Gestão de documentos

O Chaindoc armazena seus documentos com verificação blockchain, controle de versões e um histórico completo de auditoria. Esta página cobre upload, organização, permissões, retenção e como os documentos fluem pelo seu ciclo de vida.

Se você está vindo de um drive compartilhado ou armazenamento básico de arquivos, a maior diferença é que cada ação é registrada e cada documento publicado recebe um hash blockchain. Você não corre o risco de perder o rastro de quem alterou o quê, ou quando.

Ciclo de vida do documento

Os documentos passam por estados à medida que são criados, enviados para assinaturas e concluídos. Você não precisa gerenciar as transições manualmente; elas acontecem automaticamente com base no que os signatários fazem.

Estados do documento

• Draft — ainda em preparação, ainda não enviado
• Pending — enviado para assinaturas, aguardando a primeira
• In progress — pelo menos uma assinatura coletada, faltam mais
• Completed — todas as assinaturas recebidas, documento finalizado
• Declined — um signatário rejeitou o documento
• Voided — você cancelou antes da conclusão
• Expired — prazo expirou sem todas as assinaturas
• Archived — movido para armazenamento de longo prazo

Como funcionam as transições

As transições são automáticas. Quando você envia um rascunho, ele fica "pendente". Quando o primeiro signatário assina, passa para "em andamento". Quando o último assina, fica "concluído". Você pode anular um documento a qualquer momento, e os signatários podem recusar a qualquer momento. Se o prazo expirar, ele vence.

Fazendo upload de documentos

Formatos suportados

O Chaindoc aceita a maioria dos tipos de arquivo comuns. Arquivos não-PDF são convertidos automaticamente para PDF no upload (o original continua disponível para download).

• PDF (recomendado)
• Microsoft Office: Word (.doc, .docx), Excel (.xls, .xlsx), PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Imagens: JPG, PNG, GIF, TIFF — convertidas para PDF com reconhecimento OCR de texto
• Arquivos de texto: .txt, .rtf
• OpenDocument: .odt, .ods, .odp

Métodos de upload

Arrastar e soltar no navegador é a forma mais rápida. Você também pode usar o seletor de arquivos, importar do Google Drive / Dropbox / OneDrive, ou fazer upload programaticamente através da API. Para uploads em massa, a API suporta o envio de vários arquivos em uma única requisição.

O tamanho máximo do arquivo é 50MB. Se você está atingindo esse limite com frequência, compacte seus PDFs antes de fazer o upload.

Organizando seus documentos

Pastas

Você pode criar pastas e subpastas ilimitadas. A maioria das equipes organiza por departamento, cliente ou projeto. As pastas podem ser compartilhadas com sua equipe ou mantidas pessoais.

Arrastar e soltar funciona para mover documentos entre pastas. Vale a pena configurar uma estrutura clara antes de fazer uploads em massa, já que reorganizar depois é trabalhoso.

Filtros e busca

Os filtros permitem refinar por status, intervalo de datas, signatário, tipo de documento ou tags personalizadas. Você pode salvar combinações de filtros como visualizações para não ter que reconstruí-las toda vez.

A busca funciona nos títulos dos documentos, descrições, metadados, nomes de signatários, emails e até IDs de transação blockchain. Ela também suporta busca de texto completo dentro do conteúdo dos documentos, embora isso seja mais lento em bibliotecas grandes.

Tags e metadados

Cada documento recebe metadados padrão automaticamente: título, criador, datas, tamanho do arquivo, contagem de páginas, status e IDs de transação blockchain. Você também pode adicionar campos personalizados (texto, número, data, dropdown) para coisas como valor do contrato, nome do cliente ou código do projeto.

As tags são baseadas em hashtags. Adicione quantas quiser, e elas terão autocompletar a partir das suas tags existentes. A marcação em massa funciona se você precisar rotular um lote de documentos de uma vez.

Armazenamento e segurança

Os documentos são criptografados com AES-256 em repouso e TLS 1.3 em trânsito. O armazenamento é distribuído entre várias regiões com backups automáticos a cada 6 horas. Para mais informações sobre criptografia e controles de acesso, consulte o guia de segurança.

Ancoragem blockchain

Quando você publica um documento, seu hash é gravado na blockchain. Hashes adicionais são registrados a cada mudança de estado (assinado, anulado, etc.). Isso cria uma prova independente da existência e integridade do documento que sobrevive mesmo que o próprio Chaindoc deixe de existir.

Controle de versões

Faça upload de uma nova versão do mesmo documento e o Chaindoc rastreia o histórico automaticamente. Você pode visualizar, comparar e restaurar versões anteriores. Cada versão recebe seu próprio hash blockchain, e o histórico de auditoria mostra quem fez upload do quê e quando.

Controle de acesso

As permissões controlam o que cada pessoa pode fazer com um documento. Você define isso no nível do documento ou da pasta.

Níveis de permissão

• Owner — controle total, pode excluir e gerenciar quem mais tem acesso
• Editor — pode editar, enviar para assinatura e gerenciar o documento
• Viewer — somente leitura, pode visualizar e baixar
• Signer — pode visualizar e assinar documentos atribuídos
• Commenter — pode visualizar e comentar, mas não pode editar
• No access — explicitamente bloqueado

Compartilhamento com partes externas

Você pode compartilhar documentos com pessoas fora da sua equipe por email. Para acesso temporário, use links com limite de tempo ou protegidos por senha. Você verá cada evento de acesso no histórico de auditoria, incluindo tentativas falhas.

Retenção e arquivamento

Configure políticas de retenção para automatizar o que acontece com os documentos após um determinado período. Isso importa para conformidade: documentos fiscais podem precisar de 7 anos, registros de emprego podem precisar de mais tempo.

• Defina períodos de retenção por tipo de documento
• Arquivamento automático quando o período terminar
• Retenção legal para impedir exclusão durante litígio
• Conforme com os requisitos de retenção do GDPR, HIPAA e SOX
• Exclusão automática opcional após o período de arquivamento
• Substituir políticas para documentos específicos quando necessário

Os documentos arquivados são movidos para armazenamento frio (custo menor, mesma velocidade de recuperação). A verificação blockchain permanece intacta.

Exportação e download

Baixe documentos individuais como PDF, ou faça download em massa como ZIP. Você pode incluir o histórico de auditoria e o certificado de conclusão na exportação. Metadados exportam para CSV ou JSON se você precisar levá-los para outro sistema.

Para exportações automatizadas, use a API. Você também pode configurar webhooks para disparar exportações quando um documento atingir um estado específico.

Controles de download

Para documentos sensíveis, você pode desabilitar downloads completamente, adicionar marcas d'água com o nome do visualizador, ou limitar o número de downloads por pessoa. Todos os eventos de download aparecem no histórico de auditoria.

Análises e relatórios

O painel mostra volume de documentos por status, tempo médio até a conclusão, usuários mais ativos, uso de armazenamento e tendências ao longo do tempo. Para conformidade, você pode gerar relatórios sobre assinaturas pendentes, documentos expirados, logs de acesso e adesão às políticas de retenção.

Se você precisar de relatórios personalizados, a API dá acesso a todos os dados subjacentes.

Integrações

O Chaindoc se conecta com provedores de armazenamento em nuvem (Google Drive, Dropbox, OneDrive, SharePoint, Box) para sincronização bidirecional. Também integra com sistemas CRM e ERP como Salesforce, HubSpot e Microsoft Dynamics. Para qualquer outra coisa, use a API ou o Zapier para conectar a mais de 5000 apps.

Boas práticas

Algumas coisas que economizam tempo à medida que sua biblioteca de documentos cresce:

• Configure sua estrutura de pastas antes de uploads em massa. Reorganizar centenas de documentos depois não é divertido.
• Use nomenclatura consistente: "Consultoria T4 2025 Contrato" é melhor que "Contrato_v3_FINAL.pdf".
• Aplique tags no momento do upload, não depois. É fácil se atrasar.
• Revise as permissões de acesso mensalmente e revogue o acesso de pessoas que saíram da equipe.
• Arquive documentos concluídos regularmente para manter sua visualização ativa limpa.
• Configure políticas de retenção cedo para não ter que classificar tudo retroativamente.

Resolução de problemas

Falha no upload

Verifique o tamanho do arquivo (máx. 50MB) e sua conexão com a internet. Se for um arquivo Word ou PowerPoint, a conversão para PDF pode falhar em documentos com formatação pesada. Tente converter para PDF você mesmo primeiro e fazer o upload desse arquivo.

Não consegue encontrar um documento

Use a busca em vez de navegar. Verifique se seus filtros não estão ocultando-o (um comum: o filtro de status está definido como "ativo" mas o documento está arquivado). Verifique também se você tem permissão para visualizá-lo.

Permissão negada

Entre em contato com o proprietário do documento ou o administrador da sua equipe. Eles podem conceder acesso nas configurações de compartilhamento do documento. Se você for o administrador, consulte a documentação de gestão de equipes para saber como as permissões fluem das pastas para os documentos.

O que fazer a seguir

• Assinaturas — saiba mais sobre tipos de assinatura e fluxos de trabalho
• Gestão de equipes — configure funções, permissões e espaços de trabalho
• Documentação da API — gestão programática de documentos
• Webhooks — seja notificado quando os documentos mudarem de estado
• Segurança — criptografia, controles de acesso e configurações de conformidade