ChaindocВаш перший підпис
Цей гід проведе вас через процес надсилання першого документа на підпис у веб-інтерфейсі Chaindoc. Ось у чому справа — уся процедура займає приблизно 5 хвилин.
Якщо вам потрібна версія через API — загляньте у quick start guide. Там розібрано обидва шляхи: і через інтерфейс, і через код. А ця сторінка спеціально про кліки у веб-додатку.
Що знадобиться
- Обліковий запис Chaindoc (підійде безкоштовний план). Зареєструйтесь тут, якщо ще не зробили цього.
- Документ для підпису — PDF найкращий, але Word і зображення теж працюють.
- Email-адреси тих, хто має підписувати.
Завантажте документ
1Перейдіть у DocumentsНатисніть "Documents" у бічному меню або на головній панелі.
2Клікніть "New Document"Кнопка у верхньому правому куті. Або просто перетягніть файл на сторінку — так теж працює.
3Оберіть файлВиберіть PDF, Word або зображення (макс. 50MB). Файли не-PDF формату конвертуються автоматично.
4Заповніть деталіДайте зрозумілу назву ("Q4 Consulting Agreement" замість "doc_final_v2.pdf"), додайте опис і теги за потреби. Встановіть доступ Private, якщо документ чутливий.
Створіть запит на підпис
Після завантаження документа натисніть "Request Signatures" на сторінці документа. Відкриється конструктор запиту.
1Додайте отримувачівВведіть email-адреси підписантів. Можна одного, можна багатьох.
2Оберіть порядок підписанняParallel — всі підписують водночас. Sequential — один за одним у заданому порядку. Для простих документів parallel швидший.
3Встановіть дедлайнВиберіть, коли потрібні підписи. Зазвичай 7-14 днів для більшості контрактів. Chaindoc надсилатиме автоматичні нагадування наближенням терміну.
4Напишіть повідомленняДодайте примітку з поясненням, що саме підписує людина. Щось на кшталт "Будь ласка, перегляньте та підпишіть нашу Q4 consulting agreement" — спрацює набагато краще.
Додаткові налаштування
Чесно кажучи, у більшості випадків вони не знадобляться. Але на всяк випадок є:
- KYC verification — вимагати підтвердження особи перед підписанням. Потрібно лише для документів із високим рівнем безпеки.
- Custom reminders — змінити частоту нагадувань (за замовчуванням кожні 3 дні).
- Notifications — вибрати, чи отримуватимуть підписанти email, SMS або обидва.
- Download access — дозволити підписантам завантажити документ перед підписанням.
Перевірте та надішліть
Перед відправкою ви побачите підсумок усього. Ретельно перевірте email-адреси отримувачів і порядок підписання. Помилки в email — найчастіша причина, чому запити не доходять.
Натисніть "Send Request" — і готово. Кожен отримувач отримає email із безпечним посиланням для підписання.
Що бачать ваші підписанти
Розуміння процесу з боку підписанта допомагає налаштовувати кращі запити. На практиці їхній шлях виглядає так:
1Email із посиланнямВони отримують лист із кнопкою "Review and Sign". Обліковий запис Chaindoc не потрібен.
2Перевірка особиНа email надсилається одноразовий код для верифікації. Якщо увімкнено KYC — пройдуть також перевірку особи.
3Перегляд документаДокумент відкривається у переглядачі, де можна все прочитати, збільшити та переміщуватися.
4Накладення підписуМожна набрати ім'я, намалювати підпис або завантажити зображення власного підпису.
5ГотовоВони отримують підтвердження на email із копією підписаного документа.
Більше про типи підписів (simple, advanced, qualified) і що кожен означає для комплаєнсу — у відповідній документації.
Відстежуйте прогрес
Поверніться на сторінку документа, щоб побачити, хто підписав, а хто ще ні. Там відображається timeline усіх подій: коли надіслано email, коли відкрито, коли переглянуто документ і коли підписано.
Якщо хтось затягує — можна надіслати повторне запрошення або ручне нагадування. Автоматичні нагадування йдуть кожні 3 дні за замовчуванням.
Завантажте підписаний документ
Коли всі підпишуть — ви отримаєте сповіщення. Перейдіть на сторінку документа та завантажте:
- Підписаний PDF із вбудованими підписами
- Сертифікат блокчейн-верифікації (доводить, що документ не змінювався)
- Повний audit trail: timestamps, IP-адреси, методи автентифікації та інформація про пристрій
Тепер документ верифікований блокчейном і юридично обов'язковий. Усі сторони мають копії. Audit trail збережено назавжди.
Часті запитання
Що якщо підписант не отримав email?
Спершу нехай перевірить spam/junk. Корпоративні фільтри іноді блокують посилання для підписання. Якщо там нічого — перевірте правильність email і надішліть повторно зі сторінки статусу запиту. Можете також попросити IT-команду додати chaindoc.io у whitelist.
Чи можна скасувати після відправки?
Так. Відкрийте запит на підпис і натисніть "Cancel". Усі отримувачі зі статусом pending отримають сповіщення про скасування. Вже зібрані підписи анулюються.
Що відбувається після закінчення дедлайну?
Запит автоматично expires. Можете створити новий із новим дедлайном, якщо підписи ще потрібні. Старий запит залишається в історії для довідки.
Чи є підписи юридично обов'язковими?
Так. Підписи Chaindoc відповідають eIDAS (ЄС), ESIGN Act та UETA (США). Блокчейн-верифікація додає додатковий рівень доказів, який може мати значення у правових суперечках. Для регульованих індустрій розгляньте використання advanced або qualified типів підписів.
Що робити далі
Тепер, коли ви надіслали перший підпис, оберіть напрямок залежно від потреб:
- Signatures — зрозумійте різні типи підписів і коли який використовувати
- Document management — папки, дозволи та контроль версій
- Team management — запрошуйте колег і налаштовуйте ролі
- API integration — автоматизуйте цей процес кодом
- Security — що налаштувати для чутливих документів