Software jurídico no celular: o que as regras permitem e o que continua no escritório

O software jurídico acompanha o papel de um cliente do primeiro telefonema até a pasta encerrada: a ficha de atendimento, o contrato de honorários, as minutas e suas versões, os originais assinados, as petições e o prazo de guarda que decide quando tudo é descartado. No celular, quase tudo isso se reduz a três gestos. Você lê, aprova e assina ou faz assinar. O resto continua pedindo teclado, e tudo bem.

Pergunte a um fornecedor o que é um sistema jurídico e ele vai falar de pastas por processo, prazos, controle de horas, modelos de peças, arquivamento de e-mails e integração com os tribunais. Projuris, ADVBOX e Aurum são exemplos de fornecedores desse tipo de programa. O que cada aplicativo faz no celular depende do produto, e não é o assunto aqui. O assunto são as regras.

A resposta honesta para o que os escritórios usam para gerir a pasta do cliente costuma ser: dois ou três programas, cada um com uma parte do processo, e o celular como janela para todos. Assinar, peticionar em juízo e lavrar uma escritura em cartório são tarefas à parte, com regras próprias.

O celular muda o risco, não a lei. O sigilo profissional não pergunta em qual tela você trabalhou, e sim se você tomou cuidados razoáveis para que terceiros não vejam as informações do cliente. O Chaindoc cobre uma parte disso, a assinatura, e roda no navegador do celular, sem instalar nada.

Quem contrata software jurídico costuma receber um pacote montado em torno de clientes e processos: prazos, controle de horas, financeiro e um módulo de documentos. Os fornecedores falam também em sistema para escritório de advocacia e em gestão de escritório de advocacia. O escritório com muito e-mail e muitas versões acrescenta uma gestão eletrônica de documentos própria. Nenhum desses programas é o sistema do tribunal, e nenhum substitui a prova de quem assinou o quê.

Veja como a pasta do cliente se divide quando metade do escritório trabalha pelo celular.

No Brasil, quase tudo o que um cliente assina pode ser assinado por meio eletrônico, e o aparelho não muda isso: pelo art. 107 do Código Civil, a validade da declaração de vontade não depende de forma especial, senão quando a lei expressamente a exigir. As exceções são estreitas, e são justamente os documentos que alguém quer resolver à noite, cansado, pelo celular: o testamento, certas procurações e tudo o que vai ao tribunal.

A tabela é um mapa de trabalho para o dia a dia com software jurídico, não consultoria para um caso concreto. Um sim quer dizer que a lei não impede. O seguro profissional ou as regras internas do cliente podem impedir.

O contrato de honorários advocatícios nasce no software jurídico e é o documento que mais se assina no celular, quase sempre por um cliente que acabou de sair do escritório ou nunca esteve lá. Tudo bem. Um contrato assinado no estacionamento obriga tanto quanto o assinado na mesa, desde que o cliente tenha conseguido ler e você consiga mostrar quem assinou.

O que as normas pedem

O Código de Ética e Disciplina da OAB (Resolução 02/2015) diz, no art. 48, que a prestação de serviços de advocacia será contratada, preferentemente, por escrito, e que o contrato não exige forma especial. O § 1º pede clareza e precisão sobre o objeto, os honorários ajustados, a forma de pagamento e a extensão do patrocínio, inclusive se abrange todos os atos do processo ou só um grau de jurisdição, e sobre o que acontece se a causa acabar em acordo. Ou seja, o escrito é a forma recomendada, não uma formalidade imposta. Mas compensa. O Estatuto da Advocacia (art. 24) dá ao contrato escrito a força de título executivo, e o CPC (art. 784, § 4º) admite, nos títulos constituídos por meio eletrônico, qualquer modalidade de assinatura eletrônica prevista em lei, dispensadas as testemunhas quando o provedor de assinatura confere a integridade.

Nos honorários de êxito, o art. 50 do Código de Ética exige que a verba seja em dinheiro e que, somada à sucumbência, não passe das vantagens do cliente. O art. 48, § 6º, manda observar o valor mínimo da tabela de honorários da seccional.

Modelo e tela do celular

Um modelo de contrato de honorários advocatícios poupa tempo, mas a assinatura eletrônica não conserta um contrato que esquece de dizer o que acontece se a causa acabar em acordo. Revise o modelo uma vez por ano. Depois pense na tela: doze páginas rolam no celular, não são lidas. Sinceramente, uma página com objeto, honorários e encerramento no topo, e as condições completas abaixo, protege mais que qualquer tecnologia de assinatura.

Assinar é a parte fácil, mas o que cada método de assinatura no celular comprova varia mais do que muito escritório imagina. Um rabisco com o dedo em um aplicativo de PDF comprova pouco; um link de assinatura com registro de auditoria comprova bem mais.

Uma ficha de atendimento parece burocracia. O sigilo diz outra coisa: o art. 35 do Código de Ética obriga o advogado a guardar sigilo dos fatos de que tome conhecimento no exercício da profissão, e o art. 36 presume confidenciais as comunicações entre advogado e cliente. O formulário que o interessado preenche no celular, mesmo que depois vá para o seu software jurídico, tem exatamente esses fatos. Decida onde as respostas ficam, quem as lê no escritório e por quanto tempo guarda as de quem nunca virou cliente. Se o formulário fica no site do escritório, ele convive com as regras de publicidade: o Provimento 205/2021 veda usar valores de honorários ou descontos como isca para captar clientes (art. 3º, I) e admite ferramentas digitais, como um chatbot, para coletar dados e documentos. Confira os conflitos antes de enviar o contrato.

Duas normas enquadram o uso do software jurídico no celular. O Estatuto da Advocacia (Lei 8.906/1994) garante, no art. 7º, II, a inviolabilidade do escritório, dos instrumentos de trabalho e da correspondência escrita, eletrônica, telefônica e telemática relativa ao exercício da advocacia, e trata como infração disciplinar violar, sem justa causa, o sigilo profissional (art. 34, VII). O Código de Ética completa: o sigilo é de ordem pública (art. 36) e as comunicações entre advogado e cliente se presumem confidenciais (art. 36, § 1º). Nenhuma das duas fala de celular, e não precisa.

LGPD e o guia da ANPD

A LGPD (Lei 13.709/2018, art. 46) obriga os agentes de tratamento a adotar medidas de segurança, técnicas e administrativas, aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados. Para quem é de pequeno porte, o Guia Orientativo de Segurança da Informação da ANPD (outubro de 2021) é o texto mais próximo de uma política de celular. Na seção sobre dispositivos móveis, ele sugere:

• autenticação multifator para acessar aparelhos e sistemas, e guardar os dispositivos em local seguro quando não estão em uso
• separar, sempre que possível, os celulares de uso privado dos de uso institucional, porque os pessoais estão sujeitos a mais vulnerabilidades
• não usar celulares pessoais para fins institucionais quando não der para aplicar as mesmas medidas da organização
• ter como apagar remotamente os dados pessoais em caso de perda ou roubo

Para comparar: a ABA nos Estados Unidos

A American Bar Association respondeu à mesma pergunta em dois pareceres. A Formal Opinion 477R (2017) exige esforços razoáveis e cuidados adicionais para informação muito sensível. A Formal Opinion 498 (2021), sobre a prática virtual, lê-se como uma política de celulares: senhas fortes, VPN, atualizações, apagamento remoto, nenhum acesso para a família, arquivamento. Serve de modelo; a que obriga você é a norma da OAB.

O que isso significa para o seu software jurídico

A maior parte é configuração, não compra. Ative o bloqueio com senha forte e a criptografia do aparelho, prepare o apagamento remoto, mantenha os aplicativos do escritório fora de perfis compartilhados e garanta que o escritório recupere a pasta se um celular quebrar. Um aviso final: o guia da ANPD orienta, não vincula. Leia o que a sua seccional da OAB pede antes de redigir a política.

O dever cabe em uma frase: o advogado tem o dever de guardar sigilo dos fatos de que tome conhecimento no exercício da profissão (Código de Ética, art. 35), e violá-lo sem justa causa é infração disciplinar (Estatuto, art. 34, VII). O sigilo cede apenas diante de justa causa, como grave ameaça à vida e à honra ou defesa própria (art. 37). Dispositivos, nuvens e aplicativos não aparecem, e não precisam: o dever acompanha a informação aonde quer que ela vá.

Um prestador que trata os seus documentos, seja um software jurídico na nuvem ou uma ferramenta de assinatura, entra nesse quadro por dois caminhos. Pela LGPD, o escritório é o controlador e o prestador, em regra, o operador, que trata os dados conforme as instruções do escritório (art. 39). Pela OAB, o sigilo continua sendo do advogado, seja qual for o prestador. Leia o contrato antes de subir a primeira pasta.

Em Portugal, o dever vem do art. 92.º do Estatuto da Ordem dos Advogados (Lei n.º 145/2015): segredo profissional sobre os factos conhecidos no exercício das funções, com o dever de exigir de quem colabora com o advogado, por declaração escrita, o mesmo cumprimento antes de a colaboração começar. As peças seguem pelo Citius, regulado desde 20 de outubro de 2025 pela Portaria n.º 350-A/2025/1, que pede assinatura eletrónica qualificada com atributo profissional (art. 5.º; até 1 de janeiro de 2027 tolera-se o certificado de assinatura eletrónica avançada).

Quanto à assinatura, a regra geral é a liberdade de forma (Código Civil, art. 107), e a Medida Provisória 2.200-2/2001 (art. 10, § 2º) admite outros meios de comprovar autoria e integridade, desde que as partes os aceitem. A Lei 14.063/2020 (art. 4º) distingue as assinaturas simples, avançada e qualificada, num campo voltado às interações com entes públicos. Isso resolve a maioria das dúvidas de forma, salvo onde a lei exige testemunhas, escritura pública ou a própria mão do testador.

Petições vão pelo sistema do tribunal. A Lei 11.419/2006 admite o envio de petições por meio eletrônico mediante assinatura eletrônica, que pode ser a assinatura digital baseada em certificado de autoridade certificadora credenciada ou o cadastro de usuário no Poder Judiciário, e exige credenciamento prévio (arts. 1º, § 2º, III, e 2º). A Resolução CNJ 335/2020 mantém o PJe como sistema prioritário de processo eletrônico do CNJ. Uma assinatura recolhida em um aplicativo de terceiros não é a forma como o advogado protocola uma petição, mesmo que o seu software jurídico se integre ao PJe.

Quando alguém busca assinatura digital de advogado, quase sempre procura o certificado digital ICP-Brasil usado para peticionar, emitido por autoridade certificadora credenciada, como a da própria OAB. O Chaindoc não emite esse certificado nem assina com ele.

O cartório é a outra fronteira. O e-Notariado, criado pelo Provimento CNJ 100/2020 e hoje previsto no Código Nacional de Normas do foro extrajudicial (Provimento 149/2023), permite atos notariais eletrônicos com videoconferência e assinatura pelo sistema do próprio e-Notariado. Um registro de auditoria, por detalhado que seja, não é ato notarial. O testamento fica no mesmo lugar: quem decide é o Código Civil, e é ali que o papel e a tinta ainda têm serventia.

Escritórios pequenos têm uma vantagem: menos gente, menos celulares. E uma fraqueza: o advogado costuma ser o próprio departamento de TI, e a política de aparelhos que o guia da ANPD sugere nunca é escrita. Escreva mesmo assim. Uma página basta: quais aparelhos podem guardar pastas de clientes, o que precisa estar ligado, para quem ligar quando um celular some.

O guia da ANPD é dirigido a agentes de tratamento de pequeno porte, categoria em que muitos escritórios se encaixam, e recomenda termos de confidencialidade com os funcionários e o princípio do menor privilégio: cada pessoa acessa o mínimo de que precisa para trabalhar. Na prática, estagiários e assistentes que cobram assinaturas pelo celular recebem só o acesso de que o trabalho exige, quer o escritório use um software jurídico completo ou uma simples ferramenta de assinatura.

Um departamento jurídico tem o mesmo problema em escala maior: os pedidos vêm de vendas e compras, os signatários estão espalhados pela empresa e o contrato assinado precisa continuar ligado ao pedido que o originou.

No Chaindoc, papéis e espaços de trabalho compartilhados cobrem essa divisão: quatro papéis integrados (Owner, Admin, Member e Accounter) mais papéis personalizados, e espaços de trabalho pessoais e compartilhados, para que os documentos de um caso fiquem com quem trabalha nele. A gestão de equipe está nos planos Team e Business; uma ordem de assinatura fixa por rotas de aprovação é um recurso do plano Business. Para o que o registro mostra depois, veja o que uma trilha de auditoria registra.

Uma divisão simples de acessos, seja qual for o programa.

O Chaindoc não é um software jurídico, nem uma gestão de documentos, nem um caminho até o tribunal. É o elo da assinatura: você sobe o contrato de honorários, o termo de confidencialidade ou o acordo em PDF, adiciona os signatários, e eles assinam por um link no celular. Os aplicativos nativos para iOS e Android estão em desenvolvimento e ainda não estão nas lojas; hoje, a experiência no celular é o aplicativo web responsivo no navegador.

Alguns fatos para a sua própria análise do sigilo e da LGPD, ditos com franqueza porque é disso que ela precisa:

• Os arquivos trafegam por TLS. Os servidores do Chaindoc leem cada arquivo para analisá-lo, calcular o hash e assiná-lo, então ele não é criptografado de ponta a ponta. O que é criptografado com AES-256 são as chaves privadas de assinatura dos usuários.
• No envio, o servidor calcula o hash do arquivo. Ao publicar o documento, o hash dessa versão é gravado em uma blockchain, e a prova de cada signatário é registrada quando ele conclui. O documento e a identidade dos signatários não vão para a cadeia.
• A empresa tem as certificações ISO 27001 e ISO 9001.
• A verificação de identidade antes da assinatura é opcional, pela verificação KYC, para documentos em que você precisa saber quem está do outro lado.

Que os servidores leiam o conteúdo é o ponto de que trata essa análise: o acesso aqui é uma necessidade técnica, e o contrato com o operador se confere com cada fornecedor, não só com este. Nenhuma das normas citadas nomeia um fornecedor, e um escritório que já usa um software jurídico com função de assinatura não precisa trocar. Para a lei da assinatura em si: eIDAS, ESIGN e direito nacional lado a lado.

Se você levar uma só ideia: deixe o software jurídico cuidar da pasta, deixe uma ferramenta que prova quem assinou o quê cuidar das assinaturas e anote quais celulares podem tocar em cada uma.