Software para abogados en el móvil: qué permiten las normas y qué sigue en el despacho

El software para abogados acompaña el papel de un cliente desde la primera llamada hasta el expediente cerrado: la ficha de entrada, la hoja de encargo, los borradores y sus versiones, los originales firmados, los escritos judiciales y el plazo de conservación que decide cuándo se destruye todo. En un teléfono (móvil en España, celular en México), casi todo eso se reduce a tres gestos. Se lee, se aprueba, y se firma o se hace firmar. Lo demás sigue pidiendo teclado, y está bien así.

Si se pregunta a un fabricante qué es un software jurídico, se oye hablar de expedientes por asunto, plazos, control de tiempos, plantillas, archivo de correos y conexión con LexNET. Wolters Kluwer y Lemontech son ejemplos de proveedores de este tipo de programas. Lo que cada app para abogados hace en el teléfono depende del producto, y no es el tema de este artículo. El tema son las reglas.

La respuesta sincera a qué usan los despachos para gestionar sus asuntos suele ser: dos o tres herramientas, cada una con una parte del expediente, y el teléfono como ventana a todas. Firmar, presentar en un tribunal y dar fe son tareas aparte, con reglas propias.

El móvil cambia el riesgo, no la ley. El secreto profesional no pregunta en qué pantalla trabajó, sino si tomó precauciones razonables para que terceros no vean la información del cliente. Chaindoc cubre una parte, la firma, y funciona en el navegador del teléfono, sin instalar nada.

Quien compra software para abogados suele recibir un paquete construido alrededor de clientes y asuntos: plazos, control de tiempos, facturación y un módulo de documentos. Los proveedores lo llaman también software de gestión para abogados. Los despachos con mucho correo y muchas versiones suman una gestión documental propia, y el despacho sin papel sigue necesitando responsabilidades claras. Ninguna de estas herramientas es el sistema del tribunal, y ninguna sustituye la prueba de quién firmó qué.

Así se reparte el expediente cuando la mitad del despacho trabaja desde el teléfono.

En España y en México, casi todo lo que firma un cliente se puede firmar por medios electrónicos, y el dispositivo no cambia nada. Las excepciones son estrechas, y son justo los documentos que se quieren cerrar de noche, cansado, desde el móvil: el testamento, ciertos poderes y todo lo que va a un tribunal.

La tabla es un mapa de trabajo para el día a día con software para abogados, no asesoría legal para un caso concreto. Un «sí» significa que la ley no lo impide. La aseguradora o las políticas del cliente sí pueden hacerlo.

La hoja de encargo se prepara en el software para abogados y es el documento que más se firma desde el móvil, casi siempre por un cliente que acaba de salir del despacho o que nunca entró. Está bien. Un contrato firmado en la acera obliga igual que uno firmado en la mesa, siempre que el cliente haya podido leerlo y usted pueda demostrar quién firmó.

Qué piden las normas

En España, el Estatuto General de la Abogacía (Real Decreto 135/2021) dice en su artículo 27 que, antes de actuar, el abogado da al cliente la información del artículo 48, preferentemente mediante hojas de encargo, y que los Colegios publican modelos. El artículo 48.4 pide informar de honorarios y costes mediante la hoja de encargo o un medio equivalente, y de las consecuencias de una condena en costas. Los honorarios se pactan libremente, con respeto a las normas deontológicas y de competencia (artículo 26).

En México no hay una norma federal única para la ética de los abogados. El Código de Ética Profesional de la Barra Mexicana, Colegio de Abogados (2017) pide establecer las bases para determinar honorarios y gastos y, en lo posible, su importe aproximado (artículo 10.11), y admite el pacto de cuota litis mientras el honorario no supere el resultado económico del cliente (artículo 29). El contrato de prestación de servicios profesionales del abogado puede firmarse por medios electrónicos: el Código Civil Federal tiene por expreso el consentimiento así manifestado (artículo 1803) y el Código de Comercio no niega efectos a un mensaje de datos (artículo 89 bis).

Plantillas y la pantalla del móvil

Una plantilla ahorra tiempo, pero la firma electrónica no arregla una hoja que omite la base de los honorarios. Revísela una vez al año. Después piense en la pantalla: doce páginas se desplazan en un móvil, no se leen. Sinceramente, una página con alcance, honorarios y terminación arriba, y las condiciones completas debajo, le protege más que cualquier tecnología de firma.

Firmar es la parte fácil, pero lo que prueba cada método de firma en el teléfono varía más de lo que muchos despachos creen. Una firma dibujada con el dedo en una app de PDF prueba poco; un enlace de firma con registro de auditoría prueba bastante más.

La ficha de un cliente parece un trámite. El secreto profesional dice otra cosa. En España, el artículo 22.1 del Estatuto General abarca todos los hechos, comunicaciones, datos, documentos y propuestas que el abogado haya conocido, emitido o recibido en su ejercicio profesional. En México, los lineamientos de la Barra Mexicana extienden el secreto a las comunicaciones con un cliente prospectivo, lo hayan contratado o no. El formulario que un interesado rellena en el móvil, aunque después se archive en su software para abogados, contiene justo eso. Decida dónde caen las respuestas, quién las lee y cuánto tiempo guarda las de quienes nunca fueron clientes, y compruebe los conflictos de intereses antes de enviar la hoja de encargo, no después de la firma.

Las normas del secreto profesional que rigen el uso del software para abogados son claras y no dicen cómo proteger un móvil. En España, el artículo 21 del Estatuto General impone el deber y el derecho de guardar secreto de todos los hechos o noticias que el abogado conozca por razón de su actuación profesional, y el artículo 22 lo extiende a datos, informaciones y documentos, sin límite de tiempo, y obliga a hacerlo respetar a colaboradores y personal. En México, el artículo 36 de la Ley Reglamentaria del Artículo 5.º constitucional obliga a todo profesionista a guardar estrictamente el secreto de los asuntos que le confíen sus clientes; los estados tienen leyes de profesiones propias, y los colegios, códigos de ética propios.

Qué piden las guías para el despacho

La guía de buenas prácticas en ciberseguridad de la Abogacía Española es la referencia más cercana en español. Para los móviles recomienda:

• incluir el uso de móviles y el teletrabajo en la política de seguridad del despacho, con una política propia para los dispositivos personales
• cifrar datos y comunicaciones, usar una VPN en redes poco fiables y mantener el dispositivo y el antivirus actualizados
• no dejar el móvil desatendido en lugares públicos y evitar las wifis ajenas
• hacer copias de seguridad periódicas
• desconfiar de las aplicaciones públicas de intercambio de archivos en la nube que instalan los usuarios, porque no son tan seguras como las corporativas

Una regla que casi nadie recuerda al llamar desde el móvil: las conversaciones con clientes por medio telefónico o telemático solo pueden grabarse con la advertencia previa y la conformidad de todos (artículo 22.3 del Estatuto; artículo 25 del Código de Ética de la Barra).

Para comparar: la ABA en Estados Unidos

La American Bar Association respondió en dos dictámenes. La Formal Opinion 477R (2017) exige esfuerzos razonables y precauciones adicionales para la información muy sensible. La Formal Opinion 498 (2021), sobre la práctica virtual, se lee como una política de teléfonos: contraseñas fuertes, VPN, actualizaciones, borrado remoto, ningún acceso para la familia, archivo. Sirve de modelo; vinculan las normas de su país.

Lo que esto significa para su software para abogados

La mayor parte son ajustes, no compras. Active el bloqueo con un código fuerte y el cifrado del dispositivo, prevea el borrado remoto, mantenga las apps del despacho fuera de los perfiles compartidos y asegúrese de que el despacho recupera el expediente si un teléfono se estropea. En España, el artículo 32 del RGPD pide medidas técnicas y organizativas adecuadas al riesgo y cita el cifrado, y la LOPDGDD completa el marco. Las guías orientan, no vinculan: lea qué exige su colegio antes de redactar la política.

El deber cabe en una frase: el abogado debe guardar secreto de todos los hechos o noticias que conozca por razón de su actuación profesional (artículo 21.1 del Estatuto General de la Abogacía), sin límite de tiempo (artículo 22.5). En México, el artículo 36 de la Ley Reglamentaria exceptúa solo los informes que las leyes establezcan como obligatorios. Dispositivos, nubes y aplicaciones no aparecen en esas frases, y no hace falta: el deber sigue a la información dondequiera que vaya.

Un proveedor que trata sus documentos, sea un software para abogados en la nube o una herramienta de firma, entra en ese marco de dos maneras. El abogado debe hacer respetar el secreto a quienes cooperan con él (artículo 22.4 del Estatuto; en México, a las personas bajo su control o supervisión, según los lineamientos de la Barra), y ese proveedor suele ser un encargado del tratamiento en el sentido del RGPD, cuyo artículo 28 exige un contrato. Lea ese contrato antes de subir un primer expediente.

En cuanto a la firma, el artículo 25 del Reglamento eIDAS impide negar efectos jurídicos y admisibilidad como prueba en un procedimiento judicial a una firma electrónica solo por ser electrónica, y la firma cualificada equivale a la manuscrita. Eso resuelve la mayoría de las dudas de forma, salvo donde la ley exige la mano o la escritura pública: allí la firma electrónica no quita la exigencia.

Los escritos judiciales van por el sistema del tribunal, y para el abogado es obligatorio. En España, el artículo 5.1 del Real Decreto 1065/2015 obliga a abogados, procuradores y otros profesionales de la justicia a utilizar los sistemas electrónicos existentes en la Administración de Justicia, es decir, LexNET, para presentar escritos y documentos y recibir actos de comunicación. En México, el juicio de amparo admite promociones electrónicas, pero son opcionales para quien promueve: la Ley de Amparo (artículo 3) las canaliza por el Portal de Servicios en Línea del Poder Judicial de la Federación (donde corre el juicio en línea) y la Firma Electrónica, que produce los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa. Los poderes judiciales de cada estado publican sus propias reglas para su tribunal electrónico o su portal. En ninguno de los dos países una firma recogida en una app de terceros es la forma en que un abogado presenta un escrito, y aunque su software para abogados se conecte con LexNET, quien presenta y firma es el abogado.

La fe pública es el otro límite. Un registro de firma, por detallado que sea, no es un acto notarial: la escritura pública pasa por el notario, y la forma depende del acto y del país. El testamento cae en el mismo sitio. En España decide el artículo 688 del Código Civil, que exige que el ológrafo esté escrito todo él y firmado por el testador, y en México los artículos 1550 y 1551 del Código Civil Federal; ahí el papel y la tinta siguen teniendo su lugar.

Los despachos pequeños tienen una ventaja: menos gente, menos teléfonos. También tienen una debilidad. El abogado suele ser el departamento de informática, y la política de dispositivos que piden las guías nunca se escribe. Escríbala igualmente. Basta una página: qué dispositivos pueden contener expedientes, qué debe estar activado y a quién llamar si un teléfono desaparece.

El secreto no termina en el abogado. El artículo 22.4 del Estatuto General le obliga a hacerlo respetar a colaboradores, asociados y personal, y en México el deber alcanza a quien esté bajo su control o supervisión. En la práctica, quienes persiguen firmas desde su móvil solo reciben el acceso que su trabajo necesita, ya use el despacho un software para abogados completo o una simple herramienta de firma.

Un departamento jurídico tiene el mismo problema a mayor escala: las peticiones llegan de ventas y compras, los firmantes están repartidos por la empresa y el contrato firmado debe seguir unido a la petición que lo originó.

En Chaindoc, los roles y los espacios de trabajo compartidos cubren este reparto: cuatro roles integrados (Owner, Admin, Member y Accounter) más roles personalizados, y espacios de trabajo personales y compartidos para que los documentos de un asunto se queden con las personas que trabajan en él. La gestión de equipo está en los planes Team y Business; un orden de firma fijo mediante rutas de aprobación es una función del plan Business. Para lo que queda registrado después, vea qué registra una pista de auditoría.

Un reparto sencillo de accesos, cualquiera que sea el programa.

Chaindoc no es un software de gestión para abogados, ni una gestión documental, ni una vía hacia los tribunales. Es el eslabón de la firma: sube la hoja de encargo, el acuerdo de confidencialidad o la transacción en PDF, añade a los firmantes, y firman desde un enlace en su teléfono. Las apps nativas para iOS y Android están en desarrollo y todavía no están en las tiendas; hoy la experiencia en el móvil es la aplicación web adaptable en el navegador.

Algunos datos para su propio análisis del secreto profesional y del RGPD, dichos con franqueza porque es lo que ese análisis necesita:

• Los archivos viajan por TLS. Los servidores de Chaindoc leen cada archivo para analizarlo, calcular su huella y firmarlo, así que no está cifrado de extremo a extremo. Lo que sí está cifrado con AES-256 son las claves privadas de firma de los usuarios.
• Al subir un archivo, el servidor calcula su huella. Al publicar el documento, la huella de esa versión se escribe en una blockchain, y la prueba de cada firmante se registra cuando termina. El documento y la identidad de los firmantes no van en la cadena.
• La empresa cuenta con las certificaciones ISO 27001 e ISO 9001.
• Una verificación de identidad antes de firmar es opcional, mediante la verificación KYC, para los documentos en los que necesita saber quién está al otro lado.

Que los servidores lean el contenido es el punto sobre el que versa ese análisis: el acceso es aquí una necesidad técnica, y el contrato de encargo del tratamiento se comprueba con cada proveedor, no solo con este. Ninguna de las normas citadas nombra a un proveedor, y un despacho que ya usa un software para abogados con función de firma no tiene por qué cambiar. Para la ley de la firma en sí: eIDAS, ESIGN y derecho nacional lado a lado.

Si se queda con una sola idea: deje que el software para abogados lleve el expediente, deje que firme una herramienta que prueba quién firmó qué, y anote qué teléfonos pueden tocar cada uno.