Управління документами

Ефективно організовуйте та керуйте своїми документами.

Зберігайте всі свої документи в одному безпечному місці. Завантажуйте, упорядковуйте та діліться документами зі своєю командою, використовуючи детальні дозволи, сховище, перевірене за допомогою блокчейну, та комплексні аудиторські сліді.

Життєвий цикл документа

Chaindoc управляє документами протягом усього їхнього життєвого циклу, від створення до архівування:

Стани документа

• Чернетка — документ, що готується, ще не надісланий
• На розгляді — надіслано для підписання, очікується завершення
• У процесі - Частково підписано, деякі підписи залишаються
• Завершено — всі підписи зібрано, документ остаточно затверджено
• Відхилено — підписант відхилив документ
• Анульовано - Відправник скасував перед завершенням
• Термін дії закінчився - Термін виконання минув без завершення
• Архівується — завершений документ переміщується до довгострокового зберігання

Автоматичні переходи між станами

Документи автоматично переходять між станами на основі дій:

• Чернетка → Очікує (коли надіслано підписантам)
• Очікується → У процесі (отримано перший підпис)
• У процесі → Завершено (всі підписи зібрано)
• Будь-яке → Анульовано (відправник скасовує)
• Будь-яке → Відхилено (підписувач відхиляє)
• Очікується/У процесі → Термін дії закінчився (досягнуто кінцевий термін)

Організація документа

Структура папок

Організуйте документи за допомогою гнучкої ієрархії папок:

• Створюйте необмежену кількість папок і підпапок
• Організуйте за відділами, проектами, клієнтами або власними критеріями
• Переміщайте документи між папками за допомогою функції перетягування
• Спільні папки для спільної роботи команди
• Особисті папки для окремих користувачів
• Папки шаблонів для документів, що можуть бути використані повторно
• Архівні папки для готових документів

Розумні фільтри та перегляди

Швидко знаходьте документи за допомогою потужної функції фільтрування:

• Фільтруйте за статусом (очікує, завершено, термін дії закінчився)
• Фільтруйте за діапазоном дат (створено, змінено, підписано)
• Фільтрувати за підписувачем або відправником
• Фільтруйте за типом документа або шаблоном
• Фільтруйте за тегами та власними метаданими
• Збережіть комбінації власних фільтрів як перегляди
• Швидкий доступ до нещодавно переглянутих документів

Можливості пошуку

Розширений пошук у всіх документах:

• Повний текстовий пошук у вмісті документа
• Шукайте за назвою документа, описом або метаданими
• Пошук за іменем підписанта або електронною адресою
• Пошук за власними полями та тегами
• Пошук ідентифікатора транзакції в блокчейні
• Булеві оператори для складних запитів
• Результати пошуку з виділенням та попереднім переглядом

Завантаження та імпорт документів

Підтримувані формати файлів

• PDF (.pdf) — рекомендований формат
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Зображення (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• Текстові файли (.txt, .rtf)
• Формати OpenDocument (.odt, .ods, .odp)

Методи завантаження

• Перетягніть файли в браузер
• Виберіть файли з комп'ютера
• Імпорт із хмарного сховища (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
• Зйомка мобільною камерою для сканування на ходу
• Завантаження API для програмної інтеграції
• Масове завантаження декількох документів
• Email-to-Chaindoc для вкладень електронної пошти

Автоматичне перетворення

Документи автоматично конвертуються у формат PDF для забезпечення узгодженості:

• Word, Excel, PowerPoint перетворені в PDF
• Зображення, перетворені в PDF за допомогою OCR (розпізнавання тексту)
• Збережіть форматування, шрифти та макет
• Оригінальний файл доступний для завантаження
• Перетворення відбувається миттєво під час завантаження

Зберігання та безпека документів

Безпечне зберігання

• Шифрування AES-256 у стані спокою
• Шифрування TLS 1.3 під час передачі даних
• Географічно розподілене зберігання (багаторегіональне)
• Автоматичне резервне копіювання кожні 6 годин
• 99,99% часу безперебійної роботи SLA
• Зберігання даних відповідно до вимог GDPR, HIPAA та SOC 2
• Варіанти розміщення даних (ЄС, США, Азія)

Блокчейн-анкерування

Кожен документ прив'язаний до блокчейну для перевірки на предмет підробки:

• Хеш документа записується в блокчейні під час завантаження
• Додаткові хеші при кожній зміні стану
• Незмінний доказ існування та цілісності документа
• Незалежна перевірка доступна для всіх сторін
• Зберігається навіть у разі припинення роботи служби Chaindoc

Контроль версій

Відстежуйте зміни в документі за допомогою автоматичного версіонування:

• Автоматичне створення версій під час завантаження одного і того ж документа
• Переглянути історію версій із часовими мітками
• Порівняйте версії поруч
• Відновіть попередні версії, якщо потрібно
• Кожна версія має унікальний хеш блокчейну
• Журнал аудиту показує, хто завантажив кожну версію

Контроль доступу та дозволи

Рівні дозволів

Детальні дозволи для документів і папок:

• Власник — повний контроль, може видаляти та керувати дозволами
• Редактор — може редагувати, надсилати на підпис та керувати документом
• Переглядач — доступ тільки для читання, можна переглядати та завантажувати
• Підписувач — може переглядати та підписувати призначені документи
• Коментатор — може переглядати та додавати коментарі (без редагування)
• Немає доступу - явно заблоковано для перегляду

Параметри спільного використання

• Поділіться з конкретними користувачами електронною поштою
• Поділіться з усією командою або відділом
• Діліться з зовнішніми сторонами (клієнтами, постачальниками)
• Доступ обмежений у часі (закінчується після встановленого періоду)
• Захищені паролем посилання для спільного використання
• Посилання тільки для перегляду для публічного обміну
• Термін дії посилань для тимчасового доступу

Доступ до журналу аудиту

Повна прозорість доступу до документів:

• Хто і коли отримував доступ до документа
• Які дії були виконані (перегляд, завантаження, редагування)
• Інформація про IP-адресу та пристрій
• Дані геолокації (якщо ввімкнено)
• Історія змін дозволів
• Невдалі спроби доступу
• Експортуйте журнали аудиту для забезпечення відповідності вимогам

Метадані та теги документа

Стандартні метадані

Автоматично зібрані метадані:

• Назва та опис документа
• Дата створення та автор
• Дата модифікації та останній модифікатор
• Розмір файлу та кількість сторінок
• Статус та стан документа
• Підписувачі та одержувачі
• Дата завершення (якщо застосовується)
• Ідентифікатори транзакцій блокчейну

Настроювані метадані

Додайте власні поля відповідно до потреб вашого бізнесу:

• Створюйте власні типи полів (текст, число, дата, випадаючий список)
• Обов'язкові або необов'язкові поля
• Ідентифікатори відділів, проектів або клієнтів
• Вартість контракту, терміни дії
• Власні категорії та класифікації
• Інтеграція із зовнішніми системами (CRM, ERP)
• Масове редагування метаданих у декількох документах

Теги та мітки

• Додавайте необмежену кількість тегів до документів
• Кольорові мітки для візуальної організації
• Автозаповнення з існуючих тегів
• Фільтруйте та шукайте за тегами
• Масове тегування для декількох документів
• Пропозиції тегів на основі вмісту документа
• Бібліотеки тегів для всієї команди

Зберігання та архівування документів

Політика зберігання даних

Автоматизуйте життєвий цикл документів за допомогою правил зберігання:

• Встановіть терміни зберігання за типом документа (наприклад, 7 років для податкових документів)
• Автоматичне архівування після закінчення терміну зберігання
• Юридичне зберігання для запобігання видаленню під час судового розгляду
• Дотримання галузевих нормативних вимог (GDPR, HIPAA, SOX)
• Автоматичне видалення після закінчення терміну архівування (опціонально)
• Шаблони політики зберігання даних для типових сценаріїв
• Переопределите правила для конкретных документов

Архівне зберігання

• Довгострокове зберігання готових документів
• Знижена частота доступу (холодне зберігання)
• Нижча вартість, ніж активне зберігання
• Миттєвий пошук за потреби
• Підтримувана верифікація блокчейну
• Експортуйте архіви для зовнішнього резервного копіювання
• Звіти про відповідність з архівних документів

Експорт та завантаження документів

Параметри експорту

• Завантажуйте окремі документи у форматі PDF
• Масове завантаження у вигляді ZIP-архіву
• Експортуйте з аудиторським слідом та сертифікатом
• Експортуйте метадані у формат CSV або JSON
• Експортуйте до хмарного сховища (Google Drive, Dropbox)
• Заплановані експортовані файли для резервного копіювання
• Експорт API для інтеграції системи

Завантаження контролю

Контролюйте, хто може завантажувати документи:

• Вимкніть завантаження конфіденційних документів
• Додавайте водяні знаки із інформацією про користувача до завантажених файлів
• Відстежуйте всі події завантаження в журналі аудиту
• Обмежте кількість завантажень на одного користувача
• Після використання посилання для завантаження втрачають чинність
• Вимагайте додаткову автентифікацію для завантажень

Аналітика документів

Статистика використання

Відстежуйте використання документів і системи:

• Загальна кількість документів за статусом
• Середній час виконання
• Найактивніші користувачі та команди
• Документуйте тенденції обсягів у динаміці
• Популярні типи документів і шаблони
• Використання та зростання обсягу сховища
• Статистика використання API

Звіти про відповідність

• Документи, що очікують на підписання
• Документи, термін дії яких закінчився або які були відхилені
• Доступ до аудиторських звітів
• Звіти про активність користувачів
• Дотримання політики зберігання даних
• Звіти про перевірку блокчейну
• Конструктор власних звітів

Інтеграція та автоматизація

Інтеграція хмарного сховища

• Двостороння синхронізація з Google Drive
• Інтеграція Dropbox для доступу до файлів
• Підключення до OneDrive та SharePoint
• Корпоративне сховище Box
• Автоматичне завантаження в хмару після підписання
• Відповідність папок між системами

Інтеграція бізнес-систем

• Salesforce — додавати до можливостей та облікових записів
• HubSpot — посилання на угоди та контакти
• Microsoft Dynamics — інтеграція CRM
• SAP — управління документами ERP
• NetSuite — робочий процес з фінансовими документами
• Zapier — підключіться до понад 5000 додатків
• Інтеграція з власними API

Кращі практики

Організація документа

• Створіть чітку структуру папок перед масовим завантаженням
• Використовуйте послідовні правила іменування
• Негайно застосовуйте теги та метадані
• Створіть шаблони для типів документів, що повторюються
• Регулярно архівуйте старі документи
• Заздалегідь встановіть політику зберігання даних
• Переглядайте та очищайте папки щоквартально

Безпека та відповідність вимогам

• Щомісяця переглядайте дозволи на доступ
• Негайно скасуйте доступ для співробітників, які звільнилися
• Використовуйте обмежений за часом доступ для зовнішніх сторін
• Увімкніть водяні знаки для завантаження конфіденційних документів
• Стежте за аудиторськими журналами на предмет незвичайної активності
• Регулярне резервне копіювання важливих документів
• Перевіряйте хеші блокчейну для важливих документів

Оптимізація продуктивності

• Стискайте великі файли перед завантаженням
• Використовуйте масові операції для декількох документів
• Архівуйте завершені документи, щоб зменшити безлад
• Використовуйте збережені фільтри замість повторних пошуків
• Плануйте експорт у години найменшого навантаження
• Очищайте чернетки та скасовані документи

Усунення несправностей

Поширені проблеми

• Помилка завантаження: перевірте розмір файлу (максимум 100 МБ), перевірте підключення до Інтернету, спробуйте інший браузер
• Не вдається знайти документ: скористайтеся пошуком замість перегляду, перевірте фільтри та доступ до папок
• Доступ заборонено: Зверніться до власника документа або адміністратора для отримання доступу
• Низька продуктивність: очистіть кеш браузера, зменшіть кількість документів у вікні перегляду, заархівуйте старі файли
• Завантаження не працює: перевірте блокування спливаючих вікон, переконайтеся, що у вас є права на завантаження, спробуйте інший браузер
• Конфлікт версій: одночасне редагування декількома користувачами — координуйте дії з командою