Gestão da equipa

Colabore com a sua equipa de forma eficaz.

Convide membros da equipa, atribua funções e gerencie permissões para garantir uma colaboração tranquila em toda a sua organização. Os recursos de gerenciamento de equipa do Chaindoc permitem uma colaboração segura, mantendo a conformidade e as trilhas de auditoria.

Estrutura da equipa

Hierarquia da organização

Crie a estrutura da sua organização no Chaindoc:

• Organização - Entidade de nível superior para a tua empresa
• Departamentos - Organize as equipas por função (Jurídico, RH, Vendas, etc.)
• Equipes - Grupos menores dentro dos departamentos
• Projetos - Grupos temporários para iniciativas específicas
• Estruturas aninhadas - Os departamentos podem conter subdepartamentos
• Suporte para várias organizações - Gerencie várias entidades a partir de uma única conta

Tipos de equipas

• Equipas privadas - Visíveis apenas para os membros
• Equipes públicas - Visíveis para toda a organização
• Equipes multifuncionais - Membros de vários departamentos
• Equipes do cliente - Inclua colaboradores externos
• Equipes temporárias - Arquive automaticamente após a conclusão do projeto

Funções e permissões do utilizador

Funções globais

Funções em toda a organização com diferentes níveis de permissão:

• Proprietário - Controlo administrativo total, faturação e gestão de utilizadores
• Admin - Gestão de utilizadores, criação de equipas e configurações do sistema
• Gerente - Gestão de equipas e documentos dentro das áreas atribuídas
• Membro - Utilizador padrão com direitos de criação e assinatura de documentos
• Convidado - Acesso limitado para colaboradores externos
• Auditor - Acesso somente leitura com visibilidade da trilha de auditoria

Matriz de permissões

O que cada função pode fazer:

• Proprietário: Todas as permissões, incluindo a eliminação da conta
• Admin: Gerencie utilizadores, equipas, faturação, integrações e configurações de segurança
• Gerente: Crie equipas, gerencie membros da equipa, aprove documentos
• Membro: Cria/envia documentos, assina, visualiza documentos da equipa
• Convidado: Veja e assine apenas os documentos atribuídos
• Auditor: Veja todos os documentos e trilhas de auditoria, gere relatórios

Funções personalizadas

Crie funções personalizadas para necessidades específicas:

• Defina permissões granulares (visualizar, criar, editar, eliminar, aprovar)
• Atribuir a departamentos ou equipas específicos
• Permissões específicas para cada tipo de documento (por exemplo, só o RH pode acessar os contratos dos funcionários)
• Atribuições temporárias de funções com datas de validade
• Modelos de funções para cenários comuns
• Funções de conformidade com acesso restrito

Gestão de utilizadores

Adicionar utilizadores

Várias maneiras de adicionar membros à equipa:

• Envie um convite por e-mail com uma mensagem de boas-vindas personalizada
• Importação em massa através de ficheiro CSV
• Provisionamento automático de Single Sign-On (SSO)
• Participação automática baseada no domínio (usuários com @empresa.com)
• Criação de utilizadores baseada em API
• Registo self-service com aprovação do administrador

Perfis de utilizador

Cada utilizador tem um perfil completo:

• Nome, e-mail e informações de contacto
• Foto de perfil e biografia
• Cargo e departamento
• Membros da equipa
• Funções e permissões atribuídas
• Estatísticas de atividade do documento
• Último login e estado de atividade
• Status da autenticação de dois fatores

Gestão do ciclo de vida do utilizador

• Integração - E-mails de boas-vindas automatizados e materiais de formação
• Ativo - Acesso total aos recursos atribuídos
• Suspenso - Remoção temporária do acesso (férias, investigação)
• Desativado - Remoção permanente do acesso (funcionários que saíram da empresa)
• Transferir propriedade - Reatribuir documentos a outro utilizador
• Arquivar dados do utilizador - Manter o registo de auditoria após a saída

Colaboração em equipa

Espaços de trabalho partilhados

Colabore em documentos dentro dos espaços da equipa:

• Pastas da equipa com acesso automático para os membros
• Modelos de documentos partilhados
• Etiquetas e metadados para toda a equipa
• Edição colaborativa e comentários
• Painel de atividades da equipa
• Fluxos de trabalho de assinatura partilhada
• Análises e relatórios da equipa

Recursos de comunicação

• Comentários e menções no documento (@username)
• Notas internas (não visíveis para os signatários)
• Anúncios e notificações da equipa
• Feed de atividades para ações da equipa
• Notificações por e-mail para eventos relacionados a documentos
• Mensagens na aplicação para assuntos urgentes
• Integração com o Slack, Microsoft Teams

Fluxos de trabalho de aprovação

Envie os documentos para aprovação:

• Defina processos de aprovação em várias etapas
• Aprovações sequenciais ou paralelas
• Roteamento condicional com base nos valores do documento
• Escalonamento automático se não for aprovado dentro do prazo
• Delegue a autoridade de aprovação
• Histórico de aprovações e trilha de auditoria
• Fluxos de trabalho baseados em modelos para cenários comuns

Colaboração externa

Acesso de convidado

Colabora com terceiros de forma segura:

• Convida clientes, fornecedores ou parceiros como convidados
• Acesso limitado a documentos ou pastas específicos
• Não aceda a documentos internos da equipa
• Contas de convidado com prazo limitado
• Atividade dos convidados rastreada nos registos de auditoria
• Não é necessária nenhuma licença de utilizador adicional
• Fácil conversão para membro efetivo, se necessário

Portais do cliente

Crie portais de marca para colaboração externa:

• Interface personalizada com a marca do cliente
• Espaço dedicado para documentos do cliente
• O cliente pode carregar e descarregar ficheiros
• Mensagens seguras com a equipa do cliente
• Relatórios e análises específicos do cliente
• Opção de marca branca (remova a marca Chaindoc)
• Vários portais para diferentes clientes

Controlo de acesso e segurança

Permissões ao nível da equipa

• Controle quem pode visualizar os documentos da equipa
• Limite a criação de documentos a funções específicas
• Requisitos de aprovação para documentos confidenciais
• Impedir o download ou a impressão
• Restrições de endereço IP para acesso da equipa
• Restrições de dispositivos (apenas dispositivos corporativos)
• Restrições geográficas (bloquear certos países)

Opções de autenticação

Garanta o acesso da equipa com vários métodos de autenticação:

• E-mail/palavra-passe com políticas de palavras-passe fortes
• Autenticação multifator (MFA) necessária
• Autenticação única (SSO) via SAML 2.0
• Integração com o Google Workspace / Microsoft 365
• Integração LDAP/Active Directory
• Autenticação biométrica em dispositivos móveis
• Chaves de segurança de hardware (FIDO2)

Gestão de sessões

• Sair automaticamente após inatividade
• Forçar logout ao alterar a palavra-passe
• Veja as sessões ativas em todos os dispositivos
• Encerramento da sessão remota
• Políticas de tempo limite da sessão por função
• Limites de sessões simultâneas
• Alertas de login para atividades suspeitas

Análise e relatórios da equipa

Métricas de desempenho da equipa

Acompanhe a produtividade da equipa e documente as atividades:

• Documentos criados por equipa/utilizador
• Tempo médio para conclusão da assinatura
• Usuários e equipas mais ativos
• Gargalos na aprovação de documentos
• Frequência de login do utilizador
• Utilização do armazenamento por equipa
• Tempo de resposta para pedidos de assinatura

Relatórios de atividades

• Registos de atividade do utilizador (início de sessão, acesso a documentos)
• Estatísticas de colaboração da equipa
• Documenta relatórios de estado (pendente, concluído)
• Tentativas de autenticação falhadas
• Auditoria de alterações de permissão
• Registos de acesso de utilizadores externos
• Relatórios programados por e-mail

Relatórios de conformidade

• Acesse trilhas de auditoria para reguladores
• Relatórios de certificação do utilizador
• Conformidade com a retenção de documentos
• Relatórios de incidentes de segurança
• Histórico de atribuição de funções
• Verificação da residência dos dados
• Exporta relatórios para auditorias externas

Faturação e licenciamento

Licenças de utilizador

Opções flexíveis de licenciamento:

• Licenciamento por utilizador (mensal ou anual)
• Usuários convidados ilimitados sem custo extra
• Adicione ou remova utilizadores a qualquer momento
• Ajustes automáticos na faturação
• Descontos por volume para equipas grandes
• Planos empresariais com usuários ilimitados
• Período de teste gratuito para novos utilizadores

Rastreamento de uso

• Monitorização de utilizadores ativos vs. inativos
• Volume de documentos por utilizador
• Utilização do armazenamento por equipa
• Uso de chamadas API
• Estatísticas de utilização de funcionalidades
• Otimize as licenças com base na utilização
• Alertas para limites próximos

Integração e automação

Integração de diretórios

• Sincronização do Azure Active Directory
• Sincronização do diretório do Google Workspace
• Provedor de identidade Okta
• Integração SSO OneLogin
• Importação do diretório LDAP
• Provisionamento/desprovisionamento automático de utilizadores
• Mapeamento de grupos a partir do diretório

Automação do fluxo de trabalho da equipa

• Atribuir documentos automaticamente aos membros da equipa
• Acesso automático à pasta com base na função
• Relatórios programados para os líderes de equipa
• Escalonamento automático de documentos pendentes
• Gatilhos de fluxo de trabalho com base em eventos do documento
• Integração com ferramentas de gestão de projetos
• Webhooks personalizados para eventos da equipa

Melhores práticas

Configuração da equipa

• Comece com uma estrutura organizacional clara
• Defina funções e permissões antes de adicionar utilizadores
• Crie convenções de nomenclatura para a equipa
• Crie modelos de fluxo de trabalho de aprovação
• Configure o SSO antes de convidar utilizadores
• Documente a estrutura e as políticas da sua equipa
• Treine os líderes de equipa antes de implementar para toda a equipa

Melhores práticas de segurança

• Aplique a autenticação multifator (MFA) para todos os utilizadores
• Revisões regulares de acesso (trimestrais)
• Desativação imediata de utilizadores que saíram
• Use o princípio do privilégio mínimo
• Monitore de perto o acesso dos utilizadores convidados
• Formação regular sobre consciencialização de segurança
• Teste os procedimentos de recuperação de desastres

Eficiência na colaboração

• Use modelos para documentos comuns da equipa
• Estabeleça cadeias de aprovação claras
• Defina SLAs para revisões de documentos
• Use @menções para notificar usuários específicos
• Crie pastas partilhadas para projetos em andamento
• Limpeza regular de equipas inativas
• Use análises para identificar pontos de estrangulamento

Integração de novos membros da equipa

• Envie um e-mail de boas-vindas com um guia de introdução
• Designa um mentor ou colega para a primeira semana
• Ofereça formação sobre fluxos de trabalho de documentos
• Conceda acesso progressivamente (comece com acesso limitado)
• Agende o check-in após a primeira semana
• Partilhe as diretrizes e as melhores práticas da equipa
• Adicione às equipas e canais relevantes

Resolução de problemas

Problemas comuns

• O utilizador não consegue aceder aos documentos da equipa: Verifique a adesão à equipa e as permissões de função
• Convite não recebido: Verifica a pasta de spam, verifica o endereço de e-mail e reenvia o convite
• Falha no login SSO: Verifique a configuração do SSO, consulte o administrador de TI
• Erro de permissão negada: o utilizador pode precisar de uma função superior ou de permissões específicas para o documento
• Não é possível adicionar mais utilizadores: Verifique os limites da licença e atualize o plano, se necessário
• O utilizador aparece duas vezes: Junte as contas duplicadas através do painel de administração

Obter ajuda

• Painel de administração centro de ajuda
• Suporte por chat 24 horas por dia, 7 dias por semana, para administradores
• Gestor de conta dedicado (planos Enterprise)
• Tutoriais em vídeo sobre gestão de equipas
• Fórum da comunidade para melhores práticas
• E-mail: admin-support@chaindoc.com
• Linha direta de segurança de emergência para incidentes