Ein PDF digital unterschreiben lassen: vom Versand bis zur Ablage

Wenn Sie ein PDF unterschreiben lassen wollen, laden Sie die fertige Datei in einen Signaturdienst hoch, tragen die E-Mail-Adresse jedes Unterzeichners ein, setzen für jede Person ein Signaturfeld und drücken auf Senden. Jeder Empfänger bekommt einen Link, unterschreibt im Browser, und Sie erhalten ein fertiges PDF samt Protokoll darüber, wer wann signiert hat.

Mehr ist es nicht, sobald das Dokument steht. Der Ärger entsteht drumherum: eine Datei, die sich nach dem Versand noch ändert, ein fehlendes Feld für den zweiten Unterzeichner, eine Anfrage, die wie Phishing aussieht, eine signierte Kopie, die ein Jahr später niemand mehr findet. Dieser Leitfaden geht die Absenderseite durch, vom ersten Upload bis zur Ablage, mit dem Signaturablauf von Chaindoc als Beispiel.

Sie können das PDF als E-Mail-Anhang schicken, einen Link auf eine Cloud-Kopie mit eingebauter Signatur teilen oder eine Signaturanfrage über einen Signaturdienst auslösen. Alle drei können eine wirksame elektronische Signatur tragen: Nach Art. 25 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung darf einer elektronischen Signatur die Rechtswirkung nicht allein deshalb abgesprochen werden, weil sie in elektronischer Form vorliegt. Und die meisten Verträge in Deutschland sind ohnehin formfrei.

Unterschiedlich ist, was Sie später vorzeigen können. Ein Anhang, der mit einem eingefügten Unterschriftsbild zurückkommt, beweist für sich genommen wenig. Wer hat ihn geöffnet? Wurde Seite 4 getauscht, bevor er zurückkam? Das müssten Sie aus E-Mail-Headern zusammensuchen, und das macht ehrlich gesagt niemand gern. Ein Signaturdienst schreibt das Protokoll mit, während es passiert. Deshalb ist er die Standardwahl, wenn Sie einen Vertrag unterschreiben lassen, den Sie womöglich verteidigen müssen.

Die meisten erneuten Versendungen beginnen hier. Sobald die Anfrage draußen ist, steht der Text fest, also schließen Sie das Dokument vorher ab.

• Text einfrieren. Endgültige Beträge, Namen, Daten und Anschriften. Hat noch jemand Anmerkungen, warten Sie sie ab.
• Word-Dateien selbst in PDF umwandeln oder die Umwandlung prüfen. Chaindoc nimmt PDF, DOCX, PNG und JPG an und wandelt eine DOCX beim Hochladen in ein PDF um. Sehen Sie sich das Ergebnis an, vor allem Seitenumbrüche und Tabellen.
• Anlagen beifügen. Verweist der Vertrag auf Anlage A, gehört Anlage A in dieselbe Datei.
• Seiten nummerieren, Änderungsverfolgung und Kommentare entfernen. Ein vergessener Kommentar geht an jeden Unterzeichner.
• Leerstellen nur dort lassen, wo ein Unterzeichner etwas einträgt, und für jede ein Feld einplanen.
• Die Datei so benennen, dass der Empfänger sie wiedererkennt: "Dienstleistungsvertrag Hartmann 2026.pdf" schlägt "final_v7.pdf".

Sie fangen bei null an? Mit einer Vertragsvorlage kommen Sie schneller zu einem sauberen ersten Entwurf als mit einem alten Vertrag, in dem nur die Namen getauscht wurden. Und liegt das Original auf Papier, scannen Sie es als ein PDF statt als Stapel Fotos.

Gesetzlich vorgeschrieben ist nichts davon, fairerweise. Es verhindert nur, dass Sie denselben Vertrag zweimal verschicken.

Unterzeichner und Personen, die nur eine Kopie brauchen

Nicht jeder auf einem Vertrag unterschreibt ihn. Bevor Sie bei jemandem eine elektronische Unterschrift anfordern, klären Sie, wer unterschreibt und wer nur das Ergebnis braucht. Ihre Finanzleiterin braucht vielleicht nur das fertige PDF, die Anwältin der Gegenseite ebenso. Setzen Sie nur die Unterzeichner auf die Anfrage und schicken Sie die fertige Datei an alle anderen. Manche Dienste kennen Empfänger, die lediglich eine Kopie erhalten; halten Sie diese Liste kurz, denn ein Vertrag sollte nicht weiter reisen als nötig.

Welche Felder Sie setzen

• Ein Signaturfeld pro Unterzeichner, auf der Unterschriftszeile.
• Datum der Unterschrift daneben, damit niemand ein falsches Datum eintippt.
• Name oder Funktion, wenn der Unterschriftsblock sie ausweist.
• Paraphen auf jeder Seite? Nur, wenn Ihre Anwältin es verlangt. Sie kosten Klicks und beweisen wenig, weil das Protokoll den Unterzeichner ohnehin an die ganze Datei bindet.
• Textfelder für alles, was der Unterzeichner liefert, etwa einen Starttermin oder eine Bestellnummer.

Ein PDF an mehrere Personen zur Unterschrift senden

Wollen Sie ein PDF von mehr als einer Person unterschreiben lassen, lädt Chaindoc alle gleichzeitig ein, und sie unterschreiben in beliebiger Reihenfolge. Meist ist das der schnellste Weg zum Abschluss. Eine feste Reihenfolge ergibt Sinn, wenn ein späterer Unterzeichner die früheren Unterschriften sehen muss, etwa wenn eine Geschäftsführerin nach dem Kunden gegenzeichnet. Microsofts eSignature hat dafür einen Schalter, mit dem sich die Empfänger der Reihe nach anmelden müssen; Chaindoc löst es über Freigabe-Routen im Business-Tarif.

Eine lange Kette hat allerdings ihren Preis. Jeder wartet auf den Vorgänger, und ein Urlaub hält alle dahinter auf. Wenn eigentlich die Geschwindigkeit das Problem ist, gehen diese Mittel gegen einen zähen Unterschriftenlauf weiter auf Erinnerungen, Fristen und Vorlagen ein.

Wenn Sie ein PDF unterschreiben lassen, verschickt der Dienst die E-Mail, aber Betreff und Nachricht schreiben Sie. Von beiden hängt ab, ob die Mail heute geöffnet wird oder liegen bleibt. Nennen Sie Dokument, Person und Datum: "Dienstleistungsvertrag Hartmann, zwei Unterschriften auf Seite 6, bis Donnerstag" wird schneller signiert als "Bitte prüfen und unterschreiben".

Es gibt einen zweiten Grund, konkret zu sein. Gefälschte Signaturanfragen sind ein verbreiteter Phishing-Köder, und das BSI rät, Absenderadresse und Links einer Mail genau zu prüfen, bevor man reagiert (BSI zum Erkennen von Phishing). Eine Nachricht, die nach Ihnen klingt, besteht diese Prüfung.

Ob Sie nachschlagen, wie man in Acrobat eine Signatur für ein PDF anfordert, oder wie man in DocuSign ein Dokument zur elektronischen Unterschrift sendet: Die Schritte unterscheiden sich kaum zwischen den Diensten. Die Bezeichnungen schon.

DocuSign

So senden Sie eine DocuSign-Anfrage: Dokument hochladen, Felder daraufziehen, die E-Mail-Adresse des Unterzeichners eintragen und senden. DocuSign nennt eine Anfrage Umschlag (englisch: Envelope). Ein Umschlag kann mehrere Dokumente und Unterzeichner enthalten und zählt beim Senden einmal gegen Ihr Kontingent, egal ob jemand unterschreibt (Preis-FAQ von DocuSign, geprüft am 21.09.2026). Das kostenlose DocuSign-Konto ist ein Konto für Unterzeichner; zum Senden verweist DocuSigns Seite zum kostenlosen Konto auf eine Testversion oder einen kostenpflichtigen Tarif.

Adobe Acrobat

Adobes Werkzeug zum Anfordern von Signaturen geht denselben Weg: PDF hochladen, anmelden, die E-Mail-Adressen der Empfänger eintragen, markieren, wo jeder ausfüllt und unterschreibt, senden, danach verfolgen. Empfänger brauchen kein Adobe-Konto. In den Business-Tarifen gehört das Anfordern von E-Signaturen zu Acrobat Standard for teams, der Massenversand zu Acrobat Pro for teams (Preisseite von Adobe, geprüft am 21.09.2026).

Google Docs und Drive

In Google Docs öffnen Sie das Dokument und wählen Tools, dann E-Signatur; bei einem PDF in Drive öffnen Sie die Datei und wählen im Menü eSignature. Sie ziehen Felder für Unterschrift, Initialen, Name, Datum und Text auf die Seite, ordnen jedes einem Unterzeichner zu und fordern die Unterschrift an. Das fertige PDF landet im selben Ordner, mit einer Audit-Trail-Seite am Ende (Hilfe zur Google-E-Signatur). Welche Workspace-Konten die Funktion bekommen, steht auf dieser Seite; prüfen Sie Ihres, bevor Sie darauf bauen.

Microsoft 365

Öffnen Sie in SharePoint das PDF, starten Sie im Viewer eine Signaturanfrage, fügen Sie interne oder externe Empfänger hinzu, setzen Sie Felder für Unterschrift, Initialen und Datum und senden Sie. Unterstützt werden nur unverschlüsselte PDFs, und das bringt mehr Leute zum Stolpern, als man denkt.

Wenn Sie ein PDF unterschreiben lassen, ist mit dem Versand erst die Hälfte erledigt. Die Anfrage steht jetzt in einer Liste offener Vorgänge, bis die letzte Person unterschrieben hat, und es lohnt sich, einmal am Tag hineinzusehen statt am Morgen, an dem die Frist abläuft.

Drei Dinge gehen oft genug schief, dass man sie einplanen sollte. Der Empfänger öffnet die Mail nicht: Schicken Sie eine Erinnerung, die nennt, was fehlt und bis wann, und greifen Sie nach zwei folgenlosen Erinnerungen zum Telefon. Die falsche Person hat die Anfrage bekommen, meist jemand, der die Rolle gewechselt hat: In Chaindoc können Sie den Empfänger ändern, bevor er signiert, statt von vorn anzufangen. Oder das Geschäft ändert sich mittendrin: Brechen Sie die Anfrage ab, korrigieren Sie das Dokument und senden Sie es neu, denn kein Dienst lässt Sie eine Datei bearbeiten, die andere gerade unterschreiben.

Lehnt ein Unterzeichner ab, lesen Sie die Begründung, bevor Sie neu senden. Meist ist es eine Frage zu einer einzigen Klausel, und dieselbe Datei noch einmal zu schicken wiederholt sie nur.

Sobald die letzte Unterschrift eingeht, wandert die Anfrage in Ihre Liste abgeschlossener Vorgänge. Das ist der Moment zum Ablegen. Nicht im nächsten Quartal.

Laden Sie an dem Tag, an dem die Anfrage abgeschlossen wird, zwei Dateien herunter: das signierte PDF und das Abschlusszertifikat (bei Chaindoc das Audit-Trail-PDF). Legen Sie beide dort zusammen ab, wo der Vertragsverantwortliche nachsieht. Das PDF ist, worauf sich die Parteien geeinigt haben; das Zertifikat zeigt, wer es wann und mit welcher E-Mail-Adresse unterschrieben hat.

Auch das Aufbewahren hat in Deutschland Regeln. Für Kaufleute gilt: Handelsbriefe, also Schriftstücke zu einem Handelsgeschäft, darunter Verträge und der Schriftverkehr dazu, sind sechs Jahre aufzubewahren, Buchungsbelege acht Jahre (§ 257 HGB). Das darf als Datenkopie geschehen, solange sie lesbar und verfügbar bleibt. Wie lange ein bestimmter Vertrag bei Ihnen liegen muss, klärt Ihre Steuerberatung. Ein PDF, das nur im Postfach eines Mitarbeiters liegt, besteht diese Prüfung an dem Tag nicht, an dem er geht.

Bewahren Sie diese Dinge zusammen auf:

1. 1.
   das signierte PDF;
2. 2.
   das Abschlusszertifikat oder den Audit-Trail;
3. 3.
   die Bestätigung samt Pflichtinformationen, falls ein Verbraucher unterschrieben hat (siehe unten);
4. 4.
   die Anfragenachricht und jede Antwort, die etwas am Geschäft geändert hat.

Chaindoc ergänzt eine Prüfung, die Sie später durchführen können. Der Server berechnet den Hash der Datei beim Hochladen, der Hash der veröffentlichten Version wird auf der Blockchain festgehalten, und der Nachweis jedes Unterzeichners wird erfasst, wenn das Signieren abgeschlossen ist. Behauptet jemand, die Datei habe sich geändert, stimmen die Hashes überein oder eben nicht. Die Signaturen in einem signierten PDF prüfen Sie mit dem PDF-Signaturprüfdienst, bei dem Sie zuerst Ihre E-Mail-Adresse bestätigen. Was ein Audit-Trail festhält und warum er im Streitfall Gewicht hat, steht in unserem Leitfaden zum Audit-Trail.

Wer einen Vertrag zwischen zwei Unternehmen unterschreiben lassen will, hat vor dem Versand wenig zu prüfen. Die meisten Verträge sind formfrei: Sie kommen durch übereinstimmende Erklärungen zustande, und eine elektronische Signatur ist dafür ein vollwertiger Beleg. Art. 25 Abs. 1 der eIDAS-Verordnung sagt, dass einer elektronischen Signatur Rechtswirkung und Zulässigkeit als Beweismittel nicht allein deshalb abgesprochen werden dürfen, weil sie elektronisch ist. Haben die Parteien selbst eine Form vereinbart, genügt im Zweifel auch eine einfache elektronische Signatur (§ 127 Abs. 3 BGB); verlangt eine Seite später die qualifizierte, kann sie diese nachträglich fordern.

Anders ist es, wo das Gesetz die Schriftform vorschreibt. Sie verlangt die eigenhändige Unterschrift (§ 126 BGB) und lässt sich durch die elektronische Form ersetzen, aber nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB). Eine Signatur, die nur bestätigt, dass die E-Mail-Adresse stimmt, reicht dafür nicht. Die Textform (§ 126b BGB) dagegen verlangt nur eine lesbare Erklärung mit genannter Person auf einem dauerhaften Datenträger; ein PDF per E-Mail genügt.

Manche Dokumente gehören gar nicht in einen Signaturdienst. Kündigung und Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses brauchen die Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen (§ 623 BGB). Dasselbe gilt für die Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB); für Bürgschaften, die auf Seiten des Bürgen ein Handelsgeschäft sind, gilt das nicht (§ 350 HGB). Hier hilft auch eine qualifizierte Signatur nicht.

Die qualifizierte Signatur hat nach Art. 25 Abs. 2 eIDAS dieselbe Rechtswirkung wie die handschriftliche. Wann Sie sie brauchen, erklärt der Leitfaden zur QES. Das Vertrauensdienstegesetz (VDG) ergänzt die Verordnung in Deutschland, vor allem bei der Aufsicht über die Anbieter.

Gehen Sie das vor Schritt 6 durch. Es dauert zwei Minuten.

1. 1.
   Ist das die endgültige Fassung, mit Anlagen und ohne Kommentare?
2. 2.
   Sieht das PDF nach der Umwandlung auf jeder Seite richtig aus?
3. 3.
   Ist jede E-Mail-Adresse kopiert statt getippt?
4. 4.
   Hat jeder Unterzeichner ein Signaturfeld, und nur die Felder, die er braucht?
5. 5.
   Alle gleichzeitig oder eine feste Reihenfolge?
6. 6.
   Gibt es eine Frist, und nennt die Nachricht Dokument und Datum?
7. 7.
   Ist der Unterzeichner Verbraucher: Haben Sie ihm die Pflichtinformationen auf einem dauerhaften Datenträger gegeben?
8. 8.
   Weiß der Unterzeichner, dass die Anfrage kommt?
9. 9.
   Wissen Sie, wo das signierte PDF und das Zertifikat abgelegt werden?

Neunmal ja? Dann lassen Sie das PDF jetzt unterschreiben. Ist eine Antwort nein, beheben Sie sie sofort, denn nach dem Senden ist jede Korrektur eine neue Anfrage.