Gestión del equipo

Colabora con tu equipo de forma eficaz.

Invita a los miembros del equipo, asigna funciones y gestiona permisos para garantizar una colaboración fluida en toda tu organización. Las funciones de gestión de equipos de Chaindoc permiten una colaboración segura, al tiempo que mantienen el cumplimiento normativo y los registros de auditoría.

Estructura del equipo

Jerarquía organizativa

Crea la estructura de tu organización en Chaindoc:

• Organización: entidad de nivel superior para tu empresa.
• Departamentos: organiza los equipos por funciones (jurídico, recursos humanos, ventas, etc.).
• Equipos: grupos más pequeños dentro de los departamentos.
• Proyectos: grupos temporales para iniciativas específicas.
• Estructuras anidadas: los departamentos pueden contener subdepartamentos.
• Compatibilidad con múltiples organizaciones: gestiona varias entidades desde una sola cuenta.

Tipos de equipos

• Equipos privados: visibles solo para los miembros.
• Equipos públicos: visibles para toda la organización.
• Equipos multifuncionales: miembros de varios departamentos.
• Equipos de clientes: incluye colaboradores externos.
• Equipos temporales: archivar automáticamente tras la finalización del proyecto.

Roles y permisos de usuario

Funciones globales

Funciones en toda la organización con diferentes niveles de permiso:

• Propietario: control administrativo total, facturación y gestión de usuarios.
• Admin: gestión de usuarios, creación de equipos y configuración del sistema.
• Gerente: gestión de equipos y documentos dentro de las áreas asignadas.
• Miembro: usuario estándar con derechos para crear y firmar documentos.
• Invitado: acceso limitado para colaboradores externos.
• Auditor: acceso de solo lectura con visibilidad del registro de auditoría.

Matriz de permisos

Qué puede hacer cada función:

• Propietario: todos los permisos, incluida la eliminación de la cuenta.
• Admin: Gestiona usuarios, equipos, facturación, integraciones y configuración de seguridad.
• Gerente: Crea equipos, gestiona a los miembros del equipo y aprueba documentos.
• Miembro: Crea/envía documentos, firma, visualiza documentos del equipo.
• Invitado: solo puedes ver y firmar los documentos asignados.
• Auditor: ver todos los documentos y registros de auditoría, generar informes.

Roles personalizados

Crea roles personalizados para necesidades específicas:

• Define permisos granulares (ver, crear, editar, eliminar, aprobar).
• Asigna a departamentos o equipos específicos.
• Permisos específicos para cada tipo de documento (por ejemplo, solo RR. HH. puede acceder a los contratos de los empleados).
• Asignaciones de funciones temporales con fechas de caducidad.
• Plantillas de roles para situaciones habituales.
• Funciones de cumplimiento con acceso restringido.

Gestión de usuarios

Añadir usuarios

Hay varias formas de añadir miembros al equipo:

• Invitación por correo electrónico con mensaje de bienvenida personalizado.
• Importación masiva mediante archivo CSV.
• Aprovisionamiento automático de inicio de sesión único (SSO)
• Unión automática basada en el dominio (usuarios con @empresa.com)
• Creación de usuarios basada en API.
• Registro autoservicio con aprobación del administrador.

Perfiles de usuario

Cada usuario tiene un perfil completo:

• Nombre, correo electrónico e información de contacto.
• Foto de perfil y biografía
• Cargo y departamento
• Miembros del equipo
• Funciones y permisos asignados
• Documenta las estadísticas de actividad.
• Último inicio de sesión y estado de actividad.
• Estado de la autenticación de dos factores.

Gestión del ciclo de vida del usuario

• Incorporación: correos electrónicos de bienvenida automatizados y materiales de formación.
• Activo: acceso completo a los recursos asignados.
• Suspendido: eliminación temporal del acceso (vacaciones, investigación).
• Desactivado: eliminación permanente del acceso (empleados que han dejado la empresa).
• Transferir la propiedad: reasigna los documentos a otro usuario.
• Archivar los datos de los usuarios: mantener un registro de auditoría tras la salida.

Colaboración en equipo

Espacios de trabajo compartidos

Colabora en documentos dentro de los espacios del equipo:

• Carpetas de equipo con acceso automático para los miembros.
• Plantillas de documentos compartidos
• Etiquetas y metadatos para todo el equipo.
• Edición colaborativa y comentarios
• Panel de actividades del equipo
• Flujos de trabajo de firmas compartidas.
• Análisis e informes del equipo.

Funciones de comunicación

• Documenta los comentarios y las menciones (@nombredeusuario).
• Notas internas (no visibles para los firmantes)
• Anuncios y notificaciones del equipo.
• Feed de actividad para las acciones del equipo.
• Notificaciones por correo electrónico para eventos relacionados con documentos.
• Mensajes en la aplicación para asuntos urgentes.
• Integración con Slack y Microsoft Teams.

Flujos de trabajo de aprobación

Envía los documentos a través de cadenas de aprobación:

• Define procesos de aprobación de varios pasos.
• Aprobaciones secuenciales o paralelas.
• Enrutamiento condicional basado en los valores del documento.
• Escalación automática si no se aprueba dentro del plazo establecido.
• Delega la autoridad de aprobación.
• Historial de aprobaciones y registro de auditoría.
• Flujos de trabajo basados en plantillas para situaciones habituales.

Colaboración externa

Acceso de invitados

Colabora con terceros de forma segura:

• Invita a clientes, proveedores o socios como invitados.
• Acceso limitado a documentos o carpetas específicos.
• No se permite el acceso a documentos internos del equipo.
• Cuentas de invitado con límite de tiempo.
• Actividad de los invitados registrada en los registros de auditoría.
• No se requiere ninguna licencia de usuario adicional.
• Fácil conversión a miembro de pleno derecho si es necesario.

Portales de clientes

Crea portales de marca para la colaboración externa:

• Interfaz personalizada con la marca del cliente.
• Espacio dedicado a los documentos de los clientes.
• El cliente puede cargar y descargar archivos.
• Mensajería segura con el equipo del cliente.
• Informes y análisis específicos del cliente.
• Opción de marca blanca (eliminar la marca Chaindoc).
• Múltiples portales para diferentes clientes.

Control de acceso y seguridad

Permisos a nivel de equipo

• Controla quién puede ver los documentos del equipo.
• Restringe la creación de documentos a funciones específicas.
• Requisitos de aprobación para documentos confidenciales.
• Impide la descarga o impresión.
• Restricciones de direcciones IP para el acceso del equipo.
• Restricciones de dispositivos (solo dispositivos corporativos)
• Restricciones geográficas (bloquear determinados países).

Opciones de autenticación

Asegura el acceso del equipo con múltiples métodos de autenticación:

• Correo electrónico/contraseña con políticas de contraseñas seguras.
• Se requiere autenticación multifactorial (MFA).
• Inicio de sesión único (SSO) a través de SAML 2.0.
• Integración con Google Workspace / Microsoft 365.
• Integración con LDAP/Active Directory.
• Autenticación biométrica en dispositivos móviles.
• Llaves de seguridad de hardware (FIDO2)

Gestión de sesiones

• Cierre de sesión automático tras un periodo de inactividad.
• Forzar el cierre de sesión al cambiar la contraseña.
• Ver sesiones activas en todos los dispositivos.
• Finalización de la sesión remota.
• Políticas de tiempo de espera de sesión por función.
• Límites de sesiones simultáneas
• Alertas de inicio de sesión por actividad sospechosa.

Análisis y informes del equipo

Métricas de rendimiento del equipo

Realiza un seguimiento de la productividad del equipo y documenta la actividad:

• Documentos creados por equipo/usuario.
• Tiempo medio hasta completar la firma
• Usuarios y equipos más activos
• Cuello de botella en la aprobación de documentos.
• Frecuencia de inicio de sesión de los usuarios.
• Uso del almacenamiento por equipo
• Tiempo de respuesta a las solicitudes de firma.

Informes de actividad

• Registros de actividad de los usuarios (inicio de sesión, acceso a documentos).
• Estadísticas de colaboración en equipo.
• Documenta los informes de estado (pendientes, completados).
• Intentos de autenticación fallidos.
• Auditoría de cambios de permisos.
• Registros de acceso de usuarios externos.
• Informes programados por correo electrónico.

Informes de cumplimiento

• Accede a los registros de auditoría para los organismos reguladores.
• Informes de certificación de usuarios.
• Cumplimiento de la retención de documentos.
• Informes de incidentes de seguridad
• Historial de asignación de roles
• Verificación de la residencia de los datos
• Exporta informes para auditorías externas.

Facturación y licencias

Licencias de usuario

Opciones de licencia flexibles:

• Licencias por usuario (mensuales o anuales)
• Usuarios invitados ilimitados sin coste adicional.
• Añade o elimina usuarios en cualquier momento.
• Ajustes automáticos en la facturación
• Descuentos por volumen para equipos grandes.
• Planes empresariales con usuarios ilimitados.
• Periodo de prueba gratuito para nuevos usuarios.

Seguimiento del uso

• Supervisión de usuarios activos frente a inactivos
• Volumen de documentos por usuario.
• Uso del almacenamiento por equipo
• Uso de llamadas API
• Estadísticas de uso de funciones.
• Optimiza las licencias en función del uso.
• Alertas por aproximación a los límites.

Integración y automatización

Integración de directorios

• Sincronización de Azure Active Directory
• Sincronización del directorio de Google Workspace.
• Proveedor de identidad Okta.
• Integración SSO de OneLogin.
• Importación del directorio LDAP.
• Aprovisionamiento/desaprovisionamiento automático de usuarios.
• Asignación de grupos desde el directorio.

Automatización del flujo de trabajo del equipo

• Asignar automáticamente documentos a los miembros del equipo.
• Acceso automático a carpetas según tu función.
• Informes programados para los jefes de equipo.
• Escalación automática de documentos pendientes.
• Desencadenantes del flujo de trabajo basados en eventos del documento.
• Integración con herramientas de gestión de proyectos.
• Webhooks personalizados para eventos de equipo.

Prácticas recomendadas

Configuración del equipo

• Comienza con una estructura organizativa clara.
• Define las funciones y los permisos antes de añadir usuarios.
• Crea convenciones de nomenclatura para el equipo.
• Establece plantillas de flujo de trabajo de aprobación.
• Configura el SSO antes de invitar a los usuarios.
• Documenta la estructura y las políticas de tu equipo.
• Forma a los jefes de equipo antes de implementar el cambio en todo el equipo.

Mejores prácticas de seguridad

• Aplica la autenticación multifactorial (MFA) a todos los usuarios.
• Revisiones periódicas de acceso (trimestrales).
• Desactivación inmediata de los usuarios que se hayan dado de baja.
• Utiliza el principio del mínimo privilegio.
• Supervisa de cerca el acceso de los usuarios invitados.
• Formación periódica en materia de seguridad.
• Prueba los procedimientos de recuperación ante desastres.

Eficiencia en la colaboración

• Utiliza plantillas para los documentos comunes del equipo.
• Establece cadenas de aprobación claras.
• Establece acuerdos de nivel de servicio (SLA) para la revisión de documentos.
• Utiliza @menciones para notificar a usuarios específicos.
• Crea carpetas compartidas para los proyectos en curso.
• Limpieza periódica de equipos inactivos.
• Aprovecha los análisis para identificar los cuellos de botella.

Incorporación de nuevos miembros al equipo

• Envía un correo electrónico de bienvenida con una guía de inicio.
• Asigna un mentor o compañero para la primera semana.
• Imparte formación sobre los flujos de trabajo de los documentos.
• Concede acceso de forma progresiva (empieza con acceso limitado).
• Programar el check-in después de la primera semana.
• Comparte las directrices y las mejores prácticas del equipo.
• Añádele a los equipos y canales pertinentes.

Solución de problemas

Problemas comunes

• El usuario no puede acceder a los documentos del equipo: comprueba la pertenencia al equipo y los permisos de los roles.
• No has recibido la invitación: revisa la carpeta de correo no deseado, verifica la dirección de correo electrónico y vuelve a enviar la invitación.
• Error en el inicio de sesión SSO: verifica la configuración SSO, consulta con el administrador de TI.
• Error de permiso denegado: es posible que el usuario necesite un rol superior o permisos específicos para el documento.
• No se pueden añadir más usuarios: comprueba los límites de la licencia y actualiza el plan si es necesario.
• El usuario aparece dos veces: fusiona las cuentas duplicadas a través del panel de administración.

Obtener ayuda

• Centro de ayuda del panel de administración
• Asistencia por chat 24/7 para administradores.
• Gestor de cuentas dedicado (planes Enterprise).
• Vídeos tutoriales sobre gestión de equipos.
• Foro comunitario sobre buenas prácticas.
• Correo electrónico: admin-support@chaindoc.com
• Línea directa de seguridad de emergencia para incidentes.