Selo eletrônico: o que ele prova, os três níveis e como validar

Um selo eletrônico é a marca criptográfica de uma empresa em um arquivo. Ele mostra qual organização emitiu o documento e que ninguém mexeu nele desde então. O Regulamento (UE) n.º 910/2014, conhecido como eIDAS, define o selo no artigo 3.º, ponto 25, como «dados em formato eletrónico apenso ou logicamente associado a outros dados em formato eletrónico para garantir a origem e a integridade destes últimos» (a grafia é a da versão portuguesa do texto, em português de Portugal). O ponto 24 diz quem o cria: o criador de um selo é uma pessoa jurídica, o que o texto europeu chama de pessoa coletiva. Uma empresa, uma associação, um ministério. Nunca uma pessoa física.

Essa palavra decide o resto deste guia, e decide uma coisa que muda tudo para o leitor brasileiro: o Brasil não tem a figura do selo. A Lei 14.063/2020 só classifica assinaturas, e a palavra «selo» nem aparece no texto. Por isso este guia explica o selo europeu para quem negocia com contrapartes da UE e aponta o equivalente brasileiro mais próximo, o certificado e-CNPJ da ICP-Brasil.

Fornecedores abreviam o termo para eSeal. O selo do eIDAS não é uma imagem. Um carimbo da empresa escaneado e colado no PDF também não é um selo eletrônico, e é por isso que quem busca «carimbo eletrônico» costuma encontrar lojas de carimbos: aquilo é uma imagem que qualquer pessoa copia, sem certificado por trás. O selo funciona com a mesma criptografia de uma assinatura digital: uma chave privada, um certificado que liga a chave a uma identidade e o hash do documento, que muda se um único byte mudar. A diferença está em quem é a identidade do certificado e no que o ato afirma.

Uma assinatura diz: uma pessoa concordou. Um selo diz: uma organização emitiu. Muitos documentos regulados levam os dois. Um diretor assina o relatório, depois a empresa sela o arquivo final antes de enviar.

A maioria das ferramentas de assinatura eletrônica nunca fala de selos, então vale separar bem as duas coisas.

Uma assinatura carrega vontade. Alguém leu o documento e se comprometeu, e é esse consentimento que interessa ao direito. Um selo carrega procedência: este arquivo saiu da nossa casa exatamente neste estado. Ele não diz nada sobre alguém ter concordado com algo.

Os certificados mostram a diferença. Um certificado de assinatura nomeia uma pessoa. Um certificado de selo contém, segundo o anexo III do eIDAS, pelo menos o nome do criador do selo e, quando houver, o número de registro conforme consta dos registros oficiais. Não há ninguém no campo do titular, e isso é de propósito.

O e-CNPJ brasileiro é diferente nesse ponto. O leiaute da Receita Federal mostra que o certificado traz, além da empresa, o nome e o CPF do responsável perante o CNPJ. É um certificado de pessoa jurídica, mas com uma pessoa física ligada a ele.

É em volume que o selo se justifica. Ninguém consegue assinar com honestidade 40 mil contracheques; fingir que sim inventa um consentimento que nunca existiu. O selo faz a afirmação honesta: a empresa emitiu estes documentos e responde por eles.

Ele também sobrevive à troca de pessoas. Quando quem tem o certificado de assinatura sai da empresa, cada documento futuro precisa de outro signatário, enquanto o selo da empresa continua funcionando. Que nível de assinatura um contrato exige é outra pergunta, que nosso guia sobre a QES e os níveis de assinatura responde.

Os selos vêm nos mesmos três graus das assinaturas, e as palavras querem dizer a mesma coisa.

Selo eletrônico. Tudo o que cumpre a definição do artigo 3.º, ponto 25. O artigo 35.º, n.º 1, ainda o protege: um tribunal não pode negar-lhe efeitos jurídicos nem admissibilidade como prova só porque está em formato eletrônico ou não cumpre os requisitos do selo qualificado.

Selo eletrônico avançado. O artigo 36.º acrescenta quatro condições. O selo está associado de modo único ao criador, permite identificá-lo, é criado com dados que o criador pode usar «com um elevado nível de confiança e sob o seu controlo», e está ligado aos dados de tal forma que qualquer alteração posterior seja detectável.

Selo eletrônico qualificado. Um selo avançado criado por um dispositivo qualificado de criação de selos e baseado em um certificado qualificado de selo eletrônico (artigo 3.º, ponto 27). Um prestador qualificado de serviços de confiança (QTSP) emite o certificado conforme o anexo III. O dispositivo cumpre os requisitos do anexo II, que o artigo 39.º aplica aos selos com as devidas adaptações, e desde a alteração de 2024 um QTSP pode operá-lo à distância em nome da empresa (artigo 39.º-A).

O que o nível qualificado traz? Artigo 35.º, n.º 2: o selo qualificado beneficia da «presunção da integridade dos dados e da correção da origem dos dados». O ônus da prova se desloca. Se um cliente afirma que o seu extrato selado foi alterado, cabe a ele demonstrar; com um selo avançado, seria você quem teria de provar que não foi.

Antes, o reconhecimento entre países estava no artigo 35.º, n.º 3. O Regulamento (UE) 2024/1183 suprimiu esse número e levou a regra para o novo artigo 24.º-A: um selo qualificado de um Estado-Membro vale como qualificado em todos os outros. O que mais a alteração de 2024 mudou dá outra conversa.

Órgãos públicos usam ainda um grau intermediário, o selo avançado baseado em um certificado qualificado. O artigo 37.º o nomeia e o artigo 40.º-A lhe dá uma regra própria de validação.

A maioria das empresas não precisa de um. Melhor dizer isso antes que a lista convença você de alguma coisa: se os seus documentos são contratos que seguem para a aprovação de uma pessoa, assinaturas bastam e um selo só acrescenta custo.

Os selos cabem em quatro situações:

• Documentos que ninguém assina. Certidões, históricos escolares, extratos de conta, contracheques, certidões de registro. A organização os emite a partir dos seus dados; nenhuma pessoa nomeada concorda com nada.
• Saídas de sistema, em volume. Milhares de arquivos por mês, gerados por software, muitas vezes de madrugada. Um selo combina com esse formato, um certificado pessoal não.
• Órgãos públicos e decisões automatizadas. Na Espanha, a Ley 40/2015 permite que uma administração se identifique com um selo eletrônico (artigo 40) e o use na atuação administrativa automatizada, sem que um servidor toque na decisão (artigo 42). Na Alemanha, o § 371a, alínea 3, do ZPO liga a presunção de autenticidade do § 437 aos documentos de uma autoridade que levam uma assinatura ou um selo qualificado.
• Registros que precisam continuar comprováveis por anos. As pessoas mudam de emprego; a identidade da empresa sobrevive a elas.

No Brasil a pergunta muda. A empresa não «sela»: ela assina, em geral com o e-CNPJ da ICP-Brasil, e a MP 2.200-2 (artigo 10, § 2.º) admite ainda outros meios de comprovar autoria e integridade, inclusive certificados de fora da ICP-Brasil, desde que as partes os aceitem. O selo europeu entra na sua rotina quando uma contraparte da UE envia ou exige um documento selado.

As faturas são uma zona cinzenta. O artigo 233 da Diretiva do IVA exige garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e a legibilidade de cada fatura, e deixa o método para o sujeito passivo: controles de gestão que criem uma trilha de auditoria confiável bastam, e os exemplos de tecnologia que a própria diretiva dá são a assinatura eletrônica avançada e o EDI, não um selo. Nenhuma regra da UE obriga, portanto, a pôr selo em fatura. Ele só encurta a discussão numa fiscalização, porque é uma propriedade do arquivo e não um processo que você precisa descrever. Como faturas seladas e assinadas são validadas cobre os formatos.

Há também uma saída. Quando uma regra exige um selo qualificado, as perguntas frequentes da Comissão Europeia sobre assinatura eletrônica dizem que uma assinatura qualificada do representante autorizado da empresa é igualmente aceita.

Contratos B2B comuns não estão nesta lista. Eles pedem assinaturas.

O eIDAS é um regulamento, então as suas regras sobre selos valem diretamente em todos os Estados-Membros da UE. As leis nacionais costumam acrescentar quem supervisiona os prestadores e como os tribunais pesam o resultado. Em Portugal, o Decreto-Lei 12/2021 faz o selo qualificado presumir origem e integridade e põe o Gabinete Nacional de Segurança como supervisor. Fora da UE o quadro muda: o Reino Unido manteve os artigos sobre selos na sua versão do eIDAS, os Estados Unidos e o Brasil nunca criaram a figura. A tabela resume os textos citados neste guia. Não é aconselhamento jurídico para uma operação específica.

Selar é um serviço de confiança que se contrata, não um programa que se instala. A sequência habitual:

1. 1.
   Escolher um prestador qualificado para selos. Para um selo eletrônico qualificado, o prestador precisa constar da lista de confiança da UE com um serviço de certificados qualificados de selo eletrônico. Uma entrada de assinatura não basta, então confira o tipo de serviço. Se a sua empresa fica fora da UE, pergunte ao prestador se ele emite para pessoas jurídicas de fora do bloco: a lista mostra o serviço, não quem pode contratá-lo. Nossa explicação mostra como ler uma entrada da lista de confiança.
2. 2.
   Provar que a empresa existe e que você pode agir por ela. É aqui que selos diferem de verdade de certificados pessoais. Pelo artigo 24.º, n.os 1 e 1-A, do eIDAS, o prestador verifica a identidade e, se for o caso, os atributos da pessoa jurídica, por exemplo com a presença de um representante autorizado ou por outro método confirmado por um organismo de avaliação da conformidade. A Ley 6/2020 espanhola mostra até onde isso pode ir (artigo 7.4): o prestador confere a constituição, a personalidade jurídica e os poderes de representação em documentos públicos ou no registro, e o artigo 9.3.a o obriga a registrar quem recebeu o certificado. Reserve mais tempo de calendário.
3. 3.
   Decidir onde mora a chave privada. Em um dispositivo certificado que você opera, normalmente um módulo de segurança em hardware, ou em um dispositivo remoto que o prestador opera por você, conforme o artigo 39.º-A. O remoto costuma servir bem a fluxos automatizados, porque a selagem acontece dentro de um processo às três da manhã, não numa mesa.
4. 4.
   Ligar a selagem ao que produz os documentos. O seu faturamento ou o seu arquivo a aciona arquivo por arquivo; como isso se faz depende do prestador.

Atrás de todo certificado qualificado de selo eletrônico há normas ETSI, citadas pelo Regulamento de Execução (UE) 2025/1943: a EN 319 411-2 para a política do prestador, a família EN 319 412 para o perfil do certificado. Você não vai ler, para ser sincero, mas a política de certificação do seu prestador deveria citá-las.

O equivalente brasileiro segue outro caminho: o e-CNPJ vem de uma autoridade certificadora da ICP-Brasil e é destinado, segundo a Receita Federal, a todas as pessoas jurídicas com registro no CNPJ, para assinatura digital e autenticação do titular em sistemas.

Preço, ninguém responde por você. Os QTSP definem as próprias tarifas e não existe uma lista em escala de UE: peça dois ou três orçamentos.

Não existe um procedimento à parte para selos. O artigo 40.º do eIDAS aplica às regras de assinatura dos artigos 32.º a 34.º, com as devidas adaptações, os selos eletrônicos qualificados, e o Regulamento de Execução (UE) 2025/1945 aponta um único conjunto de normas para ambos: ETSI TS 119 172-4 para a política de validação e TS 119 102-2 para o relatório.

O que a validação de um selo eletrônico verifica

Lido para selos, o artigo 32.º, n.º 1, é a sua lista de conferência. Um validador confirma que:

• o certificado era, quando o selo foi aposto, um certificado qualificado de selo eletrônico que cumpria o anexo III;
• um QTSP o emitiu e ele estava válido naquele exato momento, não apenas hoje;
• os dados de validação batem com o que você recebeu e a identidade da organização é apresentada corretamente;
• o selo foi criado em um dispositivo qualificado de criação de selos;
• os dados selados não mudaram desde então;
• os requisitos do selo avançado do artigo 36.º eram cumpridos na hora da aposição.

Sem a checagem do dispositivo, sobra o teste de um selo avançado baseado em certificado qualificado (artigos 32.º-A e 40.º-A).

Espere três veredictos, não dois. «Indeterminado» (INDETERMINATE) quer dizer que a evidência estava incompleta, por exemplo por falta de dados de revogação, e não equivale a inválido. Um selo de uma autoridade certificadora comercial séria que não consta da lista de confiança pode validar sem problema e mesmo assim não ser qualificado.

Qual verificador lê cada arquivo

• Um PDF selado é um arquivo PAdES, que a verificação de assinaturas em PDF lê.
• Faturas estruturadas e envios a órgãos públicos costumam ser XAdES. Para esses há a verificação XAdES.
• Arquivos CAdES (.p7m, .p7s) e contêineres ASiC (.asice) passam pelo mesmo serviço que os demais.

Não sabe o que tem em mãos? A verificação de assinaturas da Chaindoc lê os quatro formatos, selos incluídos, e confere o certificado na lista de confiança da UE. Antes da primeira verificação você confirma o seu e-mail com um código de uso único.

Com um relatório de validação aberto, distinguir um selo de uma assinatura leva segundos se você sabe onde olhar.

O titular é uma organização

Um certificado de assinatura traz nome e sobrenome. Um certificado de selo traz a denominação legal da organização, o país e um identificador de organização. O anexo III pede pelo menos o nome e, quando houver, o número de registro conforme consta dos registros oficiais, e o Regulamento de Execução 2025/1943 acrescenta que o campo organizationIdentifier deve levar esse número de registro sempre que ele existir.

O identificador tem estrutura fixa

A ETSI EN 319 412-1 a define na cláusula 5.1.4: três letras para o tipo, duas letras para o país, um hífen e depois o número. VAT é um número de IVA, NTR uma inscrição em um registro comercial nacional, PSD o número de autorização de uma instituição de pagamento e LEI um Legal Entity Identifier, que leva o código de país XG. O exemplo da própria norma é VATBE-0876866142.

Compare esse valor com a empresa que você esperava. Um selo impecável da empresa errada continua sendo a empresa errada.

O status qualificado está escrito no certificado

O anexo III exige uma indicação legível por máquina de que o certificado foi emitido como certificado qualificado de selo eletrônico, e uma segunda quando a chave está em um dispositivo qualificado. Os validadores leem essas marcas junto com a lista de confiança. Se uma faltar, o selo pode ser válido sem ser qualificado.

Resposta direta: a Chaindoc não emite selos eletrônicos. Ela não é um prestador qualificado de serviços de confiança, e nada acima deve ser lido como se fosse. Se a sua empresa precisa do próprio selo eletrônico, o certificado e o dispositivo de criação vêm de um QTSP da lista de confiança.

A DocuSign está à frente nisso. O site em francês diz oferecer selos eletrônicos simples, avançados e qualificados e se descreve como prestador qualificado de serviços de confiança. Se o que o seu fluxo precisa é de um selo eletrônico da DocuSign, é um bom motivo para olhar lá.

Já a Chaindoc cobre a outra metade do trabalho. As pessoas assinam no fluxo de assinatura da Chaindoc: o servidor calcula o hash de cada arquivo no upload, o hash da versão vai para a blockchain na publicação e a prova de cada signatário é registrada quando a assinatura termina. A assinatura do PDF é PAdES-BES, sem marca temporal de uma autoridade de carimbo. Quando um arquivo selado chega até você, o serviço de verificação o confere na lista de confiança da UE e mostra cada checagem.

Então a divisão é simples. Assine o que uma pessoa aceita, sele o que a sua organização emite e valide um selo eletrônico antes de confiar nele.