont des copies avec des certificats. La piste d'audit complète est conservée pour toujours.

Ce que voient les destinataires

Quand les gens reçoivent ta demande de signature :

1Notification par e-mailIls reçoivent un e-mail avec un bouton « Réviser et signer ».

2Vérification d'identitéMot de passe à usage unique (OTP) envoyé à leur adresse e-mail pour des raisons de sécurité.

3Révision du documentAperçu complet du document avec possibilité de zoomer et de naviguer

4Signer le documentAjoute ta signature en la dessinant, en la tapant ou en téléchargeant une image.

5ConfirmationRecevez un e-mail de confirmation avec une copie du document signé.

Questions courantes

Et si un signataire ne reçoit pas l'e-mail ?

Vérifie d'abord ton dossier spam. Si l'invitation ne s'y trouve pas, tu peux la renvoyer depuis la page d'état des demandes de signature. Clique sur « Renvoyer » à côté du nom du destinataire.

Est-ce que je peux annuler une demande de signature ?

Oui ! Va dans la demande de signature et clique sur « Annuler la demande ». Ça préviendra tous les signataires en attente que la demande a été annulée.

Que se passe-t-il après la date limite ?

La demande expire automatiquement et aucune autre signature ne peut être recueillie. Tu recevras une notification et tu pourras créer une nouvelle demande avec une nouvelle date limite si nécessaire.

Les signatures sont-elles juridiquement contraignantes ?

Oui ! Les signatures Chaindoc sont conformes aux réglementations eIDAS (UE), ESIGN Act (États-Unis) et UETA. La vérification par blockchain apporte une preuve légale supplémentaire de l'authenticité des documents.

Les signataires peuvent-ils télécharger le document avant de le signer ?

Par défaut, les signataires peuvent juste voir les documents en ligne. Si besoin, tu peux activer l'option « Télécharger avant de signer » dans les paramètres avancés.

Prochaines étapes

Configurer l'équipe - Invitez vos collègues à bosser ensemble sur des documents.
Créer des flux de travail - Automatiser les processus de signature qui reviennent souvent
Explorez les modèles - Gagnez du temps grâce à des modèles de documents réutilisables.
Intégration API - Intégrez Chaindoc dans vos applications
Meilleures pratiques en matière de sécurité - Découvrez la conformité et la protection des données

Conseils de pro pour réussir

Utilise des noms de documents clairs et précis. Ajoutez du contexte dans le message aux signataires. Fixez des délais réalistes (au moins 7 jours). Teste d'abord le workflow toi-même. Vérifie les dossiers de courrier indésirable si les signataires ne reçoivent pas d'e-mails. Utilise une signature séquentielle pour les workflows d'approbation. Active les rappels pour améliorer les taux d'achèvement.

Documentation