Firmas electrónicas

Crea firmas electrónicas legalmente vinculantes con facilidad.

Chaindoc ofrece una forma sencilla y segura de añadir firmas electrónicas a tus documentos. Nuestras firmas cumplen con las normas internacionales y están respaldadas por la verificación de blockchain para garantizar la máxima validez legal y la integridad del registro de auditoría.

Tipos de firmas

Chaindoc admite múltiples tipos de firmas para satisfacer diferentes requisitos legales y comerciales:

Firma electrónica simple (SES)

Firma digital básica para documentos de bajo riesgo y acuerdos internos:

• Funcionalidad «clic para firmar».
• Se requiere verificación por correo electrónico.
• Adecuado para acuerdos de confidencialidad, aprobaciones internas y acuerdos informales.
• Proceso de firma rápido sin retrasos por autenticación.
• Registro de auditoría básico con marca de tiempo y dirección IP.

Firma electrónica avanzada (AES) (próxima en 2026)

Mayor seguridad para los documentos críticos para el negocio:

• Autenticación multifactorial (SMS, aplicación de autenticación o correo electrónico).
• Verificación de identidad antes de firmar.
• Adecuado para contratos, acuerdos laborales y acuerdos con proveedores.
• Registro de auditoría completo con detalles de autenticación del firmante.
• Certificado de finalización verificado por blockchain.

Firma electrónica cualificada (QES) (próxima en 2026)

Máximo nivel de firma con estatus legal equivalente al de las firmas manuscritas:

• Certificado por autoridades de certificación de confianza.
• Verificación de identidad con documentos emitidos por el gobierno.
• Cumple con eIDAS, la ley ESIGN y la ley UETA.
• Requerido para sectores altamente regulados (legal, financiero, sanitario).
• Certificados protegidos por módulo de seguridad de hardware (HSM).
• Prueba de firma inmutable en cadena de bloques.

Cumplimiento legal

Las firmas de Chaindoc cumplen con las principales normativas sobre firmas electrónicas de todo el mundo:

Normas internacionales

• eIDAS (Identificación electrónica y servicios de confianza) - Unión Europea
• Ley ESIGN (Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Global y Nacional) - Estados Unidos
• UETA (Ley de Transacciones Electrónicas Uniformes) - Estados Unidos
• PIPEDA (Ley de Protección de Datos Personales y Documentos Electrónicos) - Canadá
• Ley de Transacciones Electrónicas - Australia
• Ley de Tecnología de la Información - India

Requisitos de cumplimiento

Para garantizar la validez legal, Chaindoc implementa:

• Intención clara de firmar (se requiere consentimiento explícito).
• Consentimiento para realizar transacciones comerciales por vía electrónica.
• Asociación de la firma con el registro.
• Conservación de registros y almacenamiento a prueba de manipulaciones.
• Verificación de la identidad del firmante.
• Registro de auditoría con marcas de tiempo y direcciones IP.
• Prueba de integridad respaldada por blockchain.

Flujo de trabajo de firmas

Creación de una solicitud de firma

Sigue estos pasos para solicitar firmas:

1. Sube tu documento (formatos PDF, Word o imagen).
2. Añadid los firmantes con sus direcciones de correo electrónico y nombres.
3. Asigna el orden de firma (firma secuencial o paralela).
4. Coloca los campos de firma en el documento.
5. Configura el tipo de firma y los requisitos de autenticación.
6. Añade un mensaje personalizado y una fecha límite (opcional).
7. Enviar solicitud de firma.

Tipos de campos de firma

Personaliza tus documentos con varios tipos de campos:

• Firma: campo de firma electrónica.
• Iniciales: para rubricar páginas o cláusulas.
• Fecha de firma: se rellena automáticamente con la fecha de firma.
• Campo de texto: para nombres, títulos o información personalizada.
• Casilla de verificación: para consentimiento o reconocimiento.
• Menú desplegable: para seleccionar entre opciones predefinidas.
• Botones de radio: para la selección de opciones exclusivas.

Opciones de orden de firma

• Secuencial: los firmantes reciben el documento en el orden especificado.
• Paralelo: todos los firmantes reciben el documento simultáneamente.
• Híbrido: combina grupos de firma secuenciales y paralelos.
• Condicional: el siguiente firmante depende de la acción del firmante anterior.

Experiencia del firmante

Recibir una solicitud de firma

Cuando se os invite a firmar, destinatarios:

1. Recibe notificaciones por correo electrónico con enlaces seguros.
2. Haz clic en el enlace para acceder al documento (no es necesario iniciar sesión para las firmas básicas).
3. Autentifica tu identidad si es necesario (MFA, código SMS, etc.).
4. Revisa el documento con los campos de firma resaltados.
5. Añade tu firma, iniciales y rellena los campos obligatorios.
6. Verifica la información y confirma la firma.
7. Recibe una copia firmada por correo electrónico al instante.

Opciones de creación de firmas

Los firmantes pueden crear firmas utilizando:

• Firma mecanografiada con varios estilos de fuente.
• Dibuja la firma con el ratón o la pantalla táctil.
• Sube una imagen de la firma manuscrita.
• Firma móvil con el dedo o un lápiz óptico.
• Firma guardada (para usuarios que regresan)

Verificación de cadena de bloques

Todas las firmas están protegidas con tecnología blockchain:

Prueba inmutable

• Hash del documento registrado en la cadena de bloques en el momento de la firma.
• ID de transacción único para cada evento de firma.
• Certificado de verificación a prueba de manipulaciones.
• Verificación independiente disponible para todas las partes.
• Registro permanente que sobrevive a los cambios organizativos.

Proceso de verificación

Cualquiera puede verificar un documento firmado:

1. Accede al portal de verificación en verify.chaindoc.com.
2. Sube el documento firmado o introduce el código de verificación.
3. El sistema calcula el hash del documento.
4. Comparación del hash con el registro de la cadena de bloques.
5. El resultado de la verificación muestra: integridad del documento, fechas de las firmas, detalles de los firmantes.
6. Descargar certificado de verificación (opcional).

Registro de auditoría y certificado

Registro de auditoría completo

Cada firma incluye información detallada de auditoría:

• Documenta la fecha y hora de envío y los datos del remitente.
• Entrega por correo electrónico y marcas de tiempo de apertura para cada destinatario.
• Documenta las marcas de tiempo (cuándo accedieron los firmantes al documento).
• Método de autenticación y registros de éxito/fracaso.
• Firma las marcas de tiempo con precisión de milisegundos.
• Direcciones IP e información del dispositivo.
• Datos de geolocalización (si están habilitados).
• Fecha de finalización del documento.
• ID de transacción de blockchain y número de bloque.

Certificado de finalización

El certificado generado automáticamente incluye:

• Título del documento e ID único del documento.
• Todas las partes con funciones (remitente, firmantes, espectadores).
• Cronología completa de todos los eventos.
• Imágenes de firmas y nombres escritos a máquina.
• Medidas de seguridad aplicadas (métodos de autenticación)
• Información de verificación de la cadena de bloques.
• Aviso legal y referencia a los términos del servicio.
• Código QR para verificación instantánea.

Funciones avanzadas

Firma en persona

Recoge firmas en persona con un solo dispositivo:

• Modo host para recopilar múltiples firmas.
• Cada firmante firma en el mismo dispositivo.
• Verificación individual por correo electrónico de cada firmante.
• Ideal para eventos, conferencias o firmas en la oficina.
• Todas las firmas se registran con pistas de auditoría independientes.

Envío masivo

Envía el mismo documento a varios destinatarios:

• Sube el archivo CSV con la información del destinatario.
• Combina campos para personalizar (nombre, empresa, etc.).
• Envía a cientos de firmantes simultáneamente.
• Seguimiento individual para cada documento.
• Informes de estado masivos y recordatorios.

Recordatorios y notificaciones

• Recordatorios automáticos cada 3 días (configurables).
• Mensajes de recordatorio personalizados
• Advertencias de caducidad antes de la fecha límite.
• Notificaciones en tiempo real para eventos relacionados con documentos.
• Opciones de notificación por correo electrónico y en la aplicación.

Firma Rechazo y nulidad

Gestiona las denegaciones de firmas y la cancelación de documentos:

• Los firmantes pueden rechazar con motivo.
• El remitente recibe una notificación inmediata.
• El remitente puede anular los documentos antes de su finalización.
• Documentos anulados marcados como cancelados en el registro de auditoría.
• Se notificará a todas las partes la denegación o anulación de la acción.

Prácticas recomendadas

Preparación de documentos

• Utiliza títulos de documentos claros para facilitar su identificación.
• Optimiza los archivos PDF (comprime los archivos grandes, elimina la seguridad).
• Coloca los campos de firma en posiciones lógicas.
• Etiqueta los campos claramente (por ejemplo, «Firma del cliente», «Aprobación del gerente»).
• Añadid instrucciones o descripciones para los campos complejos.
• Prueba el flujo de firma antes de enviarlo a destinatarios importantes.

Recomendaciones de seguridad

• Utiliza firmas avanzadas o cualificadas para documentos legales.
• Habilita la autenticación multifactorial (MFA) para los acuerdos confidenciales.
• Establece fechas de caducidad adecuadas (normalmente entre 7 y 30 días).
• Exigir autenticación para contratos de alto valor.
• Guarda los documentos firmados en un lugar seguro.
• Haz copias de seguridad periódicas de los documentos y certificados firmados.
• Verifica los registros de la cadena de bloques para los documentos críticos.

Consejos de comunicación

• Incluye líneas de asunto claras en las solicitudes de firma.
• Añade mensajes personalizados que expliquen el documento.
• Proporciona información sobre el contexto y los plazos.
• Incluye información de contacto para preguntas.
• Utiliza un tono profesional en todas las comunicaciones.
• Haz un seguimiento con una llamada telefónica para los documentos urgentes.

Solución de problemas

Problemas comunes

Soluciones para problemas frecuentes de firma:

• El firmante no recibió el correo electrónico: revisa la carpeta de spam/correo no deseado, verifica la dirección de correo electrónico y vuelve a enviar la solicitud.
• Enlace caducado: el remitente puede ampliar el plazo y volver a enviar el mensaje.
• Autenticación fallida: verifica que la información de contacto coincida con la solicitud, prueba una autenticación alternativa.
• No se puede dibujar la firma en el móvil: asegúrate de que el dispositivo permite la entrada táctil, prueba con una firma escrita.
• El documento no se carga: comprueba la conexión a Internet, prueba con otro navegador, borra la caché.
• Falta el campo de firma: Ponte en contacto con el remitente para añadir los campos obligatorios.

Recursos de apoyo

• Asistencia por correo electrónico: support@chaindoc.io
• Documentación de la API para desarrolladores.