Verwalten von E-Signatur-Anfragen: Echtzeit-Verfolgung aller ausstehenden und abgeschlossenen Anfragen

Endlose E-Mails, um einen Vertrag zu bekommen, oder tagelanges Warten auf eine Unterschrift können Zeit und Geld verschwenden. Wenn Unternehmen den Unterschriftsprozess nicht kennen, kann das zu verpassten Fristen, ausbleibenden Zahlungen und verpassten Chancen führen. Bei Freiberuflern und kleinen und mittleren Unternehmen kann ein einziger verpasster Deal den Cashflow und die Kundenbeziehungen beeinträchtigen.

Unternehmen, die einen gut organisierten Workflow-Management für elektronische Signaturen haben, erledigen Transaktionen schneller als Unternehmen, die auf manuelle Genehmigungen angewiesen sind. Außerdem kostet laut PwC schlechtes Vertragsmanagement Unternehmen fast 9 % ihres Jahreseinkommens. Diese Zahlen zeigen, dass Echtzeit-Tracking-Vereinbarungen kein Luxus sind, sondern eine Notwendigkeit.

Chaindoc sorgt für Transparenz bei Geschäften, deren Sicherheit und Rechtmäßigkeit durch die Kombination von Echtzeit-Signaturverfolgung und Blockchain-Dokumenten.

Beim Vertragsmanagement geht's nicht nur um Unterschriften, sondern auch darum, zu wissen, wo alle Dokumente sind. Ohne Echtzeit-Verfolgung von Unterschriften verschwenden Profis wertvolle Zeit mit Raten, Nachfragen und Überprüfen. Hier machen die Online-Dokumente von Chaindoc den ganzen Prozess übersichtlich und kontrollierbar.

Häufige Probleme ohne Nachverfolgung

Bei E-Mail- oder papierbasierten Arbeitsabläufen müssen Teams mit folgenden Problemen umgehen:

• Verspätete Einreichung von Fristen wegen vergessener Erinnerungen oder vergessener Aktivitäten
• Verlorene E-Mails mit wichtigen Vereinbarungen oder Anhängen
• Wenn Infos zur Unterschrift und zum Datum fehlen, kann das zu Streitigkeiten führen

freiberufler, die auf ihre Bezahlung warten, oder Start-ups, die mit mehreren Investoren zu tun haben, sind besonders empfindlich für diese Probleme. Selbst einfache Transaktionen werden langwierig und mühsam, ohne dass man es merkt. Ohne die Online-Dokumentenüberprüfung wird es schwierig, die Verträge im Streitfall zu verteidigen.

Transparenz durch Blockchain-Vertragsüberprüfung

Chaindoc löst das, indem es alle Aktionen unveränderlich in der Blockchain speichert. Du kannst:

• Sieh genau, wann ein Unterzeichner auf die Datei zugegriffen und sie gelesen hat
• Überprüfe den Zeitpunkt jeder Aktion, nicht die letzte Unterschrift
• Pass auf, dass nach der Freigabe keine Änderungen mehr gemacht werden

Dadurch werden Blockchain-Dokumente sicher und fehlerfrei. Sie bieten Personalmanagern einen Nachweis über unterzeichnete Mitarbeiterverträge und Rechtsabteilungen stichhaltige Beweise für Audits. Transparenz schafft Vertrauen, und es fällt leichter, Online-Dokumente ohne Bedenken zu unterzeichnen.

Zeitersparnis für Freiberufler und KMUs

Kleine Unternehmen verschwenden Stunden ihrer Zeit damit, Kunden aufzuspüren und ohne Nachverfolgung zu kontaktieren. Mit Chaindoc kannst du:

• Zeig alle Signaturanfragen auf einem einzigen Dashboard an
• Schick weniger E-Mails, indem du Erinnerungen automatisierst
• Unterschreibe abgeschlossene Online-Verträge schneller

Unsichtbarkeit macht den Arbeitsablauf kaputt: Deadlines werden verpasst, Zahlungen kommen zu spät und das Vertrauen geht verloren. Mit den Online-Dokumenten von Chaindoc werden alle Schritte transparent, sicher und effizient.

Wenn du mehrere Geschäfte gleichzeitig abwickelst, kann man leicht vergessen, welche Dokumente noch ausstehen, welche abgeschlossen sind und welche noch geprüft werden müssen. Die Online-Dokumente von Chaindoc sammeln alle Infos in einem einzigen Dashboard, sodass alle Freiberufler, KMUs und Rechtsteams die volle Kontrolle über ihr E-Signatur-Workflow-Management haben.

Aktive und archivierte Vereinbarungen anzeigen

Du kannst sofort sehen:

• Aktive Verträge, die noch nicht angenommen wurden
• Ausstehende Signaturanfragen haben ein Ablaufdatum
• Fertige elektronische Verträge, die gespeichert oder in Rechnung gestellt werden können
• Langfristige Referenzdateien

Dadurch sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass Genehmigungen übersehen werden, und es gehen keine Blockchain-Dokumente im Posteingang einer Person verloren. Bei internationalen Teams bedeutet das, dass Manager nicht warten müssen, bevor sie den Fortschritt über Grenzen hinweg überprüfen können.

Sortieren und Filtern für mehr Übersichtlichkeit

Je mehr dein Unternehmen wächst, desto mehr Verträge hast du. Mit den Online-Dokumenten von Chaindoc kannst du:

• Filtern nach dem Namen oder der Firma des Teilnehmers
• Sortiere nach Fälligkeitsterminen, um dringende Vereinbarungen vorrangig zu behandeln
• Such nach Vertragstyp oder Stichwort

Das spart Zeit bei manuellen Überprüfungen und verhindert Verwirrung bei Dutzenden von Verträgen. Egal, ob du lernst, wie man Online-Dokumente unterschreibt, oder eine riesige Anzahl von Verträgen abwickelst: Filter sorgen für Transparenz in allen Phasen des sicheren Dokumentenunterzeichnungsprozesses.

Exportieren von Datensätzen für rechtliche oder interne Zwecke

Manchmal reicht eine signierte Datei nicht aus; du brauchst Beweise. Mit Chaindoc kannst du:

• Exportier die Prüfprotokollkontrolle, die alle Aktivitäten und Daten anzeigt.
• Kunden-/Compliance-Check oder Downloads zur Kundenberuhigung
• Mach klare Aufzeichnungen für den Fall einer rechtlichen Verteidigung bei Streitigkeiten

Durch solche Exporte wird jede Vereinbarung zu einem Dokument, das vor Gericht oder sogar bei Prüfungen durch Online-Dokumentenverifizierung verteidigt werden kann. Für KMUs ist es beruhigend zu wissen, dass es nicht angefochten werden kann; für Anwälte ist es ein Fall, der stichhaltig ist.

Das Warten auf Unterschriften, die immer zu spät kommen, ist echt nervig bei der Verwaltung von Verträgen. Mit den Online-Dokumenten von Chaindoc kannst du alle ausstehenden Unterschriftsanfragen sehen, sodass du leicht erkennen kannst, wenn etwas nicht läuft, eine Erinnerung schicken und Änderungen vornehmen kannst, um das Geschäft am Laufen zu halten.

Engpässe im Signaturprozess erkennen

Die Echtzeit-Signaturverfolgung zeigt dir den genauen Status jedes Empfängers an, sodass du nicht raten musst, wer das Geschäft aufhält. Du siehst sofort:

• Wer hat das Papier schon unterschrieben?
• Was müssen die restlichen Empfänger tun?
• Datum und Uhrzeit der Fertigstellung jedes Schritts

Das ist eine datengesteuerte Methode, die hilft, Missverständnisse zu vermeiden und dein Workflow-Management für elektronische Signaturen für alle Beteiligten transparent zu machen.

Versenden von intelligenten Erinnerungen an Unterzeichner

Manuelles Nachverfolgen ist zeitraubend und ruiniert oft die Beziehungen zu Kunden. Mit Chaindoc kannst du:

• Richte Benachrichtigungen für digitale Signaturen ein, die automatisch funktionieren.
• Erinnerungsnachrichten sollten personalisiert sein, damit sie professionell wirken
• Mach menschliche Fehler seltener, indem du sicherstellst, dass kein Vertrag übersehen wird.

Fristen oder Empfänger während des Prozesses anpassen

Geschäftssituationen sind dynamisch, und Verträge sollten es auch sein. Mit Chaindoc kannst du:

• Verlängere die Fristen, wenn ein Unterzeichner mehr Zeit zum Überprüfen braucht.
• Ändere oder füge neue Unterzeichner hinzu, ohne den ganzen Prozess neu zu starten.
• Stornier oder änder Anfragen, aber behalt den Prüfpfad der Blockchain-Dokumente bei

Dank dieser Flexibilität kannst du dich nicht durch den Wechsel von Teammitgliedern oder Änderungen der Kundenbedingungen ausbremsen lassen.

Nach der Vertragsunterzeichnung brauchen Unternehmen nicht nur eine PDF-Datei, sondern auch Sicherheit. Chaindoc-Online-Dokumente: Jede unterschriebene Vereinbarung kommt mit einer vollständigen Online-Dokumentenüberprüfung, Blockchain-Schutz und sicherer Speicherung.

Bestätige, wer wann und unter welchen Bedingungen unterschrieben hat

Durch die Verwendung der Echtzeit-Signaturverfolgung bekommst du einen detaillierten Prüfpfad, der Folgendes aufzeichnet:

• Die Identität und der Name der einzelnen Unterzeichner
• Wann und zu welcher Zeit haben sie das gemacht?
• Alle Bedingungen der Vereinbarung

Diese Transparenz sorgt für eine gute Validierung des Prüfpfads im Streitfall und macht dein Workflow-Management für elektronische Signaturen vor Gericht oder bei einer Prüfung komplett vertretbar.

Blockchain-geschützte abgeschlossene Signaturen

Blockchain-Dokumente können nach ihrer Erstellung nicht mehr geändert oder gefälscht werden, anders als bei herkömmlichen PDFs. Jede Unterschrift wird dauerhaft gespeichert, was dir folgende Vorteile bietet:

• Unveränderliche Dokumente aller Vereinbarungen
• Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Überprüfung von Blockchain-Verträgen
• Zusätzliche Sicherheit für Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen oder Rechtsdienstleistungen

Archivierung und einfache Abfrage von unterschriebenen Verträgen

Unterzeichnete Verträge sind nur dann nützlich, wenn sie später leicht wiederzufinden sind. Mit Chaindoc ist das ganz einfach:

• Sicheres und durchsuchbares System für archivierte Verträge
• Greif sofort drauf zu, um sie zu prüfen, zu erneuern oder einem Kunden zu zeigen
• Speichere strukturierte Dokumente ohne zusätzlichen Papierkram

Diese Funktion macht aus abgeschlossenen digitalen Verträgen langfristige Vermögenswerte, die man einfach auf Einhaltung prüfen und effizient verwalten kann.

Vertrauen und Timing sind die beiden Schlüssel für jeden Profi. Egal, ob du Freiberufler, Kleinunternehmer oder Teil eines größeren Rechtsteams bist – wenn du die Kontrolle über das Workflow-Management für elektronische Signaturen verlierst, kann das zu Verzögerungen, Konflikten oder Compliance-Problemen führen.

Freiberufler sorgen für pünktliche Zahlungen

Bei Freiberuflern und unabhängigen Beratern kann eine langsame Unterschrift zu einer langsamen Zahlung führen. Durch die Echtzeit-Verfolgung von Unterschriften kannst du sehen, wann ein Kunde unterschreibt, und Vereinbarungen direkt mit Rechnungen verknüpfen.

Die wichtigsten Vorteile für Freiberufler:

• Schnellere Abwicklung von Rechnungsgeschäften
• Es ist leicht zu erkennen, wer wann unterschrieben hat.
• Weniger Konflikte dank der Online-Dokumentenüberprüfung

KMUs wachsen, ohne den Überblick zu verlieren

Je größer die KMUs, desto größer die Verträge und desto mehr Leute sind an der Genehmigung beteiligt. Mit den Online-Dokumenten von Chaindoc können Manager offene Signaturanfragen verfolgen, die Liste der Verträge nach Abteilungen sortieren und fertige digitale Verträge an einem Ort speichern.

Vorteile für KMUs sind unter anderem:

• Alle Verträge – Dashboard
• Sortieren und Filtern nach Team, Kunde oder Status
• Einfacher und sicherer Prozess zum Unterzeichnen von Dokumenten in der Entwicklungsphase

Rechtsteams gewinnen Vertrauen in die Compliance

Bei Rechts- und Personalabteilungen kann man nicht verhandeln, dass die Vorschriften eingehalten werden müssen. Bei Blockchain-Dokumenten wird jeder Schritt, auch die Einladung und die Unterschrift selbst, aufgezeichnet. Diese Blockchain-Vertragsüberprüfung bietet einen Prüfpfad, der nicht manipuliert werden kann und gegen rechtliche Überprüfungen und behördliche Auflagen geschützt ist.

Vorteile für die Rechtsabteilung:

• Prüfpfad aller Unterschriften, der nicht geändert werden kann
• Identitätsnachweise und Datum der Unterzeichnung
• Abgeschlossene digitale Vereinbarungen

Egal, ob du alleine oder im Team arbeitest, du verpasst keine Chancen mehr, weil du den Workflow der Chaindoc-Online-Dokumente im Griff hast.

Bei der Verwaltung von elektronischen Signaturen geht's nicht nur darum, auf den Signieren-Button zu klicken. Es geht um Transparenz, Vertrauen und Effizienz auf allen Ebenen des Prozesses. Mit den Online-Dokumenten von Chaindoc wird dein Workflow transparent, sicher und komplett unter Kontrolle.

Chaindoc sorgt dafür, dass alle Verträge fälschungssicher und rechtsverbindlich sind, indem es Echtzeit-Signaturverfolgung, Blockchain-Technologie und Online-Dokumentenüberprüfung kombiniert. Egal, ob du Freiberufler, ein wachsendes KMU oder Teil eines Rechtsteams bist – vereinfachte Arbeitsabläufe sorgen für weniger Verzögerungen und mehr Chancen, Geschäfte rechtzeitig abzuschließen.

Beginne noch heute damit, deinen Unterschrifts-Workflow mit Echtzeit-Transparenz zu verwalten und verwandle alle Verträge in vertrauenswürdige Geschäftsressourcen.