Quản lý tài liệu

Quản lý và tổ chức tài liệu của cậu một cách hiệu quả.

Giữ tất cả tài liệu của cậu trong một nơi an toàn. Tải lên, tổ chức và chia sẻ tài liệu với đội ngũ của cậu bằng quyền truy cập chi tiết, lưu trữ được xác minh bằng blockchain và nhật ký kiểm tra toàn diện.

Vòng đời tài liệu

Chaindoc quản lý tài liệu trong suốt vòng đời của chúng, từ khi tạo ra đến khi lưu trữ:

Trạng thái tài liệu

• Bản nháp - Tài liệu đang được soạn thảo, chưa được gửi đi
• Đang chờ xử lý - Đã gửi để ký tên, đang chờ hoàn tất
• Đang tiến hành - Đã ký một phần, còn một số chữ ký chưa hoàn thành
• Hoàn thành - Tất cả chữ ký đã được thu thập, tài liệu đã được hoàn thiện.
• Bị từ chối - Người ký đã từ chối tài liệu
• Bị hủy - Người gửi đã hủy trước khi hoàn thành
• Hết hạn - Hạn chót đã qua mà không hoàn thành
• Đã lưu trữ - Tài liệu đã hoàn thành được chuyển sang kho lưu trữ dài hạn

Chuyển đổi trạng thái tự động

Các tài liệu tự động chuyển qua các trạng thái dựa trên các hành động:

• Bản nháp → Đang chờ duyệt (khi gửi cho người ký)
• Đang chờ xử lý → Đang tiến hành (đã nhận được chữ ký đầu tiên)
• Đang tiến hành → Hoàn thành (tất cả chữ ký đã được thu thập)
• Bất kỳ → Hủy bỏ (người gửi hủy)
• Bất kỳ → Từ chối (người ký từ chối)
• Đang chờ xử lý/Đang tiến hành → Hết hạn (đã đến hạn)

Cấu trúc tài liệu

Cấu trúc thư mục

Sắp xếp tài liệu với cấu trúc thư mục linh hoạt:

• Tạo thư mục và thư mục con không giới hạn
• Sắp xếp theo bộ phận, dự án, khách hàng hoặc tiêu chí tùy chỉnh
• Di chuyển tài liệu giữa các thư mục bằng cách kéo và thả
• Thư mục chia sẻ cho việc hợp tác nhóm
• Thư mục cá nhân cho từng người dùng
• Thư mục mẫu cho các tài liệu có thể tái sử dụng
• Thư mục lưu trữ cho các tài liệu đã hoàn thành

Bộ lọc thông minh & Giao diện

Tìm tài liệu nhanh chóng với tính năng lọc mạnh mẽ:

• Lọc theo trạng thái (đang chờ xử lý, đã hoàn thành, đã hết hạn)
• Lọc theo khoảng thời gian (ngày tạo, ngày sửa đổi, ngày ký)
• Lọc theo người ký hoặc người gửi
• Lọc theo loại tài liệu hoặc mẫu
• Lọc theo thẻ và metadata tùy chỉnh
• Lưu các kết hợp bộ lọc tùy chỉnh dưới dạng các chế độ xem
• Truy cập nhanh vào các tài liệu đã xem gần đây

Khả năng tìm kiếm

Tìm kiếm nâng cao trên tất cả các tài liệu:

• Tìm kiếm toàn văn bản trong nội dung tài liệu
• Tìm kiếm theo tiêu đề tài liệu, mô tả hoặc metadata
• Tìm kiếm theo tên người ký hoặc email
• Tìm kiếm theo trường tùy chỉnh và thẻ
• Tìm kiếm ID giao dịch blockchain
• Toán tử Boolean cho các truy vấn phức tạp
• Kết quả tìm kiếm với tính năng đánh dấu và xem trước

Tải lên và nhập tài liệu

Định dạng tệp được hỗ trợ

• PDF (.pdf) - Định dạng được khuyến nghị
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Hình ảnh (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• Tệp văn bản (.txt, .rtf)
• Định dạng OpenDocument (.odt, .ods, .odp)

Phương pháp tải lên

• Kéo và thả tệp vào trình duyệt
• Chọn tệp từ máy tính
• Nhập từ lưu trữ đám mây (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
• Chụp ảnh bằng camera di động để quét nhanh khi di chuyển
• Tải lên API cho tích hợp chương trình
• Tải lên hàng loạt nhiều tài liệu
• Email-to-Chaindoc cho tệp đính kèm email

Chuyển đổi tự động

Các tài liệu được tự động chuyển đổi sang PDF để đảm bảo tính nhất quán:

• Word, Excel, PowerPoint được chuyển đổi sang PDF
• Hình ảnh được chuyển đổi sang PDF bằng OCR (nhận dạng văn bản)
• Giữ nguyên định dạng, phông chữ và bố cục
• Tệp gốc có sẵn để tải xuống
• Quá trình chuyển đổi diễn ra ngay lập tức khi tải lên

Lưu trữ và bảo mật tài liệu

Lưu trữ an toàn

• Mã hóa AES-256 khi lưu trữ
• Mã hóa TLS 1.3 trong quá trình truyền tải
• Lưu trữ phân tán địa lý (đa vùng)
• Sao lưu tự động mỗi 6 giờ
• Thời gian hoạt động 99,99% theo thỏa thuận cấp độ dịch vụ (SLA)
• Lưu trữ tuân thủ GDPR, HIPAA và SOC 2
• Các tùy chọn lưu trữ dữ liệu (EU, Mỹ, Châu Á)

Gắn kết blockchain

Mọi tài liệu được gắn vào blockchain để xác minh không thể thay đổi:

• Mã băm tài liệu được ghi lại trên blockchain khi tải lên
• Thêm các dấu thăng (#) tại mỗi lần thay đổi trạng thái
• Bằng chứng không thể thay đổi về sự tồn tại và tính toàn vẹn của tài liệu
• Kiểm tra độc lập có sẵn cho tất cả các bên
• Vẫn hoạt động ngay cả khi dịch vụ Chaindoc ngừng hoạt động

Kiểm soát phiên bản

Theo dõi các thay đổi trong tài liệu với tính năng phiên bản tự động:

• Tự động tạo phiên bản khi tải lên cùng một tài liệu
• Xem lịch sử phiên bản kèm theo dấu thời gian
• So sánh các phiên bản song song
• Khôi phục các phiên bản trước nếu cần thiết
• Mỗi phiên bản có mã băm blockchain duy nhất
• Lịch sử kiểm tra cho thấy ai đã tải lên từng phiên bản

Kiểm soát truy cập & Quyền hạn

Cấp độ quyền hạn

Quyền truy cập chi tiết cho tài liệu và thư mục:

• Chủ sở hữu - Quyền kiểm soát đầy đủ, có thể xóa và quản lý quyền truy cập
• Biên tập viên - Có thể chỉnh sửa, gửi để ký tên và quản lý tài liệu
• Người xem - Quyền truy cập chỉ đọc, có thể xem và tải xuống
• Người ký - Có thể xem và ký các tài liệu được giao.
• Người bình luận - Có thể xem và thêm bình luận (không thể chỉnh sửa)
• Không có quyền truy cập - Bị chặn rõ ràng khỏi việc xem

Tùy chọn chia sẻ

• Chia sẻ với các người dùng cụ thể qua email
• Chia sẻ với toàn bộ đội ngũ hoặc bộ phận
• Chia sẻ với các bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp)
• Quyền truy cập có thời hạn (hết hạn sau khoảng thời gian đã đặt)
• Liên kết chia sẻ được bảo vệ bằng mật khẩu
• Liên kết chỉ xem để chia sẻ công khai
• Các liên kết hết hạn cho quyền truy cập tạm thời

Kiểm tra nhật ký truy cập

Quyền truy cập đầy đủ vào tài liệu:

• Ai đã truy cập tài liệu và vào thời gian nào
• Các hành động đã thực hiện (xem, tải xuống, chỉnh sửa)
• Địa chỉ IP và thông tin thiết bị
• Dữ liệu vị trí địa lý (nếu được kích hoạt)
• Lịch sử thay đổi quyền hạn
• Các lần truy cập không thành công
• Xuất bản ghi kiểm tra để tuân thủ quy định

Thông tin metadata và thẻ của tài liệu

Thông tin metadata tiêu chuẩn

Thông tin metadata được thu thập tự động:

• Tiêu đề và mô tả tài liệu
• Ngày tạo và tác giả
• Ngày sửa đổi và người sửa đổi cuối cùng
• Kích thước tệp và số trang
• Trạng thái và tình trạng tài liệu
• Người ký và người nhận
• Ngày hoàn thành (nếu có)
• ID giao dịch blockchain

Thông tin metadata tùy chỉnh

Thêm các trường tùy chỉnh theo nhu cầu kinh doanh của cậu:

• Tạo các loại trường tùy chỉnh (văn bản, số, ngày tháng, danh sách thả xuống)
• Các trường bắt buộc hoặc tùy chọn
• Mã định danh của bộ phận, dự án hoặc khách hàng
• Giá trị hợp đồng, ngày hết hạn
• Các danh mục và phân loại tùy chỉnh
• Tích hợp với các hệ thống bên ngoài (CRM, ERP)
• Chỉnh sửa hàng loạt metadata trên nhiều tài liệu

Thẻ & Nhãn

• Thêm thẻ không giới hạn vào tài liệu
• Nhãn có màu để tổ chức trực quan
• Tự động hoàn thành từ các thẻ hiện có
• Lọc và tìm kiếm theo thẻ
• Gán thẻ hàng loạt cho nhiều tài liệu
• Gợi ý thẻ dựa trên nội dung tài liệu
• Thư viện thẻ chung cho toàn đội

Lưu trữ và bảo quản tài liệu

Chính sách lưu trữ

Tự động hóa vòng đời tài liệu bằng các quy tắc lưu trữ:

• Đặt thời hạn lưu trữ theo loại tài liệu (ví dụ: 7 năm cho tài liệu thuế)
• Tự động lưu trữ sau thời gian lưu giữ
• Giữ lại tài liệu để ngăn chặn việc xóa bỏ trong quá trình tố tụng.
• Tuân thủ các quy định của ngành (GDPR, HIPAA, SOX)
• Xóa tự động sau thời gian lưu trữ (tùy chọn)
• Mẫu chính sách lưu trữ cho các tình huống phổ biến
• Vượt qua các chính sách cho các tài liệu cụ thể

Lưu trữ lưu trữ

• Lưu trữ lâu dài cho các tài liệu đã hoàn thành
• Giảm tần suất truy cập (lưu trữ lạnh)
• Chi phí thấp hơn so với lưu trữ hoạt động
• Truy xuất ngay lập tức khi cần thiết
• Xác minh blockchain được duy trì
• Xuất tệp lưu trữ để sao lưu bên ngoài
• Báo cáo tuân thủ từ các tài liệu lưu trữ

Xuất và tải xuống tài liệu

Tùy chọn xuất

• Tải xuống các tài liệu riêng lẻ dưới dạng PDF
• Tải xuống hàng loạt dưới dạng tệp ZIP
• Xuất với nhật ký kiểm tra và chứng chỉ
• Xuất metadata sang CSV hoặc JSON
• Xuất sang lưu trữ đám mây (Google Drive, Dropbox)
• Xuất dữ liệu theo lịch trình để sao lưu
• Xuất API cho tích hợp hệ thống

Kiểm soát tải xuống

Kiểm soát ai có thể tải xuống tài liệu:

• Vô hiệu hóa tính năng tải xuống đối với các tài liệu nhạy cảm
• Đính kèm thông tin người dùng vào các tệp tải xuống
• Theo dõi tất cả các sự kiện tải xuống trong nhật ký kiểm tra
• Hạn chế số lần tải xuống cho mỗi người dùng
• Hết hạn các liên kết tải xuống sau khi sử dụng
• Yêu cầu xác thực bổ sung cho việc tải xuống

Phân tích tài liệu

Thống kê sử dụng

Theo dõi việc sử dụng tài liệu và hệ thống:

• Tổng số tài liệu theo trạng thái
• Thời gian trung bình để hoàn thành
• Người dùng và nhóm hoạt động tích cực nhất
• Ghi chép xu hướng biến động của tài liệu theo thời gian
• Các loại tài liệu và mẫu phổ biến
• Sử dụng và tăng trưởng dung lượng lưu trữ
• Thống kê sử dụng API

Báo cáo tuân thủ

• Các tài liệu đang chờ ký
• Các tài liệu đã hết hạn hoặc bị từ chối
• Truy cập báo cáo kiểm toán
• Báo cáo hoạt động của người dùng
• Tuân thủ chính sách lưu trữ
• Báo cáo xác minh blockchain
• Trình tạo báo cáo tùy chỉnh

Tích hợp & Tự động hóa

Tích hợp lưu trữ đám mây

• Đồng bộ hai chiều với Google Drive
• Tích hợp Dropbox để truy cập tệp
• Kết nối OneDrive và SharePoint
• Lưu trữ doanh nghiệp Box
• Tự động tải lên đám mây sau khi ký tên
• Mapping thư mục giữa các hệ thống

Tích hợp hệ thống kinh doanh

• Salesforce - Gắn vào cơ hội và tài khoản
• HubSpot - Liên kết đến giao dịch và liên hệ
• Tích hợp Microsoft Dynamics - CRM
• SAP - Quản lý tài liệu ERP
• NetSuite - Quy trình làm việc với tài liệu tài chính
• Zapier - Kết nối với hơn 5.000 ứng dụng
• Tích hợp API tùy chỉnh

Thực hành tốt nhất

Cấu trúc tài liệu

• Xây dựng cấu trúc thư mục rõ ràng trước khi tải lên hàng loạt
• Sử dụng các quy ước đặt tên nhất quán
• Áp dụng thẻ và metadata ngay lập tức
• Tạo mẫu cho các loại tài liệu lặp lại
• Thường xuyên lưu trữ các tài liệu cũ
• Thiết lập chính sách lưu trữ sớm
• Kiểm tra và dọn dẹp các thư mục hàng quý

An ninh & Tuân thủ

• Kiểm tra quyền truy cập hàng tháng
• Ngay lập tức thu hồi quyền truy cập của nhân viên đã nghỉ việc.
• Sử dụng chia sẻ có thời hạn cho các bên ngoài.
• Bật tính năng chèn watermark khi tải xuống đối với các tài liệu nhạy cảm
• Theo dõi nhật ký kiểm tra để phát hiện hoạt động bất thường
• Sao lưu định kỳ các tài liệu quan trọng
• Xác minh các băm blockchain cho các tài liệu quan trọng

Tối ưu hóa hiệu suất

• Nén các tệp lớn trước khi tải lên
• Sử dụng các thao tác hàng loạt cho nhiều tài liệu
• Lưu trữ các tài liệu đã hoàn thành để giảm bớt sự lộn xộn
• Sử dụng bộ lọc đã lưu thay vì tìm kiếm lặp lại
• Lên lịch xuất dữ liệu vào giờ thấp điểm
• Dọn dẹp các bản nháp và tài liệu bị hủy bỏ

Khắc phục sự cố

Vấn đề thường gặp

• Tải lên thất bại: Kiểm tra kích thước tệp (tối đa 100MB), xác minh kết nối internet, thử sử dụng trình duyệt khác.
• Không tìm thấy tài liệu: Sử dụng chức năng tìm kiếm thay vì duyệt, kiểm tra bộ lọc và quyền truy cập thư mục.
• Quyền truy cập bị từ chối: Liên hệ với chủ sở hữu tài liệu hoặc quản trị viên để được cấp quyền truy cập.
• Hiệu suất chậm: Xóa bộ nhớ cache của trình duyệt, giảm số lượng tài liệu hiển thị, lưu trữ các tệp cũ.
• Tải xuống không hoạt động: Kiểm tra trình chặn popup, xác minh quyền tải xuống, thử trình duyệt khác
• Xung đột phiên bản: Nhiều người dùng chỉnh sửa đồng thời - phối hợp với đội ngũ