Como assinar contrato digitalmente quando alguém envia para você

Alguém te mandou um contrato ou uma proposta e o e-mail diz para assinar online. Veja como assinar contrato digitalmente: abra o pedido, aceite assinar eletronicamente, leia tudo, clique nos campos marcados, adote uma assinatura e conclua. Depois, baixe a sua cópia.

O tempo de verdade: os cliques levam dois minutos. As duas conferências em volta levam mais e valem mais. O pedido é verdadeiro? E o texto diz mesmo o que você está aceitando?

A maioria dos guias fala com quem envia. Este fala com você, que recebe. Assinar um pedido do Chaindoc acontece no navegador, sem instalar aplicativo.

O jeito que o documento chega decide como você assina. O link de um serviço de assinatura abre uma página que registra a sua assinatura junto com o seu e-mail e o horário. Um anexo é outra coisa: você assina, devolve o arquivo, e o único registro é o que você e quem enviou guardarem.

Por isso, para assinar documento online quando ele chega por e-mail, a primeira pergunta é simples. Tem um botão para revisar ou assinar, ou só um arquivo?

Sete casos cobrem quase tudo que você vai encontrar. E se é você quem precisa de assinaturas de outras pessoas, o lado de quem envia um pedido de assinatura tem um guia próprio.

Pedidos de assinatura falsos são um formato clássico de phishing, porque todo mundo já assinou algum e ninguém quer atrasar um negócio. O DocuSign mantém uma lista de campanhas que usam o seu nome. Em julho de 2023, a empresa informou envelopes falsos enviados de contas de demonstração do DocuSign, muitas vezes já concluídos e com o documento anexado, escritos para criar urgência e arrancar dados financeiros.

Antes de assinar um contrato digital, ou mesmo de abri-lo, passe por isto:

• Você esperava por ele? Um contrato de que vocês falaram ontem, sim. Uma "fatura para assinar" de uma empresa com quem você nunca lidou, não.
• O nome de quem envia e o endereço por trás dele. Um nome de empresa conhecido em um e-mail gratuito é sinal de alerta.
• Para onde o botão leva de verdade. Passe o mouse por cima, ou mantenha o dedo pressionado no celular, e leia o domínio.
• A pressa. "Assine em duas horas ou a proposta cai" é tática, não prazo.
• Qualquer pedido da senha do seu e-mail ou do número de um cartão. Assinar um documento não exige nenhum dos dois.

Na dúvida, abra o serviço você mesmo. Os alertas de segurança do DocuSign descrevem o caminho seguro para os e-mails dele, resumido no quadro abaixo. Se o pedido vem de alguém que você conhece, uma ligação resolve.

Sinceramente, é a conferência que quase todo mundo pula, e a que mais custa quando se pula.

Para assinar contrato online, a tela convida a ler por cima. Os campos brilham, o botão chama atenção e o serviço leva você direto à próxima etiqueta. Desacelere mesmo assim.

Confira isto antes do primeiro clique em um campo de assinatura:

1. 1.
   Seu nome, sua empresa e seu cargo, escritos certos.
2. 2.
   Cada número: preço, taxas, caução, multas, aviso prévio.
3. 3.
   As datas, inclusive início, fim, renovação automática e o último dia para cancelar.
4. 4.
   Tudo a que o documento remete sem incluir: termos e condições, um anexo, uma tabela de preços ou uma política de privacidade. Você concorda com isso também.
5. 5.
   Espaços em branco. Um campo deixado vazio "para a outra parte completar depois" é um cheque em branco.
6. 6.
   As páginas que pedem rubrica. Cada rubrica diz que você leu aquela página.

Se o serviço deixar baixar o documento antes de assinar, baixe e leia o PDF no seu próprio leitor. É o mesmo texto, sem o empurrãozinho.

Os serviços que você mais vai encontrar ao assinar um contrato digitalmente parecem diferentes, mas pedem a mesma coisa.

Como assinar um documento do DocuSign

O DocuSign diz que você não precisa de conta para assinar um documento enviado pelo DocuSign. Abra o e-mail, acesse o documento pelo botão, aceite assinar eletronicamente e siga as etiquetas pelo documento. A primeira etiqueta de assinatura pede que você adote uma assinatura. Clique em Concluir e quem enviou recebe o documento assinado automaticamente.

Não quer assinar? No menu "Outras ações" há uma opção para recusar a assinatura. Você informa um motivo, o processo para para todos que ainda não assinaram, e as assinaturas já coletadas deixam de valer.

Adobe Acrobat Sign

O link para revisar e assinar abre o acordo no seu navegador. Preencha os campos obrigatórios e clique para assinar. O menu Opções pode oferecer Recusar ou Delegar, quando a organização de quem enviou permite. Recusar cancela o acordo, e o remetente precisa começar outro.

Como assinar um Google Doc

Um pedido do Google Docs chega por e-mail com um link para o documento. Segundo a ajuda do Google sobre assinatura eletrônica, você clica nos campos coloridos que são seus, preenche os campos de texto e escolhe "Marcar como concluído" e "Concordar e continuar". Também dá para rejeitar o pedido; quem o enviou recebe um e-mail avisando. Quando todos assinam, o Google gera um PDF final cuja última página é uma trilha de auditoria.

Uma coisa confunde muita gente. Só proprietários e editores de um documento podem enviar um pedido de assinatura eletrônica, e só com o Workspace Individual ou certos planos do Google Workspace em que o administrador ativou o recurso. Se alguém só compartilhou um Doc comum e disse "assina aí", não existe etapa de assinatura. Peça um pedido de assinatura eletrônica de verdade, ou baixe o arquivo em PDF e assine esse.

Quando o pedido vem do gov.br

Se o pedido vem de um órgão público, a assinatura pode ser a do gov.br. Segundo o portal, o serviço é gratuito para o cidadão e exige uma conta de nível prata ou ouro: você entra no Portal de Assinatura Eletrônica (assinador.iti.br) com a sua conta e depois confere o arquivo em validar.iti.gov.br. Uma conta bronze não assina. A assinatura gov.br e a de um serviço privado como o Chaindoc são coisas diferentes, e a seção sobre o que sustenta a sua assinatura mostra a diferença.

Sem link de assinatura, só um arquivo? É o que acontece quando a imobiliária manda o contrato de aluguel em Word. Você ainda pode assinar eletronicamente, mas agora é ao mesmo tempo o signatário e quem guarda a prova.

Como assinar documento no Word

O Word oferece duas coisas que se chamam assinatura. Uma linha de assinatura com o seu nome digitado ou a imagem da sua assinatura é uma marca visível, boa para um formulário sem muito em jogo. Uma assinatura digital é criptográfica, e a ajuda da Microsoft diz que, para criar uma, é preciso ter um certificado de assinatura, que comprova a identidade. Para assinar uma linha de assinatura, clique nela com o botão direito e escolha "Assinar". Um documento assinado digitalmente passa a ser somente leitura, então faça as suas alterações antes.

A maioria das pessoas não tem certificado à mão. Então salve o arquivo como PDF e assine o PDF, ou adicione uma assinatura eletrônica ao documento por um serviço de assinatura que registre a operação.

Um PDF anexado ao e-mail

Nosso guia para assinar arquivos em PDF percorre as ferramentas para Mac, Windows e celular. Resumindo: use uma ferramenta de preencher e assinar, posicione a assinatura, salve e não exporte o arquivo de novo depois.

Devolver o arquivo

Responda na mesma conversa, anexe o arquivo assinado e diga em uma linha o que você assinou e qual versão. Se mudou algo, diga com clareza. Um arquivo assinado que difere sem aviso do que o remetente mandou é o começo de uma discussão, não o fim dela.

Quando você assina um documento eletronicamente, a lei se importa menos com a forma da assinatura do que quase todo mundo imagina. No Brasil vale a liberdade de forma: segundo o art. 107 do Código Civil, a declaração de vontade só depende de forma especial quando a lei a exige expressamente.

A Lei 14.063/2020 separa três níveis (art. 4º). A assinatura simples identifica quem assina. A avançada usa certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outro meio de comprovar autoria e integridade, desde que admitido pelas partes ou aceito por quem receber o documento. A qualificada usa certificado digital ICP-Brasil, nos termos da MP 2.200-2/2001. Entre particulares, a régua é o art. 10, § 2º, da MP: outros meios valem se as partes os admitirem ou se quem recebe o documento os aceitar. Só o certificado ICP-Brasil traz a presunção de veracidade do § 1º.

A assinatura gov.br é uma assinatura eletrônica avançada, e o portal afirma que o documento assinado por ali tem a mesma validade de um com assinatura física, nos termos do Decreto 10.543/2020, que fixa a avançada como nível mínimo para contratos e convênios com o poder público federal (art. 4º, II). A assinatura do Chaindoc é outra coisa: uma assinatura eletrônica fora da ICP-Brasil, que entre particulares vale pelo que as partes combinam e aceitam. Deixe isso escrito no contrato. O detalhe sobre a validade do gov.br está no artigo sobre a validade jurídica do gov.br.

Dois limites valem para você como signatário. Ninguém é obrigado a aceitar um meio de assinatura que não foi combinado: um banco ou uma seguradora pode exigir certificado ICP-Brasil, e recusar não é ilegalidade. E há atos em que a lei pede a assinatura qualificada, como a transferência e o registro de bens imóveis (Decreto 10.543/2020, art. 4º, III). Se pedirem algo assim por link, pergunte por quê.

Se a assinatura for contestada depois, as perguntas são práticas. Você quis assinar? Foi você? O documento é o que você assinou? Um serviço que registra o seu e-mail, o horário e uma impressão digital do arquivo ajuda você tanto quanto quem enviou.

Em Portugal, o Decreto-Lei 12/2021, que executa o Regulamento eIDAS, equipara a assinatura eletrónica qualificada à autógrafa (art. 3.º, n.º 2) e admite outros meios se as partes os adotarem por convenção sobre prova ou se quem recebe o documento os aceitar (n.º 9). A Chave Móvel Digital é uma das identidades digitais que o fluxo qualificado do Chaindoc aceita.

Para ir além, temos guias sobre o que torna uma assinatura eletrônica segura perante um juiz e sobre a assinatura qualificada.

A sua cópia é a sua prova. Numa discordância, você vai querer a sua, não a promessa de que a de quem enviou é idêntica.

Baixe duas coisas: o documento assinado e o registro que vem com ele. Cada serviço dá um nome (certificado de conclusão, trilha de auditoria, página de histórico); ele lista quem assinou, quando e de qual e-mail. No Chaindoc, os dois ficam disponíveis quando todos assinam, e o certificado de conclusão traz o hash do documento, então dá para mostrar depois que o arquivo não mudou.

Guarde o arquivo exatamente como baixou. Imprimir em PDF ou passar por um conversor cria um arquivo novo que pode parecer igual e não ter nenhum dado de assinatura. Em Portugal, o Decreto-Lei 12/2021 (art. 3.º, n.º 11) diz algo parecido: cópias de documentos eletrónicos em formato que não permite verificar as assinaturas valem como cópias comuns, com a força probatória das cópias fotográficas.

Para conferir depois um PDF assinado, abra-o em um leitor de PDF que mostre o status das assinaturas, ou use o validador oficial do ITI (validar.iti.gov.br), ou ainda o nosso serviço de verificação de assinatura em PDF, que pede para você confirmar o seu e-mail antes de mostrar o relatório.

Às vezes o certo é esperar antes de assinar um contrato digitalmente. Os casos de sempre:

• O link expirou. Links expiram por segurança. Peça para quem enviou reenviar.
• O nome ou o e-mail do pedido está errado. O remetente costuma poder trocar o destinatário; no Chaindoc, ele pode até a assinatura terminar.
• Você quer uma mudança no texto. Recuse com um motivo, ou escreva para quem enviou antes de abrir a página de assinatura. Não edite um anexo para devolvê-lo como se nada tivesse acontecido.
• Outra pessoa deve assinar, como o seu chefe. O Adobe Acrobat Sign tem uma opção Delegar quando o remetente permite; senão, diga a quem enviou quem é o signatário certo.
• Pedem uma verificação de identidade. Quem decide é o remetente, em documentos com mais em jogo. No Chaindoc, a verificação de identidade é opcional para cada signatário, e a confirmação do e-mail basta para uma assinatura padrão.
• O remetente exige assinatura qualificada. No Brasil, é a feita com certificado ICP-Brasil (Lei 14.063/2020, art. 4º, III), e quem pede costuma indicar o serviço. No fluxo qualificado do Chaindoc, você se autentica com uma identidade digital nacional como Smart-ID, Mobile-ID, ID Austria, itsme ou Chave Móvel Digital, e o certificado vem de um prestador qualificado de serviços de confiança, não do Chaindoc.
• A lei pede outra forma. Um negócio com imóvel costuma exigir escritura pública (Código Civil, art. 108), e aí um clique não resolve.
• Você prefere assinar no papel. Pode. Avise cedo.

Aviso justo: recusar não sai de graça. Em geral, encerra o processo para todos, então uma mensagem rápida antes costuma ser mais gentil do que o botão.

Antes do último clique, os sete pontos precisam estar certos:

1. 1.
   Eu esperava este pedido, ou confirmei com quem enviou.
2. 2.
   Abri pelo site do serviço ou por um link em que confio.
3. 3.
   Sei com o que concordei na tela de consentimento.
4. 4.
   Li cada página e tudo a que o documento remete.
5. 5.
   Meu nome e cada número estão certos, e nenhum campo ficou em branco.
6. 6.
   Sou a pessoa certa para assinar, e uma assinatura eletrônica serve para este documento.
7. 7.
   Vou baixar a cópia assinada e o registro dela assim que estiver pronta.

Sete sins, depois concluir. É assim que se assina contrato digitalmente sem se arrepender depois.