Управление командой

Работай эффективно со своей командой.

Приглашайте членов команды, назначайте роли и управляйте правами доступа, чтобы обеспечить беспрепятственное сотрудничество в вашей организации. Функции управления командой Chaindoc позволяют безопасно сотрудничать, соблюдая при этом нормативные требования и ведя журналы аудита.

Структура команды

Иерархия организации

Создайте структуру своей организации в Chaindoc:

• Организация — это главная штука для твоей компании
• Отделы — разбивайте команды по функциям (юридический отдел, отдел кадров, отдел продаж и т. д.)
• Команды — небольшие группы внутри отделов
• Проекты — временные группы для конкретных инициатив
• Вложенные структуры — отделы могут иметь подразделы
• Поддержка нескольких организаций — управляйте несколькими организациями из одной учетной записи

Типы команд

• Частные команды — видны только участникам
• Публичные команды — видны всей организации
• Межфункциональные команды — люди из разных отделов
• Клиентские команды — включайте внешних сотрудников
• Временные команды — автоматически архивируйте после завершения проекта

Роли и права пользователей

Глобальные роли

Роли в организации с разными уровнями доступа:

• Владелец — полный административный контроль, выставление счетов и управление пользователями
• Администратор — управление пользователями, создание команд и настройки системы
• Менеджер — управление командой и документами в своих областях
• Член — обычный пользователь, который может создавать и подписывать документы
• Гость — ограниченный доступ для внешних сотрудников
• Аудитор — доступ только для чтения с возможностью просматривать журнал аудита

Матрица разрешений

Что может делать каждая роль:

• Владелец: все права, включая удаление аккаунта
• Администратор: управляйте пользователями, командами, счетами, интеграциями и настройками безопасности
• Менеджер: создавайте команды, управляйте членами команды, утверждайте документы
• Член: Создавайте/отправляйте документы, подписывайте, просматривайте документы команды
• Гость: смотрите и подписывайте только те документы, которые вам дали
• Аудитор: просматривайте все документы и журналы аудита, создавайте отчеты

Пользовательские роли

Создавайте свои роли для конкретных нужд:

• Установите подробные права доступа (просмотр, создание, редактирование, удаление, утверждение)
• Распределите задачи по конкретным отделам или командам
• Права доступа, зависящие от типа документа (например, только отдел кадров может видеть контракты сотрудников)
• Временные назначения ролей с датами истечения срока действия
• Шаблоны ролей для типичных ситуаций
• Роли, связанные с соблюдением требований, с ограниченным доступом

Управление пользователями

Добавление пользователей

Есть несколько способов добавить членов команды:

• Приглашение по электронной почте с индивидуальным приветственным сообщением
• Массовый импорт через файл CSV
• Автоматическая настройка единого входа (SSO)
• Автоматическое присоединение по домену (пользователи с @company.com)
• Создание пользователей через API
• Самостоятельная регистрация с одобрением администратора

Профили пользователей

У каждого пользователя есть полный профиль:

• Имя, адрес электронной почты и контактная информация
• Фото профиля и биография
• Должность и отдел
• Членство в команде
• Назначенные роли и права
• Статистика активности документа
• Последний вход и статус активности
• Статус двухфакторной аутентификации

Управление жизненным циклом пользователя

• Введение в работу — автоматические приветственные письма и учебные материалы
• Активный — полный доступ к назначенным ресурсам
• Приостановлено — временное ограничение доступа (отпуск, расследование)
• Деактивирован — навсегда удалили доступ (ушедшие сотрудники)
• Передача прав собственности — переназначь документы другому пользователю
• Архивируйте данные пользователей — сохраняйте журнал аудита после ухода

Работа в команде

Общие рабочие пространства

Работайте над документами вместе в пространствах команды:

• Папки команды с автоматическим доступом для членов
• Шаблоны общих документов
• Теги и метаданные для всей команды
• Совместное редактирование и комментирование
• Панель мониторинга активности команды
• Общие рабочие процессы подписи
• Аналитика и отчеты команды

Функции связи

• Добавляйте комментарии и упоминания (@имяпользователя)
• Внутренние примечания (не видны подписавшимся)
• Объявления и уведомления команды
• Лента активности для действий команды
• Уведомления по электронной почте о событиях, связанных с документами
• Сообщения в приложении для срочных дел
• Интеграция со Slack, Microsoft Teams

Процедуры утверждения

Пропускайте документы через цепочки утверждения:

• Определите многоэтапные процессы утверждения
• Последовательные или параллельные утверждения
• Условная маршрутизация по значениям в документе
• Если не одобрят в срок, то дело переходит на следующий уровень
• Передайте полномочия по утверждению
• История одобрений и журнал аудита
• Шаблоны для типичных ситуаций

Внешнее сотрудничество

Доступ для гостей

Работайте с внешними людьми безопасно:

• Приглашайте клиентов, поставщиков или партнеров в качестве гостей
• Ограниченный доступ к конкретным документам или папкам
• Не смотрите внутренние документы команды
• Временные гостевые аккаунты
• Действия гостей отслеживаются в журналах аудита
• Дополнительная лицензия пользователя не нужна
• Если нужно, легко переходите на полное членство

Клиентские порталы

Создавайте фирменные порталы для внешнего сотрудничества:

• Индивидуальный интерфейс для клиентов
• Специальное место для документов клиентов
• Клиент может загружать и скачивать файлы
• Безопасный обмен сообщениями с командой клиента
• Отчеты и аналитика для конкретных клиентов
• Вариант «белой этикетки» (удалите брендинг Chaindoc)
• Несколько порталов для разных клиентов

Контроль доступа и безопасность

Права на уровне команды

• Решайте, кто может смотреть документы команды
• Ограничь создание документов определенными ролями
• Требования к утверждению конфиденциальных документов
• Не позволяйте скачивать или печатать
• Ограничения по IP-адресам для доступа команды
• Ограничения по устройствам (только корпоративные устройства)
• Географические ограничения (блокируйте определенные страны)

Варианты аутентификации

Обеспечьте безопасный доступ команды с помощью нескольких методов аутентификации:

• Электронная почта/пароль с жесткими правилами для паролей
• Нужна многофакторная аутентификация (MFA)
• Единый вход (SSO) через SAML 2.0
• Интеграция с Google Workspace / Microsoft 365
• Интеграция с LDAP/Active Directory
• Биометрическая аутентификация на мобильных устройствах
• Аппаратные ключи безопасности (FIDO2)

Управление сессиями

• Автоматический выход из системы после бездействия
• Принудительный выход из системы при смене пароля
• Просматривайте активные сессии на разных устройствах
• Прекращение удаленного сеанса
• Правила по времени сеанса для разных ролей
• Ограничения на параллельные сессии
• Уведомления о входе в систему при подозрительной активности

Аналитика и отчетность команды

Показатели эффективности команды

Следи за продуктивностью команды и документируй активность:

• Документы, созданные по команде/пользователю
• Среднее время до завершения подписи
• Самые активные пользователи и команды
• Проблемы с утверждением документов
• Частота входа пользователей
• Использование хранилища командой
• Время ответа на запросы на подпись

Отчеты о деятельности

• Журналы действий пользователей (вход в систему, доступ к документам)
• Статистика совместной работы команды
• Отмечайте статус документов (в процессе, завершено)
• Неудачные попытки аутентификации
• Проверка изменений разрешений
• Журналы доступа внешних пользователей
• Плановые отчеты по электронной почте

Отчеты о соответствии

• Доступ к журналам аудита для регуляторов
• Отчеты о сертификации пользователей
• Соблюдение требований по хранению документов
• Отчеты о нарушениях безопасности
• История назначения ролей
• Проверка местонахождения данных
• Экспортируйте отчеты для внешних проверок

Биллинг и лицензирование

Пользовательские лицензии

Гибкие варианты лицензирования:

• Лицензия на одного пользователя (месячная или годовая)
• Неограниченное количество гостевых пользователей без дополнительных затрат
• Добавляйте или удаляйте пользователей в любое время
• Автоматические корректировки счетов
• Скидки за объем для больших команд
• Безлимитные тарифные планы для предприятий
• Бесплатный пробный период для новых пользователей

Отслеживание использования

• Мониторинг активных и неактивных пользователей
• Объем документов на одного пользователя
• Использование хранилища командой
• Использование вызовов API
• Статистика использования функций
• Оптимизируйте лицензии в зависимости от использования
• Предупреждения о приближении к пределу

Интеграция и автоматизация

Интеграция каталогов

• Синхронизация Azure Active Directory
• Синхронизация каталога Google Workspace
• Провайдер идентификации Okta
• Интеграция с OneLogin SSO
• Импорт каталога LDAP
• Автоматическая настройка/отмена прав пользователей
• Групповое сопоставление из каталога

Автоматизация рабочего процесса команды

• Автоматически распределяйте документы между членами команды
• Автоматический доступ к папкам в зависимости от роли
• Отчеты, которые нужно отправлять руководителям команд
• Автоматическое перенесение документов в статус «Ожидающие»
• Триггеры рабочего процесса, основанные на событиях в документе
• Интеграция с инструментами управления проектами
• Пользовательские веб-хуки для событий команды

Лучшие практики

Настройка команды

• Начинайте с понятной организационной структуры
• Определите роли и права добавления пользователей
• Создайте правила для названий команд
• Создайте шаблоны для процесса утверждения
• Настройте SSO, прежде чем приглашать пользователей
• Запишите структуру и правила вашей команды
• Обучите руководителей команд, прежде чем внедрять изменения во всей команде

Лучшие практики безопасности

• Включи двухфакторную аутентификацию для всех пользователей
• Регулярные проверки доступа (ежеквартально)
• Сразу отключайте ушедших пользователей
• Используйте принцип минимальных привилегий
• Внимательно следи за доступом гостевых пользователей
• Регулярные тренинги по безопасности
• Проверьте, как работает восстановление после сбоев

Эффективность совместной работы

• Используйте шаблоны для общих документов команды
• Установите четкую цепочку утверждения
• Установите SLA для проверки документов
• Используйте @mentions, чтобы уведомлять конкретных пользователей
• Создавайте общие папки для текущих проектов
• Регулярно убирайте неактивные команды
• Используйте аналитику, чтобы найти проблемы

Введение новых членов команды

• Отправьте приветственное письмо с инструкцией по началу работы
• Назначьте наставника или напарника на первую неделю
• Проведите обучение по работе с документами
• Давайте доступ постепенно (начните с ограниченного)
• Запланируйте проверку после первой недели
• Делитесь рекомендациями и лучшими практиками команды
• Добавьте в нужные команды и каналы

Решение проблем

Часто встречающиеся проблемы

• Пользователь не может зайти в документы команды: проверьте членство в команде и права ролей
• Приглашение не пришло: загляни в папку со спамом, проверь адрес электронной почты, попробуй отправить приглашение еще раз
• Не получается войти через SSO: проверь настройки SSO, поговори с IT-администратором
• Ошибка «Доступ запрещен»: пользователю может понадобиться более высокий уровень доступа или специальные права на документ
• Не могу добавить больше пользователей: проверьте ограничения лицензии, при необходимости обновите план
• Пользователь появляется дважды: объедини дубликаты аккаунтов через панель администратора

Получение помощи

• Центр помощи панели администратора
• круглосуточная поддержка в чате для админов
• Свой менеджер по работе с клиентами (планы Enterprise)
• Видеоуроки по управлению командой
• Форум сообщества для обмена лучшими практиками
• Электронная почта: admin-support@chaindoc.com
• Горячая линия по вопросам безопасности в случае инцидентов