Gestión de documentos

Organiza y gestiona tus documentos de forma eficiente.

Guarda todos tus documentos en un lugar seguro. Sube, organiza y comparte documentos con tu equipo utilizando permisos granulares, almacenamiento verificado por blockchain y registros de auditoría completos.

Ciclo de vida del documento

Chaindoc gestiona los documentos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su archivo:

Estados del documento

• Borrador: documento en preparación, aún no enviado.
• Pendiente: enviado para su firma, en espera de finalización.
• En curso: parcialmente firmado, quedan algunas firmas por conseguir.
• Completado: todas las firmas recogidas, documento finalizado.
• Rechazado: el firmante rechazó el documento.
• Anulado: el remitente lo canceló antes de completarlo.
• Caducado: la fecha límite ha pasado sin que se haya completado.
• Archivado: documento completado trasladado al almacenamiento a largo plazo.

Transiciones automáticas de estado

Los documentos pasan automáticamente por diferentes estados en función de las acciones realizadas:

• Borrador → Pendiente (cuando se envía a los firmantes)
• Pendiente → En curso (primera firma recibida)
• En curso → Completado (todas las firmas recogidas)
• Cualquier → Anulado (el remitente cancela)
• Cualquiera → Rechazado (el firmante rechaza)
• Pendiente/En curso → Caducado (fecha límite alcanzada)

Organización del documento

Estructura de carpetas

Organiza los documentos con jerarquías de carpetas flexibles:

• Crea carpetas y subcarpetas ilimitadas.
• Organiza por departamento, proyecto, cliente o criterios personalizados.
• Mueve documentos entre carpetas arrastrando y soltando.
• Carpetas compartidas para la colaboración en equipo.
• Carpetas personales para usuarios individuales.
• Carpetas de plantillas para documentos reutilizables.
• Archiva las carpetas de los documentos completados.

Filtros y vistas inteligentes

Encuentra documentos rápidamente con potentes filtros:

• Filtrar por estado (pendiente, completado, caducado).
• Filtrar por rango de fechas (creado, modificado, firmado).
• Filtrar por firmante o remitente.
• Filtra por tipo de documento o plantilla.
• Filtra por etiquetas y metadatos personalizados.
• Guarda las combinaciones de filtros personalizados como vistas.
• Acceso rápido a los documentos vistos recientemente.

Capacidades de búsqueda

Búsqueda avanzada en todos los documentos:

• Búsqueda de texto completo dentro del contenido del documento.
• Busca por título del documento, descripción o metadatos.
• Busca por nombre del firmante o correo electrónico.
• Busca por campos personalizados y etiquetas.
• Búsqueda de ID de transacción de cadena de bloques.
• Operadores booleanos para consultas complejas.
• Resultados de búsqueda con resaltado y vistas previas.

Carga e importación de documentos

Formatos de archivo compatibles

• PDF (.pdf): formato recomendado.
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Imágenes (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• Archivos de texto (.txt, .rtf)
• Formatos OpenDocument (.odt, .ods, .odp)

Métodos de carga

• Arrastra y suelta los archivos en el navegador.
• Selecciona los archivos del ordenador.
• Importar desde el almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
• Captura con cámara móvil para escanear sobre la marcha.
• Carga de API para integración programática.
• Carga masiva de varios documentos.
• Email-to-Chaindoc para archivos adjuntos de correo electrónico.

Conversión automática

Documentos convertidos automáticamente a PDF para mantener la coherencia:

• Word, Excel y PowerPoint convertidos a PDF.
• Imágenes convertidas a PDF con OCR (reconocimiento de texto).
• Conserva el formato, las fuentes y el diseño.
• Archivo original disponible para descargar.
• La conversión se realiza instantáneamente al subir el archivo.

Almacenamiento y seguridad de documentos

Almacenamiento seguro

• Cifrado AES-256 en reposo.
• Cifrado TLS 1.3 en tránsito.
• Almacenamiento distribuido geográficamente (multirregional)
• Copias de seguridad automáticas cada 6 horas.
• Acuerdo de nivel de servicio (SLA) con un tiempo de actividad del 99,99 %.
• Almacenamiento conforme con el RGPD, la HIPAA y la SOC 2.
• Opciones de residencia de datos (UE, EE. UU., Asia).

Anclaje de cadena de bloques

Todos los documentos están anclados a la cadena de bloques para una verificación a prueba de manipulaciones:

• Hash del documento registrado en la cadena de bloques al subirlo.
• Añade almohadillas adicionales en cada cambio de estado.
• Prueba inmutable de la existencia e integridad del documento.
• Verificación independiente disponible para todas las partes.
• Permanece incluso si el servicio Chaindoc se interrumpe.

Control de versiones

Realiza un seguimiento de los cambios en los documentos con el control automático de versiones:

• Creación automática de versiones al cargar el mismo documento.
• Ver el historial de versiones con marcas de tiempo.
• Compara las versiones una al lado de la otra.
• Restaura las versiones anteriores si es necesario.
• Cada versión tiene un hash de cadena de bloques único.
• El registro de auditoría muestra quién ha subido cada versión.

Control de acceso y permisos

Niveles de permiso

Permisos granulares para documentos y carpetas:

• Propietario: control total, puede eliminar y gestionar permisos.
• Editor: puede editar, enviar para firma y gestionar documentos.
• Visor: acceso de solo lectura, puede ver y descargar.
• Firmantes: pueden ver y firmar los documentos asignados.
• Comentarista: puede ver y añadir comentarios (sin editar).
• Sin acceso: bloqueado explícitamente para su visualización.

Opciones para compartir

• Comparte con usuarios específicos por correo electrónico.
• Comparte con todo el equipo o departamento.
• Compartir con terceros (clientes, proveedores).
• Acceso limitado en el tiempo (caduca tras un periodo determinado).
• Enlaces compartidos protegidos con contraseña.
• Enlaces de solo lectura para compartir públicamente.
• Enlaces caducados para acceso temporal.

Acceder al registro de auditoría

Visibilidad completa del acceso a los documentos:

• Quién accedió al documento y cuándo.
• Qué acciones se realizaron (ver, descargar, editar).
• Dirección IP e información del dispositivo.
• Datos de geolocalización (si están habilitados).
• Historial de cambios en los permisos
• Intentos de acceso fallidos
• Exporta los registros de auditoría para garantizar el cumplimiento normativo.

Metadatos y etiquetas del documento

Metadatos estándar

Metadatos capturados automáticamente:

• Título y descripción del documento.
• Fecha de creación y creador.
• Fecha de modificación y último modificador.
• Tamaño del archivo y número de páginas
• Estado y situación del documento.
• Firmante y destinatario
• Fecha de finalización (si procede).
• ID de transacciones de cadena de bloques.

Metadatos personalizados

Añade campos personalizados para las necesidades de tu empresa:

• Crea tipos de campos personalizados (texto, número, fecha, menú desplegable).
• Campos obligatorios u opcionales
• Identificadores de departamento, proyecto o cliente.
• Valor del contrato, fechas de vencimiento.
• Categorías y clasificaciones personalizadas.
• Integración con sistemas externos (CRM, ERP).
• Edita metadatos de forma masiva en varios documentos.

Etiquetas y rótulos

• Añade etiquetas ilimitadas a los documentos.
• Etiquetas codificadas por colores para una organización visual.
• Autocompletar a partir de etiquetas existentes.
• Filtra y busca por etiquetas.
• Etiquetado masivo para varios documentos
• Sugerencias de etiquetas basadas en el contenido del documento.
• Bibliotecas de etiquetas para todo el equipo

Conservación y archivo de documentos

Políticas de retención

Automatiza el ciclo de vida de los documentos con reglas de retención:

• Establece períodos de retención por tipo de documento (por ejemplo, 7 años para los documentos fiscales).
• Archivo automático tras el periodo de retención.
• Retención legal para evitar la eliminación durante un litigio.
• Cumplimiento de las normativas del sector (RGPD, HIPAA, SOX).
• Eliminación automática tras el periodo de archivo (opcional).
• Plantillas de políticas de retención para situaciones habituales.
• Anula las políticas para documentos específicos.

Almacenamiento de archivos

• Almacenamiento a largo plazo de documentos completados.
• Frecuencia de acceso reducida (almacenamiento en frío).
• Menor coste que el almacenamiento activo.
• Recuperación instantánea cuando sea necesario.
• Verificación de cadena de bloques mantenida.
• Exporta archivos para realizar copias de seguridad externas.
• Informes de cumplimiento a partir de documentos archivados.

Exportación y descarga de documentos

Opciones de exportación

• Descarga documentos individuales en formato PDF.
• Descarga masiva como archivo ZIP.
• Exporta con registro de auditoría y certificado.
• Exporta los metadatos a CSV o JSON.
• Exporta a un almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox).
• Exportaciones programadas para copia de seguridad.
• Exportación de API para la integración del sistema.

Controles de descarga

Controla quién puede descargar documentos:

• Desactiva las descargas de documentos confidenciales.
• Añade una marca de agua con la información del usuario a las descargas.
• Realiza un seguimiento de todos los eventos de descarga en el registro de auditoría.
• Limita el número de descargas por usuario.
• Caduca los enlaces de descarga después de su uso.
• Requerir autenticación adicional para las descargas.

Análisis de documentos

Estadísticas de uso

Realiza un seguimiento del uso del documento y del sistema:

• Total de documentos por estado
• Tiempo medio para completarlo
• Usuarios y equipos más activos
• Documenta las tendencias de volumen a lo largo del tiempo.
• Tipos de documentos y plantillas populares
• Uso y crecimiento del almacenamiento
• Estadísticas de uso de la API.

Informes de cumplimiento

• Documentos pendientes de firma.
• Documentos caducados o rechazados
• Accede a los informes de auditoría.
• Informes de actividad de los usuarios.
• Cumplimiento de la política de retención
• Informes de verificación de blockchain.
• Generador de informes personalizados

Integración y automatización

Integración con el almacenamiento en la nube

• Sincronización bidireccional con Google Drive.
• Integración con Dropbox para acceder a los archivos.
• Conexión con OneDrive y SharePoint
• Almacenamiento empresarial Box
• Carga automática en la nube después de firmar.
• Asignación de carpetas entre sistemas

Integración de sistemas empresariales

• Salesforce: adjuntar a oportunidades y cuentas.
• HubSpot: enlace a acuerdos y contactos.
• Microsoft Dynamics: integración con CRM.
• SAP - Gestión de documentos ERP
• NetSuite: flujo de trabajo de documentos financieros.
• Zapier: conéctate a más de 5000 aplicaciones.
• Integraciones API personalizadas.

Prácticas recomendadas

Organización del documento

• Establece una estructura de carpetas clara antes de realizar cargas masivas.
• Utiliza convenciones de nomenclatura coherentes.
• Aplica las etiquetas y los metadatos inmediatamente.
• Crea plantillas para tipos de documentos recurrentes.
• Archiva los documentos antiguos con regularidad.
• Establece políticas de retención desde el principio.
• Revisa y limpia las carpetas trimestralmente.

Seguridad y cumplimiento

• Revisa los permisos de acceso mensualmente.
• Revoca inmediatamente el acceso de los empleados que hayan dejado la empresa.
• Utiliza el uso compartido con límite de tiempo para terceros externos.
• Habilita la marca de agua de descarga para documentos confidenciales.
• Supervisar los registros de auditoría en busca de actividades inusuales.
• Realiza copias de seguridad periódicas de los documentos importantes.
• Verifica los hash de la cadena de bloques para los documentos importantes.

Optimización del rendimiento

• Comprime los archivos grandes antes de subirlos.
• Utiliza operaciones masivas para varios documentos.
• Archiva los documentos completados para reducir el desorden.
• Utiliza filtros guardados en lugar de búsquedas repetidas.
• Programa las exportaciones durante las horas de menor actividad.
• Limpia los borradores y los documentos cancelados.

Solución de problemas

Problemas comunes

• Error al cargar: comprueba el tamaño del archivo (máximo 100 MB), verifica la conexión a Internet, prueba con otro navegador.
• No se encuentra el documento: utiliza la búsqueda en lugar de navegar, comprueba los filtros y el acceso a las carpetas.
• Permiso denegado: ponte en contacto con el propietario del documento o el administrador para obtener acceso.
• Rendimiento lento: borra la caché del navegador, reduce el número de documentos en pantalla y archiva los archivos antiguos.
• La descarga no funciona: comprueba los bloqueadores de ventanas emergentes, verifica los permisos de descarga, prueba con otro navegador.
• Conflicto de versiones: varios usuarios editando simultáneamente; coordínate con el equipo.