Керування документами

Chaindoc зберігає ваші документи з блокчейн-верифікацією, контролем версій і повним журналом аудиту. Тут розповідаємо про завантаження, організацію, права доступу, зберігання та життєвий цикл документів.

Якщо ви переходите зі спільного диска або базового сховища файлів — головна відмінність у тому, що кожна дія фіксується, а кожен опублікований документ отримує блокчейн-хеш. Ви не втратите слід, хто і коли що змінив.

Життєвий цикл документа

Документи проходять через різні стани під час створення, відправки на підпис і завершення. Переходи не потребують ручного керування — відбуваються автоматично залежно від дій підписантів.

Стани документа

• Draft — ще готується, ще не відправлений
• Pending — відправлений на підписи, чекає на перший
• In progress — зібрано принаймні один підпис, потрібно ще
• Completed — всі підписи зібрані, документ фіналізований
• Declined — підписант відхилив документ
• Voided — ви скасували документ до завершення
• Expired — дедлайн минув без усіх підписів
• Archived — перенесено в довгострокове сховище

Як працюють переходи

Переходи автоматичні. Коли ви відправляєте чернетку — вона стає "pending". Коли перший підписант підписує — переходить у "in progress". Коли останній підписує — статус "completed". Ви можете анулювати документ у будь-який момент, а підписанти можуть відхилити. Якщо дедлайн минув — документ expires.

Завантаження документів

Підтримувані формати

Chaindoc приймає більшість поширених типів файлів. Не-PDF файли автоматично конвертуються в PDF під час завантаження (оригінал залишається доступним для скачування).

• PDF (рекомендується)
• Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Зображення: JPG, PNG, GIF, TIFF — конвертуються в PDF з OCR-розпізнаванням тексту
• Текстові файли: .txt, .rtf
• OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Способи завантаження

Drag-and-drop у браузер — найшвидший спосіб. Також можна використовувати вибір файлів, імпорт з Google Drive / Dropbox / OneDrive або завантажувати програмно через API. Для масового завантаження API підтримує відправку кількох файлів в одному запиті.

Максимальний розмір файлу — 50MB. Якщо регулярно перевищуєте цей ліміт, стисніть PDF перед завантаженням.

Організація документів

Папки

Можна створювати необмежену кількість папок і підпапок. Більшість команд організовують за відділами, клієнтами або проєктами. Папки можна ділити з колективом або залишати особистими.

Drag-and-drop працює для переміщення документів між папками. Варто налаштувати чітку структуру перед масовим завантаженням — потім реорганізовувати доволі нудно.

Фільтри та пошук

Фільтри дозволяють відбирати за статусом, датою, підписантом, типом документа або користувацькими тегами. Можна зберігати комбінації фільтрів як види, щоб не налаштовувати кожного разу.

Пошук охоплює назви документів, описи, метадані, імена підписантів, email і навіть ID транзакцій блокчейну. Підтримується повнотекстовий пошук усередині змісту документа, хоча це повільніше на великих бібліотеках.

Теги та метадані

Кожен документ автоматично отримує стандартні метадані: назву, автора, дати, розмір файлу, кількість сторінок, статус і ID транзакцій блокчейну. Також можна додавати користувацькі поля (текст, число, дата, випадаючий список) для таких даних, як вартість контракту, ім'я клієнта або код проєкту.

Теги працюють на основі хештегів. Додавайте скільки завгодно — вони автодоповнюватимуться з існуючих. Масове тегування працює, якщо треба позначити партію документів одразу.

Зберігання та безпека

Документи шифруються за допомогою AES-256 у спокої та TLS 1.3 під час передачі. Сховище розподілене між кількома регіонами з автоматичними резервними копіями кожні 6 годин. Детальніше про шифрування та контроль доступу — у посібнику з безпеки.

Блокчейн-анкорінг

Коли ви публікуєте документ, його хеш записується в блокчейн. Додаткові хеші фіксуються при кожній зміні стану (підписано, анульовано тощо). Це створює незалежний доказ існування та цілісності документа, який збережеться навіть якщо Chaindoc припинить існування.

Контроль версій

Завантажте нову версію того самого документа — Chaindoc автоматично відстежить історію. Можна переглядати, порівнювати та відновлювати попередні версії. Кожна версія отримує власний блокчейн-хеш, а журнал аудиту показує, хто і коли що завантажував.

Контроль доступу

Права керують тим, що кожна людина може робити з документом. Налаштовуються на рівні документа або папки.

Рівні прав

• Owner — повний контроль, може видаляти та керувати доступом інших
• Editor — може редагувати, відправляти на підпис і керувати документом
• Viewer — тільки читання, може переглядати та завантажувати
• Signer — може переглядати та підписувати призначені документи
• Commenter — може переглядати та коментувати, але не редагувати
• No access — явно заблоковано

Спільний доступ із зовнішніми сторонами

Можна ділитися документами з людьми поза вашим колективом через email. Для тимчасового доступу використовуйте посилання з обмеженим терміном дії або захищені паролем. Кожна спроба доступу фіксується в журналі аудиту, включно з невдалими.

Зберігання та архівація

Налаштуйте політики зберігання, щоб автоматизувати, що відбувається з документами після певного періоду. Це важливо для комплаєнсу: податкові документи можуть потребувати 7 років, кадрові — довше.

• Встановлюйте періоди зберігання за типом документа
• Автоматична архівація після закінчення періоду
• Legal hold для заборони видалення під час судових процесів
• Відповідність вимогам GDPR, HIPAA та SOX щодо зберігання
• Опціональне автоматичне видалення після архівного періоду
• Перевизначення політик для конкретних документів за потреби

Архівовані документи переходять у холодне сховище (нижча вартість, та ж швидкість отримання). Блокчейн-верифікація залишається незмінною.

Експорт та завантаження

Завантажуйте окремі документи як PDF або масово як ZIP. Можна включити журнал аудиту та сертифікат завершення в експорт. Метадані експортуються в CSV або JSON, якщо потрібно перенести в іншу систему.

Для автоматизованого експорту використовуйте API. Також можна налаштувати вебхуки, щоб експорт автоматично запускався при досягненні документом певного стану.

Контроль завантажень

Для чутливих документів можна повністю вимкнути завантаження, додати водяні знаки з іменем переглядача або обмежити кількість завантажень на особу. Усі події завантаження фіксуються в журналі аудиту.

Аналітика та звітність

Панель показує обсяг документів за статусами, середній час до завершення, найактивніших користувачів, використання сховища та тренди з часом. Для комплаєнсу можна генерувати звіти про очікуючі підписи, протерміновані документи, журнали доступу та дотримання політик зберігання.

Якщо потрібні користувацькі звіти, API дає доступ до всіх базових даних.

Інтеграції

Chaindoc підключається до хмарних сховищ (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) для двосторонньої синхронізації. Також інтегрується з CRM та ERP системами: Salesforce, HubSpot і Microsoft Dynamics. Для всього іншого використовуйте API або Zapier для підключення до 5000+ додатків.

Найкращі практики

Кілька порад, які заощадять час із зростанням вашої бібліотеки документів:

• Налаштуйте структуру папок перед масовим завантаженням. Реорганізовувати сотні документів потім — нудно.
• Використовуйте послідовні назви: "Q4 2025 Консалтингова угода" краще за "Contract_v3_FINAL.pdf".
• Додавайте теги під час завантаження, а не потім. Легко відкласти й забути.
• Перевіряйте права доступу щомісяця й відкликайте доступ у тих, хто пішов із команди.
• Регулярно архівуйте завершені документи, щоб активне подання залишалося чистим.
• Налаштуйте політики зберігання на початку, щоб не класифікувати все ретроспективно.

Вирішення проблем

Завантаження не вдається

Перевірте розмір файлу (максимум 50MB) і з'єднання з інтернетом. Якщо це Word або PowerPoint, конвертація в PDF може не вдатися на сильно відформатованих документах. Спробуйте конвертувати в PDF самостійно й завантажити його.

Не вдається знайти документ

Використовуйте пошук замість навігації. Перевірте, що фільтри не приховують його (типове: фільтр статусу встановлений на "active", а документ архівований). Також перевірте, що у вас є права для перегляду.

Відмовлено в доступі

Зверніться до власника документа або адміністратора команди. Вони можуть надати доступ у налаштуваннях спільного доступу. Якщо ви адміністратор, дивіться документацію з керування колективом про те, як права переходять від папок до документів.

Що робити далі

• Підписи — дізнайтеся про типи підписів і робочі процеси
• Керування колективом — налаштуйте ролі, права та робочі простори
• API документація — програмне керування документами
• Вебхуки — отримуйте сповіщення про зміни стану документів
• Безпека — шифрування, контроль доступу та налаштування комплаєнсу