Tu primera firma con Chaindoc

Tu primera firma

Guía completa para enviar tu primer documento para firmar con Chaindoc. Familiarízate con el flujo de trabajo de firma en solo 5 minutos.

Lo que aprenderás

Cómo cargar y preparar documentos Añadir destinatarios y campos de firma Configuración de las opciones del flujo de trabajo de firma Seguimiento del progreso de la firma Descarga de documentos firmados con certificado blockchain.

Antes de empezar

Asegúrate de que tienes:

Una cuenta de Chaindoc (regístrate gratis en chaindoc.io).
Un documento para firmar (formato PDF, Word o imagen).
Direcciones de correo electrónico de las personas que deben firmar.
Conocimientos básicos sobre firmas digitales.

Guía paso a paso

Paso 1: Sube tu documento

1Navega a Documentos.Haz clic en el menú «Documentos» de la barra lateral o del panel de control.

2Haz clic en «Nuevo documento».Busca el botón «Nuevo documento» o «Subir» en la parte superior derecha.

3Selecciona archivoElige tu documento (se recomienda PDF, máximo 50 MB).

4Añadir detallesIntroduce el nombre del documento, la descripción y las etiquetas para facilitar la organización.

Consejo profesional

Utiliza nombres descriptivos como «Contrato de trabajo - John Doe - 2024». Añade hashtags como #contrato, #2024 para facilitar la búsqueda. Elige el acceso «Privado» si el documento contiene información confidencial.

Paso 2: Configura los ajustes del documento.

Antes de solicitar firmas, configura tu documento:

Nombre del documento: título claro y descriptivo.
Descripción: breve resumen de lo que hay que firmar.
Nivel de acceso: privado (solo tú), equipo (compartido con el equipo) o público.
Hashtags: añade etiquetas como #contrato, #urgente para organizar.
Metadatos: añade campos personalizados como el nombre del cliente, el valor del contrato, etc.

terminal

{
  "name": "Service Agreement - Acme Corp",
  "description": "Annual service contract for 2024",
  "accessType": "private",
  "hashtags": ["#contract", "#2024", "#acme"],
  "meta": [
    { "key": "client", "value": "Acme Corp" },
    { "key": "value", "value": "$50,000" },
    { "key": "duration", "value": "12 months" }
  ]
}

Paso 3: Crear solicitud de firma

Ahora que tu documento está cargado, crea una solicitud de firma:

1Haz clic en «Solicitar firmas».Busca el botón en la página de detalles del documento.

2Añadir destinatariosIntroduce las direcciones de correo electrónico de los firmantes (una por línea o separadas por comas).

3Establece el orden de firma.Elige «Paralelo» (todos los signos a la vez) o «Secuencial» (uno tras otro).

4Establece una fecha límite.Elige cuándo deben completarse las firmas.

5Añadir mensajeEscribe un mensaje personalizado a los firmantes explicándoles lo que están firmando.

Opciones de orden de firma

Paralelo: todos los destinatarios pueden firmar simultáneamente (más rápido). Secuencial: los destinatarios firman en un orden específico (útil para cadenas de aprobación). Mixto: combina ambos enfoques para flujos de trabajo complejos.

Paso 4: Configura las opciones avanzadas.

Personaliza la experiencia de firma:

Verificación KYC: exige la verificación de identidad para documentos de alta seguridad.
Recordatorios: recordatorios automáticos por correo electrónico antes de la fecha límite.
Acceso tras la firma: permite a los firmantes descargar el documento una vez completado.
Notificaciones: notificaciones por correo electrónico/SMS para eventos de firma.
Caducidad: solicitud de caducidad automática tras la fecha límite.

Paso 5: Revisa y envía

Antes de enviar, revisa todos los detalles:

terminal

✓ Document: Service Agreement - Acme Corp
✓ Recipients: 2 signers
  - john@acme.com (CEO)
  - jane@partner.com (Legal Counsel)
✓ Signing Order: Sequential (John → Jane)
✓ Deadline: December 31, 2024
✓ KYC Required: No
✓ Message: "Please review and sign our annual service agreement"

[Preview Document] [Cancel] [Send Request]

¿Qué pasa después?

Los destinatarios reciben un correo electrónico con un enlace de firma segura. Revisan el documento y aplican la firma electrónica. Recibirás notificaciones a medida que cada persona firme. El documento se verifica mediante cadena de bloques una vez completado. Todas las partes recibirán una copia con certificado de autenticidad.

Paso 6: Seguimiento del progreso

Supervisa tu solicitud de firma en tiempo real:

Panel de estado: ve quién ha firmado y quién está pendiente.
Cronología de actividades: ver todos los eventos con marcas de tiempo.
Notificaciones por correo electrónico: recibe una notificación con cada firma.
Recordatorios: el sistema envía recordatorios automáticos a los firmantes pendientes.
Cancelar/Modificar: cancela la solicitud o reenvía a destinatarios específicos.

terminal

Signature Request Status:
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

✓ John Doe (john@acme.com)
  Status: Signed
  Signed at: Dec 4, 2024, 10:30 AM
  IP: 192.168.1.1
  
⏳ Jane Smith (jane@partner.com)
  Status: Pending
  Sent: Dec 4, 2024, 10:15 AM
  Last reminded: Dec 4, 2024, 2:00 PM
  
Deadline: Dec 31, 2024, 11:59 PM
Progress: 1/2 signatures (50%)

Paso 7: Descargar el documento firmado

Una vez recopiladas todas las firmas:

1Notificación de finalizaciónRecibirás una notificación por correo electrónico cuando todas las firmas estén completas.

2Descargar documentoHaz clic en «Descargar» para obtener el PDF firmado con todas las firmas.

3Certificado de cadena de bloquesDescarga el certificado de verificación de la cadena de bloques como prueba de autenticidad.

4Registro de auditoríaExporta el historial completo de firmas con marcas de tiempo y direcciones IP.

¡Enhorabuena!

¡Has completado tu primer flujo de trabajo de firma! El documento es legalmente vinculante y está verificado mediante cadena de bloques. Todas las partes tienen copias con certificados. El registro de auditoría completo se conserva para siempre.

Lo que ven los destinatarios

Cuando los destinatarios reciban tu solicitud de firma:

1Notificación por correo electrónicoReciben un correo electrónico con el botón «Revisar y firmar».

2Verificación de identidadContraseña de un solo uso (OTP) enviada a tu correo electrónico por motivos de seguridad.

3Revisión de documentosVista previa completa del documento con capacidad para ampliar y navegar.

4Firmar documentoAplica la firma dibujando, escribiendo o subiendo una imagen.

5ConfirmaciónRecibe un correo electrónico de confirmación con una copia del documento firmado.

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre si un firmante no recibe el correo electrónico?

Comprueba primero la carpeta de correo no deseado. Si no está ahí, puedes reenviar la invitación desde la página de estado de la solicitud de firma. Haz clic en «Reenviar» junto al nombre del destinatario.

¿Puedes cancelar una solicitud de firma?

¡Sí! Ve a la solicitud de firma y haz clic en «Cancelar solicitud». Esto notificará a todos los firmantes pendientes que la solicitud ha sido cancelada.

¿Qué ocurre después de la fecha límite?

La solicitud caduca automáticamente y no se pueden recopilar más firmas. Recibirás una notificación y podrás crear una nueva solicitud con una nueva fecha límite si es necesario.

¿Las firmas son legalmente vinculantes?

¡Sí! Las firmas de Chaindoc cumplen con las normativas eIDAS (UE), ESIGN Act (EE. UU.) y UETA. La verificación mediante cadena de bloques proporciona pruebas legales adicionales de la autenticidad de los documentos.

¿Podéis descargar el documento antes de firmarlo?

De forma predeterminada, los firmantes solo pueden ver los documentos en línea. Si es necesario, puedes habilitar la opción «Descargar antes de firmar» en la configuración avanzada.

Próximos pasos

Configurar equipo: invita a tus compañeros a colaborar en documentos.
Crear flujos de trabajo: automatizar procesos de firma recurrentes.
Explora las plantillas: ahorra tiempo con plantillas de documentos reutilizables.
Integración de API: integra Chaindoc en tus aplicaciones.
Mejores prácticas de seguridad: infórmate sobre el cumplimiento normativo y la protección de datos.

Consejos profesionales para el éxito

Utiliza nombres de documentos claros y específicos. Añade contexto en el mensaje a los firmantes. Establece plazos realistas (al menos 7 días). Prueba primero el flujo de trabajo por tu cuenta. Comprueba las carpetas de spam si los firmantes no reciben los correos electrónicos. Utiliza la firma secuencial para los flujos de trabajo de aprobación. Activa los recordatorios para mejorar las tasas de finalización.

Documentation

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Antes de empezar

Guía paso a paso

Paso 1: Sube tu documento

Paso 2: Configura los ajustes del documento.

Paso 3: Crear solicitud de firma

Paso 4: Configura las opciones avanzadas.

Paso 5: Revisa y envía

Paso 6: Seguimiento del progreso

Paso 7: Descargar el documento firmado

Lo que ven los destinatarios

Preguntas frecuentes

¿Qué ocurre si un firmante no recibe el correo electrónico?

¿Puedes cancelar una solicitud de firma?

¿Qué ocurre después de la fecha límite?

¿Las firmas son legalmente vinculantes?

¿Podéis descargar el documento antes de firmarlo?

Próximos pasos