Chaindoc logoChaindoc

Управление документами

Chaindoc хранит ваши документы с блокчейн-верификацией, контролем версий и полным аудитом. Здесь рассказано о загрузке, организации, правах доступа, хранении и жизненном цикле документов.

Если вы переходите с общего диска или базового файлового хранилища, главное отличие в том, что каждое действие записывается, а каждый опубликованный документ получает блокчейн-хеш. Вы не потеряете контроль над тем, кто и когда что-то изменил.

Жизненный цикл документа

Документы проходят через разные состояния по мере создания, отправки на подпись и завершения. Переходы не нужно делать вручную — они происходят автоматически в зависимости от действий подписантов.

Состояния документа

  • Draft — готовится, ещё не отправлен
  • Pending — отправлен на подпись, ждёт первого
  • In progress — получена хотя бы одна подпись, остальные в процессе
  • Completed — все подписи собраны, документ финализирован
  • Declined — подписант отклонил документ
  • Voided — вы отменили до завершения
  • Expired — дедлайн прошёл без всех подписей
  • Archived — перемещён в долгосрочное хранение

Как работают переходы

Переходы автоматические. Когда вы отправляете черновик, он становится pending. Когда первый подписант подписывает — in progress. Когда последний — completed. Вы можете отменить документ в любой момент, подписанты могут отклонить в любой момент. Если дедлайн прошёл — expired.

Загрузка документов

Поддерживаемые форматы

Chaindoc принимает большинство распространённых форматов. Не-PDF файлы автоматически конвертируются в PDF при загрузке (оригинал остаётся доступен для скачивания).

  • PDF (рекомендуется)
  • Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
  • Изображения: JPG, PNG, GIF, TIFF — конвертируются в PDF с OCR-распознаванием текста
  • Текстовые файлы: .txt, .rtf
  • OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Способы загрузки

Самый быстрый — перетащить файлы в браузер. Также можно использовать диалог выбора файлов, импорт из Google Drive / Dropbox / OneDrive или загружать программно через API. Для массовой загрузки API поддерживает отправку нескольких файлов в одном запросе.

Максимальный размер файла — 50MB. Если часто сталкиваетесь с этим ограничением, сжимайте PDF перед загрузкой.

Организация документов

Папки

Можно создавать неограниченное количество папок и подпапок. Большинство команд организуют по отделам, клиентам или проектам. Папки можно расшаривать с командой или держать личными.

Перетаскивание работает для перемещения документов между папками. Стоит настроить чёткую структуру до массовой загрузки, потому что перестройка потом — утомительное занятие.

Фильтры и поиск

Фильтры позволяют сузить выборку по статусу, дате, подписанту, типу документа или кастомным тегам. Можно сохранять комбинации фильтров как представления, чтобы не собирать их каждый раз.

Поиск работает по названиям документов, описаниям, метаданным, именам и email подписантов, даже по ID блокчейн-транзакций. Поддерживается полнотекстовый поиск внутри содержимого документов, хотя на больших библиотеках это медленнее.

Теги и метаданные

Каждый документ автоматически получает стандартные метаданные: название, создатель, даты, размер файла, количество страниц, статус и ID блокчейн-транзакций. Также можно добавить кастомные поля (текст, число, дата, выпадающий список) для вещей вроде суммы договора, имени клиента или кода проекта.

Теги работают через хештеги. Добавляйте сколько угодно — они будут автодополняться из существующих. Массовое тегирование работает, если нужно пометить партию документов сразу.

Хранение и безопасность

Документы шифруются AES-256 в покое и TLS 1.3 при передаче. Хранилище распределено между несколькими регионами с автоматическим бэкапом каждые 6 часов. Подробнее о шифровании и контроле доступа — в руководстве по безопасности.

Блокчейн-анкоринг

Когда вы публикуете документ, его хеш записывается в блокчейн. Дополнительные хеши фиксируются при каждом изменении состояния (подписан, отменён и т.д.). Это создаёт независимое доказательство существования и целостности документа, которое сохранится даже если Chaindoc исчезнет.

Контроль версий

Загрузите новую версию того же документа — Chaindoc автоматически отследит историю. Можно просматривать, сравнивать и восстанавливать предыдущие версии. Каждая версия получает свой блокчейн-хеш, а аудит показывает кто и когда что загружал.

Контроль доступа

Права определяют, что каждый человек может делать с документом. Настраиваются на уровне документа или папки.

Уровни доступа

  • Owner — полный контроль, может удалять и управлять доступом других
  • Editor — может редактировать, отправлять на подпись и управлять документом
  • Viewer — только чтение, может просматривать и скачивать
  • Signer — может просматривать и подписывать назначенные документы
  • Commenter — может просматривать и комментировать, но не редактировать
  • No access — явно заблокирован

Совместный доступ с внешними сторонами

Можно расшаривать документы людям вне вашей команды по email. Для временного доступа используйте ссылки с ограничением по времени или паролем. Каждое обращение видно в аудите, включая неудачные попытки.

Хранение и архивация

Настройте политики хранения, чтобы автоматизировать действия с документами после определённого периода. Это важно для комплаенса: налоговые документы могут требовать 7 лет, кадровые — дольше.

  • Задавайте сроки хранения по типам документов
  • Автоматическая архивация по окончании срока
  • Legal hold для предотвращения удаления во время судебного разбирательства
  • Соответствие требованиям GDPR, HIPAA и SOX к хранению
  • Опциональное автоматическое удаление после архивного периода
  • Переопределение политик для конкретных документов при необходимости

Архивные документы перемещаются в холодное хранилище (ниже стоимость, та же скорость доступа). Блокчейн-верификация остаётся intact.

Экспорт и скачивание

Скачивайте отдельные документы как PDF или массово как ZIP. Можно включить аудит и сертификат завершения в экспорт. Метаданные экспортируются в CSV или JSON, если нужно передать в другую систему.

Для автоматизированного экспорта используйте API. Также можно настроить вебхуки для запуска экспорта при достижении документом определённого статуса.

Настройки скачивания

Для конфиденциальных документов можно полностью отключить скачивание, добавить водяные знаки с именем просматривающего или ограничить количество скачиваний на человека. Все события скачивания попадают в аудит.

Аналитика и отчётность

Дашборд показывает объём документов по статусам, среднее время до завершения, самых активных пользователей, использование хранилища и тренды. Для комплаенса можно генерировать отчёты по ожидающим подписей, просроченным документам, логам доступа и соблюдению политик хранения.

Если нужны кастомные отчёты, API даёт доступ ко всем исходным данным.

Интеграции

Chaindoc подключается к облачным хранилищам (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) для двусторонней синхронизации. Также интегрируется с CRM и ERP вроде Salesforce, HubSpot и Microsoft Dynamics. Для всего остального используйте API или Zapier для подключения к 5000+ приложений.

Лучшие практики

Несколько вещей, которые сэкономят время по мере роста библиотеки документов:

  • Настройте структуру папок до массовой загрузки. Перестраивать сотни документов потом — не самое весёлое занятие.
  • Используйте последовательные названия: «Договор консалтинга Q4 2025» лучше чем «Contract_v3_FINAL.pdf».
  • Применяйте теги при загрузке, а не потом. Легко отстать.
  • Проверяйте права доступа ежемесячно и отзывайте у тех, кто покинул команду.
  • Регулярно архивируйте завершённые документы, чтобы активное представление оставалось чистым.
  • Настройте политики хранения заранее, чтобы не пришлось ретроспективно классифицировать всё.

Решение проблем

Загрузка не работает

Проверьте размер файла (макс 50MB) и интернет-соединение. Если это Word или PowerPoint, конвертация в PDF может не сработать на сложноформатированных документах. Попробуйте сами сконвертировать в PDF и загрузить его.

Не могу найти документ

Используйте поиск вместо просмотра. Проверьте, что фильтры его не скрывают (частый случай: фильтр по статусу стоит на active, а документ в archived). Также проверьте, что у вас есть права на просмотр.

Доступ запрещён

Свяжитесь с владельцем документа или админом команды. Они могут выдать доступ в настройках совместного использования. Если вы админ, смотрите документацию по управлению командой о том, как права наследуются от папок к документам.

Что дальше