Gestão de documentos

Organize e gerencie seus documentos com eficiência.

Mantenha todos os seus documentos num local seguro. Carregue, organize e partilhe documentos com a sua equipa usando permissões granulares, armazenamento verificado por blockchain e trilhas de auditoria abrangentes.

Ciclo de vida do documento

O Chaindoc gere documentos ao longo de todo o seu ciclo de vida, desde a criação até ao arquivo:

Estados do documento

• Rascunho - Documento em preparação, ainda não enviado
• Pendente - Enviado para assinaturas, aguardando conclusão
• Em andamento - Parcialmente assinado, faltam algumas assinaturas
• Concluído - Todas as assinaturas recolhidas, documento finalizado
• Recusado - O signatário rejeitou o documento
• Anulado - O remetente cancelou antes da conclusão
• Expirado - O prazo expirou sem conclusão
• Arquivado - Documento concluído movido para armazenamento de longo prazo

Transições automáticas de estado

Os documentos passam automaticamente por diferentes estados com base nas ações:

• Rascunho → Pendente (quando enviado aos signatários)
• Pendente → Em andamento (primeira assinatura recebida)
• Em andamento → Concluído (todas as assinaturas recolhidas)
• Qualquer → Anulado (remetente cancela)
• Qualquer → Recusado (o signatário rejeita)
• Pendente/Em andamento → Expirado (prazo atingido)

Organização do documento

Estrutura da pasta

Organize os documentos com hierarquias de pastas flexíveis:

• Crie pastas e subpastas ilimitadas
• Organize por departamento, projeto, cliente ou critérios personalizados
• Mova documentos entre pastas com o recurso arrastar e soltar
• Pastas partilhadas para colaboração em equipa
• Pastas pessoais para utilizadores individuais
• Pastas de modelos para documentos reutilizáveis
• Arquive pastas para documentos concluídos

Filtros e visualizações inteligentes

Encontre documentos rapidamente com filtros poderosos:

• Filtrar por estado (pendente, concluído, expirado)
• Filtrar por intervalo de datas (criado, modificado, assinado)
• Filtrar por signatário ou remetente
• Filtrar por tipo de documento ou modelo
• Filtrar por tags e metadados personalizados
• Salve combinações de filtros personalizados como visualizações
• Acesso rápido a documentos visualizados recentemente

Recursos de pesquisa

Pesquisa avançada em todos os documentos:

• Pesquisa de texto completo no conteúdo do documento
• Pesquise por título do documento, descrição ou metadados
• Pesquise pelo nome ou e-mail do signatário
• Pesquise por campos personalizados e tags
• Pesquisa de ID de transação de blockchain
• Operadores booleanos para consultas complexas
• Resultados da pesquisa com destaque e pré-visualizações

Carregamento e importação de documentos

Formatos de ficheiros suportados

• PDF (.pdf) - Formato recomendado
• Microsoft Word (.doc, .docx)
• Microsoft Excel (.xls, .xlsx)
• Microsoft PowerPoint (.ppt, .pptx)
• Imagens (.jpg, .png, .gif, .tiff)
• Arquivos de texto (.txt, .rtf)
• Formatos OpenDocument (.odt, .ods, .odp)

Métodos de upload

• Arraste e solte os ficheiros no navegador
• Selecione os ficheiros do computador
• Importa a partir do armazenamento na nuvem (Google Drive, Dropbox, OneDrive)
• Captura com câmara móvel para digitalização em movimento
• Carregamento da API para integração programática
• Carregamento em massa de vários documentos
• Email-to-Chaindoc para anexos de e-mail

Conversão automática

Documentos convertidos automaticamente para PDF por uma questão de consistência:

• Word, Excel, PowerPoint convertidos para PDF
• Imagens convertidas para PDF com OCR (reconhecimento de texto)
• Preserve a formatação, os tipos de letra e o layout
• Arquivo original disponível para download
• A conversão acontece instantaneamente ao fazer o upload

Armazenamento e segurança de documentos

Armazenamento seguro

• Criptografia AES-256 em repouso
• Criptografia TLS 1.3 em trânsito
• Armazenamento distribuído geograficamente (multirregional)
• Backups automáticos a cada 6 horas
• 99,99% de tempo de atividade SLA
• Armazenamento em conformidade com GDPR, HIPAA e SOC 2
• Opções de residência de dados (UE, EUA, Ásia)

Ancoragem da blockchain

Todos os documentos são fixados na blockchain para verificação à prova de falsificação:

• Hash do documento gravado na blockchain no momento do upload
• Hashes adicionais em cada alteração de estado
• Prova imutável da existência e integridade do documento
• Verificação independente disponível para todas as partes
• Sobrevive mesmo que o serviço Chaindoc seja descontinuado

Controlo de versão

Acompanhe as alterações no documento com o controle automático de versões:

• Criação automática de versões ao carregar o mesmo documento
• Veja o histórico de versões com carimbos de data/hora
• Compare as versões lado a lado
• Restaure versões anteriores, se necessário
• Cada versão tem um hash de blockchain único
• A pista de auditoria mostra quem carregou cada versão

Controlo de acesso e permissões

Níveis de permissão

Permissões granulares para documentos e pastas:

• Proprietário - Controlo total, pode eliminar e gerir permissões
• Editor - Pode editar, enviar para assinatura e gerir documentos
• Visualizador - Acesso somente leitura, pode visualizar e descarregar
• Signatário - Pode visualizar e assinar documentos atribuídos
• Comentador - Pode ver e adicionar comentários (sem editar)
• Sem acesso - Bloqueado explicitamente para visualização

Opções de partilha

• Partilhe com utilizadores específicos por e-mail
• Partilhe com toda a equipa ou departamento
• Partilhe com terceiros (clientes, fornecedores)
• Acesso limitado no tempo (expira após um período definido)
• Links de partilha protegidos por palavra-passe
• Links somente para visualização para partilha pública
• Links com prazo de validade para acesso temporário

Acesso à trilha de auditoria

Visibilidade total do acesso aos documentos:

• Quem acessou o documento e quando
• Que ações foram realizadas (visualizar, descarregar, editar)
• Endereço IP e informações do dispositivo
• Dados de geolocalização (se ativados)
• Histórico de alterações de permissão
• Tentativas de acesso falhadas
• Exporta registos de auditoria para conformidade

Metadados e etiquetas do documento

Metadados padrão

Metadados capturados automaticamente:

• Título e descrição do documento
• Data de criação e criador
• Data de modificação e último modificador
• Tamanho do ficheiro e número de páginas
• Estado e situação do documento
• Signatários e destinatários
• Data de conclusão (se aplicável)
• IDs de transações de blockchain

Metadados personalizados

Adicione campos personalizados para as necessidades da sua empresa:

• Crie tipos de campos personalizados (texto, número, data, menu suspenso)
• Campos obrigatórios ou opcionais
• Identificadores de departamento, projeto ou cliente
• Valor do contrato, datas de validade
• Categorias e classificações personalizadas
• Integração com sistemas externos (CRM, ERP)
• Edite em massa os metadados em vários documentos

Tags e rótulos

• Adicione tags ilimitadas aos documentos
• Etiquetas codificadas por cores para uma organização visual
• Preencha automaticamente a partir das etiquetas existentes
• Filtrar e pesquisar por tags
• Marcação em massa para vários documentos
• Sugestões de tags com base no conteúdo do documento
• Bibliotecas de tags para toda a equipa

Retenção e arquivamento de documentos

Políticas de retenção

Automatize o ciclo de vida dos documentos com regras de retenção:

• Defina períodos de retenção por tipo de documento (por exemplo, 7 anos para documentos fiscais)
• Arquivamento automático após o período de retenção
• Retenção legal para impedir a eliminação durante litígios
• Conformidade com as regulamentações do setor (GDPR, HIPAA, SOX)
• Exclusão automática após o período de arquivamento (opcional)
• Modelos de política de retenção para cenários comuns
• Substitua as políticas para documentos específicos

Armazenamento de arquivos

• Armazenamento a longo prazo para documentos concluídos
• Frequência de acesso reduzida (armazenamento frio)
• Custo mais baixo do que o armazenamento ativo
• Recuperação instantânea quando necessário
• Verificação da blockchain mantida
• Exporta arquivos para backup externo
• Relatórios de conformidade a partir de documentos arquivados

Exportação e download de documentos

Opções de exportação

• Descarregue documentos individuais em formato PDF
• Faça o download em massa como arquivo ZIP
• Exporta com registo de auditoria e certificado
• Exporta metadados para CSV ou JSON
• Exporta para armazenamento na nuvem (Google Drive, Dropbox)
• Exportações agendadas para backup
• Exportação de API para integração do sistema

Controlos de download

Controle quem pode descarregar documentos:

• Desative downloads para documentos confidenciais
• Adicione uma marca d'água com as informações do utilizador aos downloads
• Acompanhe todos os eventos de download na pista de auditoria
• Limite o número de downloads por utilizador
• Expira os links de download após o uso
• Exigir autenticação adicional para downloads

Análise de documentos

Estatísticas de uso

Acompanhe o uso do documento e do sistema:

• Total de documentos por estado
• Tempo médio para conclusão
• Usuários e equipas mais ativos
• Documente as tendências de volume ao longo do tempo
• Tipos de documentos e modelos populares
• Utilização e crescimento do armazenamento
• Estatísticas de utilização da API

Relatórios de conformidade

• Documentos à espera de assinatura
• Documentos expirados ou recusados
• Acesse relatórios de auditoria
• Relatórios de atividade do utilizador
• Conformidade com a política de retenção
• Relatórios de verificação da blockchain
• Criador de relatórios personalizados

Integração e automação

Integração com armazenamento na nuvem

• Sincronização bidirecional com o Google Drive
• Integração com o Dropbox para acesso a ficheiros
• Ligação ao OneDrive e ao SharePoint
• Armazenamento empresarial Box
• Carregamento automático para a nuvem após a assinatura
• Mapeamento de pastas entre sistemas

Integração de sistemas empresariais

• Salesforce - Anexar a oportunidades e contas
• HubSpot - Link para negócios e contactos
• Microsoft Dynamics - integração com CRM
• SAP - Gestão de documentos ERP
• NetSuite - Fluxo de trabalho de documentos financeiros
• Zapier - Conecte-se a mais de 5000 aplicativos
• Integrações API personalizadas

Melhores práticas

Organização do documento

• Crie uma estrutura de pastas clara antes de fazer uploads em massa
• Use convenções de nomenclatura consistentes
• Aplica tags e metadados imediatamente
• Crie modelos para tipos de documentos recorrentes
• Arquive documentos antigos regularmente
• Defina políticas de retenção com antecedência
• Revise e limpe as pastas trimestralmente

Segurança e conformidade

• Revê as permissões de acesso mensalmente
• Revogue imediatamente o acesso dos funcionários que deixaram a empresa
• Use o compartilhamento por tempo limitado para partes externas
• Ative a marca d'água para download de documentos confidenciais
• Monitore as trilhas de auditoria para atividades incomuns
• Faz backups regulares de documentos importantes
• Verifique os hashes da blockchain para documentos importantes

Otimização de desempenho

• Comprima ficheiros grandes antes de fazer o upload
• Use operações em massa para vários documentos
• Arquive os documentos concluídos para reduzir a desorganização
• Use filtros salvos em vez de pesquisas repetidas
• Programe as exportações para fora do horário de pico
• Limpe rascunhos e documentos cancelados

Resolução de problemas

Problemas comuns

• Falha no upload: Verifica o tamanho do ficheiro (máximo 100 MB), verifica a ligação à Internet, tenta um navegador diferente
• Não consigo encontrar o documento: usa a pesquisa em vez de navegar, verifica os filtros e o acesso à pasta
• Permissão negada: contacte o proprietário do documento ou o administrador para obter acesso
• Desempenho lento: Limpe o cache do navegador, reduza o número de documentos em exibição, arquive ficheiros antigos
• Download não funciona: Verifique os bloqueadores de pop-ups, verifique as permissões de download, tente um navegador diferente
• Conflito de versão: vários utilizadores a editar ao mesmo tempo - coordena com a equipa