eIDAS, GDPR, NIST: що сучасні команди повинні знати про відповідність вимогам щодо цифрового підпису

Вимоги щодо відповідності тепер поширюються навіть на невеликі команди, тоді як раніше вони поширювалися лише на підприємства. Такі рамки, як eIDAS, GDPR та NIST, можуть здаватися надто складними, проте всі вони порушують одне й те саме фундаментальне питання: чи можна довіряти цьому документу та особі, яка його підписала?

Більшість команд вважають, що ці правила не стосуються їх, доки хтось із членів команди не проведе перевірку на відповідність вимогам. Стартап підписав угоду про партнерство, однак не було проведено надійної перевірки особи, а контракт не відповідав вимогам відповідності цифрового підпису, тому юридичний відділ партнера не прийняв його. Угода була укладена лише через кілька тижнів, а весь контракт довелося перепідписувати.

Дотримання вимог є простим завдяки таким інструментам, як онлайн-документи Chaindoc: вбудована конфіденційність, перевірені ідентичності та аудиторські сліди, яким партнери можуть відразу довіряти.

eIDAS визначає порядок функціонування цифрових підписів у всій ЄС, щоб підприємства, віддалені працівники та міжнародні партнерські компанії могли покладатися одне на одного без необхідності фізичних зустрічей. Він встановлює умови відповідності цифрових підписів, що гарантує дійсність, простежуваність та юридичну обґрунтованість усіх угод.

Що насправді вимагає eIDAS (просте пояснення)

eIDAS розрізняє три рівні підпису — базовий, розширений та кваліфікований; однак концепція є простою для розуміння:

• Ви повинні знати про підпис на документі
• Ви повинні продемонструвати, що документ не був змінений після підписання
• Крім того, ви повинні бути в змозі продемонструвати дату підписання

Тобто eIDAS — це не технічний жаргон, а довіра. Ваш підпис повинен викликати таку ж впевненість у партнера в іншій країні ЄС, як і у вашому власному офісі. Незалежно від того, чи команди підписують документи онлайн, чи обмінюються контрактами за допомогою автоматизованої системи, мета залишається незмінною: чітка ідентичність, цілісність документів та доказове авторство.

Як Chaindoc підтримує принципи eIDAS, не змушуючи користувачів замислюватися над ними

Chaindoc непомітно забезпечує відповідність eIDAS, впроваджуючи вимоги в робочий процес:

• Перевірка ідентичності відбувається до того, як хтось отримає доступ до файлу
• За замовчуванням документи блокчейну захищені від фальсифікації; будь-які зміни є видимими, мають часові мітки та пов'язані з перевіреним користувачем
• Онлайн-перевірка документів замінює ручну перевірку/перегляд юридичних документів, надаючи партнерам негайні докази того, що контракт є дійсним

Користувачам не потрібно вивчати складні терміни та правові норми. Вони просто працюють, а Chaindoc автоматично забезпечує дотримання вимог.

Реальний випадок: коли доказ рівня eIDAS рятує угоду

Один європейський стартап отримав від свого партнера прохання поставити під сумнів велику дистриб'юторську угоду на тій підставі, що вони ніколи не затверджували її остаточну версію. З використанням старих інструментів це могло б обернутися дорогою суперечкою. Але з Chaindoc вони мали б:

• Безперервний аудиторський слід, захищений від фальсифікації
• Точна історія версій
• Перевірена автентифікація електронного підпису з ідентифікацією підписувача

Це практична цінність eIDAS: безперебійність бізнесу гарантована, оскільки всі підписані документи можна захистити навіть через кілька місяців.

eIDAS є важливим, оскільки допомагає уникнути невизначеності, яка може перерости в юридичні конфлікти. Для сучасних команд дотримання вимог не є формальністю, а є транскордонним підприємством, яке рятує, прискорює та укладає угоди. Chaindoc впроваджує ці стандарти в повсякденні робочі процеси, щоб забезпечити безпеку команд без додаткових зусиль.

GDPR стосується не тільки збереження безпеки персональних даних, але й демонстрації того, що всі документи, над якими працює ваша команда, є регульованими, безпечними та передаються відповідній особі. У випадку команд, які щодня підписують онлайн-документи, GDPR встановлює правила щодо доступу до файлів, їхнього спільного використання та зберігання без ризику порушення.

Частини GDPR, що мають значення для цифрових підписів

GDPR стосується мінімізації даних, безпеки, прозорості та підзвітності, що є критично важливим, коли команди підписують онлайн-документи або обмінюються файлами всередині компанії. Якщо документ проходить через незахищені канали або якщо доступ до нього не можна контролювати чи підтвердити, він не відповідає вимогам цифрового підпису.

Основні принципи GDPR, що застосовуються до цифрових підписів, такі:

• Мінімізація даних: обмін персональними даними повинен бути мінімальним
• Цілісність та безпека: Документи не повинні бути доступними для несанкціонованого доступу або зміни
• Прозорість: користувач повинен чітко розуміти, хто має доступ до файлу або може виконувати будь-які дії
• Відповідальність: команди повинні бути в змозі продемонструвати всі дії, які були виконані з документом

Ці фактори визначають спосіб, у який сучасні команди працюють з цифровими контрактами, та пояснюють, чому традиційний робочий процес на основі електронної пошти регулярно не проходить аудити на відповідність вимогам.

Як онлайн-документи Chaindoc за замовчуванням відповідають вимогам GDPR

Chaindoc дотримується принципів privacy-by-design. Безпека не є опцією, а є частиною всіх дій. Платформа забезпечує:

• Безпечне зберігання та доступність
• Перевірка особи перед переглядом
• Не використовуйте жодних посилань, публічних або доступних для всіх
• Перевірка документів в Інтернеті, а не розрізнені файли

Chaindoc усуває ризики розкриття інформації, які зазвичай порушують вимоги GDPR, зберігаючи роботу в єдиному безпечному робочому просторі.

Помилки, які команди роблять, випадково порушуючи GDPR

Більшість проблем, пов'язаних із GDPR, пов'язані з людьми, а не з хакерами:

• Передача документів не тій особі
• Зберігання копій у різних хмарних сховищах
• Втрата контролю над доступом через відсутність захищеного від фальсифікації аудиторського сліду

Сертифікація Cloud Security Alliance як додатковий рівень довіри

Сертифікація Chaindoc від Cloud Security Alliance (CSA) свідчить про те, що платформа сертифікована відповідно до міжнародних вимог безпеки хмарних технологій. Це важливо, оскільки:

• Шифрування та зберігання даних перевіряються окремо
• Системи безпеки відповідають потребам галузі
• Ваші онлайн-документи Chaindoc не обмежуються внутрішніми обіцянками, а відображають очікування партнерів на глобальному рівні

CSA — це додатковий рівень впевненості в безпеці ваших процесів, навіть до початку аудиту GDPR.

Дотримуватися вимог GDPR набагато простіше, коли документи зберігаються в контрольованому та перевіреному середовищі. Chaindoc усуває небезпечні практики, такі як безлад у файлах, пересилання PDF-файлів, втрата версій тощо, і замінює їх безпечними та готовими до регулювання робочими процесами, які захищають як інформацію, так і компанію.

Невеликі команди зараз працюють за межами своїх країн, і це має лише одне наслідок: вимоги до безпеки більше не є локальними. NIST — це стандарт, яким керуються численні організації, щоб забезпечити автентифікацію, реєстрацію та перевірку всіх цифрових дій. Він робить безпечну співпрацю не просто приємним бонусом, а мінімальною необхідністю, особливо коли команди підписують онлайн-документи або обробляють конфіденційні затвердження на відстані.

Що NIST означає для повсякденної роботи команд

NIST має один основний принцип, який полягає в тому, щоб довіряти, але завжди перевіряти кожен крок. У випадку нетехнічних команд це буде у вигляді чітких, передбачуваних заходів захисту від людських помилок.

Щоденні робочі практики, які відповідають вимогам NIST, такі:

• Надійна перевірка особи перед наданням доступу до файлу будь-якій особі
• Реєстрація дій, тобто всі перегляди, редагування або підписи реєструються
• Суворий контроль дозволів, щоб переконатися, що це роблять потрібні люди

Ці принципи конфіденційності за замовчуванням дозволяють групам мати надійні робочі процеси без залучення фахівців з безпеки.

Робочий процес Chaindoc, відображений у принципах NIST

Chaindoc є сумісним з NIST, оскільки всі ключові етапи його робочого процесу перевіряються, відстежуються та захищаються. Команди не повинні бути налаштовані на виконання будь-яких дій — відповідність вимогам є частиною стандартного робочого процесу.

Chaindoc реалізує контроль у стилі NIST за допомогою:

• Дозвіл на доступ до будь-якого документа
• Журнал подій, який постійно оновлюється
• Непідробний аудиторський слід, який підлягає обліку

Така структура усуває невизначеність і забезпечує надійні електронні докази без додаткових додатків.

Чому відповідність стандартам NIST важлива для транскордонних команд

США, ЄС, Великобританія, Канада та інші сучасні члени команди знаходяться на іншому боці земної кулі, і партнери хочуть бути впевнені в певному рівні безпеки, незалежно від місцезнаходження члена команди. NIST пропонує цю спільну платформу, щоб усі люди працювали за однаковими вимогами безпеки.

У випадку розподілених команд відповідність вимогам NIST означає:

• Єдина політика перевірки, доступу та безпеки робочого процесу
• Підвищення довіри партнерів та клієнтів, які розуміють, що процес є перевірюваним
• Гарантія збереження безпеки контрактів незалежно від місця їх перегляду або підписання

NIST не є складним, він є передбачуваним. Завдяки онлайн-перевірці документів, безпечній перевірці ідентичності та захищеним від фальсифікації аудиторським слідом, які пропонує Chaindoc, команди автоматично відповідають тим самим стандартам, яким довіряють глобальні організації. Це забезпечує стартапам, невеликим командам та міжнародним партнерам необхідний рівень безпеки, пропорційний їхнім потребам, не сповільнюючи їхній робочий процес.

Дотримання вимог більше не є паперовою роботою; сьогодні це ознака довіри. Коли команди підписують онлайн-документи, партнери хочуть бачити, що робочий процес є безпечним, підписи є дійсними, а дані захищені. У випадку стартапів та команд, що розширюються, дотримання вимог більше не є вимогою, а засобом для прискорення роботи, укладення угод та створення враження стабільності з першого дня.

Швидші угоди, коли ваші підписи можна перевірити

Угоди не застрягають у циклі юридичної перевірки, коли всі дії в документі документуються та перевіряються автоматично. Перевірені підписи означають менше ручної перевірки та менше запитань від партнерів.

Chaindoc прискорює затвердження шляхом:

• Журнали, що автоматизовані, замінюють ручну перевірку
• Виразна ідентичність кожної дії
• Єдність документації протягом усього робочого процесу

Це сприяє безперебійному процесу затвердження, і контракти не затримуються.

Зменшіть юридичні витрати за допомогою робочих процесів, готових до аудиту

Проблема не в тому, що юридичні команди є складними, а в тому, що вони є невизначеними. Відсутність можливості відстеження в документах змушує когось досліджувати, хто, що і коли редагував. Робочі процеси, готові до аудиту, усувають цю втрату часу та мінімізують оплачувані години, які зазвичай витрачають стартапи.

Chaindoc зменшує юридичні витрати шляхом:

• Усунення суперечок щодо авторства та дати
• Забезпечення наявності захищених від підробки аудиторських слідів для кожного документа
• Зберігання всіх версій у безпечному середовищі

Чому сучасні клієнти очікують дотримання стандартів за замовчуванням

Нинішні клієнти та ділові партнери обирають постачальників, які здатні продемонструвати оперативну дисципліну. Покупці більше не вважають безпеку робочого процесу другорядним питанням.

Клієнти довіряють процесам, що базуються на Chaindoc, завдяки:

• Усі документи захищені безпечною системою перевірки особи
• Немає відкритих посилань та неконтрольованих копій
• Історія версій є чіткою та незмінною

Дотримання вимог є ознакою зрілості, а перевірені процеси роблять команди професійними ще до їхнього розширення.

Дотримання вимог не є перешкодою, а прискорює розвиток бізнесу. Chaindoc пропонує онлайн-перевірку документів і захищений від підробки аудиторський слід, а також безпечні робочі процеси, що забезпечують довіру клієнтів, інвесторів і партнерів. Без додаткових зусиль стає простіше укладати угоди, мінімізувати юридичні витрати та демонструвати довіру.

Групи, які підписують онлайн-документи, не потребують складних політик; їм потрібні звички, на які вони можуть покластися. Дотримуватися правил легко, коли існує єдине джерело правди, є чіткі дозволи та робочий процес, який автоматично перевіряє дії. Такі базові правила усувають непорозуміння, мінімізують юридичні ризики та перетворюють будь-який документ на частину безпечного та відстежуваного процесу укладення цифрових контрактів.

Правило «єдиного джерела істини»

Коли всі співробітники працюють над одним контрольованим документом, дотримання вимог стає набагато простішим. Один сертифікований документ виключає можливість використання старих PDF-файлів, дублювання редагувань або затверджень.

Як це сприяє безпечному робочому процесу:

• Один документ означає одну авторитетну форму
• Жодна з неконтрольованих копій не знаходиться в папках вхідних повідомлень або на дисках
• Всі дії пов'язані з історією версії, і цей факт робить онлайн-перевірку документів більш надійною

Це правило саме по собі усуває багато порушень, які виникають через безлад у зберіганні та дублювання файлів.

Мінімальні дозволи = максимальна безпека

Чим менше дій можуть виконати користувачі, тим менше виникає проблем із дотриманням вимог. Обмеження дозволів — це простий, але ефективний захід безпеки, особливо коли документи містять конфіденційну або контрольовану інформацію.

Важливість детальних дозволів:

• Тільки перегляд усуває ненавмисні зміни
• Знак лише гарантує, що електронний підпис має належну автентифікацію.
• Затверджені терміни не можуть бути переписані або змінені будь-ким

Chaindoc реалізує ці заходи за замовчуванням і робить дозволи рівнем захисту за замовчуванням.

Створіть культуру перевірених підписів

Дотримання вимог — це не просто питання інструментів, це питання щоденної дисципліни. Підтверджені підписи гарантують, що документи є перевіреними, відстежуваними та безпечними для обміну з партнерами та регуляторними органами.

Важливі практики, що забезпечують відповідність робочих процесів:

• Не додавайте контракти до електронних листів
• Використовуйте системи, що мають безпечну перевірку ідентичності та захищені від фальсифікації аудиторські сліді
• Зробіть усі дії в документі відстежуваними та ідентифікованими

Ці звички замінюють ризик на ясність і дозволяють командам дотримуватися вимог навіть у разі жорстких термінів.

Коли команди керуються єдиним документом, єдиною версією та єдиним робочим процесом, що пройшов перевірку, дотримання вимог стає простим щоденним завданням. Chaindoc, будучи єдиним джерелом достовірної інформації, забезпечив дозвіл та надійні підписи; будь-яка угода стала простішою в управлінні, безпечнішою в затвердженні та готовою до будь-якої перевірки з боку регуляторних органів.

Такі рамки відповідності, як eIDAS, GDPR та NIST, можуть здаватися складними, але всі вони захищають однакові цінності: довіру, прозорість та відповідальність. Цифрова робота не є складнішою: коли команди розуміють, що відповідність вимогам — це не бюрократія, а запорука безпеки, працювати стає легше.

Chaindoc гарантує, що дотримання вимог є практично непомітним. Принципи конфіденційності за замовчуванням, надійні ідентичності, автентифіковані робочі процеси та бездоганні журнали автоматично виконуються у фоновому режимі. Кожен документ, кожна дія та кожен підпис документуються з доказами — і це не сповільнює роботу команд.

Для сучасних організацій перехід до робочого процесу, в якому можна перевірити кожен крок, вже не є вибором. Це конкурентна перевага. Виберіть систему, в якій усі підписи, усі версії та усі затвердження мають самодостатні докази. Chaindoc робить дотримання вимог найменш складним аспектом вашої роботи.