Chữ ký điện tử

Chaindoc cho phép bạn thêm chữ ký điện tử có giá trị pháp lý vào bất kỳ tài liệu nào, với xác minh blockchain tích hợp sẵn. Trang này trình bày ba loại chữ ký, chi tiết tuân thủ và cách quy trình ký hoạt động thực tế.

Mỗi chữ ký đều được ghi lại trên blockchain, tạo ra hồ sơ chống giả mạo có giá trị tại tòa án. Điều này bổ sung cho lịch sử kiểm tra tiêu chuẩn (dấu thởi gian, địa chỉ IP, phương thức xác thực). Nếu bạn mới sử dụng Chaindoc, hướng dẫn bắt đầu nhanh sẽ hướng dẫn bạn gửi yêu cầu ký đầu tiên.

Các loại chữ ký

Chaindoc hỗ trợ ba cấp độ chữ ký điện tử. Hầu hết hợp đồng kinh doanh hoạt động tốt với chữ ký đơn giản. Các ngành được quản lý thường cần chữ ký nâng cao hoặc đủ điều kiện.

Chữ ký điện tử đơn giản (SES)

Mặc định cho tài liệu hàng ngày. Ngườii ký nhấp để ký sau khi xác minh email. Không có bước xác thực bổ sung nào, nên quá trình rất nhanh.

• Nhấp để ký với xác minh email
• Phù hợp cho NDA, phê duyệt nội bộ và thỏa thuận không chính thức
• Lịch sử kiểm tra với dấu thởi gian và địa chỉ IP
• Việc ký hoàn tất trong vòng một phút cho hầu hết tài liệu

Chữ ký điện tử nâng cao (AES)

Thêm xác thực đa yếu tố trước khi ký. Ngườii ký chứng minh danh tính qua SMS, ứng dụng xác thực hoặc mã email. Đây là lựa chọn phù hợp cho hợp đồng, thỏa thuận lao động và hợp đồng với nhà cung cấp khi bạn cần bằng chứng mạnh hơn về ngườii đã ký.

• Xác thực đa yếu tố (SMS, ứng dụng xác thực hoặc email)
• Xác minh danh tính trước khi ngườii ký có thể truy cập tài liệu
• Lịch sử kiểm tra đầy đủ bao gồm chi tiết xác thực
• Chứng chỉ hoàn thành được xác minh bởi blockchain

Chữ ký điện tử đủ điều kiện (QES)

Cấp độ cao nhất. QES có giá trị pháp lý tương đương chữ ký viết tay tại EU theo eIDAS. Yêu cầu xác minh ID do chính phủ cấp và chứng chỉ từ cơ quan tin cậy. Nếu bạn làm trong lĩnh vực pháp lý, dịch vụ tài chính hoặc chăm sóc sức khỏe, đây có lẽ là điều nhóm tuân thủ của bạn sẽ yêu cầu.

• Được chứng nhận bởi cơ quan cấp chứng chỉ tin cậy
• Xác minh ID với giấy tờ do chính phủ cấp
• Tuân thủ eIDAS, ESIGN Act và UETA
• Chứng chỉ được bảo vệ bởi HSM
• Bằng chứng chữ ký không thể thay đổi trên blockchain

Tuân thủ pháp lý

Chữ ký Chaindoc tuân thủ các quy định chữ ký điện tử chính. Dưới đây là những gì được bao phủ và cách hoạt động thực tế.

Các quy định được hỗ trợ

• eIDAS — Nhận diện điện tử và Dịch vụ tin cậy (Liên minh châu Âu)
• ESIGN Act — Chữ ký điện tử trong Thương mại toàn cầu và quốc gia (Hoa Kỳ)
• UETA — Đạo luật Giao dịch điện tử Thống nhất (Hoa Kỳ, áp dụng tại 47 bang)
• PIPEDA — Đạo luật Bảo vệ thông tin cá nhân và Tài liệu điện tử (Canada)
• Đạo luật Giao dịch điện tử (Úc)
• Đạo luật Công nghệ thông tin (Ấn Độ)

Điều gì làm cho chữ ký có giá trị pháp lý

Chaindoc xử lý các yêu cầu này tự động, nhưng đáng để biết điều gì đang diễn ra phía sau:

• Ngườii ký phải đồng ý rõ ràng để ký (không tự động ký)
• Mỗi chữ ký được liên kết mật mã với tài liệu
• Tài liệu được lưu trữ với kiểm tra toàn vẹn chống giả mạo
• Danh tính ngườii ký được xác minh ở cấp độ bạn cấu hình
• Lịch sử kiểm tra đầy đủ: dấu thởi gian, địa chỉ IP, phương thức xác thực, thông tin thiết bị
• Hash blockchain cung cấp bằng chứng độc lập, vĩnh viễn

Để tìm hiểu sâu hơn về mã hóa và kiểm soát truy cập, xem hướng dẫn thực hành bảo mật tốt nhất.

Quy trình ký

Tạo yêu cầu chữ ký

Bạn có thể tạo yêu cầu thông qua giao diện web hoặc qua API. Các bước giống nhau dù bằng cách nào:

1. Tải lên tài liệu của bạn (PDF, Word hoặc hình ảnh)
2. Thêm ngườii ký với địa chỉ email của họ
3. Chọn thứ tự ký (tuần tự, song song hoặc kết hợp)
4. Đặt các trường chữ ký trên tài liệu
5. Chọn loại chữ ký và cấp độ xác thực
6. Đặt hạn chót và tin nhắn tùy chọn
7. Gửi yêu cầu

Nếu bạn thực hiện qua code, tài liệu API có tham chiếu endpoint đầy đủ. Phương thức SDK là `chaindoc.signatures.createRequest()`.

Các loại trường chữ ký

Bạn có thể thêm các loại trường khác nhau vào tài liệu. Không phải tài liệu nào cũng cần tất cả những thứ này, nhưng chúng có sẵn:

• Chữ ký — trường chữ ký điện tử chính
• Chữ viết tắt — để ký tắt từng trang hoặc điều khoản
• Ngày ký — tự điền dấu thởi gian ký
• Trường văn bản — cho tên, chức danh hoặc bất kỳ văn bản tùy chỉnh nào
• Hộp kiểm — cho sự đồng ý hoặc xác nhận
• Danh sách thả xuống và nút radio — để chọn từ các tùy chọn

Tùy chọn thứ tự ký

• Tuần tự — ngườii ký nhận tài liệu từng ngườii một, theo thứ tự bạn đặt
• Song song — mọi ngườii nhận cùng lúc và có thể ký độc lập
• Kết hợp — kết hợp nhóm tuần tự và song song (ví dụ: cả hai khách hàng ký song song, sau đó ngườii quản lý ký cuối cùng)
• Có điều kiện — ngườii ký tiếp theo phụ thuộc vào việc ngườii trước đã làm gì

Ngườii ký thấy gì

Hiểu trải nghiệm của ngườii ký rất quan trọng nếu bạn muốn tỷ lệ hoàn thành cao. Dưới đây là quy trình từ góc nhìn của họ.

Quy trình ký

Ngườii ký tạo chữ ký của họ như thế nào

Ngườii ký có thể chọn bất kỳ phương pháp nào cảm thấy tự nhiên nhất:

• Nhập tên và chọn kiểu phông chữ
• Vẽ bằng chuột, trackpad hoặc màn hình cảm ứng
• Tải lên hình ảnh chữ ký viết tay
• Sử dụng chữ ký đã lưu từ phiên ký trước

Xác minh blockchain

Đây là điều làm Chaindoc khác biệt với các công cụ chữ ký điện tử tiêu chuẩn. Mỗi tài liệu đã ký nhận được hash được ghi vào blockchain, tạo ra bằng chứng độc lập, vĩnh viễn rằng tài liệu chưa bị sửa đổi kể từ khi ký.

Những gì được ghi lại

• Hash mật mã của tài liệu đã ký
• ID giao dịch duy nhất cho mỗi sự kiện chữ ký
• Số block và dấu thởi gian trên mạng blockchain
• Hồ sơ là vĩnh viễn và không thể bị xóa bởi bất kỳ ai, kể cả Chaindoc

Cách xác minh tài liệu

Bất kỳ ai cũng có thể xác minh tài liệu đã ký, ngay cả khi không có tài khoản Chaindoc:

1. Truy cập cổng xác minh tại verify.chaindoc.com
2. Tải lên tài liệu đã ký hoặc nhập mã xác minh
3. Hệ thống tính toán hash của tài liệu và kiểm tra với blockchain
4. Bạn sẽ thấy kết quả: trạng thái toàn vẹn tài liệu, ngày ký và chi tiết ngườii ký
5. Tải xuống chứng chỉ xác minh nếu bạn cần cho hồ sơ của mình

Lịch sử kiểm tra và chứng chỉ

Mỗi chữ ký tạo ra lịch sử kiểm tra chi tiết và chứng chỉ hoàn thành. Lịch sử kiểm tra là thứ bạn sẽ trình cho tòa án hoặc kiểm toán viên nếu ai đó tranh chấp chữ ký.

Lịch sử kiểm tra ghi lại những gì

• Khi nào tài liệu được gửi và bởi ai
• Dấu thởi gian gửi và mở email cho từng ngườii nhận
• Khi nào mỗi ngườii ký xem tài liệu
• Phương thức xác thực và nhật ký thành công/thất bại
• Dấu thởi gian chữ ký (độ chính xác mili giây)
• Địa chỉ IP và thông tin thiết bị
• Dữ liệu định vị địa lý (nếu được bật)
• ID giao dịch blockchain và số block

Chứng chỉ hoàn thành

Được tạo tự động khi tất cả các bên đã ký. Nó gói mọi thứ vào một tài liệu:

• Tiêu đề tài liệu và ID duy nhất
• Tất cả các bên, vai trò và hành động của họ
• Dòng thởi gian sự kiện đầy đủ
• Hình ảnh chữ ký và tên đã nhập
• Các phương thức xác thực được sử dụng
• Dữ liệu xác minh blockchain
• Mã QR để xác minh tức thỳ

Tính năng nâng cao

Ký trực tiếp

Đôi khi bạn cần thu thập chữ ký trực tiếp. Chế độ host của Chaindoc cho phép nhiều ngườii ký trên cùng một thiết bị, với xác minh email riêng biệt cho từng ngườii ký. Hữu ích cho sự kiện, hội nghị hoặc khách đến văn phòng.

Gửi hàng loạt

Cần gửi cùng một tài liệu cho hàng chục (hoặc hàng trăm) ngườii? Tải lên CSV với thông tin ngườii nhận, sử dụng trường hợp nhất để cá nhân hóa và theo dõi từng ngườii riêng biệt. Hãy nghĩ đến gói onboarding, xác nhận chính sách hoặc gia hạn hàng năm.

Nhắc nhở và thông báo

Nhắc nhở tự động được gửi mỗi 3 ngày theo mặc định (bạn có thể thay đổi khoảng thởi gian). Bạn cũng sẽ nhận thông báo khi tài liệu được xem, ký hoặc từ chối. Thiết lập webhooks nếu bạn muốn các sự kiện này được đẩy đến ứng dụng của bạn theo thởi gian thực.

Từ chối và hủy bỏ

Ngườii ký có thể từ chối yêu cầu và cung cấp lý do. Bạn được thông báo ngay lập tức. Về phía bạn, bạn có thể hủy bỏ tài liệu bất kỳ lúc nào trước khi hoàn thành. Cả hai hành động đều được ghi vào lịch sử kiểm tra và tất cả các bên được thông báo.

Thực hành tốt nhất

Chuẩn bị tài liệu của bạn

Một vài điều giúp tiết kiệm thởi gian và giảm ma sát khi ký:

• Sử dụng tiêu đề tài liệu rõ ràng. 'Hợp đồng tư vấn Q4 2025' tốt hơn 'Contract_v3_final_FINAL.pdf'.
• Nén PDF lớn trước khi tải lên. Tối đa là 50MB, nhưng file nhỏ hơn tải nhanh hơn cho ngườii ký.
• Đặt trường chữ ký nơi ngườii ký tự nhiên mong đợi.
• Ghi nhãn trường rõ ràng: 'Chữ ký khách hàng', 'Phê duyệt của quản lý', không chỉ 'Chữ ký 1'.
• Tự kiểm tra quy trình ký trước khi gửi cho ngườii nhận thực. Bạn sẽ phát hiện vấn đề bố cục sớm.

Mẹo bảo mật

Phù hợp loại chữ ký với tầm quan trọng của tài liệu. Đừng thiết kế quá phức tạp, nhưng đừng bỏ qua xác thực cho các hợp đồng quan trọng.

• Sử dụng AES hoặc QES cho tài liệu pháp lý và tài chính
• Bật MFA cho bất kỳ thứ gì mà danh tính ngườii ký là quan trọng
• Đặt hạn chót hợp lý (7-30 ngày cho hầu hết hợp đồng)
• Giữ tài liệu đã ký được sao lưu và dễ truy cập
• Đối với hợp đồng giá trị cao, xác minh hồ sơ blockchain sau khi ký

Khắc phục sự cố

Ngườii ký không nhận được email

Kiểm tra thư mục spam/junk trước. Nếu không có ở đó, xác minh địa chỉ email đúng và gửi lại yêu cầu. Một số bộ lọc email doanh nghiệp chặn liên kết ký, nên bạn có thể cần thêm chaindoc.io vào danh sách trắng.

Liên kết ký hết hạn

Bạn có thể gia hạn hạn chót từ bảng điều khiển và gửi lại. Ngườii ký nhận liên kết mới.

Không thể vẽ chữ ký trên di động

Đảm bảo trình duyệt cho phép nhập cảm ứng. Nếu vẫn không hoạt động, ngườii ký có thể chuyển sang chữ ký nhập. Tất cả các phương pháp chữ ký đều có giá trị pháp lý như nhau.

Đối với các vấn đề liên quan đến API, kiểm tra tài liệu API. Đối với vấn đề gửi webhook, có hướng dẫn thử lại và gỡ lỗi trong tài liệu webhooks. Nếu bạn đang thiết lập vai trò và quyền nhóm, điều đó được đề cập trong phần quản lý nhóm.