Gestion des documents

Organisez et gérez vos documents de manière efficace.

Garde tous tes documents au même endroit, en toute sécurité. Télécharge, organise et partage des documents avec ton équipe grâce à des autorisations précises, un stockage vérifié par blockchain et des pistes d'audit complètes.

Cycle de vie du document

Chaindoc gère les documents tout au long de leur cycle de vie, de leur création à leur archivage :

États du document

• Brouillon - Doc en cours de préparation, pas encore envoyé
• En attente - Envoyé pour signature, en attente de finalisation
• En cours - Partiellement signé, quelques signatures manquantes
• Terminé - Toutes les signatures ont été recueillies, le document est finalisé.
• Refusé - Le signataire a rejeté le document.
• Annulé - L'expéditeur a annulé avant la fin.
• Expiré - La date limite est passée sans que le travail soit fini.
• Archivé - Document terminé déplacé vers un stockage à long terme.

Transitions automatiques entre les états

Les documents passent automatiquement d'un état à l'autre en fonction des actions :

• Brouillon → En attente (quand envoyé aux signataires)
• En attente → En cours (première signature reçue)
• En cours → Terminé (toutes les signatures ont été recueillies)
• Tout → Annulé (l'expéditeur annule)
• Tout → Refusé (le signataire dit non)
• En attente/En cours → Expiré (date limite atteinte)

Organisation du document

Structure des dossiers

Organisez les documents avec des hiérarchies de dossiers flexibles :

• Créez autant de dossiers et de sous-dossiers que vous le souhaitez.
• Organisez par service, projet, client ou critères personnalisés.
• Déplacez les documents d'un dossier à l'autre par glisser-déposer.
• Dossiers partagés pour la collaboration en équipe
• Dossiers personnels pour les utilisateurs individuels
• Dossiers de modèles pour les documents réutilisables
• Classe les dossiers d'archives pour les documents finis.

Filtres et vues intelligents

Trouvez rapidement des documents grâce à un filtrage puissant :

• Filtre par statut (en attente, terminé, expiré)
• Filtre par période (création, modification, signature)
• Filtre par signataire ou expéditeur
• Filtre par type de document ou modèle
• Filtre par balises et métadonnées personnalisées.
• Enregistre les combinaisons de filtres personnalisés en tant que vues.
• Accès rapide aux documents récemment consultés

Fonctions de recherche

Recherche avancée dans tous les documents :

• Recherche en texte intégral dans le contenu du document
• Fais une recherche par titre de document, description ou métadonnées.
• Fais une recherche par nom ou adresse e-mail du signataire.
• Fais des recherches par champs personnalisés et balises.
• Recherche d'identifiant de transaction blockchain
• Opérateurs booléens pour les requêtes complexes
• Résultats de recherche avec mise en évidence et aperçus

Téléchargement et importation de documents

Formats de fichiers pris en charge

• PDF (.pdf) - Format recommandé
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Images (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• Fichiers texte (.txt, .rtf)
• Formats OpenDocument (.odt, .ods, .odp)

Méthodes de téléchargement

• Glissez-déposez les fichiers dans le navigateur.
• Sélectionnez les fichiers sur votre ordinateur.
• Importe depuis un espace de stockage cloud (Google Drive, Dropbox, OneDrive).
• Capture avec un appareil photo mobile pour scanner où que tu sois
• Téléchargement API pour l'intégration programmatique
• Téléchargement groupé de plusieurs documents
• Email-to-Chaindoc pour les pièces jointes aux e-mails

Conversion automatique

Documents automatiquement convertis au format PDF pour plus de cohérence :

• Word, Excel, PowerPoint convertis en PDF
• Images converties au format PDF avec OCR (reconnaissance de texte)
• Garde le formatage, les polices et la mise en page.
• Fichier original disponible au téléchargement
• La conversion se fait direct quand tu télécharges ton truc.

Stockage et sécurité des documents

Stockage sécurisé

• Cryptage AES-256 au repos
• Cryptage TLS 1.3 pendant le transfert
• Stockage réparti géographiquement (multi-régions)
• Sauvegardes automatiques toutes les 6 heures
• Disponibilité garantie à 99,99 %
• Stockage conforme aux normes GDPR, HIPAA et SOC 2.
• Options de résidence des données (UE, États-Unis, Asie)

Ancrage de la blockchain

Chaque document est ancré à la blockchain pour une vérification infalsifiable :

• Hachage du document enregistré sur la blockchain lors du téléchargement.
• Ajoute des hachages à chaque changement d'état.
• Preuve immuable de l'existence et de l'intégrité du document
• Vérification indépendante accessible à toutes les parties.
• Reste valable même si le service Chaindoc est interrompu.

Contrôle de version

Suivez les changements dans les documents grâce à la gestion automatique des versions :

• Création automatique d'une nouvelle version quand tu télécharges le même document
• Regarde l'historique des versions avec les horodatages.
• Comparez les versions côte à côte.
• Rétablis les versions précédentes si nécessaire.
• Chaque version a un hachage blockchain unique.
• La piste d'audit montre qui a téléchargé chaque version.

Contrôle d'accès et autorisations

Niveaux d'autorisation

Autorisations détaillées pour les documents et les dossiers :

• Propriétaire - Contrôle total, peut supprimer et gérer les autorisations
• Éditeur - Peut modifier, envoyer pour signature et gérer le document.
• Visionneuse - Accès en lecture seule, possibilité de consulter et de télécharger
• Signataire - Peut voir et signer les documents qui lui sont assignés.
• Commentateur - Peut voir et ajouter des commentaires (sans les modifier)
• Accès refusé - Blocage explicite de l'affichage

Options de partage

• Partage avec des utilisateurs spécifiques par e-mail.
• Partagez avec toute l'équipe ou tout le service.
• Partagez avec des gens à l'extérieur (clients, fournisseurs).
• Accès limité dans le temps (expire après une période donnée)
• Liens de partage protégés par mot de passe
• Liens en lecture seule pour le partage public
• Liens expirés pour un accès temporaire

Piste d'audit d'accès

Visibilité totale sur l'accès aux documents :

• Qui a consulté le document et quand ?
• Quelles actions ont été faites (vu, téléchargé, modifié)
• Adresse IP et infos sur l'appareil
• Données de géolocalisation (si activées)
• Historique des modifications des autorisations
• Tentatives d'accès ratées
• Exportez les journaux d'audit pour la conformité.

Métadonnées et balises du document

Métadonnées standard

Métadonnées capturées automatiquement :

• Titre et description du document
• Date de création et créateur
• Date de modification et dernier modificateur
• Taille du fichier et nombre de pages
• Statut et état du document
• Signataires et destinataires
• Date d'achèvement (si applicable)
• Identifiants de transaction blockchain

Métadonnées personnalisées

Ajoute des champs personnalisés pour les besoins de ton entreprise :

• Crée des types de champs personnalisés (texte, nombre, date, liste déroulante).
• Champs obligatoires ou facultatifs
• Identifiants de département, de projet ou de client
• Valeur du contrat, dates d'expiration
• Catégories et classifications personnalisées
• Intégration avec des systèmes externes (CRM, ERP)
• Modifiez en masse les métadonnées de plusieurs documents

Balises et étiquettes

• Ajoute autant de balises que tu veux aux documents.
• Étiquettes avec des couleurs pour une organisation visuelle
• Compléter automatiquement à partir des balises existantes.
• Filtre et recherche par balises
• Marquage groupé pour plusieurs documents
• Suggestions de balises basées sur le contenu du document
• Bibliothèques de balises pour toute l'équipe

Conservation et archivage des documents

Politiques de conservation

Automatisez le cycle de vie des documents grâce à des règles de conservation :

• Définissez des durées de conservation par type de document (par exemple, 7 ans pour les documents fiscaux).
• Archivage automatique après la période de conservation
• Conservation légale pour éviter la suppression pendant un litige.
• Respect des réglementations du secteur (RGPD, HIPAA, SOX)
• Suppression automatique après la période d'archivage (facultatif)
• Modèles de politique de conservation pour les cas courants
• Remplacez les politiques pour des documents spécifiques.

Stockage d'archives

• Stockage à long terme des documents finis
• Réduisez la fréquence d'accès (stockage à froid).
• Coût inférieur à celui du stockage actif.
• Récupération instantanée quand tu en as besoin
• Vérification de la blockchain maintenue
• Exporte les archives pour les sauvegarder à l'extérieur.
• Rapports de conformité à partir de documents archivés

Exportation et téléchargement de documents

Options d'exportation

• Télécharge les documents individuellement au format PDF.
• Télécharge tout en une seule fois sous forme d'archive ZIP.
• Exporte avec piste d'audit et certificat.
• Exportez les métadonnées au format CSV ou JSON.
• Exporte vers un espace de stockage cloud (Google Drive, Dropbox).
• Exportations planifiées pour la sauvegarde
• Exportation API pour l'intégration système

Contrôles de téléchargement

Contrôle qui peut télécharger les documents :

• Désactive les téléchargements pour les documents sensibles.
• Ajoutez un filigrane aux téléchargements avec les infos de l'utilisateur.
• Suivez tous les téléchargements dans la piste d'audit.
• Limite le nombre de téléchargements par utilisateur.
• Fais expirer les liens de téléchargement après utilisation.
• Demande une authentification supplémentaire pour les téléchargements.

Analyse de documents

Statistiques d'utilisation

Suivez l'utilisation des documents et du système :

• Nombre total de documents par statut
• Temps moyen pour finir
• Utilisateurs et équipes les plus actifs
• Documentez les tendances en matière de volume au fil du temps.
• Types de documents et modèles courants
• Utilisation et croissance du stockage
• Statistiques d'utilisation de l'API

Rapports de conformité

• Documents en attente de signature
• Documents expirés ou refusés
• Accédez aux rapports d'audit.
• Rapports d'activité des utilisateurs
• Respect de la politique de conservation
• Rapports de vérification de la blockchain
• Générateur de rapports personnalisés

Intégration et automatisation

Intégration du stockage dans le cloud

• Synchronisation bidirectionnelle avec Google Drive
• Intégration Dropbox pour accéder aux fichiers
• Connexion OneDrive et SharePoint
• Stockage d'entreprise Box
• Téléchargement automatique vers le cloud après signature
• Mappage des dossiers entre les systèmes

Intégration des systèmes d'entreprise

• Salesforce - Joindre aux opportunités et aux comptes
• HubSpot - Lien vers les transactions et les contacts
• Microsoft Dynamics - Intégration CRM
• SAP - Gestion des documents ERP
• NetSuite - Flux de travail des documents financiers
• Zapier - Connecte-toi à plus de 5 000 applis
• Intégrations API personnalisées

Bonnes pratiques

Organisation du document

• Mettez en place une structure de dossiers claire avant de faire des téléchargements en masse.
• Utilise des conventions de nommage cohérentes.
• Mets tout de suite les balises et les métadonnées.
• Crée des modèles pour les types de documents qui reviennent souvent.
• Archivez régulièrement les anciens documents.
• Mets en place des politiques de conservation dès le début.
• Vérifie et nettoie les dossiers tous les trimestres.

Sécurité et conformité

• Vérifie les autorisations d'accès tous les mois.
• Supprime tout de suite l'accès aux employés qui ont quitté l'entreprise.
• Utilise le partage limité dans le temps pour les parties externes.
• Active le téléchargement avec filigrane pour les documents sensibles.
• Surveillez les pistes d'audit pour repérer toute activité inhabituelle.
• Sauvegarde régulière des documents importants
• Vérifie les hachages blockchain pour les documents importants.

Optimisation des performances

• Compressez les gros fichiers avant de les télécharger.
• Utilise les opérations groupées pour plusieurs documents.
• Archive les documents finis pour éviter le désordre.
• Utilise les filtres enregistrés au lieu de faire des recherches à répétition.
• Planifie les exportations pendant les heures creuses.
• Nettoie les brouillons et les documents annulés.

Dépannage

Problèmes courants

• Échec du téléchargement : vérifie la taille du fichier (max. 100 Mo), vérifie ta connexion Internet, essaie un autre navigateur.
• Impossible de trouver le document : essaie plutôt de faire une recherche au lieu de parcourir les fichiers, vérifie les filtres et l'accès aux dossiers.
• Accès refusé : contacte le proprio du document ou l'administrateur pour y accéder.
• Lenteur : vide le cache de ton navigateur, réduis le nombre de documents affichés, archive les vieux fichiers.
• Le téléchargement ne marche pas : vérifie les bloqueurs de pop-up, assure-toi que tu peux télécharger, essaie un autre navigateur.
• Conflit de version : plusieurs utilisateurs modifient en même temps - coordonnez-vous avec l'équipe.