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Firmas electrónicas

Chaindoc te permite añadir firmas electrónicas con validez legal a cualquier documento, con verificación blockchain integrada. Esta página cubre los tres tipos de firma, los detalles de cumplimiento y cómo funciona el flujo de firma en la práctica.

Cada firma se registra en la blockchain, creando un registro inmutable que se sostiene ante un tribunal. Esto se suma al registro de auditoría estándar (marcas de tiempo, direcciones IP, método de autenticación). Si eres nuevo en Chaindoc, la guía de inicio rápido te lleva paso a paso para enviar tu primera solicitud de firma.

Tipos de firma

Chaindoc soporta tres niveles de firma electrónica. La mayoría de contratos comerciales funcionan bien con firmas simples. Las industrias reguladas suelen necesitar firmas avanzadas o cualificadas.

Firma electrónica simple (SES)

La opción predeterminada para documentos cotidianos. Los firmantes hacen clic para firmar tras la verificación por email. No hay paso adicional de autenticación, así que el proceso es rápido.

  • Clic para firmar con verificación por email
  • Funciona bien para NDAs, aprobaciones internas y acuerdos informales
  • Registro de auditoría con marca de tiempo y dirección IP
  • La firma tarda menos de un minuto en la mayoría de documentos

Firma electrónica avanzada (AES)

Añade autenticación multifactor antes de firmar. El firmante prueba su identidad mediante SMS, app de autenticación o código por email. Es la elección correcta para contratos, acuerdos de empleo y contratos con proveedores donde necesitas una prueba más sólida de quién firmó.

  • Autenticación multifactor (SMS, autenticador o email)
  • Verificación de identidad antes de que el firmante pueda acceder al documento
  • Registro de auditoría completo incluyendo detalles de autenticación
  • Certificado de finalización verificado por blockchain

Firma electrónica cualificada (QES)

El nivel más alto. QES tiene el mismo peso legal que una firma manuscrita en la UE bajo eIDAS. Requiere verificación con documento de identidad emitido por el gobierno y certificados de una autoridad de confianza. Si trabajas en el sector legal, servicios financieros o sanitario, probablemente tu equipo de cumplimiento pedirá esto.

  • Certificada por autoridades de certificación de confianza
  • Verificación de ID con documentos emitidos por el gobierno
  • Cumple con eIDAS, ESIGN Act y UETA
  • Certificados protegidos por HSM
  • Prueba inmutable de firma en blockchain

Las firmas Chaindoc cumplen con las principales regulaciones de firma electrónica. Esto es lo que cubrimos y cómo funciona en la práctica.

Regulaciones soportadas

  • eIDAS — Identificación Electrónica y Servicios de Confianza (Unión Europea)
  • ESIGN Act — Firmas Electrónicas en Comercio Global y Nacional (Estados Unidos)
  • UETA — Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (Estados Unidos, adoptada en 47 estados)
  • PIPEDA — Ley de Protección de Información Personal y Documentos Electrónicos (Canadá)
  • Ley de Transacciones Electrónicas (Australia)
  • Ley de Tecnología de la Información (India)

Qué hace que una firma sea legalmente válida

Chaindoc maneja estos requisitos automáticamente, pero vale la pena saber qué ocurre entre bastidores:

  • Los firmantes deben consentir explícitamente en firmar (sin autofirma)
  • Cada firma está criptográficamente vinculada al documento
  • Los documentos se almacenan con comprobaciones de integridad inmutables
  • La identidad del firmante se verifica en el nivel que configures
  • Registro de auditoría completo: marcas de tiempo, direcciones IP, método de autenticación, info del dispositivo
  • El hash de blockchain proporciona prueba independiente y permanente

Para profundizar en el cifrado y controles de acceso, consulta la guía de mejores prácticas de seguridad.

Flujo de firma

Crear una solicitud de firma

Puedes crear solicitudes a través de la interfaz web o vía la API. Los pasos son los mismos de cualquier forma:

  1. Sube tu documento (PDF, Word o imagen)
  2. Añade firmantes con sus direcciones de email
  3. Elige un orden de firma (secuencial, paralelo o híbrido)
  4. Coloca los campos de firma en el documento
  5. Elige el tipo de firma y nivel de autenticación
  6. Establece una fecha límite y mensaje personalizado opcional
  7. Envía la solicitud

Si lo haces mediante código, la documentación de la API tiene la referencia completa de endpoints. El método del SDK es `chaindoc.signatures.createRequest()`.

Tipos de campo de firma

Puedes añadir diferentes tipos de campo a tus documentos. No todos los documentos necesitan todos estos campos, pero están disponibles:

  • Firma — el campo de firma electrónica principal
  • Iniciales — para poner iniciales en páginas o cláusulas individuales
  • Fecha de firma — se rellena automáticamente con la marca de tiempo
  • Campo de texto — para nombres, títulos o cualquier texto personalizado
  • Casilla de verificación — para consentimiento o reconocimiento
  • Desplegable y botones de opción — para seleccionar entre opciones

Opciones de orden de firma

  • Secuencial — los firmantes reciben el documento uno a la vez, en el orden que estableces
  • Paralelo — todos lo reciben a la vez y pueden firmar independientemente
  • Híbrido — mezcla de grupos secuenciales y paralelos (ej. ambos clientes firman en paralelo, luego el gerente firma al final)
  • Condicional — el siguiente firmante depende de lo que hizo el anterior

Qué ven los firmantes

Comprender la experiencia del firmante importa si quieres altas tasas de finalización. Este es el flujo desde su perspectiva.

El flujo de firma

1Notificación por emailEl firmante recibe un email con un enlace seguro. No se requiere cuenta de Chaindoc para firmas básicas.

2Autenticación (si está configurada)Para AES/QES, el firmante verifica su identidad vía MFA, código SMS o carga de ID antes de acceder al documento.

3Revisión del documentoEl documento se abre con campos resaltados mostrando exactamente dónde firmar, poner iniciales o rellenar información.

4Firmar y confirmarEl firmante añade su firma (escrita, dibujada o cargada), completa los campos requeridos y confirma.

5Copia firmada entregadaTodos reciben el documento firmado por email inmediatamente, con un certificado de verificación blockchain adjunto.

Cómo los firmantes crean su firma

Los firmantes pueden elegir el método que les resulte más natural:

  • Escribir su nombre y elegir un estilo de fuente
  • Dibujar con ratón, trackpad o pantalla táctil
  • Subir una imagen de su firma manuscrita
  • Usar una firma guardada de una sesión anterior

Verificación blockchain

Esto es lo que diferencia a Chaindoc de las herramientas de firma electrónica estándar. Cada documento firmado obtiene un hash escrito en la blockchain, creando una prueba permanente e independiente de que el documento no ha sido modificado desde la firma.

Qué se registra

  • Un hash criptográfico del documento firmado
  • ID de transacción único para cada evento de firma
  • Número de bloque y marca de tiempo en la red blockchain
  • El registro es permanente y no puede ser eliminado por nadie, incluyendo a Chaindoc

Cómo verificar un documento

Cualquiera puede verificar un documento firmado, incluso sin cuenta de Chaindoc:

  1. Ve al portal de verificación en verify.chaindoc.com
  2. Sube el documento firmado o introduce el código de verificación
  3. El sistema calcula el hash del documento y lo verifica contra la blockchain
  4. Verás el resultado: estado de integridad del documento, fechas de firma y detalles de firmantes
  5. Descarga un certificado de verificación si lo necesitas para tus registros

Registro de auditoría y certificado

Cada firma genera un registro de auditoría detallado y un certificado de finalización. El registro de auditoría es lo que mostrarías a un tribunal o auditor si alguien disputa una firma.

Qué captura el registro de auditoría

  • Cuándo se envió el documento y por quién
  • Marcas de tiempo de entrega y apertura de email por destinatario
  • Cuándo cada firmante vio el documento
  • Método de autenticación y registros de éxito/fracaso
  • Marcas de tiempo de firma (precisión de milisegundos)
  • Direcciones IP e información del dispositivo
  • Datos de geolocalización (si está habilitado)
  • ID de transacción blockchain y número de bloque

Certificado de finalización

Generado automáticamente cuando todas las partes han firmado. Agrupa todo en un documento:

  • Título del documento e ID único
  • Todas las partes, sus roles y sus acciones
  • Cronología completa de eventos
  • Imágenes de firma y nombres escritos
  • Métodos de autenticación utilizados
  • Datos de verificación blockchain
  • Código QR para verificación instantánea

Funciones avanzadas

Firma en persona

A veces necesitas recoger firmas cara a cara. El modo anfitrión de Chaindoc permite que varias personas firmen en el mismo dispositivo, con verificación de email separada para cada firmante. Útil para eventos, conferencias o visitas a la oficina.

Envío masivo

¿Necesitas enviar el mismo documento a docenas (o cientos) de personas? Sube un CSV con la info de destinatarios, usa campos de combinación para personalización, y realiza un seguimiento de cada uno individualmente. Ideal para paquetes de incorporación, reconocimientos de políticas o renovaciones anuales.

Recordatorios y notificaciones

Los recordatorios automáticos se envían cada 3 días por defecto (puedes cambiar el intervalo). También recibirás notificaciones cuando los documentos se ven, firman o rechazan. Configura webhooks si quieres que estos eventos se envíen a tu app en tiempo real.

Rechazo y anulación

Los firmantes pueden rechazar una solicitud y proporcionar un motivo. Te notificamos inmediatamente. Por tu parte, puedes anular un documento en cualquier momento antes de la finalización. Ambas acciones se registran en el registro de auditoría y todas las partes son notificadas.

Mejores prácticas

Preparar tus documentos

Algunas cosas que ahorran tiempo y reducen la fricción al firmar:

  • Usa títulos claros. "Acuerdo de Consultoría Q4 2025" es mejor que "Contract_v3_final_FINAL.pdf".
  • Comprime PDFs grandes antes de subir. El máximo es 50MB, pero archivos más pequeños cargan más rápido para los firmantes.
  • Coloca los campos de firma donde los firmantes los esperarían naturalmente.
  • Etiqueta los campos claramente: "Firma del Cliente", "Aprobación del Gerente", no solo "Firma 1".
  • Prueba el flujo de firma tú mismo antes de enviarlo a destinatarios reales. Detectarás problemas de diseño con anticipación.

Consejos de seguridad

Adapta el tipo de firma a la importancia del documento. No lo sobre-diseñes, pero no omitas la autenticación para contratos importantes.

  • Usa AES o QES para documentos legales y financieros
  • Habilita MFA para cualquier cosa donde la identidad del firmante sea crítica
  • Establece plazos razonables (7-30 días para la mayoría de contratos)
  • Mantén los documentos firmados respaldados y accesibles
  • Para contratos de alto valor, verifica el registro blockchain después de la firma

Resolución de problemas

El firmante no recibió el email

Revisa primero su carpeta de spam/correo no deseado. Si no está allí, verifica que la dirección de email sea correcta y reenvía la solicitud. Algunos filtros de email corporativos bloquean enlaces de firma, así que puede ser necesario incluir chaindoc.io en la lista blanca.

Enlace de firma caducado

Puedes extender el plazo desde tu panel y reenviar. El firmante recibe un enlace nuevo.

No se puede dibujar la firma en móvil

Asegúrate de que el navegador permita entrada táctil. Si aún no funciona, el firmante puede cambiar a una firma escrita en su lugar. Todos los métodos de firma tienen la misma validez legal.

Para problemas específicos de la API, consulta la documentación de la API. Para problemas de entrega de webhooks, hay una guía de reintentos y depuración en la documentación de webhooks. Si estás configurando roles de equipo y permisos, eso se cubre en la sección de gestión de equipos.