Como assinar documento pelo gov.br: guia passo a passo

Para assinar um documento pelo gov.br falta, quase sempre, uma coisa só: conta no nível prata ou ouro. Conta bronze não assina. É essa a regra que derruba a primeira tentativa.

O serviço é gratuito. Ele fica no Portal de Assinatura Eletrônica, em assinador.iti.br, e também funciona pelo aplicativo gov.br. Quem provê a assinatura é o Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI). A Plataforma gov.br é gerida pela Secretaria de Governo Digital, do Ministério da Gestão e da Inovação em Serviços Públicos.

Este guia percorre os dois caminhos, etapa por etapa. E entra no que quase nenhuma página explica: por que um documento assinado assim pode ser recusado, e em quais casos a lei exige certificado ICP-Brasil no lugar. São perguntas diferentes. As duas têm resposta na norma.

A assinatura do gov.br é uma assinatura eletrônica avançada, nos termos da Lei nº 14.063/2020. O ITI descreve o mecanismo sem rodeios: quando alguém com conta prata ou ouro entra no Portal de Assinaturas, um certificado digital avançado é emitido automaticamente e de forma gratuita.

Esse certificado não fica com você. Fica armazenado na infraestrutura do ITI, vale um ano, pode ser usado um número ilimitado de vezes nesse período e, uma vez vencido, dá lugar a outro emitido do mesmo jeito, enquanto a conta continuar ativa em nível prata ou ouro.

A ICP-Brasil é outra história. A Medida Provisória nº 2.200-2/2001 a instituiu para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de documentos em forma eletrônica. O artigo 10, § 1º, dá a ela um efeito que a assinatura do portal não tem: as declarações constantes de documento eletrônico produzido com certificação da ICP-Brasil presumem-se verdadeiras em relação aos signatários.

O § 2º do mesmo artigo resume todo o resto deste guia. Outros meios de comprovar autoria e integridade continuam permitidos, inclusive com certificados não emitidos pela ICP-Brasil, "desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento".

Releia o fim dessa frase. A avançada vale se o outro lado aceitar. A qualificada vale por presunção legal. Quase toda recusa nasce aí.

A conta gov.br tem três níveis. Eles refletem como seus dados foram validados e em quais bases. É isso que define o que a conta pode fazer.

Bronze é a porta de entrada. Você chega nele por cadastro em formulário on-line com validação na Receita Federal ou no INSS, ou por atendimento presencial nas agências do INSS e nas unidades credenciadas ao programa Balcão gov.br. Bronze não assina. Na tabela comparativa oficial do gov.br, a linha sobre usar os serviços gratuitos de assinatura em assinador.iti.br aparece marcada como indisponível nesse nível.

Prata libera a assinatura. Três caminhos levam até lá:

• reconhecimento facial pelo aplicativo gov.br, conferindo sua foto nas bases da Carteira de Habilitação (CNH);
• validação dos seus dados via internet banking de um banco credenciado;
• usuário e senha do SIGEPE, para servidor público federal.

Ouro é o nível máximo. Outros três caminhos:

• reconhecimento facial pelo aplicativo, conferindo sua foto nas bases da Justiça Eleitoral (TSE);
• leitura do QR Code da Carteira de Identidade Nacional (CIN) pelo aplicativo;
• validação com certificado digital de pessoa física compatível com ICP-Brasil.

Para subir, entre na sua conta e procure "Selos de Confiabilidade". No aplicativo, o botão "Aumentar nível" fica logo na tela de início.

Detalhe prático no caminho do banco: a página oficial pede que você habilite no home banking o envio de mensagens para o celular. É por ali que o código chega.

O aplicativo cumpre dois papéis, e vale separar os dois na cabeça, porque quem confunde acaba travando na metade do caminho sem entender o motivo.

Ele é porta de entrada: dá para assinar direto por ele, sem navegador. E é segundo fator: mesmo quando você assina no computador, é no aplicativo que o código de autorização aparece.

É também o lugar mais rápido para subir de nível, já que o botão "Aumentar nível" fica na tela de início e o reconhecimento facial, caminho para prata pela base da CNH e para ouro pela base do TSE, roda ali dentro sem depender de mais nada.

Libere as notificações antes de começar. E confira o nível da conta antes de subir o arquivo. Os limites são os mesmos dos dois lados: mesmas extensões, mesmos 100 MB.

Aqui está a parte que o portal não explica. Um documento assinado pelo gov.br pode ser recusado por seis motivos, e eles pedem soluções diferentes.

1. O arquivo foi salvo pela função de imprimir

O mais comum, e o mais bobo. Imprimir para PDF gera um arquivo novo, sem a assinatura embutida. O gov.br avisa na própria etapa de download. Refaça o download pelo ícone correto.

2. A lei exige assinatura qualificada naquele ato

A Lei nº 14.063/2020, no art. 5º, § 2º, torna a assinatura qualificada obrigatória em casos definidos: atos assinados por chefes de Poder e Ministros de Estado; emissão de notas fiscais eletrônicas, com o uso facultativo para pessoas físicas e Microempreendedores Individuais (MEI); atos de transferência e de registro de bens imóveis; e as demais hipóteses previstas em lei. O Decreto nº 10.543/2020 repete a lista no art. 4º, III. Nesses casos, nenhum ajuste no portal resolve.

3. A outra parte simplesmente não aceita

E pode não aceitar. A MP 2.200-2/2001, no art. 10, § 2º, condiciona o valor da assinatura fora da ICP-Brasil a ser "admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento". Um banco, uma seguradora ou uma empresa privada tem o direito de exigir certificado ICP-Brasil na relação com você. Recusar não é ilegalidade dela.

4. É processo judicial

A Lei nº 14.063/2020 diz, no art. 2º, parágrafo único, que seu capítulo sobre interações com entes públicos não se aplica aos processos judiciais. Cada tribunal define o que aceita no seu sistema. Consulte a regra do tribunal, não a do portal.

5. É relação entre particulares

O mesmo parágrafo único exclui a interação entre pessoas naturais ou entre pessoas jurídicas de direito privado. Contrato entre duas empresas não está sob esse capítulo. Vale o que as partes combinarem — e o art. 10, § 2º, da MP 2.200-2 volta a ser a régua.

6. O certificado venceu

O certificado avançado do gov.br vale um ano. Depois disso, você emite outro pelo portal, sem custo, desde que a conta continue em nível prata ou ouro.

Antes de discutir com quem recusou, submeta o arquivo em validar.iti.gov.br ou no nosso verificador de PDF. Se a mensagem de erro não fizer sentido, o guia sobre como verificar a assinatura de um PDF destrincha cada uma delas. O resultado separa em segundos as duas situações possíveis: assinatura quebrada, ou assinatura íntegra que a outra parte não quer aceitar.

Três textos sustentam tudo o que está acima. Vale conhecer o papel de cada um.

Medida Provisória nº 2.200-2/2001. Instituiu a ICP-Brasil. É dela o art. 10, § 1º, com a presunção de veracidade, e o § 2º, que abre espaço aos demais meios mediante aceitação. Também é dela uma garantia técnica pouco citada: o par de chaves é sempre gerado pelo próprio titular, e a chave privada fica sob seu controle, uso e conhecimento exclusivos.

Lei nº 14.063/2020. Classificou as assinaturas em simples, avançada e qualificada (art. 4º) e definiu onde cada nível é admitido (art. 5º). Dois pontos merecem atenção: a avançada é expressamente admitida no registro de atos perante as juntas comerciais e, havendo conflito entre normas, o art. 5º, § 5º, manda prevalecer o uso da qualificada.

Decreto nº 10.543/2020. Regulamentou o art. 5º para a administração pública federal e fixou, no art. 4º, II, a assinatura avançada como nível mínimo para a manifestação de vontade na celebração de contratos, convênios, acordos e instrumentos congêneres. É a base para assinar contrato com o poder público federal pelo portal.

O próprio gov.br resume o efeito assim: o documento assinado tem a mesma validade de um documento com assinatura física, nos termos do Decreto nº 10.543/2020. Se a sua dúvida é a força probatória, e não o procedimento, o artigo sobre a validade jurídica da assinatura gov.br trata disso.

Uma armadilha, para fechar. Nenhuma dessas normas diz que a assinatura gov.br serve para tudo. Elas dizem onde ela basta. Não é a mesma afirmação.

A assinatura qualificada é, por definição legal, a que utiliza certificado digital nos termos do § 1º do art. 10 da MP 2.200-2. Ou seja: certificado ICP-Brasil. Não existe caminho pelo portal que produza esse nível — a conta ouro pode ser validada por um certificado ICP-Brasil, mas isso eleva o nível da conta, e não a classificação da assinatura que ela emite.

Você precisa de certificado próprio nestes casos:

• transferência e registro de bens imóveis, ressalvados os atos praticados perante as juntas comerciais;
• emissão de nota fiscal eletrônica, quando o emitente não for pessoa física nem MEI;
• receituário de medicamentos sujeitos a controle especial e atestado médico em meio eletrônico, por força do art. 13 da Lei nº 14.063/2020;
• sempre que a contraparte exigir, no exercício da faculdade que a MP 2.200-2 lhe dá.

No mercado, o certificado de pessoa física aparece em dois formatos. O A1 é entregue como arquivo, instalado no computador ou no dispositivo móvel. O A3 vem em token ou cartão criptográfico, e a assinatura só acontece com o dispositivo conectado. Prazos e preços variam conforme a autoridade certificadora, então confira no site da AC escolhida em vez de confiar em tabela de terceiros.

A emissão passa por uma Autoridade de Registro. A identificação, segundo o art. 7º da MP 2.200-2 na redação dada pela Lei nº 14.063/2020, é feita presencialmente, mediante comparecimento pessoal, "ou por outra forma que garanta nível de segurança equivalente, observadas as normas técnicas da ICP-Brasil". É esse trecho que autoriza a emissão por videoconferência oferecida por várias ACs.

Se o assunto for o nível qualificado em si, o guia da assinatura eletrônica qualificada cobre requisitos e equivalência internacional.