Chaindoc logoChaindoc

Chữ ký đầu tiên của bạn

Hướng dẫn này sẽ đưa bạn qua từng bước gửi tài liệu đầu tiên để ký trong giao diện web của Chaindoc. Toàn bộ quá trình chỉ mất khoảng 5 phút thôi.

Thành thật mà nói, nếu bạn đang tìm phiên bản API thì hãy xem hướng dẫn bắt đầu nhanh — trang đó bao gồm cả giao diện và code. Còn đây là nơi dành riêng cho việc click qua ứng dụng web.

Những gì bạn cần chuẩn bị

  • Tài khoản Chaindoc (gói miễn phí cũng dùng được). Đăng ký tại đây nếu bạn chưa có.
  • Một tài liệu cần ký — PDF là tốt nhất, nhưng Word và file ảnh cũng được.
  • Địa chỉ email của những ngườI cần ký.

Tải lên tài liệu

1Vào mục Tài liệuClick "Tài liệu" trong sidebar hoặc trên dashboard.

2Click "Tài liệu Mới"Nút này nằm góc trên bên phải. Bạn cũng có thể kéo thả file trực tiếp vào trang.

3Chọn fileChọn file PDF, Word hoặc ảnh (tối đa 50MB). File không phải PDF sẽ được tự động chuyển đổi.

4Điền thông tin chi tiếtĐặt tên rõ ràng ("Hợp đồng Tư vấn Q4" thay vì "doc_final_v2.pdf"), thêm mô tả, và gắn thẻ nếu muốn. Đặt quyền truy cập Private nếu tài liệu nhạy cảm.

Tạo yêu cầu chữ ký

Khi tài liệu đã được tải lên, click "Yêu cầu Chữ ký" trên trang tài liệu. Cửa sổ tạo yêu cầu sẽ mở ra.

1Thêm ngườI nhậnNhập địa chỉ email của ngườI ký. Bạn có thể thêm một hoặc nhiều ngườI.

2Chọn thứ tự kýSong song nghĩa là mọi ngườI ký cùng lúc. Tuần tự nghĩa là họ ký theo thứ tự bạn thiết lập. Với tài liệu đơn giản, song song nhanh hơn.

3Đặt hạn chótChọn thờI hạn cần có chữ ký. 7-14 ngày là phổ biến cho hầu hết hợp đồng. Chaindoc sẽ tự động gửi nhắc nhở khi gần đến hạn.

4Viết tin nhắnThêm lời nhắn giảI thích ngườI ký đang xem gì. Một câu đơn giản như "Vui lòng xem xét và ký hợp đồng tư vấn Q4 của chúng ta" cũng rất có ích.

Cài đặt tùy chọn

Hầu hết thờI gian bạn không cần những cái này, nhưng chúng vẫn ở đó khi cần:

  • Xác minh KYC — yêu cầu xác minh danh tính trước khi ký. Chỉ cần cho tài liệu bảo mật cao.
  • Nhắc nhở tùy chỉnh — thay đổI tần suất nhắc nhở (mặc định là 3 ngày một lần).
  • Thông báo — chọn ngườI ký nhận email, SMS hay cả hai.
  • Quyền tảI xuống — cho phép ngườI ký tảI tài liệu trước khi ký.

Xem lạI và gửI

Bạn sẽ thấy tóm tắt mọi thứ trước khi gửI. Kiểm tra lạI email ngườI nhận và thứ tự ký. Đây là vấn đề: sai chính tả trong địa chỉ email là lý do số một khiến yêu cầu chữ ký không đến được.

Bấm "GửI Yêu cầu" là xong. MỗI ngườI nhận sẽ nhận được email có lInk ký an toàn.

NgườI ký nhìn thấy gì

Hiểu được trảI nghiệm của ngườI ký sẽ giúp bạn thiết lập yêu cầu tốt hơn. Đây là quy trình của họ:

1Email có lInk kýHọ nhận được email với nút "Xem xét và Ký". Không cần tài khoản Chaindoc.

2Kiểm tra danh tínhMã xác minh một lần được gửI đến email của họ. Nếu bật KYC, họ cũng sẽ xác minh danh tính.

3Xem xét tài liệuTài liệu mở trong trình xem nơI họ có thể đọc, phóng to và đIều hướng.

4Đặt chữ kýHọ có thể gõ tên, vẽ chữ ký, hoặc tảI ảnh chữ ký tay lên.

5Hoàn tấtHọ nhận email xác nhận vớI bản sao tài liệu đã ký.

Để biết thêm về các loạI chữ ký (đơn giản, nâng cao, chuyên nghiệp) và ý nghĩa tuân thủ của từng loạI, xem tàI liệu về chữ ký.

Theo dõI tiến độ

Quay lạI trang tài liệu để xem aI đã ký và aI chưa. Bạn sẽ thấy dòng thờI gian của mọI sự kiện: khi nào email được gửI, khi nào được mở, khi nào ngườI ký xem tài liệu, và khi nào họ ký.

Trong thực tế, nếu aI đó chậm trễ, bạn có thể gửI lạI lờI mờI hoặc gửI nhắc nhở thủ công. Nhắc nhở tự động được gửI mỗI 3 ngày theo mặc định.

TảI xuống tài liệu đã ký

Khi mọI ngườI đã ký, bạn sẽ nhận được thông báo. Vào trang tài liệu và tảI xuống:

  • PDF đã ký vớI tất cả chữ ký nhúng bên trong
  • Chứng chỉ xác minh blockchain (chứng minh tài liệu chưa bị sửa đổI)
  • Toàn bộ lịch sử audit: timestamps, địa chỉ IP, phương thức xác thực, và thông tin thiết bị

TàI liệu giờ đã được blockchain xác minh và có giá trị pháp lý. Tất cả các bên đều có bản sao. Lịch sử audit được bảo toàn vĩnh viễn.

Câu hỏI thường gặp

Nếu ngườI ký không nhận được email?

Bảo họ kiểm tra spam/junk trước. Bộ lọc email doanh nghiệp đôI khi chặn lInk ký. Nếu không có ở đó, xác minh địa chỉ email đúng và gửI lạI từ trang trạng tháI yêu cầu. Bạn cũng có thể yêu cầu IT whitelist chaindoc.io.

Có thể hủy sau khi gửI không?

Được. Mở yêu cầu chữ ký và click "Hủy". Tất cả ngườI ký đang chờ sẽ nhận được thông báo đã bị hủy. Chữ ký đã thu thập sẽ bị vô hiệu hóa.

Chuyện gì xảy ra khi hết hạn?

Yêu cầu sẽ tự động hết hạn. Bạn có thể tạo yêu cầu mớI vớI hạn mớI nếu vẫn cần chữ ký. Yêu cầu cũ vẫn lưu trong lịch sử để tham khảo.

Chữ ký có giá trị pháp lý không?

Có. Chữ ký của Chaindoc tuân thủ eIDAS (EU), Đạo luật ESIGN, và UETA (US). Xác minh blockchain thêm lớp bằng chứng bổ sung có ích trong tranh chấp pháp lý. VớI ngành được quản lý, hãy cân nhắc dùng loạI chữ ký nâng cao hoặc chuyên nghiệp.

Nên làm gì tiếp theo

Giờ bạn đã gửI chữ ký đầu tiên, đây là nơI nên đến tùy theo nhu cầu: