Gestión de documentos

Chaindoc almacena tus documentos con verificación blockchain, control de versiones y un registro de auditoría completo. Aquí te explicamos cómo subir, organizar, gestionar permisos, retención y el flujo de vida de los documentos.

Si vienes de usar unidades compartidas o almacenamiento básico, la diferencia clave es que cada acción queda registrada y cada documento publicado obtiene un hash blockchain. No perderás la pista de quién cambió qué, ni cuándo.

Ciclo de vida del documento

Los documentos avanzan por diferentes estados a medida que se crean, envían para firmas y se completan. No necesitas gestionar las transiciones manualmente; ocurren automáticamente según las acciones de los firmantes.

Estados del documento

• Draft — aún en preparación, no enviado
• Pending — enviado para firmas, esperando la primera
• In progress — al menos una firma recogida, faltan más
• Completed — todas las firmas listas, documento finalizado
• Declined — un firmante rechazó el documento
• Voided — cancelaste antes de completarlo
• Expired — pasó la fecha límite sin todas las firmas
• Archived — movido a almacenamiento a largo plazo

Cómo funcionan las transiciones

Las transiciones son automáticas. Cuando envías un borrador, pasa a "pending". Cuando el primer firmante firma, cambia a "in progress". Cuando el último firma, está "completed". Puedes anular un documento en cualquier momento, y los firmantes pueden rechazarlo cuando quieran. Si vence el plazo, expira.

Subir documentos

Formatos compatibles

Chaindoc acepta la mayoría de tipos de archivo comunes. Los archivos que no son PDF se convierten automáticamente al subirlos (el original sigue disponible para descarga).

• PDF (recomendado)
• Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Imágenes: JPG, PNG, GIF, TIFF — convertidas a PDF con reconocimiento OCR
• Archivos de texto: .txt, .rtf
• OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Métodos de carga

Arrastrar y soltar en el navegador es la forma más rápida. También puedes usar el selector de archivos, importar desde Google Drive / Dropbox / OneDrive, o subir mediante la API. Para cargas masivas, la API permite enviar varios archivos en una sola petición.

El tamaño máximo es 50MB. Si lo superas con frecuencia, comprime tus PDF antes de subirlos.

Organizar tus documentos

Carpetas

Puedes crear carpetas y subcarpetas ilimitadas. La mayoría de equipos organizan por departamento, cliente o proyecto. Las carpetas se pueden compartir con tu equipo o mantener privadas.

El arrastrar y soltar también sirve para mover documentos entre carpetas. Vale la pena definir una estructura clara antes de hacer cargas masivas, ya que reorganizar después es tedioso.

Filtros y búsqueda

Los filtros te permiten reducir por estado, rango de fechas, firmante, tipo de documento o etiquetas personalizadas. Puedes guardar combinaciones de filtros como vistas para no tener que recrearlos cada vez.

La búsqueda abarca títulos, descripciones, metadatos, nombres de firmantes, correos e incluso IDs de transacciones blockchain. También permite búsqueda de texto completo dentro del contenido, aunque es más lenta en bibliotecas grandes.

Etiquetas y metadatos

Cada documento recibe automáticamente metadatos estándar: título, creador, fechas, tamaño, número de páginas, estado e IDs de transacciones blockchain. También puedes añadir campos personalizados (texto, número, fecha, desplegable) para cosas como valor del contrato, nombre del cliente o código de proyecto.

Las etiquetas funcionan con hashtags. Añade todas las que quieras y se autocompletarán desde las existentes. La etiquetación masiva funciona si necesitas etiquetar varios documentos a la vez.

Almacenamiento y seguridad

Los documentos se cifran con AES-256 en reposo y TLS 1.3 en tránsito. El almacenamiento está distribuido en varias regiones con copias de seguridad automáticas cada 6 horas. Para más información sobre cifrado y controles de acceso, consulta la guía de seguridad.

Anclaje blockchain

Cuando publicas un documento, su hash se escribe en blockchain. Hashes adicionales se registran en cada cambio de estado (firmado, anulado, etc.). Esto crea una prueba independiente de la existencia e integridad del documento que sobrevive incluso si Chaindoc desapareciera.

Control de versiones

Sube una nueva versión del mismo documento y Chaindoc rastrea el historial automáticamente. Puedes ver, comparar y restaurar versiones anteriores. Cada versión obtiene su propio hash blockchain, y el registro de auditoría muestra quién subió qué y cuándo.

Control de acceso

Los permisos controlan lo que cada persona puede hacer con un documento. Los configuras a nivel de documento o carpeta.

Niveles de permiso

• Owner — control total, puede eliminar y gestionar quién más tiene acceso
• Editor — puede editar, enviar para firma y gestionar el documento
• Viewer — solo lectura, puede ver y descargar
• Signer — puede ver y firmar documentos asignados
• Commenter — puede ver y comentar, pero no editar
• No access — bloqueado explícitamente

Compartir con terceros

Puedes compartir documentos con personas fuera de tu equipo por correo. Para acceso temporal, usa enlaces con límite de tiempo o protegidos con contraseña. Verás cada evento de acceso en el registro de auditoría, incluyendo intentos fallidos.

Retención y archivo

Configura políticas de retención para automatizar qué sucede con los documentos tras un período determinado. Esto importa para cumplimiento: documentos fiscales pueden necesitar 7 años, registros de empleo pueden requerir más.

• Establece períodos de retención por tipo de documento
• Archivo automático cuando termina el período
• Retención legal para prevenir eliminación durante litigios
• Cumple con requisitos de retención de GDPR, HIPAA y SOX
• Eliminación automática opcional tras el período de archivo
• Políticas de anulación para documentos específicos cuando sea necesario

Los documentos archivados se mueven a almacenamiento frío (menor costo, misma velocidad de recuperación). La verificación blockchain permanece intacta.

Exportar y descargar

Descarga documentos individuales como PDF, o descargas masivas como ZIP. Puedes incluir el registro de auditoría y certificado de finalización en la exportación. Los metadatos se exportan a CSV o JSON si necesitas usarlos en otro sistema.

Para exportaciones automatizadas, usa la API. También puedes configurar webhooks para activar exportaciones cuando un documento alcance un estado específico.

Controles de descarga

Para documentos sensibles, puedes desactivar descargas por completo, añadir marcas de agua con el nombre del visualizador, o limitar el número de descargas por persona. Todos los eventos de descarga aparecen en el registro de auditoría.

Análisis e informes

El panel muestra volumen de documentos por estado, tiempo promedio hasta completar, usuarios más activos, uso de almacenamiento y tendencias a lo largo del tiempo. Para cumplimiento, puedes generar informes sobre firmas pendientes, documentos expirados, registros de acceso y cumplimiento de políticas de retención.

Si necesitas informes personalizados, la API te da acceso a todos los datos subyacentes.

Integraciones

Chaindoc se conecta con proveedores de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) para sincronización bidireccional. También se integra con sistemas CRM y ERP como Salesforce, HubSpot y Microsoft Dynamics. Para cualquier otra cosa, usa la API o Zapier para conectar con más de 5000 apps.

Mejores prácticas

Algunas cosas que ahorran tiempo a medida que crece tu biblioteca de documentos:

• Define tu estructura de carpetas antes de cargas masivas. Reorganizar cientos de documentos después no es divertido.
• Usa nombres consistentes: "Acuerdo de Consultoría Q4 2025" es mejor que "Contrato_v3_FINAL.pdf".
• Aplica etiquetas al momento de subir, no después. Es fácil quedarse atrás.
• Revisa los permisos de acceso mensualmente y revoca acceso a quienes hayan dejado el equipo.
• Archiva documentos completados regularmente para mantener tu vista activa limpia.
• Configura políticas de retención desde el principio para no tener que clasificar todo retroactivamente.

Solución de problemas

Fallo al subir

Verifica el tamaño del archivo (máx 50MB) y tu conexión a internet. Si es un archivo de Word o PowerPoint, la conversión a PDF puede fallar en documentos con mucho formato. Intenta convertirlo tú mismo primero y sube el PDF.

No encuentras un documento

Usa la búsqueda en lugar de navegar. Verifica que tus filtros no lo estén ocultando (uno común: el filtro de estado está en "activo" pero el documento está archivado). También comprueba que tengas permiso para verlo.

Permiso denegado

Contacta al propietario del documento o al administrador de tu equipo. Pueden otorgar acceso desde los ajustes de compartir. Si eres el administrador, consulta los documentos de gestión de equipos para ver cómo los permisos se heredan de carpetas a documentos.

Qué hacer a continuación

• Firmas — aprende sobre tipos de firma y flujos de firma
• Gestión de equipos — configura roles, permisos y espacios de trabajo
• Documentación API — gestión programática de documentos
• Webhooks — recibe notificaciones cuando los documentos cambien de estado
• Seguridad — cifrado, controles de acceso y ajustes de cumplimiento