Tabla de retención documental: qué guardar, cuánto tiempo y desde cuándo

Llega un requerimiento de Hacienda con diez días de plazo y te pide las facturas de un ejercicio que cerraste hace cuatro años. Ahí se ve si tu archivo sirve.

Una tabla de retención documental es la lista de series de documentos de tu empresa con el tiempo que cada una debe permanecer guardada y qué se hace con ella al final: conservarla, seleccionarla o eliminarla. El nombre viene del derecho archivístico colombiano, donde la Ley 594 de 2000 la define en su artículo 3 y obliga a las entidades públicas. Para una empresa privada es referencia técnica, no mandato, y la necesita igual: lo que obliga son los plazos del código de comercio y de la ley fiscal de cada país.

Quién revisa: la AEAT en España, el SAT en México, la DIAN en Colombia y la inspección de trabajo. Ninguna te pedirá la tabla; todas te piden documentos concretos y con fecha. Sin el justificante pierdes la deducción. La gestión documental decide dónde vive cada archivo. La tabla decide hasta cuándo.

Las tablas no dicen tres cosas, y son las que deciden si sirven.

La primera: cuando un documento cae en la vía mercantil y en la fiscal, manda la más larga.

La segunda: México se separa en contratos. El artículo 49 de su Código de Comercio pide diez años para los originales que consignen contratos, así que uno firmado en 2020 sigue archivado en 2030. Dentro de un sistema de gestión de contratos, vencimiento y plazo de guarda viven en el mismo expediente.

La tercera es la fila más floja, las nóminas españolas: no hay artículo que las cubra, y los cuatro años que todo el mundo repite salen de la prescripción de la LISOS, que sanciona, no archiva.

El error más caro rara vez es guardar poco: es contar mal.

La vía mercantil: desde el último asiento

El plazo de conservación de documentos mercantiles se cuenta desde el último asiento, no desde la fecha del documento. Una factura de marzo de 2024 anotada en un libro cuyo último asiento es de diciembre empieza a contar en diciembre: en España, seis años desde ahí, hasta finales de 2030. La Ley 962 de 2005 dice lo mismo para los diez años colombianos. La consecuencia incomoda a quien quiere vaciar el archivo por ejercicios cerrados: el reloj de todo el libro arranca en su última anotación, así que el documento más viejo hereda la fecha del más nuevo.

La vía fiscal: desde el impuesto

La conservación de documentos contables y fiscales arranca en el impuesto. En España, cuatro años desde que termina el plazo para declarar: el artículo 66 de la Ley General Tributaria fija ese plazo y los siguientes regulan el cómputo y la interrupción, porque cualquier actuación de la AEAT reinicia el reloj. En México, cinco años desde que se presentó o debió presentarse la declaración, artículo 30 del Código Fiscal de la Federación.

Colombia arranca en otro punto. El Estatuto Tributario cuenta cinco años desde el 1 de enero del año siguiente a la elaboración, expedición o recibo del documento, y la Ley 962 de 2005 ata ese periodo a la firmeza de la declaración de renta que el documento respalda.

El plazo que no es tuyo

Un plazo mexicano se confunde con todos los anteriores. El artículo 67 del CFF fija en cinco años la caducidad de las facultades de revisión del SAT, ampliables a diez si el contribuyente no se inscribió en el RFC, no llevó contabilidad o no declaró. Es el plazo de la autoridad para revisarte, no el tuyo para guardar, y confundirlos lleva a destruir años antes de tiempo.

Digitalizar no es conservar. Lo que convierte un PDF en documento aceptable son tres listas de condiciones que se parecen mucho entre sí:

• España. Los artículos 19 y 20 del Reglamento de facturación, Real Decreto 1619/2012, permiten conservar en electrónico si se garantizan la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad, y exigen que la Administración tributaria pueda acceder en línea a los datos y descargarlos.
• México. El artículo 46 bis del Código de Comercio autoriza digitalizar y conservar en medios electrónicos siguiendo la norma de la Secretaría de Economía, la NOM-151-SCFI-2016: integridad, identificación única, accesibilidad, preservación del formato y digitalización certificada por un prestador acreditado. La constancia que emite vale diez años como mínimo.
• Colombia. El artículo 12 de la Ley 527 de 1999 da por cumplido el deber de conservar cuando el mensaje de datos queda accesible para consulta posterior, se guarda en un formato que reproduzca con exactitud la información y conserva los datos de origen, destino, fecha y hora.

Las tres piden lo mismo: que se sepa de dónde salió el documento, que nadie lo haya tocado y que se pueda abrir dentro de diez años. Una firma electrónica con identidad verificada cubre las dos primeras.

El resto es formato y copias. Si el expediente registra quién abrió qué y cuándo, la pista de auditoría convierte tu palabra en prueba.

El calendario español se ha movido dos veces y medio internet sigue anclado a la fecha vieja.

El Real Decreto 1007/2023 exige que los sistemas de facturación garanticen integridad, conservación, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, y Verifactu los remite a la AEAT en tiempo real a cambio de presunción de cumplimiento. La fecha original era julio de 2025, el Real Decreto 254/2025 la llevó a 2026 y el Real Decreto-ley 15/2025 la volvió a mover: 1 de enero de 2027 para los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, 1 de julio de 2027 para el resto de obligados del artículo 3.1, autónomos incluidos.

En Colombia el cambio es más silencioso: el Acuerdo 001 de 2024 del Archivo General de la Nación derogó el Acuerdo 004 de 2019. Si tu TRD todavía lo cita, la referencia está caducada.

Las dos obligaciones tiran en direcciones opuestas y las dos son ciertas. La fiscal dice que guardes; la de protección de datos, que borres cuando ya no haga falta.

España lo resuelve con el bloqueo. El artículo 32 de la LOPDGDD establece que, cuando procede rectificar o suprimir datos, el responsable los bloquea en lugar de borrarlos: los reserva con medidas que impiden tratarlos, a disposición solo de jueces, fiscales y administraciones. Dura lo que dure la prescripción de esas responsabilidades. Después, destrucción.

México pone un número: el artículo 10 de la LFPDPPP obliga a suprimir los datos sobre incumplimiento de obligaciones contractuales a los setenta y dos meses, seis años, desde la fecha del incumplimiento.

Colombia no pone ninguno: la Ley 1581 de 2012 ata la conservación a la finalidad del tratamiento, sin plazo numérico. Si alguien te cita "el plazo de la Ley 1581", pídele el artículo.

Lo práctico es separar dos cosas que duermen en la misma carpeta: el documento de negocio, que se guarda por el plazo legal, y el dato personal accesorio, que se minimiza antes. Mientras el plazo corre, controla quién entra: los permisos por rol son la forma operativa del bloqueo.

Autónomo o profesional independiente. Una hoja con seis filas basta: facturas emitidas y recibidas, declaraciones, contratos, nóminas y correspondencia con clientes. Aplica a todo el bloque el plazo más largo de tu país.

Pyme de diez a cincuenta personas. Aquí una tabla de retención documental de verdad ya paga su coste: doce a veinte series, columna de país si facturas fuera y un responsable con nombre y apellido por bloque. Revisa la tabla al cerrar cada ejercicio. Si los contratos ya viven en una herramienta de gestión documental, la fecha de eliminación va en el mismo expediente que la de vencimiento.

Empresa con operación en varios países. Una sola tabla, con columna de país y columna de vía, y la regla de que gana el plazo más largo cuando un documento cae en dos jurisdicciones. Lo que suele fallar es el soporte: si México te pide constancia NOM-151 y España acceso en línea, el archivo debe servir para ambas. Al comparar herramientas, mira antes cómo se cobra el archivo que la lista de funciones.

Y una advertencia: la tabla que nadie revisa envejece al ritmo de las normas. El Acuerdo 004 de 2019 fue correcto hasta que dejó de serlo.