Facture d'acompte : obligatoire, contrairement à la proforma

Prendre un acompte semble anodin. On envoie une proforma, le client vire les trente pour cent, le chantier démarre.

Sauf que le Code général des impôts ne connaît pas la proforma et connaît très bien l'acompte. Encaisser une somme avant l'exécution déclenche une obligation de facturation, avec toutes les mentions obligatoires, exactement comme pour une prestation terminée.

La confusion entre les deux documents coûte cher pour une raison simple. La facture d'acompte est due par la loi. La proforma, elle, ne remplit aucune obligation et peut même créer une dette de TVA.

L'article 289 du Code général des impôts pose l'obligation en une phrase. Tout assujetti est tenu de s'assurer qu'une facture est émise, par lui-même ou en son nom et pour son compte, pour les livraisons de biens et prestations de services qu'il effectue pour un autre assujetti ou pour une personne morale non assujettie.

Le point c du même alinéa fait le reste du travail. L'obligation vaut aussi pour les acomptes qui lui sont versés avant que l'opération ne soit effectuée.

Autrement dit, le fait générateur de la facture d'acompte n'est pas la livraison. C'est l'encaissement.

Cette facture porte les mêmes mentions obligatoires que la facture définitive : identité complète des deux parties, numéro SIREN, numéro de TVA intracommunautaire le cas échéant, date d'émission, numéro unique tiré d'une séquence continue, désignation de la prestation, montant hors taxes, taux applicable et montant de TVA. Elle indique en plus qu'il s'agit d'un acompte et sur quelle commande il s'impute.

La facture définitive vient ensuite et déduit les acomptes déjà facturés, en renvoyant à leurs numéros et à leurs dates. Oublier ce renvoi est l'erreur classique : la TVA se retrouve appelée deux fois sur la même opération.

Voici la règle que la plupart des proformas ignorent, et elle est brutale.

L'article 283-3 du Code général des impôts dispose que toute personne qui mentionne la taxe sur la valeur ajoutée sur une facture est redevable de la taxe du seul fait de sa facturation. Pas du fait d'avoir livré. Du fait d'avoir écrit le montant.

Le point 4 du même article enfonce le clou : lorsque la facture ne correspond pas à la livraison d'une marchandise ou à l'exécution d'une prestation, ou fait état d'un prix qui ne doit pas être acquitté effectivement, la taxe est due par la personne qui l'a facturée.

L'Allemagne applique la même logique. Le paragraphe 14c alinéa 2 de la loi allemande sur la TVA prévoit que celui qui fait apparaître un montant de taxe de façon distincte sans y être autorisé doit le montant indiqué.

Rapprochez cette règle de la définition allemande de la facture, selon laquelle est une facture tout document servant à décompter une prestation, quelle que soit sa dénomination commerciale, et le tableau devient clair. Une proforma affichant une TVA distincte ne solde rien, n'ouvre aucun droit à déduction chez le client, et peut malgré tout rendre l'émetteur redevable.

La parade ne coûte rien. Montant hors taxes, mention du régime en toutes lettres, et pas de ligne de TVA distincte tant que rien n'est exécuté.

La proforma reste utile, à condition de savoir ce qu'elle ne fait pas.

Elle ne solde aucune opération, donc elle n'ouvre aucun droit à déduction chez le destinataire. L'Espagne le dit expressément : l'article 97 de sa loi sur la TVA réserve le droit à déduction aux détenteurs du document justificatif et limite la liste à la facture originale et à quelques équivalents. Le bon de livraison n'y figure pas, et la proforma non plus.

Elle ne remplace pas la facture d'acompte, on vient de le voir.

Elle ne devrait pas non plus consommer un numéro de votre séquence de factures. Le règlement espagnol de facturation impose que la numérotation soit consécutive à l'intérieur de chaque série, et la règle allemande exige une numérotation continue attribuée une seule fois. Un numéro utilisé par un document qui ne deviendra jamais une facture laisse un trou dans la séquence.

En revanche elle sert vraiment à trois choses. Obtenir un prépaiement. Accompagner la marchandise en douane. Et faire valider un prix par le client avant que quoi que ce soit ne démarre.

Ce troisième usage est le plus sous-estimé, parce qu'une proforma acceptée par écrit est souvent la meilleure preuve de ce qui avait été convenu.

Quatre habitudes suffisent.

Nommer le document par sa fonction. Si rien n'est exécuté, c'est un devis, et il vit hors de la séquence des factures.

Facturer l'acompte dès l'encaissement, avec toutes les mentions, et rappeler ces numéros dans la facture définitive pour éviter la double TVA.

Garder la TVA hors de tout document provisoire, puisque l'article 283-3 rend redevable du seul fait de la facturation.

Faire signer la proforma. C'est le point qui rapporte le plus pour l'effort le plus faible, et cela vaut aussi en droit brésilien, où la loi 5.474 de 1968 impose au vendeur d'établir une fatura pour toute vente commerciale d'au moins trente jours entre parties domiciliées au Brésil, la proforma restant cantonnée au commerce extérieur.

Si la facture reste impayée ensuite, notre guide sur la clause résolutoire et la mise en demeure explique ce qui transforme une créance échue en droit exécutoire. Et si la faiblesse se situe dans le contrat plutôt que dans la facture, commencez par rédiger un contrat.