So richten Sie einen Freigabeworkflow für Verträge mit Teamrollen in Chaindoc ein

Ein Freigabeworkflow ist der Weg, den ein Vertrag vom Entwurf bis zur Unterschrift nimmt: Wer darf ihn öffnen, wer muss ihn freigeben, in welcher Reihenfolge, und welche Spur bleibt zurück? Das Vier-Augen-Prinzip ist die Grundregel dahinter, denn mindestens eine zweite Person schaut hin, bevor etwas gilt. In Chaindoc ruht der Ablauf auf zwei Einstellungen. Rollen bestimmen, wer im Team ein Dokument sieht und bearbeitet. Im Business-Tarif legt ein Freigabeweg fest, in welcher Reihenfolge freigegeben und unterschrieben wird. Alles andere, von der ersten Einladung bis zum Protokoll, hängt daran. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie beides mit der Chaindoc-Teamverwaltung einrichten, was jeder Tarif enthält und wo größere Werkzeuge wie SharePoint weiter gehen.

Die meisten Probleme in einem Freigabeworkflow beginnen vor der Freigabe. Ein Entwurf landet auf dem gemeinsamen Laufwerk, der Link wandert weiter, und bis die Rechtsabteilung ihn öffnet, haben ihn fünf Leute gelesen und zwei bearbeitet.

In vielen Werkzeugen ist das die Voreinstellung. In Google Drive darf jeder, den Sie zum Bearbeiter machen, die Datei teilen und ihre Berechtigungen ändern, solange der Eigentümer das nicht abschaltet, und was Sie für einen Ordner vergeben, gilt für jede Datei darin (Google Drive Hilfe). Praktisch für eine Präsentation. Weniger praktisch für einen Liefervertrag, in dem Ihre Margen stehen.

Der Dokumentenzugriff läuft in Chaindoc auf zwei Ebenen, dazu kommt eine dritte für Entwickler:

• Arbeitsbereich. Jeder Nutzer hat einen persönlichen Arbeitsbereich, Team-Tarife bringen einen gemeinsamen dazu. Beide überschneiden sich nicht: Ein Entwurf im persönlichen Bereich bleibt für das Team unsichtbar. Verträge des Teams gehören in den gemeinsamen Arbeitsbereich.
• Rolle. Im gemeinsamen Arbeitsbereich richtet sich nach der Rolle, was jemand mit einem Dokument tun darf (ansehen, bearbeiten, freigeben, unterschreiben), und nicht nach einem weitergeleiteten Link.
• Über die Chaindoc-API, die den Business-Tarif voraussetzt, trägt jedes Dokument einen Zugriffstyp: privat (private), öffentlich (public) oder eingeschränkt (restricted). Bei einem eingeschränkten Dokument stehen die Personen, die es öffnen dürfen, per E-Mail-Adresse in einer Liste, jeweils mit einer Stufe wie read.

Unsere Faustregel: Geben Sie den Entwurf denen, die ihn vor der Freigabe lesen müssen, nicht allen, die ihn gern sehen würden. Den Kreis können Sie nach der Unterschrift erweitern. Zurückholen lässt er sich nicht mehr, sobald jemand die Datei heruntergeladen hat. Bei Verträgen mit personenbezogenen Daten ist das mehr als Höflichkeit, dazu unten mehr bei Art. 25 und 32 DSGVO.

Eine ehrliche Grenze: Dateien laufen über TLS, aber es gibt keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, die Server von Chaindoc können also lesen, was sie verarbeiten. Innerhalb Ihres Unternehmens sorgen Rollen dafür, dass ein Vertrag nur vor den richtigen Augen liegt.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) hängt Berechtigungen an eine Rolle und gibt den Menschen dann die Rolle. Das NIST-Glossar beschreibt sie als Zugriffskontrolle auf Grundlage von Benutzerrollen, eine Rolle ist dabei eine Sammlung von Zugriffsberechtigungen. Im Büroalltag heißt das meist Berechtigungskonzept: wer darf was an welchem Dokument. Wechselt jemand die Aufgabe, ändern Sie eine Rolle, und der Zugriff zieht mit.

Die Teamverwaltung von Chaindoc bringt vier eingebaute Rollen mit, die Zugriffshälfte jedes Freigabeworkflows:

• Owner: volle Rechte an Dokumenten plus die Admin-Funktionen des Teams. Meist die Gründerin oder wer das Budget verantwortet.
• Admin: verwaltet Nutzer und behält die Workflows im Blick. Typischerweise die Leitung Operations oder das Office-Management.
• Member: liest und bearbeitet im Rahmen der Rechte, die die Rolle erlaubt. Hier sitzt der Großteil Ihres Teams.
• Accounter: sieht die finanzielle und analytische Seite von Dokumenten. Denken Sie an die Buchhaltung oder den externen Steuerberater.

Jede eingebaute Rolle lässt sich anpassen, und eigene Rollen legen Sie beliebig viele an, mit jeder Kombination von Berechtigungen. Zwei sehen wir oft: eine juristische Prüfrolle, die Verträge ansehen und freigeben, aber nicht versenden darf, und eine Vertriebsrolle, die entwirft und versendet, aber nie freigibt. Änderungen im Rollen-Tab gelten sofort für alle aktiven Workflows.

Reichen vier Rollen? Für ein Team von fünf bis fünfzig Leuten meistens ja. Unternehmenssuiten bieten längere Auswahllisten. Nach unserer Erfahrung brauchen kleine Teams sie selten, und jede zusätzliche Rolle ist eine mehr, die jemand jedes Quartal prüfen muss.

Das Vier-Augen-Prinzip verlangt, dass zwei Personen beteiligt sind, bevor etwas Wichtiges gilt: eine Zahlung, die Änderung eines Datensatzes, ein Vertrag. Prüfer sprechen allgemeiner von Funktionstrennung (englisch: separation of duties). Die Definition des NIST ist unmissverständlich: Kein Nutzer soll so viele Rechte erhalten, dass er das System allein missbrauchen kann (NIST-Glossar). Derselbe Eintrag unterscheidet zwei Arten. Statische Funktionstrennung heißt, dass unvereinbare Rollen nie bei einer Person landen. Dynamische greift im Moment der Handlung, das klassische Beispiel ist die Zwei-Personen-Regel.

Im deutschen Alltag ist das längst gelebte Praxis. Die GoBD gelten für steuerlich relevante Unterlagen, nicht für jeden Vertrag, aber sie zeigen, was Prüfer erwarten: Im Abschnitt zum internen Kontrollsystem nennen sie als Beispiele Zugriffsberechtigungskontrollen und Funktionstrennungen. Für börsennotierte Aktiengesellschaften verlangt § 91 Abs. 3 AktG ein angemessenes und wirksames internes Kontrollsystem. Und auch kleine Firmen kennen die Mechanik: Die Unterschriftenregelung legt fest, wer bis zu welchem Betrag zeichnet, und bei einer Gesamtprokura (§ 48 Abs. 2 HGB) unterschreiben mehrere Personen gemeinsam. Ein Freigabeworkflow bildet solche Regeln im Dokument ab, statt sie im Kopf der Geschäftsführung zu lassen.

Für ein Vertragsteam heißt das drei Gewohnheiten:

1. 1.
   Wer einen Vertrag entwirft, gibt ihn nicht selbst frei.
2. 2.
   Große Verträge tragen zwischen Entwurf und Unterschrift mehr als einen Namen.
3. 3.
   Die Finanzabteilung sieht, was ein Vertrag wert ist, kann ihn aber nicht umschreiben.

Dafür braucht es keine Spezialsoftware. Es braucht jemanden, der entscheidet, und ein Werkzeug, das sich die Entscheidung merkt.

Need-to-know, in einfachen Worten

Das NIST beschreibt in SP 800-12 das Prinzip der minimalen Rechte (Least Privilege) so: Jeder Nutzer bekommt nur den Zugriff, den er für seine Aufgaben braucht. In Chaindoc heißt das: Member ist der Standard, Admin die Ausnahme, Owner gehört ein bis zwei Personen. Ehrlich gesagt machen die meisten kleinen Teams es umgekehrt: Die ersten fünf Leute werden alle Admin, weil es schneller ging, und niemand schaut je wieder hin.

Wo der Freigabeweg im Freigabeworkflow sitzt

Rollen decken die statische Hälfte ab, der Freigabeweg die dynamische. Eine normale Signaturanfrage in Chaindoc lädt alle Empfänger gleichzeitig ein, wer sie zuerst öffnet, unterschreibt zuerst. Im Business-Tarif legt ein Freigabeweg stattdessen die Reihenfolge fest: Die nächste Person bekommt das Dokument erst, wenn die vorige gehandelt hat. Erst die Rechtsabteilung, dann die Finanzleitung, dann die Geschäftsführung. Sagt Ihre Richtlinie, dass Verträge ab einem bestimmten Wert die Finanzleitung brauchen, halten Sie die Regel schriftlich fest und lassen Sie die versendende Person den passenden Weg wählen. Ein Freigabeweg legt die Reihenfolge fest, keine Wertgrenzen.

Rollen und der gemeinsame Arbeitsbereich, die Zugriffsseite eines Freigabeworkflows, beginnen im Team-Tarif. Die feste Reihenfolge braucht Business, ebenso der API-Zugriff. Die Zahlen unten stammen aus den Chaindoc-Tarifen, wie sie am 20. September 2026 veröffentlicht waren, die Preisseite nennt die aktuellen. Wenn Sie Freigabeprozess-Software nach dem Preis vergleichen, zählen Sie die Plätze mit: Jedes zusätzliche Teammitglied kostet in beiden Team-Tarifen 19 € im Monat extra.

Eine Zahl fehlt mit Absicht. Das monatliche Signaturkontingent des Team-Tarifs zeigt auf der Tarifkarte einen Wert und in der Konfiguration des Tarifs einen anderen. Wir überlassen es deshalb der Preisseite, statt den falschen zu drucken.

Ein Freigabeworkflow nützt nur, wenn sich später zeigen lässt, wer was freigegeben hat. Chaindoc hält den Nachweis an zwei Stellen, und sie haben verschiedene Aufgaben.

Das Protokoll (Audit Trail) ist das anwendungseigene Ereignisprotokoll des Dokuments. Seine Einträge sind per Hash verkettet, ein fehlender oder geänderter Eintrag bricht die Kette also. Sie können es als PDF exportieren, und für die signierte Datei gibt es einen eigenen Verifizierungsbericht als PDF. Haben Sie eine Identitätsprüfung genutzt, landet auch ihr Ergebnis im Protokoll.

Die Blockchain hält zwei Momente fest: den Hash der Version beim Veröffentlichen und den Nachweis jedes Unterzeichners, wenn die Unterschrift abgeschlossen ist. Gegen diesen Hash prüft eine spätere Verifizierung die Datei.

In der Praxis kommen die meisten Meinungsverschiedenheiten nie bis zur Kette. Sie erledigen sich mit einem lesbaren Protokoll darüber, wer was getan hat, und deshalb zählt der PDF-Export im Alltag mehr. Was Betriebsprüfer oder Gerichte erfahrungsgemäß sehen wollen, steht in wie ein E-Signatur-Protokoll einer Prüfung standhält.

Bevor Sie Dokumentenfreigabe-Software anschaffen, lohnt ein Blick auf das, was Sie schon haben. Viele Teams führen einen Freigabeworkflow längst in einem Werkzeug, das sie besitzen, oder glauben es zumindest. Das leisten die drei gängigsten.

SharePoint und Power Automate

Ein SharePoint-Freigabeworkflow ist meist ein Power-Automate-Flow. Microsofts Anleitung baut ihn um die Aktion "Genehmigungen - Starten und auf eine Genehmigung warten" auf, und Genehmigende antworten aus dem Posteingang, dem Genehmigungscenter oder der mobilen App (Microsoft Learn). Sequenzielle und parallele Genehmigungen haben jeweils eine eigene Anleitung, und Gäste von außerhalb des Unternehmens können über Microsoft Entra genehmigen. Der Haken: Den Flow bauen und pflegen Sie selbst, und die Anleitung sagt klar, dass die Sicherheit außerhalb ihres Geltungsbereichs liegt. Wer schon ein Dokumentenmanagementsystem wie DATEV DMS oder d.velop nutzt, sollte zuerst dort nachsehen, was es an Freigaben bietet. Wir vergleichen es hier nicht.

DocuSign

Wer nach DocuSign Berechtigungen sucht, landet meist bei den drei Standard-Berechtigungsprofilen: DS Admin, DS Sender und DS Viewer. DocuSign beschreibt außerdem in seinem Support-Center einen internen Freigabeworkflow. Ein Freigabeworkflow in DocuSign ist also eine Konfigurationsaufgabe in einem Konto, das Sie vielleicht schon bezahlen.

Google Drive

Google Drive Freigabe-Berechtigungen bestehen aus drei Rollen: Betrachter, Kommentator und Bearbeiter. Sie bestimmen, wer eine Datei öffnen, kommentieren und ändern darf. Wer sie abnimmt und wer sie unterschreibt, ist eine andere Frage, die Sie anderswo beantworten.

Wo die anderen voraus sind: Power Automate kann eine Freigabe an fast jede Bedingung knüpfen und über SharePoint, Dynamics 365 oder Salesforce hinweg laufen lassen, und Genehmigende in Microsoft 365 nutzen die Firmenkonten, mit denen sie sich ohnehin anmelden. Chaindoc hat weder Single Sign-on noch SCIM-Provisionierung. Man meldet sich mit Passwort oder mit einem Google-, GitHub- oder Apple-Konto an, und Ausgeschiedene entfernen Sie von Hand. Was Chaindoc an einem Ort zusammenführt, sind Zugriff, Reihenfolge, Unterschrift und Protokoll für denselben Vertrag.

Nein. Artikel 25 Absatz 1 der eIDAS-Verordnung verbietet es, einer elektronischen Signatur vor Gericht allein deshalb die Rechtswirkung abzusprechen, weil sie elektronisch ist. Und wo das Gesetz die Schriftform verlangt, ersetzt die elektronische Form sie nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur (§ 126a BGB). Beides hängt an der Signatur, nicht an Ihrem Freigabeworkflow. Der ist Governance und kein Teil des Vertragsschlusses. Was er ändert, ist Ihre Lage, wenn später jemand behauptet, der Vertrag sei ohne Vertretungsbefugnis unterschrieben worden.

Zugriff taucht im Recht allerdings zweimal auf. Wer Handelsbriefe aufbewahren muss, muss sie nach § 257 Abs. 3 Nr. 2 HGB während der ganzen Frist verfügbar halten und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar machen können. Zugriffskontrolle wirkt also in beide Richtungen: Halten Sie die fern, die einen Vertrag nicht sehen sollen, und sperren Sie die nicht aus, die ihn sehen müssen. Zu den Fristen lesen Sie wie lange Sie unterschriebene Verträge aufbewahren.

Enthalten Ihre Verträge personenbezogene Daten, verlangt Art. 25 Abs. 2 DSGVO, dass sie durch Voreinstellung nicht einer unbestimmten Zahl von Personen zugänglich gemacht werden, und Art. 32 Abs. 4 DSGVO, dass Personen mit Zugang sie nur auf Weisung des Verantwortlichen verarbeiten. Ein Link, den jeder öffnen kann, verträgt sich schlecht mit beidem. Das ist allgemeine Information, keine Rechtsberatung für Ihr Unternehmen.

Dieselben fünf Fehler tauchen immer wieder auf:

• Alle sind Admin. Passiert bei der Einrichtung und bleibt so. Holen Sie es auf eine bis zwei Personen herunter.
• Der Freigabeworkflow für Verträge steckt in einem Kopf. Ist diese Person nicht da, bleiben Verträge liegen oder gehen ungeprüft raus. Schreiben Sie die Wege auf und benennen Sie sie nach Vertragsarten.
• Freigaben laufen per E-Mail. Ein "sieht gut aus" im Verlauf steht nicht im Protokoll, und nach sechs Monaten findet es niemand mehr.
• Ausgeschiedene behalten den Zugriff. Ohne automatische Provisionierung braucht das Offboarding eine Checklistenzeile: aus Chaindoc entfernen.
• Die freigegebene Fassung ist nicht die unterschriebene. Wer nach der Freigabe noch ändert, braucht eine neue veröffentlichte Version und einen neuen Durchlauf durch den Freigabeweg. Der Hash der alten Version liegt bereits auf der Blockchain, genau das, was Sie wollen, wenn jemand fragt, was sich geändert hat.

Beheben Sie diese fünf, dann kümmert sich ein Freigabeworkflow in Chaindoc weitgehend selbst um sich. Rollen halten Entwürfe privat, der Freigabeweg hält die Reihenfolge, und das Protokoll beantwortet die Fragen später.