Cómo firmar un documento digitalmente cuando alguien te lo envía

Alguien te ha mandado un contrato o una oferta y el correo dice que lo firmes en línea. Esto es cómo firmar un documento digitalmente: abre la solicitud, acepta firmar electrónicamente, léelo todo, haz clic en los campos marcados, adopta una firma y termina. Después, descarga tu copia.

El tiempo real, sin adornos: los clics llevan dos minutos. Las dos comprobaciones de alrededor llevan más y importan más. ¿La solicitud es auténtica? ¿Y el texto dice de verdad lo que aceptas?

La mayoría de las guías están escritas para quien envía. Esta es para ti, que recibes. Firmar una solicitud de Chaindoc se hace en el navegador, sin instalar ninguna aplicación.

La forma en que llega el documento decide cómo firmas. El enlace de un servicio de firma abre una página que registra tu firma junto con tu correo electrónico y la hora. Un archivo adjunto es otra cosa: firmas tú, devuelves el archivo, y el único registro es el que conservan quien lo envió y tú.

Por eso, para firmar un documento por correo electrónico, la primera pregunta es sencilla. ¿Hay un botón para revisar o firmar, o solo un archivo?

Siete casos cubren casi todo lo que te vas a encontrar. Y si eres tú quien necesita firmas de otras personas, el lado del remitente de una solicitud de firma tiene su propia guía.

Las solicitudes de firma falsas son un formato clásico de phishing, porque todo el mundo ha firmado alguna y nadie quiere frenar una operación. DocuSign mantiene una lista de campañas que usan su nombre. En julio de 2023 informó de sobres falsos enviados desde cuentas de demostración de DocuSign, a menudo ya completados y con el documento adjunto, redactados para crear urgencia y sonsacar datos financieros.

Antes de firmar un documento digitalmente, o incluso de abrirlo, repasa esto:

• ¿Lo esperabas? Un contrato del que hablaste ayer, sí. Una "factura para firmar" de una empresa con la que nunca has tratado, no.
• El nombre del remitente y la dirección que hay detrás. Un nombre de empresa conocido en una cuenta de correo gratuita es una señal de alarma.
• Adónde lleva de verdad el botón. Pasa el ratón por encima, o mantén pulsado en el móvil, y lee el dominio.
• La prisa. "Firma en dos horas o la oferta caduca" es una táctica, no un plazo.
• Cualquier petición de la contraseña de tu correo o de un número de tarjeta. Para firmar un documento no hace falta ni lo uno ni lo otro.

Si dudas, entra tú en el servicio. Los avisos de seguridad de DocuSign describen el camino seguro para sus correos, resumido en el recuadro de abajo. Si la solicitud viene de alguien que conoces, una llamada lo aclara.

Sinceramente, es la comprobación que casi todo el mundo se salta, y la que más cuesta cuando se omite.

Si vas a firmar un contrato online, en pantalla es fácil leer por encima. Los campos brillan, el botón llama la atención y el servicio te lleva directo a la siguiente etiqueta. Frena de todos modos.

Comprueba esto antes de tu primer clic en un campo de firma:

1. 1.
   Tu nombre, tu empresa y tu cargo, bien escritos.
2. 2.
   Cada cifra: precio, comisiones, fianza, penalizaciones, preaviso.
3. 3.
   Las fechas, incluidos el inicio, el final, la renovación automática y el último día para cancelar.
4. 4.
   Todo aquello a lo que el documento remite sin incluirlo: condiciones generales, un anexo, una tarifa o una política de privacidad. Aceptas eso también.
5. 5.
   Los espacios en blanco. Un campo que se deja vacío "para que la otra parte lo complete luego" es un cheque en blanco.
6. 6.
   Las páginas donde te piden poner tus iniciales. Cada una dice que has leído esa página.

Si el servicio deja descargar el documento antes de firmar, hazlo y lee el PDF en tu propio lector. Es el mismo texto, sin los empujoncitos.

Los tres servicios que más te vas a encontrar al firmar un documento online se ven distintos, pero te piden lo mismo.

Cómo firmar un documento de DocuSign

DocuSign dice que no necesitas una cuenta de DocuSign para firmar un documento enviado a través de DocuSign. Abre el correo, accede al documento con el botón, acepta firmar electrónicamente y sigue las etiquetas por el documento. La primera etiqueta de firma te pide adoptar una firma. Haz clic en Finalizar y el remitente recibe el documento firmado de forma automática.

¿Quieres decir que no? En el menú "Otras acciones" hay una opción para rechazar la firma. Indicas un motivo, el proceso se detiene para todos los que aún no han firmado y las firmas ya recogidas dejan de ser válidas.

Adobe Acrobat Sign

El enlace para revisar y firmar abre el acuerdo en tu navegador. Rellena los campos obligatorios y haz clic para firmar. El menú Opciones puede ofrecer Rechazar o Delegar, si la organización del remitente lo permite. Rechazar cancela el acuerdo, y el remitente tiene que iniciar uno nuevo.

Cómo firmar un documento en Google Docs

Una solicitud de Google Docs llega como correo con un enlace al documento. Según la ayuda de Google sobre la firma electrónica, haces clic en los campos de color que son tuyos, rellenas los campos de texto y eliges "Marcar como completado" y "Aceptar y continuar". También puedes rechazar la solicitud; quien la envió recibe un aviso. Cuando todos han firmado, Google genera un PDF final cuya última página es un registro de auditoría.

Hay un detalle que confunde a mucha gente. Solo los propietarios y editores de un documento pueden enviar una solicitud de firma electrónica, y solo con Workspace Individual o con ciertos planes de Google Workspace en los que el administrador ha activado la función. Si alguien solo te compartió un Doc normal y te dijo "fírmalo", ahí no hay paso de firma. Pide una solicitud de firma electrónica de verdad, o descarga el archivo como PDF y firma ese.

¿Sin enlace de firma, solo un archivo? Es lo que pasa cuando el arrendador te manda el contrato de arrendamiento en Word. Puedes firmarlo electrónicamente igualmente, pero ahora eres a la vez el firmante y quien guarda la prueba.

Cómo firmar un documento en Word

Word ofrece dos cosas que se llaman firma. Una línea de firma con tu nombre escrito o una imagen de tu firma es una marca visible, válida para un formulario sin mucha miga. Una firma digital es criptográfica, y la ayuda de Microsoft aclara que para crearla "debe tener un certificado de firma, que demuestre la identidad". Para firmar una línea de firma, haz clic con el botón derecho y elige "Firmar". Un documento firmado digitalmente pasa a ser de solo lectura, así que haz antes tus cambios.

La mayoría no tiene un certificado a mano. Entonces guarda el archivo como PDF y firma el PDF, o añade una firma electrónica al documento mediante un servicio de firma que deje registro de la operación.

Un PDF adjunto

Nuestra guía para firmar archivos PDF recorre las herramientas para Mac, Windows y móvil. En corto: usa una herramienta de rellenar y firmar, coloca la firma, guarda, y no vuelvas a exportar el archivo después.

Cómo firmar un documento con firma digital, si te piden certificado

A veces quien te escribe no quiere una firma electrónica sencilla, sino la que va con certificado. En España suele ser el certificado de la FNMT o el DNI electrónico, y se firma con AutoFirma, la aplicación del Ministerio. En México, para trámites fiscales, lo habitual es la e.firma del SAT. No es una versión más de lo que explicamos arriba: es una vía distinta, que exige tener el certificado antes de empezar. Si te la piden, pregunta si de verdad la ley la exige para ese documento.

Devolverlo

Contesta en el mismo hilo, adjunta el archivo firmado y di en una línea qué has firmado y qué versión. Si cambiaste algo, dilo con claridad. Un archivo firmado que difiere sin avisar del que envió el remitente es el principio de una discusión, no el final.

Cuando firmas un documento electrónicamente, la ley se fija menos en la forma de la firma de lo que casi todos creen. En España rige la libertad de forma: según el artículo 1278 del Código Civil, los contratos obligan sea cual sea la forma en que se hayan celebrado. En México, para los actos de comercio, el Código de Comercio dice que no se niegan efectos jurídicos, validez o fuerza obligatoria a la información por estar contenida en un mensaje de datos (artículo 89 bis).

En la Unión Europea, el artículo 25 del Reglamento eIDAS dice que no se pueden negar efectos jurídicos ni admisibilidad como prueba a una firma electrónica por el mero hecho de ser electrónica, y que la firma cualificada equivale a la manuscrita. El artículo 26 pide cuatro cosas a la firma avanzada: vínculo único con el firmante, posibilidad de identificarlo, datos de creación bajo su control exclusivo y cambios posteriores detectables. En España, la Ley 6/2020 da en su artículo 3 a los documentos electrónicos el valor que corresponda a su naturaleza y remite su prueba al artículo 326 de la Ley de Enjuiciamiento Civil: con un servicio de confianza no cualificado se aplica el apartado 3, y con uno cualificado, el apartado 4, que presume que el documento reúne la característica cuestionada y deja la comprobación a quien impugna.

En México, la forma escrita se cumple con un mensaje de datos íntegro y accesible, y la firma de las partes, si el mensaje es atribuible a ellas (artículo 93). Una firma electrónica sirve si es apropiada para los fines con que se generó el mensaje, y es avanzada o fiable si sus datos de creación son exclusivos del firmante y estaban bajo su control exclusivo, y si se detecta cualquier alteración posterior de la firma o de lo firmado (artículo 97).

Dos límites te conviene conocer. Nadie está obligado a aceptar un sistema de firma que no se pactó: un banco o una empresa grande puede exigir uno concreto. Y hay actos que la ley quiere ante notario, como la transmisión de derechos sobre un inmueble, que según el artículo 1280 del Código Civil debe constar en documento público: ahí no basta firmar en pantalla. Si te piden algo así por enlace, pregunta por qué.

Si luego se discute tu firma, las preguntas son prácticas. ¿Quisiste firmar? ¿Fuiste tú? ¿Es este el documento que firmaste? Un servicio que registra tu correo, la hora y una huella del archivo te ayuda tanto a ti como al remitente.

Para ir más a fondo, tenemos guías sobre qué hace sólida una firma electrónica ante un juez y sobre la firma cualificada.

Tu copia es tu prueba. Si hay un desacuerdo, querrás la tuya, no la promesa de que la del remitente es idéntica.

Descarga dos cosas: el documento firmado y el registro que lo acompaña. Cada servicio lo llama de una forma (certificado de finalización, registro de auditoría, página de historial); indica quién firmó, cuándo y desde qué correo. En Chaindoc ambos están disponibles cuando todos han firmado, y el certificado de finalización lleva el hash del documento, de modo que luego puedes demostrar que el archivo no ha cambiado.

Conserva el archivo tal como lo descargaste. Imprimirlo a PDF o pasarlo por un conversor crea un archivo nuevo que puede verse igual y no llevar ningún dato de firma. En México, si firmas como comerciante, el artículo 49 del Código de Comercio obliga a conservar durante un mínimo de diez años los originales de los mensajes de datos en que consten contratos, y exige que la información se mantenga íntegra, inalterada y accesible; la norma NOM-151-SCFI-2016 describe cómo hacerlo. En España, lo prudente es guardarlo mientras el contrato siga vivo y pueda reclamarse algo.

Para comprobar más adelante un PDF firmado, ábrelo en un lector de PDF que muestre el estado de las firmas, o pásalo por nuestro servicio de verificación de firmas en PDF, que te pide confirmar tu correo antes de mostrar el informe.

A veces lo correcto es esperar antes de firmar un documento digitalmente. Los casos habituales:

• El enlace ha caducado. Los enlaces caducan por seguridad. Pide al remitente que lo reenvíe.
• El nombre o el correo de la solicitud están mal. El remitente suele poder cambiar al destinatario; en Chaindoc puede hacerlo hasta que se complete la firma.
• Quieres un cambio en el texto. Rechaza indicando un motivo, o escribe al remitente antes de abrir la página de firma. No edites un adjunto para devolverlo como si nada.
• Debe firmar otra persona, por ejemplo tu jefa. Adobe Acrobat Sign tiene una opción Delegar si el remitente la permite; si no, dile al remitente quién es el firmante correcto.
• Te piden verificar tu identidad. Lo decide el remitente en documentos con más en juego. En Chaindoc, la verificación de identidad es opcional para cada firmante, y para una firma estándar basta con verificar el correo electrónico.
• El remitente pide una firma cualificada. Te autenticas con una identidad digital nacional o un certificado. En el flujo cualificado de Chaindoc es una identidad digital como Smart-ID, Mobile-ID, ID Austria, itsme o Chave Móvel Digital, y el certificado lo emite un prestador cualificado de servicios de confianza, no Chaindoc. Si lo que te piden es el certificado de la FNMT, el DNIe o la e.firma, es otra vía: pregunta antes qué herramienta debes usar.
• La ley pide otra forma. Una compraventa de vivienda se formaliza ante notario, y ahí un clic no sirve.
• Prefieres firmar en papel. Es legítimo. Dilo pronto.

Aviso justo: rechazar no sale gratis. Suele cerrar el proceso para todos, así que un mensaje rápido antes suele ser más amable que el botón.

Antes del último clic, los siete puntos deben cumplirse:

1. 1.
   Esperaba esta solicitud, o la he confirmado con el remitente.
2. 2.
   La he abierto desde la web del servicio o desde un enlace de confianza.
3. 3.
   Sé qué acepté en la pantalla de consentimiento.
4. 4.
   He leído cada página y todo aquello a lo que remite el documento.
5. 5.
   Mi nombre y cada cifra son correctos, y no queda ningún campo en blanco.
6. 6.
   Soy la persona adecuada para firmar, y una firma electrónica sirve para este documento.
7. 7.
   Descargaré la copia firmada y su registro en cuanto esté completa.

Siete síes, y luego finalizar. Así se firma un documento digitalmente sin arrepentirse después.