Управління командою

Ефективно співпрацюйте зі своєю командою.

Запрошуйте членів команди, призначайте ролі та керуйте правами доступу, щоб забезпечити безперебійну співпрацю в організації. Функції управління командою Chaindoc забезпечують безпечну співпрацю, дотримуючись вимог відповідності та аудиторських слідів.

Структура команди

Ієрархія організації

Створіть структуру своєї організації в Chaindoc:

• Організація — найвищий рівень структури вашої компанії
• Відділи — організуйте команди за функціями (юридичний, кадровий, відділ продажів тощо).
• Команди — невеликі групи всередині відділів
• Проекти — тимчасові групи для конкретних ініціатив
• Вкладені структури - Відділи можуть містити підрозділи
• Підтримка декількох організацій — керуйте декількома організаціями з одного облікового запису

Типи команд

• Приватні команди — видимі тільки для членів
• Публічні команди — видимі для всієї організації
• Міжфункціональні команди — члени з різних відділів
• Клієнтські команди — включіть зовнішніх співробітників
• Тимчасові команди — автоматичне архівування після завершення проекту

Ролі та дозволи користувачів

Глобальні ролі

Ролі в організації з різними рівнями дозволів:

• Власник — повний адміністративний контроль, білінг та управління користувачами
• Адміністратор — управління користувачами, створення команд та налаштування системи
• Менеджер — управління командою та документами в межах призначених областей
• Член — стандартний користувач з правами на створення та підписання документів
• Гість — обмежений доступ для зовнішніх співробітників
• Аудитор — доступ тільки для читання з можливістю перегляду аудиторського сліду

Матриця дозволів

Що може робити кожна роль:

• Власник: всі дозволи, включаючи видалення облікового запису
• Адміністратор: керуйте користувачами, командами, білінгом, інтеграціями, налаштуваннями безпеки
• Менеджер: створюйте команди, керуйте членами команди, затверджуйте документи
• Член: Створюйте/надсилайте документи, підписуйте, переглядайте документи команди
• Гість: переглядайте та підписуйте лише призначені документи
• Аудитор: переглядайте всі документи та аудиторські сліди, створюйте звіти

Настроювані ролі

Створіть власні ролі для конкретних потреб:

• Визначте детальні дозволи (перегляд, створення, редагування, видалення, затвердження)
• Призначте конкретні відділи або команди
• Дозволи, специфічні для типу документа (наприклад, тільки відділ кадрів може отримати доступ до трудових договорів співробітників)
• Тимчасові призначення ролей з датами закінчення терміну дії
• Шаблони ролей для типових сценаріїв
• Ролі відповідності з обмеженим доступом

Управління користувачами

Додавання користувачів

Кілька способів додавання членів команди:

• Електронне запрошення з індивідуальним привітанням
• Масове імпортування через файл CSV
• Автоматичне надання доступу за допомогою єдиного входу (SSO)
• Автоматичне приєднання на основі домену (користувачі з @company.com)
• Створення користувачів на основі API
• Самостійна реєстрація з затвердженням адміністратора

Профілі користувачів

Кожен користувач має вичерпний профіль:

• Ім'я, електронна адреса та контактна інформація
• Фотографія профілю та біографія
• Посада та відділ
• Членство в команді
• Призначені ролі та дозволи
• Статистика активності документа
• Останній вхід та статус активності
• Статус двофакторної автентифікації

Управління життєвим циклом користувача

• Вступне навчання — автоматизовані вітальні листи та навчальні матеріали
• Активний - Повний доступ до призначених ресурсів
• Призупинено — тимчасове позбавлення доступу (відпустка, розслідування)
• Деактивовано — постійне видалення доступу (звільнені співробітники)
• Передача прав власності — перепризначте документи іншому користувачеві
• Архівуйте дані користувачів — зберігайте аудиторський слід після їхнього відходу

Командна співпраця

Спільні робочі простори

Співпрацюйте над документами в командних просторах:

• Папки команди з автоматичним доступом для членів
• Спільні шаблони документів
• Теги та метадані для всієї команди
• Спільне редагування та коментування
• Панель активності команди
• Спільні робочі процеси підпису
• Аналітика та звіти команди

Функції комунікації

• Документуйте коментарі та згадки (@username)
• Внутрішні примітки (невидимі для підписантів)
• Оголошення та повідомлення команди
• Стрічка активності для дій команди
• Повідомлення електронною поштою про події, пов'язані з документами
• Внутрішньопрограмні повідомлення для термінових питань
• Інтеграція зі Slack, Microsoft Teams

Робочі процеси затвердження

Направте документи через ланцюжки затвердження:

• Визначте багатоетапні процеси затвердження
• Послідовне або паралельне затвердження
• Умовна маршрутизація на основі значень документа
• Автоматичне ескалювання, якщо не затверджено в установлений термін
• Делегуйте повноваження щодо затвердження
• Історія затверджень та аудиторський слід
• Шаблонні робочі процеси для типових сценаріїв

Зовнішня співпраця

Доступ для гостей

Безпечно співпрацюйте із зовнішніми сторонами:

• Запрошуйте клієнтів, постачальників або партнерів як гостей
• Обмежений доступ до конкретних документів або папок
• Немає доступу до внутрішніх документів команди
• Тимчасові гостьові облікові записи
• Діяльність гостей відстежується в журналах аудиту
• Не потрібна додаткова ліцензія користувача
• Легке перетворення на повноправного члена, якщо потрібно

Клієнтські портали

Створіть брендовані портали для зовнішньої співпраці:

• Індивідуальний інтерфейс для клієнтів
• Спеціальне місце для документів клієнтів
• Клієнт може завантажувати та викачувати файли
• Безпечний обмін повідомленнями з командою клієнта
• Звіти та аналітика для конкретних клієнтів
• Опція «біла етикетка» (видалення брендингу Chaindoc)
• Кілька порталів для різних клієнтів

Контроль доступу та безпека

Дозволи на рівні команди

• Контролюйте, хто може переглядати документи команди
• Обмежте створення документів певними ролями
• Вимоги до затвердження конфіденційних документів
• Заборонити завантаження або друк
• Обмеження IP-адрес для доступу команди
• Обмеження щодо пристроїв (тільки корпоративні пристрої)
• Географічні обмеження (блокування певних країн)

Параметри автентифікації

Забезпечте безпечний доступ команди за допомогою декількох методів аутентифікації:

• Електронна адреса/пароль із суворими правилами щодо паролів
• Необхідна багатофакторна автентифікація (MFA)
• Єдина система входу (SSO) через SAML 2.0
• Інтеграція Google Workspace / Microsoft 365
• Інтеграція LDAP/Active Directory
• Біометрична автентифікація на мобільному пристрої
• Апаратні ключі безпеки (FIDO2)

Управління сесіями

• Автоматичний вихід із системи після бездіяльності
• Примусовий вихід із системи при зміні пароля
• Переглядайте активні сесії на різних пристроях
• Відключення віддаленого сеансу
• Політики обмеження часу сеансу за роллю
• Обмеження щодо одночасних сесій
• Сповіщення про підозрілу активність

Аналітика та звітність команди

Показники ефективності команди

Відстежуйте продуктивність команди та активність документів:

• Документи, створені за командою/користувачем
• Середній час до завершення підписання
• Найактивніші користувачі та команди
• Проблеми із затвердженням документів
• Частота входу користувача
• Використання сховища командою
• Час відповіді на запити про підпис

Звіти про діяльність

• Журнали активності користувачів (вхід, доступ до документів)
• Статистика співпраці команди
• Документуйте звіти про стан (у процесі, завершено)
• Невдалі спроби аутентифікації
• Аудит змін дозволів
• Журнали доступу зовнішніх користувачів
• Заплановані звіти електронною поштою

Звітність про відповідність

• Доступ до журналів аудиту для регуляторних органів
• Звіти про сертифікацію користувачів
• Дотримання вимог щодо зберігання документів
• Звіти про інциденти безпеки
• Історія призначення ролей
• Перевірка місцезнаходження даних
• Експортуйте звіти для зовнішніх аудитів

Розрахунки та ліцензування

Ліцензії користувача

Гнучкі варіанти ліцензування:

• Ліцензія для кожного користувача (щомісячна або річна)
• Необмежена кількість гостьових користувачів без додаткових витрат
• Додавайте або видаляйте користувачів у будь-який час
• Автоматичні коригування рахунків
• Об'ємні знижки для великих команд
• Безлімітні тарифи для підприємств
• Безкоштовний пробний період для нових користувачів

Відстеження використання

• Моніторинг активних та неактивних користувачів
• Обсяг документів на одного користувача
• Використання сховища командою
• Використання викликів API
• Статистика використання функцій
• Оптимізуйте ліцензії на основі використання
• Попередження про наближення до обмежень

Інтеграція та автоматизація

Інтеграція каталогів

• Синхронізація Azure Active Directory
• Синхронізація каталогу Google Workspace
• Постачальник ідентифікаційних даних Okta
• Інтеграція OneLogin SSO
• Імпорт каталогу LDAP
• Автоматичне надання/скасування прав користувачам
• Групове відображення з каталогу

Автоматизація робочого процесу команди

• Автоматично призначайте документи членам команди
• Автоматичний доступ до папок на основі ролі
• Заплановані звіти керівникам команд
• Автоматичне ескалація документів, що очікують на розгляд
• Тригери робочого процесу на основі подій у документі
• Інтеграція з інструментами управління проектами
• Настроювані веб-хуки для командних подій

Кращі практики

Налаштування команди

• Почніть з чіткої організаційної структури
• Визначте ролі та дозволи перед додаванням користувачів
• Створіть правила найменування команд
• Створіть шаблони робочого процесу затвердження
• Налаштуйте SSO перед тим, як запрошувати користувачів
• Документуйте структуру та політику вашої команди
• Проведіть навчання керівників команд перед впровадженням у всій команді

Кращі практики безпеки

• Застосовуйте MFA для всіх користувачів
• Регулярні перегляди доступу (щоквартально)
• Негайна деактивація користувачів, які пішли
• Використовуйте принцип мінімальних привілеїв
• Ретельно контролюйте доступ гостьових користувачів
• Регулярне навчання з питань безпеки
• Перевірте процедури відновлення після аварій

Ефективність співпраці

• Використовуйте шаблони для загальних документів команди
• Встановіть чіткі ланцюжки затвердження
• Встановіть SLA для перегляду документів
• Використовуйте @mentions, щоб повідомляти конкретних користувачів
• Створіть спільні папки для поточних проектів
• Регулярне очищення неактивних команд
• Використовуйте аналітику для виявлення вузьких місць

Приєднання нових членів команди

• Надішліть вітальний лист із посібником для початківців
• Призначте наставника або напарника на перший тиждень
• Проведіть навчання з питань документообігу
• Надавайте доступ поступово (почніть з обмеженого доступу)
• Заплануйте перевірку після першого тижня
• Поділіться рекомендаціями та найкращими практиками команди
• Додайте до відповідних команд та каналів

Усунення несправностей

Поширені проблеми

• Користувач не може отримати доступ до документів команди: Перевірте членство в команді та дозволи ролей
• Запрошення не отримано: перевірте папку зі спамом, перевірте адресу електронної пошти, надішліть запрошення ще раз
• Не вдається увійти за допомогою SSO: Перевірте конфігурацію SSO, зверніться до адміністратора ІТ-відділу
• Помилка «Дозвіл відхилено»: Користувачеві може знадобитися вищий рівень доступу або спеціальні дозволи для роботи з документами
• Неможливо додати більше користувачів: перевірте обмеження ліцензії, за необхідності оновлюйте план
• Користувач з'являється двічі: об'єднайте дублікати облікових записів через панель адміністратора

Отримання допомоги

• Довідковий центр адміністративної панелі
• Цілодобова підтримка адміністраторів у чаті
• Виділений менеджер облікового запису (плани Enterprise)
• Відеоуроки з управління командою
• Форум спільноти для обміну кращими практиками
• Електронна пошта: admin-support@chaindoc.com
• Гаряча лінія з питань безпеки для надзвичайних ситуацій