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Tu primera firma

Esta guía te lleva paso a paso al enviar tu primer documento para firma en la interfaz web de Chaindoc. Todo el proceso te llevará unos 5 minutos.

Si buscas la versión API, mejor revisa la guía de inicio rápido — ahí se cubre tanto la interfaz como el código. Esta página se centra específicamente en navegar por la aplicación web.

Lo que necesitarás

  • Una cuenta de Chaindoc (el plan gratuito funciona). Regístrate aquí si aún no lo has hecho.
  • Un documento para firmar — PDF es lo ideal, pero archivos Word e imágenes también sirven.
  • Las direcciones de correo de quienes necesitan firmar.

Sube tu documento

1Ve a DocumentosHaz clic en "Documentos" en la barra lateral o en el panel principal.

2Haz clic en "Nuevo Documento"Está arriba a la derecha. También puedes arrastrar y soltar un archivo directamente en la página.

3Selecciona tu archivoElige un PDF, documento Word o imagen (máximo 50MB). Los archivos que no sean PDF se convierten automáticamente.

4Completa los detallesPonle un nombre claro ("Acuerdo de Consultoría Q4" en lugar de "doc_final_v2.pdf"), añade una descripción y etiquétalo si quieres. Configura el acceso como Privado si es sensible.

Crea la solicitud de firma

Una vez subido el documento, haz clic en "Solicitar Firmas" en la página del documento. Esto abre el constructor de solicitudes.

1Añade destinatariosEscribe las direcciones de correo de tus firmantes. Puedes añadir uno o varios.

2Elige el orden de firmaParalelo significa que todos firman al mismo tiempo. Secuencial va uno por uno en el orden que estableces. Para documentos simples, el paralelo es más rápido.

3Establece una fecha límiteElige cuándo deben estar las firmas listas. De 7 a 14 días es típico para la mayoría de contratos. Chaindoc envía recordatorios automáticos a medida que se acerca la fecha.

4Escribe un mensajeAñade una nota explicando qué está viendo el firmante. Algo como "Por favor revisa y firma nuestro acuerdo de consultoría del Q4" ayuda bastante.

Configuraciones opcionales

Honestamente, la mayoría de las veces no las necesitarás, pero están ahí por si las necesitas:

  • Verificación KYC — requiere verificación de identidad antes de firmar. Solo necesario para documentos de alta seguridad.
  • Recordatorios personalizados — cambia la frecuencia de los recordatorios (por defecto es cada 3 días).
  • Notificaciones — elige si los firmantes reciben correo, SMS o ambos.
  • Acceso de descarga — permite a los firmantes descargar el documento antes de firmar.

Revisa y envía

Verás un resumen de todo antes de enviar. Revisa bien los correos de los destinatarios y el orden de firma. Los errores tipográficos en las direcciones son la razón número uno por la que las solicitudes no llegan.

Pulsa "Enviar Solicitud" y listo. Cada destinatario recibe un correo con un enlace seguro para firmar.

Lo que ven tus firmantes

Entender el lado del firmante te ayuda a configurar mejores solicitudes. Aquí está el truco de su flujo:

1Correo con enlace de firmaReciben un correo con un botón "Revisar y Firmar". No necesitan cuenta de Chaindoc.

2Verificación de identidadSe envía un código único a su correo para verificación. Si KYC está activado, también harán verificación de identidad.

3Revisión del documentoEl documento se abre en un visor donde pueden leer todo, hacer zoom y navegar.

4Aplicar firmaPueden escribir su nombre, dibujar una firma o subir una imagen de su firma manuscrita.

5ListoReciben un correo de confirmación con una copia del documento firmado.

Para más información sobre tipos de firmas (simple, avanzada, cualificada) y qué significa cada una para el cumplimiento, consulta la documentación de firmas.

Sigue el progreso

Vuelve a la página del documento para ver quién ha firmado y quién no. Verás una línea de tiempo de cada evento: cuándo se envió el correo, cuándo se abrió, cuándo el firmante vio el documento y cuándo firmó.

Si alguien se tarda demasiado, puedes reenviar la invitación o enviar un recordatorio manual. Los recordatorios automáticos salen cada 3 días por defecto.

Descarga el documento firmado

Una vez que todos firmen, recibirás una notificación. Ve a la página del documento y descarga:

  • El PDF firmado con todas las firmas incrustadas
  • El certificado de verificación blockchain (prueba que el documento no ha sido modificado)
  • El registro de auditoría completo: marcas de tiempo, direcciones IP, métodos de autenticación e información del dispositivo

El documento ahora está verificado por blockchain y es legalmente vinculante. Todas las partes tienen copias. Lo importante es que el registro de auditoría se conserva permanentemente.

Preguntas frecuentes

¿Y si un firmante no recibe el correo?

Que revise primero spam/correo no deseado. Los filtros corporativos a veces bloquean enlaces de firma. Si no está ahí, verifica que la dirección de correo sea correcta y reenvía desde la página de estado de la solicitud. También puedes pedir a su equipo de IT que incluya chaindoc.io en la lista blanca.

¿Puedo cancelar después de enviar?

Sí. Abre la solicitud de firma y haz clic en "Cancelar". Todos los firmantes pendientes reciben notificación de que se canceló. Las firmas ya recopiladas quedan anuladas.

¿Qué pasa cuando pasa la fecha límite?

La solicitud expira automáticamente. Puedes crear una nueva con otra fecha límite si aún necesitas las firmas. La solicitud antigua permanece en tu historial para referencia.

¿Las firmas son legalmente vinculantes?

Sí. Las firmas de Chaindoc cumplen con eIDAS (UE), la Ley ESIGN y UETA (EE.UU.). La verificación blockchain añade una capa extra de evidencia que puede importar en disputas legales. En la práctica, para industrias reguladas, considera usar tipos de firma avanzados o cualificados.

Qué hacer a continuación

Ahora que has enviado tu primera firma, aquí tienes a dónde ir según lo que necesites: