Quản lý đội ngũ

Hợp tác hiệu quả với đội ngũ của cậu.

Mời thành viên nhóm, phân công vai trò và quản lý quyền truy cập để đảm bảo hợp tác suôn sẻ trong tổ chức của cậu. Các tính năng quản lý nhóm của Chaindoc cho phép hợp tác an toàn đồng thời duy trì tuân thủ và nhật ký kiểm tra.

Cấu trúc đội ngũ

Cấu trúc tổ chức

Xây dựng cấu trúc tổ chức của cậu trong Chaindoc:

• Tổ chức - Thực thể cấp cao nhất của công ty cậu
• Phòng ban - Tổ chức các nhóm theo chức năng (Pháp lý, Nhân sự, Bán hàng, v.v.)
• Nhóm - Các nhóm nhỏ trong các bộ phận
• Dự án - Nhóm tạm thời cho các sáng kiến cụ thể
• Cấu trúc lồng nhau - Các phòng ban có thể chứa các phòng ban con
• Hỗ trợ nhiều tổ chức - Quản lý nhiều thực thể từ một tài khoản

Loại đội

• Nhóm riêng tư - Chỉ hiển thị cho các thành viên
• Nhóm công khai - Hiển thị cho toàn bộ tổ chức
• Đội ngũ đa chức năng - Các thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau
• Đội ngũ khách hàng - Bao gồm các đối tác bên ngoài
• Nhóm tạm thời - Tự động lưu trữ sau khi hoàn thành dự án

Vai trò và quyền hạn của người dùng

Vai trò toàn cầu

Các vai trò trong toàn tổ chức với các mức quyền hạn khác nhau:

• Chủ sở hữu - Quyền kiểm soát hành chính đầy đủ, quản lý thanh toán và quản lý người dùng
• Quản trị viên - Quản lý người dùng, tạo nhóm và cài đặt hệ thống
• Quản lý - Quản lý đội ngũ và tài liệu trong các khu vực được giao
• Thành viên - Người dùng tiêu chuẩn có quyền tạo và ký tài liệu
• Khách - Quyền truy cập hạn chế cho các cộng tác viên bên ngoài
• Kiểm toán viên - Quyền truy cập chỉ đọc với khả năng xem nhật ký kiểm toán

Ma trận quyền hạn

Mỗi vai trò có thể làm gì:

• Chủ sở hữu: Tất cả quyền hạn bao gồm xóa tài khoản
• Quản trị viên: Quản lý người dùng, nhóm, thanh toán, tích hợp, cài đặt bảo mật
• Quản lý: Tạo nhóm, quản lý thành viên nhóm, phê duyệt tài liệu
• Thành viên: Tạo/gửi tài liệu, ký tên, xem tài liệu của nhóm
• Khách: Chỉ xem và ký các tài liệu được giao.
• Kiểm toán viên: Xem tất cả tài liệu và nhật ký kiểm toán, tạo báo cáo

Vai trò tùy chỉnh

Tạo các vai trò tùy chỉnh cho các nhu cầu cụ thể:

• Xác định quyền truy cập chi tiết (xem, tạo, chỉnh sửa, xóa, phê duyệt)
• Giao cho các bộ phận hoặc nhóm cụ thể
• Quyền truy cập cụ thể theo loại tài liệu (ví dụ: chỉ bộ phận Nhân sự (HR) mới có thể truy cập hợp đồng lao động của nhân viên)
• Các nhiệm vụ tạm thời có thời hạn hết hiệu lực
• Mẫu vai trò cho các tình huống phổ biến
• Các vai trò tuân thủ có quyền truy cập hạn chế

Quản lý người dùng

Thêm người dùng

Có nhiều cách để thêm thành viên vào đội:

• Email mời với thông điệp chào mừng tùy chỉnh
• Nhập hàng loạt qua tệp CSV
• Đăng nhập một lần (SSO) tự động cấp quyền truy cập
• Tự động tham gia dựa trên tên miền (người dùng có @company.com)
• Tạo người dùng dựa trên API
• Đăng ký tự phục vụ với sự phê duyệt của quản trị viên

Hồ sơ người dùng

Mỗi người dùng có một hồ sơ chi tiết:

• Tên, email và thông tin liên hệ
• Ảnh đại diện và tiểu sử
• Chức danh và bộ phận
• Thành viên nhóm
• Vai trò và quyền hạn được giao
• Thống kê hoạt động tài liệu
• Thời gian đăng nhập cuối cùng và trạng thái hoạt động
• Trạng thái xác thực hai yếu tố

Quản lý vòng đời người dùng

• Onboarding - Email chào mừng tự động và tài liệu đào tạo
• Hoạt động - Quyền truy cập đầy đủ vào các tài nguyên được giao
• Tạm ngưng - Tạm thời thu hồi quyền truy cập (nghỉ phép, điều tra)
• Đã vô hiệu hóa - Xóa quyền truy cập vĩnh viễn (nhân viên đã nghỉ việc)
• Chuyển quyền sở hữu - Giao lại tài liệu cho một người dùng khác
• Lưu trữ dữ liệu người dùng - Duy trì nhật ký kiểm tra sau khi rời đi

Hợp tác nhóm

Không gian làm việc chung

Hợp tác trên tài liệu trong không gian làm việc của nhóm:

• Thư mục nhóm với quyền truy cập tự động cho các thành viên
• Mẫu tài liệu chung
• Thẻ và metadata chung cho toàn đội
• Chỉnh sửa và bình luận cộng tác
• Bảng điều khiển hoạt động của đội
• Quy trình làm việc chung về chữ ký
• Phân tích và báo cáo của đội ngũ

Tính năng giao tiếp

• Ghi chú và đề cập đến tài liệu (@username)
• Ghi chú nội bộ (không hiển thị cho người ký)
• Thông báo và thông tin từ đội ngũ
• Dòng hoạt động cho các hành động của nhóm
• Thông báo qua email cho các sự kiện liên quan đến tài liệu
• Tin nhắn trong ứng dụng cho các vấn đề khẩn cấp
• Tích hợp với Slack, Microsoft Teams

Quy trình phê duyệt

Chuyển tài liệu qua chuỗi phê duyệt:

• Xác định quy trình phê duyệt nhiều bước
• Phê duyệt theo thứ tự hoặc song song
• Định tuyến có điều kiện dựa trên giá trị tài liệu
• Tự động nâng cấp nếu không được phê duyệt trong khung thời gian quy định
• Ủy quyền phê duyệt
• Lịch sử phê duyệt và nhật ký kiểm tra
• Quy trình làm việc dựa trên mẫu cho các tình huống phổ biến

Hợp tác bên ngoài

Quyền truy cập của khách

Hợp tác an toàn với các bên ngoài:

• Mời khách hàng, nhà cung cấp hoặc đối tác tham gia với tư cách khách mời
• Quyền truy cập hạn chế vào các tài liệu hoặc thư mục cụ thể
• Không được truy cập vào các tài liệu nội bộ của đội ngũ.
• Tài khoản khách có thời hạn
• Hoạt động của khách được theo dõi trong nhật ký kiểm tra
• Không cần giấy phép người dùng bổ sung
• Dễ dàng chuyển đổi thành thành viên chính thức nếu cần thiết

Cổng thông tin khách hàng

Tạo các cổng thông tin có thương hiệu cho hợp tác bên ngoài:

• Giao diện tùy chỉnh theo thương hiệu cho khách hàng
• Khu vực dành riêng cho tài liệu của cậu
• Cậu có thể tải lên và tải xuống tệp tin
• Tin nhắn an toàn với đội ngũ khách hàng
• Báo cáo và phân tích theo yêu cầu của khách hàng
• Tùy chọn nhãn trắng (loại bỏ thương hiệu Chaindoc)
• Nhiều cổng thông tin cho các khách hàng khác nhau

Kiểm soát truy cập & Bảo mật

Quyền truy cập cấp độ nhóm

• Kiểm soát ai có thể xem tài liệu của nhóm
• Hạn chế việc tạo tài liệu cho các vai trò cụ thể
• Yêu cầu phê duyệt đối với tài liệu nhạy cảm
• Ngăn chặn việc tải xuống hoặc in ấn
• Hạn chế địa chỉ IP cho quyền truy cập của nhóm
• Hạn chế thiết bị (chỉ áp dụng cho thiết bị của công ty)
• Hạn chế địa lý (chặn một số quốc gia)

Tùy chọn xác thực

Bảo mật quyền truy cập của nhóm bằng nhiều phương thức xác thực:

• Email/mật khẩu với chính sách mật khẩu mạnh
• Yêu cầu xác thực đa yếu tố (MFA)
• Đăng nhập một lần (SSO) qua SAML 2.0
• Tích hợp Google Workspace / Microsoft 365
• Tích hợp LDAP/Active Directory
• Xác thực sinh trắc học trên thiết bị di động
• Khóa bảo mật phần cứng (FIDO2)

Quản lý phiên

• Đăng xuất tự động sau khi không hoạt động
• Buộc đăng xuất khi thay đổi mật khẩu
• Xem các phiên hoạt động trên các thiết bị
• Kết thúc phiên làm việc từ xa
• Chính sách thời gian chờ phiên theo vai trò
• Giới hạn phiên họp đồng thời
• Cảnh báo đăng nhập cho hoạt động đáng ngờ

Đội ngũ Phân tích và Báo cáo

Chỉ số hiệu suất của đội ngũ

Theo dõi năng suất của đội ngũ và ghi chép hoạt động:

• Các tài liệu được tạo theo từng nhóm/người dùng
• Thời gian trung bình để hoàn thành chữ ký
• Người dùng và nhóm hoạt động tích cực nhất
• Các điểm tắc nghẽn trong quy trình phê duyệt tài liệu
• Tần suất đăng nhập của cậu
• Sử dụng dung lượng lưu trữ theo nhóm
• Thời gian phản hồi cho yêu cầu ký tên

Báo cáo hoạt động

• Lịch sử hoạt động của người dùng (đăng nhập, truy cập tài liệu)
• Thống kê hợp tác nhóm
• Báo cáo trạng thái tài liệu (đang chờ xử lý, đã hoàn thành)
• Các lần thử xác thực không thành công
• Kiểm tra thay đổi quyền
• Nhật ký truy cập của người dùng bên ngoài
• Báo cáo định kỳ qua email

Báo cáo tuân thủ

• Truy cập nhật ký kiểm tra cho các cơ quan quản lý
• Báo cáo chứng nhận người dùng
• Tuân thủ quy định lưu trữ tài liệu
• Báo cáo sự cố an ninh
• Lịch sử phân công vai trò
• Xác minh vị trí lưu trữ dữ liệu
• Xuất báo cáo cho các cuộc kiểm toán bên ngoài

Thanh toán & Giấy phép

Giấy phép người dùng

Các tùy chọn cấp phép linh hoạt:

• Giấy phép theo từng người dùng (hàng tháng hoặc hàng năm)
• Số lượng người dùng khách không giới hạn mà không tốn thêm chi phí
• Thêm hoặc xóa người dùng bất cứ lúc nào
• Điều chỉnh hóa đơn tự động
• Giảm giá theo số lượng cho các đội lớn
• Gói người dùng không giới hạn cho doanh nghiệp
• Thời gian dùng thử miễn phí cho người dùng mới

Theo dõi sử dụng

• Theo dõi người dùng hoạt động và không hoạt động
• Số lượng tài liệu trên mỗi người dùng
• Sử dụng dung lượng lưu trữ theo nhóm
• Sử dụng API call
• Thống kê sử dụng tính năng
• Tối ưu hóa giấy phép dựa trên cách sử dụng
• Cảnh báo về giới hạn sắp đạt đến

Tích hợp & Tự động hóa

Tích hợp thư mục

• Đồng bộ hóa Azure Active Directory
• Đồng bộ hóa thư mục Google Workspace
• Nhà cung cấp danh tính Okta
• Tích hợp SSO của OneLogin
• Nhập thư mục LDAP
• Cấp quyền/hủy cấp quyền người dùng tự động
• Mapping nhóm từ thư mục

Tự động hóa quy trình làm việc của nhóm

• Tự động phân công tài liệu cho các thành viên trong nhóm
• Truy cập thư mục tự động dựa trên vai trò
• Báo cáo định kỳ cho các trưởng nhóm
• Tự động nâng cấp các tài liệu đang chờ xử lý
• Các tác vụ tự động được kích hoạt dựa trên các sự kiện trong tài liệu
• Tích hợp với các công cụ quản lý dự án
• Webhook tùy chỉnh cho các sự kiện của nhóm

Thực hành tốt nhất

Thiết lập đội ngũ

• Bắt đầu với cấu trúc tổ chức rõ ràng
• Xác định vai trò và quyền hạn trước khi thêm người dùng
• Tạo quy ước đặt tên cho nhóm
• Thiết lập mẫu quy trình phê duyệt
• Cài đặt SSO trước khi mời người dùng
• Ghi chép cấu trúc đội ngũ và chính sách của cậu.
• Đào tạo các trưởng nhóm trước khi triển khai cho toàn bộ đội ngũ

Các thực hành bảo mật tốt nhất

• Áp dụng xác thực hai yếu tố (MFA) cho tất cả người dùng
• Kiểm tra truy cập định kỳ (hàng quý)
• Ngay lập tức vô hiệu hóa tài khoản của người dùng đã rời khỏi hệ thống.
• Sử dụng nguyên tắc quyền hạn tối thiểu
• Theo dõi chặt chẽ quyền truy cập của người dùng khách
• Đào tạo nhận thức về an ninh thường xuyên
• Kiểm tra các quy trình khôi phục thảm họa

Hiệu quả hợp tác

• Sử dụng mẫu cho các tài liệu chung của nhóm
• Xác lập chuỗi phê duyệt rõ ràng
• Đặt các cam kết dịch vụ (SLAs) cho việc xem xét tài liệu
• Sử dụng @mentions để thông báo cho người dùng cụ thể
• Tạo các thư mục chung cho các dự án đang triển khai
• Thường xuyên dọn dẹp các nhóm không hoạt động
• Sử dụng phân tích để xác định các điểm nghẽn

Hướng dẫn cho thành viên mới gia nhập đội ngũ

• Gửi email chào mừng kèm theo hướng dẫn bắt đầu.
• Chỉ định người hướng dẫn hoặc bạn đồng hành cho tuần đầu tiên
• Cung cấp đào tạo về quy trình làm việc với tài liệu
• Cấp quyền truy cập theo từng giai đoạn (bắt đầu với quyền hạn chế)
• Lên lịch kiểm tra sau tuần đầu tiên
• Chia sẻ hướng dẫn và các thực hành tốt nhất của nhóm
• Thêm vào các nhóm và kênh liên quan

Khắc phục sự cố

Vấn đề thường gặp

• Người dùng không thể truy cập tài liệu của nhóm: Kiểm tra quyền thành viên và quyền hạn của vai trò trong nhóm.
• Không nhận được lời mời: Kiểm tra thư mục spam, xác minh địa chỉ email, gửi lại lời mời
• Đăng nhập SSO không thành công: Kiểm tra cấu hình SSO, liên hệ với quản trị viên IT.
• Lỗi từ chối quyền truy cập: Cậu có thể cần quyền truy cập cao hơn hoặc quyền truy cập cụ thể vào tài liệu.
• Không thể thêm người dùng mới: Kiểm tra giới hạn giấy phép, nâng cấp gói dịch vụ nếu cần thiết
• Người dùng xuất hiện hai lần: Hợp nhất các tài khoản trùng lặp qua bảng điều khiển quản trị.

Nhận trợ giúp

• Trung tâm trợ giúp bảng điều khiển quản trị
• Hỗ trợ trò chuyện 24/7 cho quản trị viên
• Quản lý tài khoản chuyên dụng (Gói Enterprise)
• Hướng dẫn video về quản lý đội ngũ
• Diễn đàn cộng đồng về các thực hành tốt nhất
• Email: admin-support@chaindoc.com
• Đường dây nóng an ninh khẩn cấp cho các sự cố