Управление документами

Эффективно организуйте и управляйте своими документами.

Храните все свои документы в одном безопасном месте. Загружайте, систематизируйте и делитесь документами со своей командой, используя детализированные права доступа, хранилище с проверкой по блокчейну и комплексные журналы аудита.

Жизненный цикл документа

Chaindoc управляет документами на протяжении всего их жизненного цикла, от создания до архивирования:

Состояния документа

• Черновик — документ, который готовится, но еще не отправлен
• В процессе — отправлено на подпись, ждем завершения
• В процессе — частично подписано, осталось несколько подписей
• Готово — все подписи собраны, документ готов
• Отклонено — подписавший отклонил документ
• Аннулировано — отправитель отменил перед завершением
• Истек - Срок прошел, а работа не сделана
• Архивировано — готовый документ перемещен в долгосрочное хранилище

Автоматические переходы между состояниями

Документы автоматически переходят из одного состояния в другое в зависимости от того, что вы делаете:

• Черновик → В ожидании (когда отправлено подписавшим)
• В ожидании → В процессе (получена первая подпись)
• В процессе → Завершено (все подписи собраны)
• Любое → Аннулировано (отправитель отменяет)
• Любое → Отклонено (подписавший отказывается)
• В процессе/В ожидании → Истек (срок достигнут)

Как организовать документ

Структура папок

Организуйте документы с помощью гибкой иерархии папок:

• Создавайте сколько угодно папок и подпапок
• Распределяйте файлы по отделам, проектам, клиентам или своим критериям
• Перемещайте документы между папками с помощью перетаскивания
• Общие папки для совместной работы команды
• Личные папки для отдельных пользователей
• Папки шаблонов для документов, которые можно использовать снова и снова
• Архивные папки для готовых документов

Умные фильтры и представления

Быстро находите документы с помощью крутой фильтрации:

• Фильтруйте по статусу (в ожидании, завершено, истекло)
• Фильтруйте по дате (создано, изменено, подписано)
• Фильтруйте по подписавшему или отправителю
• Фильтруйте по типу документа или шаблону
• Фильтруйте по тегам и пользовательским метаданным
• Сохраняйте настройки фильтров как виды
• Быстрый доступ к недавно просматриваемым документам

Возможности поиска

Расширенный поиск по всем документам:

• Поиск по всему тексту в документах
• Ищите по названию документа, описанию или метаданным
• Ищите по имени подписавшего или по электронке
• Ищите по пользовательским полям и тегам
• Поиск по идентификатору транзакции в блокчейне
• Булевы операторы для сложных запросов
• Результаты поиска с выделением и предварительным просмотром

Загрузка и импорт документов

Поддерживаемые форматы файлов

• PDF (.pdf) — рекомендуемый формат
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Изображения (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• Текстовые файлы (.txt, .rtf)
• Форматы OpenDocument (.odt, .ods, .odp)

Способы загрузки

• Перетаскивайте файлы в браузер
• Выбери файлы с компьютера
• Импортируйте из облачного хранилища (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
• Снимайте на камеру мобильного, чтобы сканировать на ходу
• Загрузка API для программной интеграции
• Массовая загрузка нескольких документов
• Email-to-Chaindoc для вложений в электронные письма

Автоматическое преобразование

Документы автоматически конвертируются в PDF для единообразия:

• Word, Excel, PowerPoint конвертируются в PDF
• Изображения, конвертированные в PDF с помощью OCR (распознавание текста)
• Сохраняйте форматирование, шрифты и макет
• Оригинальный файл можно скачать
• Конвертация происходит сразу при загрузке

Хранение и безопасность документов

Безопасное хранение

• Шифрование AES-256 в режиме хранения
• Шифрование TLS 1.3 при передаче данных
• Географически распределенное хранилище (мультирегиональное)
• Автоматическое резервное копирование каждые 6 часов
• 99,99% времени работы по SLA
• Хранение данных в соответствии с GDPR, HIPAA и SOC 2
• Варианты хранения данных (ЕС, США, Азия)

Блокчейн-анкеринг

Каждый документ привязан к блокчейну для проверки на подлинность:

• Хеш документа записывается в блокчейне при загрузке
• Добавляйте хэш-знаки при каждом изменении состояния
• Неизменное доказательство существования и целостности документа
• Независимая проверка доступна для всех
• Останется даже если сервис Chaindoc перестанет работать

Управление версиями

Отслеживайте изменения в документе с помощью автоматического управления версиями:

• Автоматическое создание версий при загрузке одного и того же документа
• Посмотри историю версий с отметками времени
• Сравнивайте версии рядом
• Если нужно, верните прежние версии
• Каждая версия имеет свой уникальный хеш блокчейна
• Журнал аудита показывает, кто загрузил каждую версию

Контроль доступа и разрешения

Уровни разрешений

Детализированные права доступа к документам и папкам:

• Владелец — полный контроль, может удалять и управлять правами доступа
• Редактор — может редактировать, отправлять на подпись и управлять документом
• Просмотрщик — доступ только для чтения, можно просматривать и скачивать
• Подписавшийся — может просматривать и подписывать документы, которые ему дали
• Комментатор — может смотреть и добавлять комментарии (без правки)
• Нет доступа — явно заблокировано для просмотра

Как поделиться

• Делитесь с конкретными людьми по электронке
• Поделись с командой или отделом
• Делитесь с другими (клиентами, поставщиками)
• Доступ ограничен по времени (истекает через определенный период)
• Ссылка для обмена, защищенная паролем
• Ссылки только для просмотра для общего доступа
• Ссылка, которая скоро закроется, для временного доступа

Журнал аудита доступа

Полная прозрачность доступа к документам:

• Кто и когда просматривал документ
• Что делали (просматривали, скачивали, редактировали)
• IP-адрес и информация об устройстве
• Данные геолокации (если включены)
• История изменений разрешений
• Неудачные попытки доступа
• Экспортируйте журналы аудита для проверки соответствия

Метаданные и теги документа

Стандартные метаданные

Автоматически захваченные метаданные:

• Название и описание документа
• Дата создания и автор
• Дата изменения и последний, кто что-то изменил
• Размер файла и количество страниц
• Статус и состояние документа
• Подписавшиеся и получатели
• Дата завершения (если есть)
• Идентификаторы транзакций блокчейна

Пользовательские метаданные

Добавляйте пользовательские поля для нужд вашего бизнеса:

• Создавайте свои типы полей (текст, число, дата, выпадающий список)
• Обязательные или необязательные поля
• Идентификаторы отдела, проекта или клиента
• Стоимость контракта, сроки действия
• Пользовательские категории и классификации
• Интеграция с другими системами (CRM, ERP)
• Массовое редактирование метаданных в нескольких документах

Теги и метки

• Добавляйте сколько угодно тегов в документы
• Цветные метки для удобства
• Автозаполнение из существующих тегов
• Фильтруйте и ищите по тегам
• Массовое тегирование для нескольких документов
• Предложения тегов на основе содержания документа
• Библиотеки тегов для всей команды

Хранение и архивирование документов

Политика хранения

Автоматизируйте жизненный цикл документов с помощью правил хранения:

• Установите сроки хранения по типу документов (например, 7 лет для налоговых документов)
• Автоматическая архивация после срока хранения
• Юридическое хранение, чтобы ничего не удалили во время судебного разбирательства
• Соблюдайте правила (GDPR, HIPAA, SOX)
• Автоматическое удаление после архивного периода (по желанию)
• Шаблоны политики хранения для распространенных ситуаций
• Изменяйте правила для конкретных документов

Архивное хранение

• Долгосрочное хранение готовых документов
• Уменьшите частоту доступа (холодное хранение)
• Меньше затрат, чем при активном хранении
• Мгновенный поиск, когда нужно
• Проверка блокчейна
• Экспортируйте архивы для внешнего резервного копирования
• Отчеты о соответствии из архивированных документов

Экспорт и загрузка документов

Параметры экспорта

• Скачивайте отдельные документы в формате PDF
• Скачивайте все сразу в виде ZIP-архива
• Экспортируйте с контрольным журналом и сертификатом
• Экспортируйте метаданные в CSV или JSON
• Экспортируйте в облачное хранилище (Google Drive, Dropbox)
• Запланированный экспорт для резервного копирования
• Экспорт API для интеграции в систему

Скачать элементы управления

Решайте, кто может скачивать документы:

• Отключи загрузку для важных документов
• Добавляйте водяные знаки с инфой пользователя на скачиваемые файлы
• Отслеживайте все загрузки в журнале аудита
• Ограничьте количество скачиваний на одного пользователя
• Сделайте ссылки для скачивания недействительными после использования
• Требуйте дополнительную аутентификацию для скачивания

Аналитика документов

Статистика использования

Отслеживайте использование документов и системы:

• Все документы по статусу
• Среднее время выполнения
• Самые активные пользователи и команды
• Записывайте, как меняется объем документов со временем.
• Популярные типы документов и шаблоны
• Использование и рост хранилища
• Статистика использования API

Отчеты о соответствии

• Документы, которые ждут подписи
• Просроченные или отклоненные документы
• Доступ к отчетам по аудиту
• Отчеты о деятельности пользователей
• Соблюдайте правила хранения данных
• Отчеты о проверке блокчейна
• Конструктор пользовательских отчетов

Интеграция и автоматизация

Интеграция с облачным хранилищем

• Двусторонняя синхронизация с Google Drive
• Интеграция с Dropbox для доступа к файлам
• Подключение к OneDrive и SharePoint
• Хранилище Box для предприятий
• Автоматическая загрузка в облако после подписания
• Сопоставление папок между системами

Интеграция бизнес-систем

• Salesforce — прикрепляйте к возможностям и учетным записям
• HubSpot — ссылки на сделки и контакты
• Microsoft Dynamics — интеграция CRM
• SAP — управление документами ERP
• NetSuite — рабочий процесс с финансовыми документами
• Zapier — подключайтесь к более чем 5000 приложений
• Индивидуальные интеграции API

Лучшие практики

Как организовать документ

• Прежде чем загружать много файлов, сделайте понятную структуру папок
• Используйте единые правила именования
• Сразу добавляйте теги и метаданные
• Создавайте шаблоны для повторяющихся типов документов
• Регулярно архивируйте старые документы
• Заранее определитесь с правилами хранения данных
• Просматривайте и очищайте папки раз в три месяца

Безопасность и соответствие требованиям

• Ежемесячно проверяйте права доступа
• Сразу же заблокируйте доступ у тех, кто уволился
• Используйте ограниченный по времени доступ для внешних пользователей
• Включите водяные знаки для конфиденциальных документов
• Следите за необычной активностью в журналах аудита
• Регулярно делайте резервные копии важных документов
• Проверяйте хэши блокчейна для важных документов

Оптимизация производительности

• Сжимайте большие файлы перед загрузкой
• Используйте массовые операции для нескольких документов
• Архивируйте готовые документы, чтобы не было беспорядка
• Используйте сохраненные фильтры вместо повторных поисков
• Планируйте экспорт в непиковое время
• Убирайте черновики и отмененные документы

Решение проблем

Часто встречающиеся проблемы

• Не получается загрузить: проверь размер файла (максимум 100 МБ), посмотри, как работает интернет, попробуй другой браузер
• Не могу найти документ: попробуй поискать, а не листать, проверь фильтры и доступ к папкам
• Доступ запрещен: свяжитесь с владельцем документа или администратором, чтобы получить доступ
• Медленная работа: очисти кэш браузера, уменьши количество документов на экране, заархивируй старые файлы
• Скачивание не работает: проверь блокировщики всплывающих окон, убедись, что у тебя есть права на скачивание, попробуй другой браузер
• Конфликт версий: несколько пользователей редактируют одновременно — согласуйте с командой