Quản lý tài liệu

Chaindoc lưu trữ tài liệu của bạn với xác thực blockchain, quản lý phiên bản và nhật ký kiểm tra đầy đủ. Bài viết này hướng dẫn cách tải lên, sắp xếp, phân quyền, lưu giữ và theo dõi vòng đờ tài liệu.

Nếu bạn đang chuyển từ ổ đĩa chia sẻ hay lưu trữ file cơ bản, điểm khác biệt lớn nhất là mọi thao tác đều được ghi lại và mọi tài liệu đã xuất bản đều có mã hash blockchain. Bạn sẽ không bao giờ bị mất dấu ai thay đổi gì, hay khi nào.

Vòng đờ tài liệu

Tài liệu sẽ chuyển qua các trạng thái khi được tạo, gửi đi ký tên và hoàn tất. Bạn không cần chuyển đổi thủ công; chúng tự động chuyển dựa trên hành động của ngườ ký.

Các trạng thái tài liệu

• Draft — đang soạn thảo, chưa gửi đi
• Pending — đã gửi ký, đang chờ chữ ký đầu tiên
• In progress — đã có ít nhất một chữ ký, còn chờ thêm
• Completed — đã đủ chữ ký, tài liệu hoàn tất
• Declined — ngườ ký từ chối tài liệu
• Voided — bạn hủy trước khi hoàn tất
• Expired — hết hạn mà chưa đủ chữ ký
• Archived — đã chuyển sang lưu trữ dài hạn

Cách chuyển trạng thái hoạt động

Chuyển đổi diễn ra tự động. Khi bạn gửi bản Draft, nó thành "Pending". Khi ngườ ký đầu tiên ký, chuyển sang "In progress". Khi ngườ cuối cùng ký, thành "Completed". Bạn có thể hủy tài liệu bất cứ lúc nào, và ngườ ký có thể từ chối bất cứ lúc nào. Nếu hết hạn, tài liệu sẽ Expired.

Tải lên tài liệu

Định dạng được hỗ trợ

Chaindoc chấp nhận hầu hết các định dạng file phổ biến. File không phải PDF sẽ tự động chuyển sang PDF khi tải lên (bản gốc vẫn có thể tải xuống).

• PDF (khuyên dùng)
• Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Hình ảnh: JPG, PNG, GIF, TIFF — chuyển sang PDF với nhận diện văn bản OCR
• File văn bản: .txt, .rtf
• OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Cách tải lên

Kéo thả vào trình duyệt là cách nhanh nhất. Bạn cũng có thể chọn file, nhập từ Google Drive / Dropbox / OneDrive, hoặc tải lên qua API. Với tải lên hàng loạt, API hỗ trợ gửi nhiều file trong một lần.

Kích thước tối đa là 50MB. Nếu thường xuyên vượt giới hạn này, hãy nén PDF trước khi tải lên.

Sắp xếp tài liệu

Thư mục

Bạn có thể tạo không giới hạn thư mục và thư mục con. Hầu hết các team sắp xếp theo phòng ban, khách hàng hoặc dự án. Thư mục có thể chia sẻ với team hoặc để riêng tư.

Kéo thả hoạt động để di chuyển tài liệu giữa các thư mục. Nên thiết lập cấu trúc rõ ràng trước khi tải lên hàng loạt, vì sắp xếp lại sau này khá mất công.

Bộ lọc và tìm kiếm

Bộ lọc giúp thu hẹp theo trạng thái, khoảng thờ gian, ngườ ký, loại tài liệu hoặc thẻ tùy chỉnh. Bạn có thể lưu tổ hợp bộ lọc thành chế độ xem để không phải thiết lập lại mỗi lần.

Tìm kiếm hoạt động trên tiêu đề, mô tả, metadata, tên và email ngườ ký, thậm chí cả mã giao dịch blockchain. Nó cũng hỗ trợ tìm kiếm toàn văn trong nội dung tài liệu, nhưng sẽ chậm hơn với thư viện lớn.

Thẻ và metadata

Mọi tài liệu đều có metadata tiêu chuẩn tự động: tiêu đề, ngườ tạo, ngày tháng, kích thước file, số trang, trạng thái và mã giao dịch blockchain. Bạn cũng có thể thêm trường tùy chỉnh (văn bản, số, ngày tháng, dropdown) cho những thông tin như giá trị hợp đồng, tên khách hàng hoặc mã dự án.

Thẻ dùng định dạng hashtag. Thêm bao nhiêu cũng được, và chúng sẽ tự động gợi ý từ thẻ hiện có. Gán thẻ hàng loạt cũng hoạt động nếu bạn cần gắn nhãn cùng lúc nhiều tài liệu.

Lưu trữ và bảo mật

Tài liệu được mã hóa bằng AES-256 khi lưu trữ và TLS 1.3 khi truyền tải. Dữ liệu được phân phối qua nhiều khu vực với sao lưu tự động mỗi 6 giờ. Xem thêm về mã hóa và kiểm soát truy cập trong hướng dẫn bảo mật.

Xác thực blockchain

Khi bạn xuất bản tài liệu, mã hash của nó được ghi vào blockchain. Các mã hash bổ sung được ghi lại ở mỗi thay đổi trạng thái (đã ký, đã hủy, v.v.). Điều này tạo ra bằng chứng độc lập về sự tồn tại và tính toàn vẹn của tài liệu, ngay cả khi Chaindoc không còn tồn tại.

Quản lý phiên bản

Tải lên phiên bản mới của cùng một tài liệu và Chaindoc sẽ tự động theo dõi lịch sử. Bạn có thể xem, so sánh và khôi phục các phiên bản trước. Mỗi phiên bản đều có mã hash blockchain riêng, và nhật ký kiểm tra hiển thị ai tải lên gì và khi nào.

Kiểm soát truy cập

Quyền truy cập kiểm soát mỗi ngườ có thể làm gì với tài liệu. Bạn thiết lập ở cấp tài liệu hoặc thư mục.

Cấp độ quyền truy cập

• Owner — toàn quyền, có thể xóa và quản lý ngườ khác có quyền truy cập
• Editor — có thể chỉnh sửa, gửi ký và quản lý tài liệu
• Viewer — chỉ xem, có thể xem và tải xuống
• Signer — có thể xem và ký tài liệu được giao
• Commenter — có thể xem và bình luận, nhưng không chỉnh sửa
• No access — bị chặn rõ ràng

Chia sẻ với bên ngoài

Bạn có thể chia sẻ tài liệu với ngườ ngoài team qua email. Với truy cập tạm thờ, dùng link có thờ hạn hoặc được bảo vệ bằng mật khẩu. Bạn sẽ thấy mọi lần truy cập trong nhật ký kiểm tra, kể cả các lần thất bại.

Lưu giữ và lưu trữ

Thiết lập chính sách lưu giữ để tự động hóa việc xử lý tài liệu sau một thờ gian nhất định. Điều này quan trọng cho tuân thủ: tài liệu thuế có thể cần 7 năm, hồ sơ nhân sự có thể cần lâu hơn.

• Đặt thờ hạn lưu giữ theo loại tài liệu
• Tự động lưu trữ khi hết hạn
• Giữ lại pháp lý để ngăn xóa trong thờ gian tranh chấp
• Tuân thủ GDPR, HIPAA và SOX
• Tự động xóa sau thờ gian lưu trữ (tùy chọn)
• Ghi đè chính sách cho tài liệu cụ thể khi cần

Tài liệu đã lưu trữ chuyển sang lưu trữ lạnh (chi phí thấp hơn, tốc độ truy cập như cũ). Xác thực blockchain vẫn nguyên vẹn.

Xuất và tải xuống

Tải từng tài liệu dạng PDF, hoặc tải hàng loạt dạng ZIP. Bạn có thể kèm theo nhật ký kiểm tra và chứng nhận hoàn tất. Metadata xuất sang CSV hoặc JSON nếu cần đưa vào hệ thống khác.

Với xuất tự động, dùng API. Bạn cũng có thể thiết lập webhooks để kích hoạt xuất khi tài liệu đạt trạng thái nhất định.

Kiểm soát tải xuống

Với tài liệu nhạy cảm, bạn có thể tắt hoàn toàn tính năng tải xuống, thêm watermark tên ngườ xem, hoặc giới hạn số lần tải xuống mỗi ngườ. Mọi lần tải đều xuất hiện trong nhật ký kiểm tra.

Phân tích và báo cáo

Bảng điều khiển hiển thị khối lượng tài liệu theo trạng thái, thờ gian hoàn tất trung bình, ngườ dùng năng động nhất, mức sử dụng lưu trữ và xu hướng theo thờ gian. Với tuân thủ, bạn có thể tạo báo cáo về chữ ký đang chờ, tài liệu hết hạn, nhật ký truy cập và việc tuân thủ chính sách lưu giữ.

Nếu cần báo cáo tùy chỉnh, API cho bạn truy cập toàn bộ dữ liệu gốc.

Tích hợp

Chaindoc kết nối với các dịch vụ lưu trữ đám mây (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) để đồng bộ hai chiều. Nó cũng tích hợp với hệ thống CRM và ERP như Salesforce, HubSpot và Microsoft Dynamics. Với bất kỳ thứ gì khác, dùng API hoặc Zapier để kết nối 5000+ ứng dụng.

Các cách làm hay nhất

Một số điều giúp tiết kiệm thờ gian khi thư viện tài liệu của bạn phát triển:

• Thiết lập cấu trúc thư mục trước khi tải hàng loạt. Sắp xếp lại hàng trăm tài liệu sau này không vui chút nào.
• Dùng tên nhất quán: "Hợp đồng Tư vấn Q4 2025" hay hơn "Contract_v3_FINAL.pdf".
• Gắn thẻ ngay khi tải lên, đừng để sau. Dễ bị quên lắm.
• Xem xét quyền truy cập hàng tháng và thu hồi quyền ngườ đã rời team.
• Lưu trữ tài liệu đã hoàn tất thường xuyên để giữ giao diện hoạt động gọn gàng.
• Thiết lập chính sách lưu giữ sớm để không phải phân loại lại mọi thứ sau này.

Khắc phục sự cố

Tải lên thất bại

Kiểm tra kích thước file (tối đa 50MB) và kết nối internet. Nếu là file Word hoặc PowerPoint, việc chuyển PDF có thể thất bại với tài liệu định dạng phức tạp. Thử tự chuyển sang PDF trước rồi tải lên.

Không tìm thấy tài liệu

Dùng tìm kiếm thay vì duyệt. Kiểm tra bộ lọc có đang ẩn tài liệu không (vấn đề phổ biến: bộ lọc trạng thái để "active" nhưng tài liệu đã Archived). Cũng kiểm tra xem bạn có quyền xem không.

Bị từ chối truy cập

Liên hệ chủ sở hữu tài liệu hoặc quản trị viên team. Họ có thể cấp quyền từ cài đặt chia sẻ của tài liệu. Nếu bạn là quản trị viên, xem tài liệu quản lý team để hiểu cách quyền truyền từ thư mục xuống tài liệu.

Các bước tiếp theo

• Signatures — tìm hiểu về các loại chữ ký và quy trình ký
• Team management — thiết lập vai trò, quyền và không gian làm việc
• API documentation — quản lý tài liệu qua lập trình
• Webhooks — nhận thông báo khi tài liệu thay đổi trạng thái
• Security — mã hóa, kiểm soát truy cập và cài đặt tuân thủ