Gestion des documents

Chaindoc stocke vos documents avec vérification blockchain, contrôle des versions et audit complet. Cette page couvre l'upload, l'organisation, les permissions, la conservation et le cycle de vie des documents.

Si vous arrivez d'un lecteur réseau ou d'un stockage de fichiers classique, la grande différence est que chaque action est enregistrée et chaque document publié obtient un hash blockchain. Vous ne perdez plus jamais la trace de qui a changé quoi, ou quand.

Cycle de vie des documents

Les documents passent par différents états lors de leur création, de leur envoi pour signatures et de leur finalisation. Vous n'avez pas besoin de gérer les transitions manuellement, elles se font automatiquement selon les actions des signataires.

États des documents

• Draft — en cours de préparation, pas encore envoyé
• Pending — envoyé pour signatures, en attente de la première
• In progress — au moins une signature collectée, d'autres en attente
• Completed — toutes les signatures reçues, document finalisé
• Declined — un signataire a rejeté le document
• Voided — vous l'avez annulé avant finalisation
• Expired — deadline dépassée sans toutes les signatures
• Archived — déplacé vers le stockage long terme

Comment fonctionnent les transitions

Les transitions sont automatiques. Quand vous envoyez un brouillon, il devient "pending". Quand le premier signataire signe, il passe en "in progress". Quand le dernier signe, il est "completed". Vous pouvez annuler un document à tout moment, et les signataires peuvent refuser à tout moment. Si la deadline passe, il expire.

Uploader des documents

Formats supportés

Chaindoc accepte la plupart des formats courants. Les fichiers non-PDF sont convertis automatiquement en PDF à l'upload (l'original reste disponible au téléchargement).

• PDF (recommandé)
• Microsoft Office : Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Images : JPG, PNG, GIF, TIFF — converties en PDF avec reconnaissance OCR
• Fichiers texte : .txt, .rtf
• OpenDocument : .odt, .ods, .odp

Méthodes d'upload

Le drag-and-drop dans le navigateur est le plus rapide. Vous pouvez aussi utiliser le sélecteur de fichiers, importer depuis Google Drive / Dropbox / OneDrive, ou uploader programmatiquement via l'API. Pour les uploads en masse, l'API supporte l'envoi de plusieurs fichiers en une seule requête.

La taille maximale est de 50 Mo. Si vous atteignez régulièrement cette limite, compressez vos PDF avant upload.

Organiser vos documents

Dossiers

Vous pouvez créer des dossiers et sous-dossiers illimités. La plupart des équipes organisent par département, client ou projet. Les dossiers peuvent être partagés avec votre équipe ou gardés personnels.

Le drag-and-drop fonctionne pour déplacer des documents entre dossiers. Il vaut mieux mettre en place une structure claire avant tout upload en masse, car réorganiser ensuite est fastidieux.

Filtres et recherche

Les filtres permettent de filtrer par statut, période, signataire, type de document ou tags personnalisés. Vous pouvez sauvegarder les combinaisons de filtres comme vues pour ne pas avoir à les reconstruire à chaque fois.

La recherche couvre les titres, descriptions, métadonnées, noms et emails des signataires, et même les IDs de transactions blockchain. Elle supporte la recherche full-text dans le contenu des documents aussi, bien que ce soit plus lent sur de grandes bibliothèques.

Tags et métadonnées

Chaque document obtient automatiquement des métadonnées standard : titre, créateur, dates, taille fichier, nombre de pages, statut et IDs de transactions blockchain. Vous pouvez aussi ajouter des champs personnalisés (texte, nombre, date, liste déroulante) pour des choses comme la valeur du contrat, le nom du client ou le code projet.

Les tags sont basés sur des hashtags. Ajoutez-en autant que vous voulez, ils s'autocomplètent depuis vos tags existants. Le tagging en masse fonctionne si vous devez étiqueter un lot de documents d'un coup.

Stockage et sécurité

Les documents sont chiffrés avec AES-256 au repos et TLS 1.3 en transit. Le stockage est distribué sur plusieurs régions avec des sauvegardes automatiques toutes les 6 heures. Pour plus d'infos sur le chiffrement et les contrôles d'accès, voir le guide sécurité.

Ancrage blockchain

Quand vous publiez un document, son hash est inscrit sur la blockchain. Des hash additionnels sont enregistrés à chaque changement d'état (signé, annulé, etc.). Cela crée une preuve indépendante de l'existence et de l'intégrité du document qui survit même si Chaindoc disparaissait.

Contrôle des versions

Uploadez une nouvelle version d'un même document et Chaindoc trace l'historique automatiquement. Vous pouvez voir, comparer et restaurer les versions précédentes. Chaque version obtient son propre hash blockchain, et l'audit trail montre qui a uploadé quoi et quand.

Contrôle d'accès

Les permissions contrôlent ce que chaque personne peut faire avec un document. Vous les définissez au niveau du document ou du dossier.

Niveaux de permission

• Owner — contrôle total, peut supprimer et gérer qui a accès
• Editor — peut modifier, envoyer pour signature et gérer le document
• Viewer — lecture seule, peut voir et télécharger
• Signer — peut voir et signer les documents assignés
• Commenter — peut voir et commenter, mais pas modifier
• No access — explicitement bloqué

Partage avec des parties externes

Vous pouvez partager des documents avec des personnes extérieures à votre équipe par email. Pour un accès temporaire, utilisez des liens à durée limitée ou protégés par mot de passe. Vous verrez chaque événement d'accès dans l'audit trail, y compris les tentatives échouées.

Conservation et archivage

Mettez en place des politiques de conservation pour automatiser ce qui arrive aux documents après une certaine période. C'est important pour la conformité : les documents fiscaux peuvent nécessiter 7 ans, les dossiers employés peuvent nécessiter plus longtemps.

• Définissez les périodes de conservation par type de document
• Archivage automatique quand la période se termine
• Legal hold pour empêcher la suppression pendant un litige
• Conforme aux exigences de conservation GDPR, HIPAA et SOX
• Suppression automatique optionnelle après la période d'archivage
• Surclassement des politiques pour des documents spécifiques si besoin

Les documents archivés passent en cold storage (coût réduit, même vitesse de récupération). La vérification blockchain reste intacte.

Export et téléchargement

Téléchargez des documents individuels en PDF, ou en masse en ZIP. Vous pouvez inclure l'audit trail et le certificat de finalisation dans l'export. Les métadonnées exportent en CSV ou JSON si vous devez les importer dans un autre système.

Pour des exports automatisés, utilisez l'API. Vous pouvez aussi configurer des webhooks pour déclencher des exports quand un document atteint un état spécifique.

Contrôles de téléchargement

Pour les documents sensibles, vous pouvez désactiver complètement les téléchargements, ajouter des watermarks avec le nom du visionneur, ou limiter le nombre de téléchargements par personne. Tous les événements de téléchargement apparaissent dans l'audit trail.

Analytics et rapports

Le dashboard montre le volume de documents par statut, le temps moyen de finalisation, les utilisateurs les plus actifs, l'utilisation du stockage et les tendances dans le temps. Pour la conformité, vous pouvez générer des rapports sur les signatures en attente, les documents expirés, les logs d'accès et le respect des politiques de conservation.

Si vous avez besoin de rapports personnalisés, l'API vous donne accès à toutes les données sous-jacentes.

Intégrations

Chaindoc se connecte aux fournisseurs de stockage cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) pour une synchronisation bidirectionnelle. Il s'intègre aussi aux CRM et ERP comme Salesforce, HubSpot et Microsoft Dynamics. Pour tout le reste, utilisez l'API ou Zapier pour vous connecter à 5000+ apps.

Bonnes pratiques

Quelques conseils qui font gagner du temps au fur et à mesure que votre bibliothèque de documents grandit :

• Mettez en place votre structure de dossiers avant les uploads en masse. Réorganiser des centaines de documents après, ce n'est pas drôle.
• Utilisez un nommage cohérent : "Contrat Consulting T4 2025" vaut mieux que "Contrat_v3_FINAL.pdf".
• Appliquez les tags au moment de l'upload, pas après. C'est facile de prendre du retard.
• Revoyez les permissions d'accès mensuellement et révoquez l'accès pour ceux qui ont quitté l'équipe.
• Archivez régulièrement les documents finalisés pour garder votre vue active propre.
• Mettez en place les politiques de conservation tôt pour ne pas avoir à tout reclassifier rétroactivement.

Dépannage

L'upload échoue

Vérifiez la taille du fichier (max 50 Mo) et votre connexion internet. Si c'est un fichier Word ou PowerPoint, la conversion PDF peut échouer sur des documents très formatés. Essayez de convertir en PDF vous-même d'abord et uploadez ça.

Impossible de trouver un document

Utilisez la recherche plutôt que la navigation. Vérifiez que vos filtres ne le cachent pas (un cas courant : le filtre de statut est sur "actif" mais le document est archivé). Vérifiez aussi que vous avez la permission de le voir.

Permission refusée

Contactez le propriétaire du document ou votre admin d'équipe. Ils peuvent accorder l'accès depuis les paramètres de partage du document. Si vous êtes l'admin, consultez la doc de gestion d'équipe pour savoir comment les permissions se propagent des dossiers aux documents.

Prochaines étapes

• Signatures — découvrez les types de signatures et les workflows de signature
• Gestion d'équipe — configurez les rôles, permissions et espaces de travail
• Documentation API — gestion programmatique des documents
• Webhooks — recevez des notifications quand les documents changent d'état
• Sécurité — chiffrement, contrôles d'accès et paramètres de conformité