Tabela de temporalidade da empresa: quanto tempo guardar cada documento

Quanto tempo guardar documentos é a pergunta que chega ao contador todo começo de ano, embrulhada em outra: dá para jogar fora as caixas? A resposta está num documento que a maioria das empresas nunca montou.

Tabela de temporalidade é o nome dele: uma lista que diz, para cada tipo de papel ou arquivo, quanto tempo ele fica guardado e o que acontece no vencimento: eliminar ou guardar para sempre. O termo vem da arquivologia e o rito formal é do setor público: a Resolução CONARQ nº 40/2014 exige comissão de avaliação, listagem e autorização do arquivo competente. Sua empresa não integra o SINAR: monta a sua do seu jeito.

O prazo de guarda de documentos espelha o tempo em que alguém pode cobrar algo de você. A Receita tem cinco anos para lançar tributo não pago; o ex-empregado, dois anos após a rescisão. Com a janela aberta, o documento é a sua defesa; fechada, vira custo e risco de vazamento. A gestão de documentos começa nessa decisão.

As tabelas respondem ao quanto tempo de cada linha. Contábil, fiscal e trabalhista seguem os cinco anos que elas mostram. O que às tabelas não cabe dizer são os pontos em que o número mais repetido na internet está errado, ou em que ele depende de qual papel exatamente você tem na mão.

FGTS e previdência, onde os guias antigos erram

O FGTS é o dado que a maioria dos guias ainda erra. Hoje são cinco anos. O STF julgou o ARE 709212, tema 608, em 13 de novembro de 2014 e reduziu a prescrição da cobrança de trinta para cinco anos; em 2019, a Lei 13.932 retirou do art. 23, § 5º, da Lei 8.036/1990 a menção à prescrição trintenária. Sobrou a transição: prazo já em curso em 13/11/2014 segue o que vencer primeiro, trinta anos do início original ou cinco anos daquela data.

Na previdência a lógica repete a do fisco. O Decreto 3.048/1999, art. 225, § 22, manda arquivar sistemas e arquivos eletrônicos pelo prazo decadencial do art. 348, hoje cinco anos. Os trinta anos que ainda circulam em guias antigos estavam na redação original do § 1º desse artigo, e o texto em vigor não cria prazo de guarda para a empresa.

Contratos: três prazos, e o instrumento decide

Nos contratos o número depende do instrumento. Dívida líquida em instrumento público ou particular prescreve em cinco anos (Código Civil, art. 206, § 5º, I); contrato sem prazo próprio cai na regra residual de dez anos do art. 205; reparação civil, três anos. Qual das três regras pega o seu papel depende de que tipo de contrato ele é.

Para atas, alterações contratuais e livros societários não há norma que fixe número para a limitada comum, e a prática é guardar enquanto a empresa existir, como faz quem cuida da gestão de contratos. E o XML da NF-e ganhou um número novo em 2025 que não é o seu: a explicação está mais adiante.

A coluna que quase toda tabela caseira esquece é a última: de quando se conta. Errar aqui sai mais caro que errar o número de anos.

O fisco não conta da data do documento. A decadência do art. 173, I, do CTN começa no primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido feito, e a prescrição do art. 174 corre cinco anos da constituição definitiva do crédito. Pela regra do art. 173, I, a nota emitida em qualquer mês de 2026 só vence no fim de 2031. Quem programa a trituradora para cinco anos da emissão queima documento com prazo correndo.

O prazo de guarda de documentos trabalhistas tem outra âncora: a rescisão. Antes dela nada vence; depois começa o relógio de dois anos, e o empregado ainda cobra os cinco anteriores.

Havendo fiscalização ou processo em curso, esqueça a tabela de temporalidade por um instante. Documento em disputa aberta se guarda até o fim dela, com a trilha de auditoria que mostra quem acessou o quê e quando.

Guardar em PDF vale, e desde 2020 vale até para descartar o papel original. O Decreto 10.278/2020 diz como: seguir o padrão técnico do Anexo I, que fixa coisas concretas como 300 dpi e PDF/A para texto impresso em preto e branco, e carregar os metadados mínimos do Anexo II, entre eles autor, responsável e identificador único. Cumprido isso, o art. 9º autoriza descartar o papel, salvo documento de valor histórico.

Falta a assinatura. Perante órgão público, o art. 5º exige certificado ICP-Brasil na cópia digitalizada. Entre particulares, o art. 6º aceita o meio de comprovação de autoria e integridade que as partes combinaram. A Lei 12.682/2012, art. 2º-A, dá ao documento digitalizado o mesmo valor probatório do original, inclusive perante a fiscalização tributária, e a Lei 14.063/2020 organiza os níveis de assinatura eletrônica: simples, avançada e qualificada. Qual nível serve a cada caso é assunto de assinar com valor legal.

Ressalva honesta: legalmente suficiente e praticamente aceito ainda não são a mesma coisa aqui. Banco e cartório continuam pedindo firma reconhecida onde a lei já dispensa. Digitalize tudo assim mesmo e guarde o papel só das séries em que alguém insiste. Contrato, assinatura e arquivo no mesmo lugar resolvem prazo e prova juntos, que é o que a gestão de contratos com assinatura eletrônica entrega.

Duas mudanças recentes mexem com quem guarda documento no Brasil, e uma delas é falsa.

A verdadeira veio do Ajuste SINIEF nº 2/2025, do CONFAZ, de 11 de abril de 2025: 132 meses, onze anos, de retenção mínima para os arquivos XML dos documentos fiscais eletrônicos. Só que esse prazo não é seu. A Resposta à Consulta Tributária 31.869/2025, da Secretaria da Fazenda de São Paulo, respondeu exatamente essa dúvida em 5 de junho de 2025: a exigência dos 132 meses se dirige apenas às administrações tributárias das unidades federadas e não impôs obrigação nova ao contribuinte, cujo prazo de guarda continua o da legislação em vigor, cinco anos. Alinhar o XML aos onze anos do Fisco é prudência, não dever.

A falsa é o eSocial. Ele mudou como a empresa informa evento trabalhista, previdenciário e fiscal, sem criar prazo de guarda novo: continuam valendo CLT, Decreto 3.048/1999 e CTN. Mesma coisa com a ECD, regulada pela IN RFB nº 2.003/2021 e entregue até o último dia útil de junho do ano seguinte. O arquivo transmitido acompanha o prazo dos livros que representa.

A LGPD parece brigar com a tabela de temporalidade, e não briga. O art. 15 lista quando o tratamento termina e o art. 16 manda eliminar os dados pessoais depois disso, mas o inciso I do próprio art. 16 ressalva o que precisa ser conservado por obrigação legal ou regulatória. É esse inciso que autoriza manter CPF, endereço e salário dentro da folha por cinco anos, dentro do contrato por dez, dentro do prontuário por vinte. Fora dele o argumento acaba: currículo de reprovado e cópia de RG tirada por hábito não têm prazo em lei alguma. Na hora de eliminar, documente, e garanta que a exclusão alcance o backup.

Não existe uma tabela de temporalidade única para todo mundo. Existe uma versão mínima defensável para cada porte.

• MEI e empresa muito pequena. Uma planilha de sete linhas resolve: fiscal, contábil, trabalhista, contratos, societário, dados de cliente e o resto. Digitalize com a régua do Decreto 10.278/2020, guarde em nuvem com backup e descarte o papel das séries que ninguém de fora exige.
• De dez a cem pessoas, com contador externo. Monte a tabela junto com ele e defina quem responde por cada família. A pergunta que revela se ela funciona é simples: quanto tempo leva para achar o contrato do fornecedor que abriu processo ontem? Passando de dez minutos, o problema é organização. Nesse porte compensa registrar contrato e assinatura numa ferramenta que grave data e responsável, e a página de planos do Chaindoc mostra o que cabe em cada tamanho de time.
• Com jurídico e RH próprios. A tabela vira política escrita, com dono, revisão anual e registro de cada eliminação. Acrescente a coluna de suspensão para as séries em litígio.

É a revisão anual que separa a tabela de temporalidade viva daquele PDF de 2019 que ninguém abre.